أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع | # 25 البدء في إدارة المشروع
نشرت: 2023-01-09مديرو المشاريع (PMs) هم مثل الرؤساء التنفيذيين على نطاق أصغر ، ويفكرون بشكل استراتيجي حول المشروع الجاري ويضعونه في منظور أنشطة المنظمة بأكملها. مهامهم متعددة التخصصات. على الرغم من أنه ليس من الضروري أن يكونوا خبراء في إدارة الأعمال أو في المجال الذي يهتم به المشروع ، يجب أن يكون لديهم معرفة عامة بها. بينما يتعلق الأمر بالمتخصص الذي هو عضو في فريق المشروع الذي سيقترح الحل الأفضل ، يجب أن يفهم مدير المشروع سبب كون هذا الحل هو الأفضل. إذن ما هي المهام والمسؤوليات الرئيسية لمدير المشروع؟
مهام ومسؤوليات مدير المشروع - جدول المحتويات:
- مقدمة
- التخطيط والتنظيم
- إعداد الميزانية
- رصد المشاريع
- دعم الفريق
- التواصل مع أصحاب المصلحة
- ملخص
- تحقق من برنامجنا لإدارة المشاريع
مقدمة
مدير المشروع لا يدير الناس ولكن المشروع. لذلك ، يجب أن يضع في اعتباره دائمًا أن الفريق يتكون من متخصصين يقومون بعملهم بأفضل ما لديهم من قدرات. وظيفة رئيس الوزراء هي تسهيل تنفيذ هذه الأنشطة وتوجيهها. لذلك يجب على رئيس الوزراء:
- تجنب الإدارة التفصيلية - إرشاد أعضاء الفريق حول كيفية أداء مهامهم ،
- اترك الحرية لاختيار كيفية حل المشاكل ،
- إدارة المسؤولية - تطابق نطاق المهام مع قدرات أعضاء الفريق الفرديين.
ومع ذلك ، ما هي المهام التي هي جزء من مسؤوليات مدير المشروع؟
التخطيط والتنظيم
تتكون إدارة الوقت في المشروع من مهام تشمل تخطيط وتنظيم تنفيذ المهام. التخطيط هو جزء من دورة حياة المشروع ، والذي ، على الرغم من نسب مختلفة ، جزء لا يتجزأ من كل مرحلة من مراحل المشروع. ولكن كيف يبدو التخطيط كجزء يومي من واجبات مدير المشروع ، أي من الناحية العملية؟
الجانب الحاسم للتخطيط هو الاستخدام الفعال لبرامج إدارة المشاريع. أولاً ، يتضمن ذلك تجميع قائمة بالمهام لأداءها وتحديد أولوياتها. يتعلق بالمهمة الأخيرة المهمة الرئيسية الثانية لرئيس الوزراء - تنظيم العمل.
لا يقتصر الأمر على اختيار المهام الأكثر إلحاحًا التي يتعين القيام بها ، ولكن أيضًا ضمان إنجازها في الوقت المحدد وأن جميع أعضاء الفريق متساوون قدر الإمكان في عبء العمل. هذا سوف يتجنب الاختناقات. ينتج عن هذا التنظيم غير السليم لعمل الفريق أن يكون شخص واحد مسؤولاً عن عدد هائل من المهام. يؤدي تراكم المسؤوليات إلى استمرار عمل أعضاء الفريق الآخرين ، ويبطئ تقدم المشروع أو يتوقف.
تأكد من ضبط درجة تعقيد البرنامج الذي تستخدمه أو لتغيير تطبيقات وظائفه وفقًا لخصائص المشروع المطروح. بعد كل شيء ، فإن عدد الاحتمالات لا يعني دائمًا إدارة أفضل. نوصي بالالتزام بمبادئ اللين واعتماد تلك الوظائف فقط التي تعمل على تحسين قدرات الفريق أو توفير البيانات اللازمة لتقييم تقدم المشروع. في حين أن البيانات المقدمة بشكل جميل يمكن أن تغري أصحاب المصلحة ، إلا أنه لا يستحق قضاء الكثير من الوقت في جمعها إذا كان ذلك يخدم هذا الغرض فقط.
إعداد الميزانية
يحدد مدير المشروع الميزانية أثناء مرحلة التخطيط للمشروع. يشار إليه في PMBOK على النحو التالي:
"التقدير المعتمد للمشروع أو أي مكون لهيكل توزيع العمل أو أي نشاط مجدول." (التقدير المعتمد للمشروع أو أي مكون لهيكل توزيع العمل (WBS) أو أي نشاط مجدول.)
لا يعد إعداد الميزانية والتحكم في المصروفات في المشروع مهمة سهلة. على الرغم من النفقات المخطط لها بدقة ، ستكون التغييرات ضرورية لكل مشروع يتم تنفيذه تقريبًا. لذلك ، تفترض ميزانية المشروع جيدة التخطيط ما لا يقل عن 10-15٪ للنفقات غير المتوقعة. 20٪ من جميع التكاليف تعتبر حدًا آمنًا ، ولكن هناك مشروعات تكون فيها تغييرات الميزانية أعلى من ذلك.
لمنع الانحرافات المفرطة عن النفقات المخططة ، من الضروري إذن ليس فقط التخطيط بمهارة مع مراعاة النفقات الأكثر احتمالية. يجب على رئيس الوزراء أيضًا أن يكرس اهتمامًا كبيرًا لرصد النفقات في مشروع مستمر من أجل الاستجابة في الوقت المناسب ، على سبيل المثال ، لتغير الأسعار .
رصد المشاريع
مجموعة مهمة أخرى من مسؤوليات مدير المشروع هي مراقبة المشروع. يسمح لنا بمعالجة المخاطر بحكمة ، وتوقع التغييرات والاستجابة لها بشكل استباقي.
ومع ذلك ، فإن المراقبة لا تتعلق فقط بتتبع المخاطر الناشئة. تشمل مسؤوليات مدير المشروع لمراقبة المشروع أيضًا:
- الاحتفاظ بإحصائيات حول تقدم المهام ،
- معدل تنفيذ الميزانية ،
- التحكم في سير العمل والتحسين.
الهدف من جميع مسؤوليات المراقبة لمدير المشروع هو تحسين الأنشطة بحيث يتم تنفيذ المشروع على النحو المنشود ، بالإضافة إلى معرفة كيفية تشغيل العمليات المتكررة في العديد من المشاريع وتغييرها.
دعم الفريق
تشمل مسؤوليات مديري المشاريع تشكيل فريق وتنظيم وتنسيق عمله ، وكذلك إنهاء التعاون مع أولئك الذين لا يؤدون واجباتهم بشكل مرض.
عند تشكيل فريق ، يجب على رئيس الوزراء التأكد من أن أعضائه معًا يمتلكون جميع المهارات اللازمة لتحقيق هدف المشروع. ولكن تأكد أيضًا من وجود تقسيم واضح للمسؤوليات والشفافية داخل الفريق.
تذكر أن مديري المشروع ليسوا مضطرين إلى ، ولا يمكنهم حتى ، أن يكونوا خبراء في المجال الذي يمثله كل مشارك في المشروع. إنهم مسؤولون عن دعم الخبراء في عملهم والتأكد من أن طريقة تنفيذ المشروع مفهومة وفعالة ، وأن سير عمل الفريق قد تم تحسينه.
التواصل مع أصحاب المصلحة
مجال آخر من المهام التي يؤديها مدير المشروع هو التواصل مع أصحاب المصلحة. تتمثل المهمة الرئيسية في اختيار المعلومات التي يتم نقلها إلى الأشخاص المناسبين في الوقت المناسب - أي لتحسين قنوات الاتصال ، وكذلك ضمان فهم جميع أصحاب المصلحة للرسائل التي يتم نقلها إليهم فيما يتعلق بالمشروع. يمكن أن يكون هذا مهمًا بشكل خاص في حالة المهام المعقدة تقنيًا أو عالية التخصص ذات الصلة بالمشروع ككل.
رئيس الوزراء هو الذي يعقد اجتماعات دورية مع أصحاب المصلحة ويعد التقارير. في بعض الأحيان تكون هذه في شكل رسائل بريد إلكتروني قصيرة ، وأحيانًا تكون مستندات متعددة الصفحات تحتوي على بيانات وتحليلات مفصلة.
ضع في اعتبارك أن الدور التمثيلي لرئيس الوزراء ليس دائمًا لطيفًا. خاصة في الوقت الذي يتعين عليهم فيه توصيل المعلومات السلبية حول المشروع إلى أصحاب المصلحة. هذا هو الوقت الذي تصبح فيه المهارات الشخصية المتطورة مفيدة للغاية.
ملخص
مدير المشروع هو الشخص المسؤول عن تخطيط وتنسيق والإشراف على تنفيذ المشاريع. تشمل مهامه الرئيسية ما يلي:
- وضع خطة تنفيذ المشروع وتنظيم تنفيذ المهام ،
- تحديد ميزانية المشروع ،
- مراقبة - المصاريف والمخاطر والمشاكل المحتملة ،
- تنظيم عمل فريق المشروع
- التواصل مع أصحاب المصلحة وإعداد التقارير
لذلك يجب أن يكون لدى مدير المشروع مجموعة واسعة من الكفاءات - المتخصصة والشخصية على حد سواء. يجب أن يتعرف أيضًا على منهجيات إدارة المشروع مثل Waterfall و Agile و Scrum.
تحقق من برنامجنا لإدارة المشاريع:
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.
المؤلف: كارولين بيكر
بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.
الشروع في إدارة المشروع:
- ما هو المشروع؟
- ما هي ادارة المشروع؟
- كيف تدير المشاريع؟
- طرق إدارة المشروع
- أنواع المشاريع
- 4 أمثلة على المشاريع
- تحديد أولويات المشاريع
- مجالات نشاط المشروع
- تعريف النجاح في إدارة المشاريع
- لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
- كيف تختار أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
- نظرة عامة على برنامج إدارة المشاريع
- دورة حياة المشروع
- ما هي رؤية المشروع؟
- هدف المشروع. ما هو وكيف نحدده جيدا؟
- مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟
- مجال التخطيط في إدارة المشاريع
- ما هو جدول المشروع وما الغرض منه؟
- كيفية استخدام المعالم في المشروع؟
- تنفيذ المشروع
- كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟
- أهمية إغلاق المشروع
- فشل المشروع. 5 أسباب لفشل المشاريع
- 4P الإدارة: المشروع والمنتج والبرنامج والمحفظة
- أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع
- مهارات مدير المشروع الأكثر فائدة
- كيف تصبح مدير مشروع؟
- 5 كتب يجب على كل مدير مشروع قراءتها
- كيف تنشئ فريق مشروع؟
- هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل في المشروع؟
- كيف تقود فريقًا أثناء العمل الهجين؟
- التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع عند العمل مع فريق
- أنواع اجتماعات المشروع
- رصد المشاريع. ما المعلمات لمشاهدة؟
- كيف تكتب مقنعة
- كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟
- دراسة جدوى - هل يمكننا تنفيذ هذا المشروع؟
- تحليل المخاطر في المشاريع والأدوات لتسهيل ذلك
- كيف تصنع ميثاق المشروع؟
- ما هو سجل اصحاب المصالح؟
- مخطط جانت في تخطيط إدارة المشاريع
- كيف تصنع ميزانية المشروع؟
- إدارة الوقت في المشروع
- كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟
- استراتيجيات إدارة مخاطر المشروع
- تسويق المشروع
- مصادر ومجالات التغيير في المشروع
- نماذج تغيير إدارة المشروع
- ماذا بعد Agile؟ الطرق في إدارة المشاريع