تعدد المهام مقابل المهام الفردية. ما هي الطريقة الأفضل لإنتاجيتك؟

ما هي الطريقة التي تضمن كفاءة وإنتاجية أفضل؟ غالبًا ما يرغب أصحاب العمل في القدرة على تحديد الأولويات أو تنظيم عملك أو التخطيط الاستراتيجي. عندما يزداد عدد المسؤوليات ويتوقع المشرف نتائج سريعة ، يجدر التفكير فيما إذا كنت ستحقق نتائج أفضل من خلال أداء مهام متعددة في وقت واحد أو من خلال التركيز على شيء واحد فقط في كل مرة. هيا نكتشف!

تعدد المهام مقابل المهام الفردية - جدول المحتويات:

1. ما هو تعدد المهام؟
2. مهمة واحدة: بديل لتعدد المهام
3. كيف تقوم بمهمة واحدة؟
4. تعدد المهام مقابل المهام الفردية
5. ملخص

ما هو تعدد المهام؟

يمكن فهم تعدد المهام بطريقتين. أولاً ، يرتبط بقابلية تقسيم الانتباه ، وبفضله يمكن للشخص أداء مهام متعددة في نفس الوقت ، مثل الرد على بريد إلكتروني من العميل أثناء حضور اجتماع الفريق والدردشة مع زملاء العمل. يمكن أيضًا معادلة تعدد المهام بالقدرة على التبديل بسرعة بين الواجبات الفردية.

هل تعدد المهام فعال؟ وفقًا للدراسة ، التي عُرضت نتائجها في منشور "المهام الفائقة: الملفات الشخصية في قدرة تعدد المهام غير العادية" ، فإن 2.5٪ فقط من المشاركين قد أجروا مهامًا متعددة بنجاح في وقت واحد. أظهر الباقي انخفاضًا كبيرًا في الأداء.

تؤكد سينثيا كوبو ، أخصائية علم النفس العصبي ، أن الدماغ البشري قادر على التركيز على أداء مهمة واحدة فقط في كل مرة: "عندما نعتقد أننا نقوم بمهام متعددة ، غالبًا لا نقوم بأمرين في وقت واحد. لكن بدلاً من ذلك ، نقوم بإجراءات فردية في تتابع سريع ، أو تبديل المهام ".

أظهرت دراسة أخرى ، هذه المرة بواسطة باحثين من المعهد الوطني للصحة والتعليم الطبي (INSERM) في باريس ، كيف يؤثر تعدد المهام على قشرة الفص الجبهي. عند القيام بمهمة واحدة ، يعمل كلا الجانبين من قشرة الفص الجبهي معًا. عندما يتم تنفيذ مهام متعددة في نفس الوقت ، تبدأ جوانب الدماغ في العمل بشكل مستقل ، مما يؤدي إلى مشاكل في الذاكرة ، مما يؤدي إلى انخفاض الأداء وزيادة عدد الأخطاء.

إذا كان أداء مهام متعددة في وقت واحد غير فعال ، فكيف يمكن لأي شخص ، على سبيل المثال ، تناول العشاء ، والتنقل عبر وسائل التواصل الاجتماعي والاستماع إلى الراديو في نفس الوقت؟ تكمن الإجابة في مستوى تفاعل قشرة الفص الجبهي - فالأنشطة التي نؤديها تلقائيًا (مثل المشي) تضع ضغطًا أقل عليها من قيادة السيارة على سبيل المثال.

مهمة واحدة: بديل لتعدد المهام

ماذا تفعل بدلاً من تعدد المهام؟ حسنًا ، يمكن أن تكون المهمة الفردية بديلاً لتعدد المهام . إنه ينطوي على التركيز على مهمة واحدة فقط في كل مرة. هذه الطريقة لها تأثير إيجابي ليس فقط على الإنتاجية ، ولكن أيضًا على جسم الإنسان. إذن ما هي فوائد مهمة واحدة؟

• كفاءة أعلى - إن وضع الطاقة في إكمال مهمة واحدة يضمن أنها ستتم بشكل كامل ، وبالتالي يتم تقليل مخاطر ارتكاب خطأ.
• تركيز أفضل - تسمح لك القدرة على التركيز على مهمة معينة بتحقيق نتائج أفضل. هذا لا ينطبق فقط على الواجبات المهنية ، ولكن أيضًا على العلاقات. على سبيل المثال ، يتيح لك التركيز ، أو "التواجد هنا والآن" عند مقابلة الأصدقاء ، الاستمتاع باللحظة أكثر.
• تقليل عوامل التشتيت - التركيز على مهمة واحدة يجعلها أولوية ، ويتم التخلص من المشتتات الخارجية تلقائيًا.
• تحكم أكبر - يؤدي "التبديل" بين المهام إلى تشتيت انتباه الشخص عن العمل ، مما يجعل من الصعب عليه لاحقًا قياس تأثيرات جهوده ، أو الوقت الذي يقضيه في مهمة ما.
• انخفاض مستويات الإجهاد - يؤدي القيام بمهمة واحدة إلى زيادة احتمالية إكمال مهمة معينة فعليًا. كما أنه يعزز الرضا ويقلل من مستويات التوتر حيث لم يعد الموظف مضطرًا للتفكير في وقت وكيفية إنهاء ذلك.

كيف تقوم بمهمة واحدة؟

تحديد الأولويات

قبل أن تبدأ العمل ، حدد المهام التي تكون على رأس قائمة أولوياتك. استخدم مصفوفة أيزنهاور التي ستساعدك على تحديد القضايا العاجلة والتي تحتاج إلى اهتمام فوري والتي يمكن معالجتها لاحقًا. بمجرد تعيين أولوية المهام ، قم بإنشاء قائمة المهام الخاصة بك . هذه إحدى الميزات التي يوفرها Firmbee. يسمح لك هذا النظام ليس فقط بكتابة مسؤولياتك ، ولكن أيضًا لتحديد أولوياتها ، ومنحها الحالات والمواعيد النهائية.

تعلم كيفية إدارة وقتك

هناك العديد من التقنيات التي تساعدك على إدارة وقتك بشكل أفضل عن طريق تقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر يمكن إكمالها بتركيز كامل في فترة زمنية قصيرة. ومن الأمثلة على ذلك تقنية بومودورو ، التي تعتمد على العمل في فترات زمنية دورية . القسمة الأكثر شيوعًا هي أداء مهمة لمدة 25 دقيقة ، ثم أخذ استراحة لمدة 5 دقائق. بعد أربع كتل ، يوصى بالحصول على استراحة أطول.

يساعدك منع عوامل التشتيت أيضًا على التركيز بشكل أفضل. لتحقيق هذه الغاية ، من الجيد إيقاف تشغيل جميع الإشعارات وترك مواقع الويب التي تشتت انتباهك عن عملك. بالطبع ، قد يتوقع بعض زملاء العمل استجابة فورية لرسالتهم. يجب عليك بعد ذلك إخطار الآخرين مسبقًا أنك بحاجة إلى التركيز على المهمة المطروحة واطلب منهم عدم إزعاجك أثناء قيامك بها. تعلمك مثل هذه المواقف أيضًا كيفية وضع حدود صحية. قد يفكر القادة أيضًا في تقديم أو على الأقل تثقيف الموظفين حول موضوع الاتصال غير المتزامن.

استخدم نظام إدارة المشروع

يحتوي برنامج إدارة المشاريع على العديد من الميزات التي يمكن استخدامها لتنظيم عملك . بادئ ذي بدء ، بمساعدة لوحات Kanban ، يمكن للفريق العمل معًا لتحديد المهام ، وتعيين أولوياتها وحالاتها ، وتعيين موظفين مسؤولين عن إكمالها ، أو تحديد مواعيد نهائية. يمكن للشخص الذي لديه مهام معينة كتابتها في قائمة المهام الخاصة به ، ثم إكمالها بشكل فردي وعلى التوالي ، ووضع علامة عليها على أنها مكتملة.

تدرب على الاستماع الفعال

يساعدك الاستماع الفعال على التركيز على الشخص الآخر وتذكر أكبر قدر ممكن من الاجتماع. بفضل هذه الممارسة ، لا تُظهر الاحترام للشخص الآخر فحسب ، بل يمكنك أيضًا فهم القضايا التي تمت مناقشتها بشكل أفضل ، وكذلك تجنب الأخطاء وسوء الفهم . لذا ، من الجيد إبعاد الأجهزة التي تشتت الانتباه (الهاتف ، الكمبيوتر المحمول ، إلخ) عند حضور اجتماع ، ويفضل تركها في غرفة أخرى. أثناء المناقشات عبر الإنترنت ، من الجيد أيضًا إيقاف تشغيل جميع علامات التبويب غير الضرورية في متصفح الويب الخاص بك.

تعدد المهام مقابل المهام الفردية

ليس من الصعب ملاحظة أن تعدد المهام والمهام الفردية هما طريقتان مختلفتان تمامًا لأداء المهام. في الجدول أدناه ، نقدم الاختلافات الأساسية.

ملخص

اليوم ، يعد تعدد المهام مهارة مرغوبة من قبل أصحاب العمل ، ويرجع ذلك في الغالب إلى ارتباطها بزيادة الإنتاجية والكفاءة. كما تظهر الدراسات ، فإن العلاقة هي عكس ذلك تمامًا. من خلال التبديل المستمر بين المهام ، وعدم القدرة على تحديد أولويات عملك وتنظيمه ، والتشتت بشكل متكرر ، يمكن تقليل كفاءة الموظف بشكل كبير ، وهناك خطر أكبر لارتكاب الأخطاء ، والتي تتطلب مرة أخرى الوقت والطاقة لتصحيحها.

بالطبع ، في بعض المواقف وبعض الأشخاص ، يمكن أن يكون تعدد المهام حلاً مثاليًا. ومع ذلك ، يجدر بنا أن نتذكر أن نسبة صغيرة فقط من السكان لديهم الأهلية المناسبة لذلك.

من المهم أيضًا تغيير الموقف تجاه مهمة واحدة ورفض الرأي القائل بأنها طريقة أدنى. في العديد من المنشورات والمقالات والمدونات ، يمكنك أن تقرأ عن آثارها الإيجابية على العمل ، وكذلك على الصحة. لذلك يمكن أن يكون بديلاً مثاليًا للأشخاص الذين لا يرغبون في الشعور بالكثير من الضغط والتوتر ، وبدلاً من ذلك يريدون الشعور بالرضا عن إكمال مهام محددة.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.

المؤلف: كارولين بيكر

بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.

مشاهدة جميع المشاركات