الاحتفاظ بالموظفين الجدد: 7 طرق لتحسين عملية الإعداد

تدرك كل شركة التكاليف المرتفعة لدوران الموظفين. الإحصائيات كثيرة، لكن الجميع يعلم أن الاستثمار في موظف جديد وخسارته خلال السنة الأولى هو أمر مكلف للغاية. ومع ذلك، هناك طرق يمكنك من خلالها تحسين عملية التوظيف والتأهيل لتقليل معدل دوران الموظفين الجدد.

يمكن للشركات إنشاء خطط استباقية ووضع استراتيجيات لضمان نجاح موظفيها الجدد. وتعتمد هذه على دعم أعضاء الفريق الحاليين، بحيث تظهر الشركة اهتمامًا واضحًا بنجاح الموظف الجديد.

إليك كيفية تحسين عملية الإعداد لمنح أعضاء فريقك الجدد أفضل فرصة للنجاح في بيئتهم الجديدة.

1. استفد من خبرائك الداخليين

كل شركة لديها لهم. توظف كل شركة أفرادًا يتمتعون بخبرتهم ومعرفتهم ومعرفتهم بتمكينهم من حل العديد من المشكلات على مستوى الشركة. وبعضهم مهندسون. وبعضهم من محترفي المبيعات المتمرسين، أو الفنيين المدربين تدريباً عالياً، أو المديرين، أو التجار، أو المشرفين.

وبغض النظر عن منصبهم أو ما يفعلونه، يمكن لهؤلاء الخبراء المتخصصين نقل المعرفة والخبرة إلى الموظفين الجدد. يمكنهم إنشاء خطط مصممة خصيصًا لمساعدة الموظفين الجدد على التأقلم. يمكنهم إنشاء وحدات تدريبية أو تدريب الموظفين الجدد بشكل فردي. إن الاستفادة من هؤلاء الخبراء المتخصصين بشكل صحيح يضمن أن الموظفين الجدد يجمعون معلومات مهمة حول منتجات الشركة وخدماتها.

لا ترتكب الخطأ الشائع للغاية المتمثل في احتكار وقت خبرائك. لا يتعلق الأمر بجعلهم يقضون أيامًا متتالية في تدريب الموظفين الجدد. بدلاً من ذلك، قم بإنشاء وحدات وجلسات تدريبية منفصلة حيث يكون لدى الموظفين الجدد الكثير من الوقت لتعلم مهارات جديدة وفهم كيفية عمل الأشياء. وهذا يمنح الموظفين الجدد وقتًا للتعلم وإنشاء أسئلة للمتابعة ومراجعة الدورات التدريبية التي تمت مناقشتها مسبقًا.

2. استخدم المعالم وتحديد الأهداف

عادة ما تترك الشركات التي لديها عمليات تأهيل سيئة الموظفين الجدد بمفردهم. هذه هي عقلية "الغرق أو السباحة" حيث يُترك المجندون ليتدبروا أمرهم في بيئة جديدة، ربما تكون مليئة بالتحديات، حيث يشعرون بالإرهاق. تعتقد هذه الشركات أن هذه هي أفضل طريقة لبناء الشخصية واستقطاب موظفين جدد لخلق فرصهم الخاصة. في معظم الحالات، لا يعمل.

عادةً ما توجد هذه العمليات القديمة والمتقادمة في ثقافات الشركات الأقل مثالية. إنهم يعززون عقلية "نحن ضدهم" أو "أنت وحدك". لا ترتكب هذا الخطأ. استخدم المعالم والأهداف للموظفين الجدد وجلساتهم التدريبية.

إن مشاركة هذه المعالم مع الموظفين الجدد وتحديد خطة للنجاح يوضح بوضوح استثمار شركتك. فهو يوضح مدى أهمية نظرتك إلى هذا الموظف الجديد ومدى أهمية التزامه بالمعالم الرئيسية. كما يسمح لهم بمعرفة مدى التقدم الذي أحرزوه بشكل ملموس وقابل للقياس. ما يصل إلى 60% من الشركات تفشل في استخدام المعالم وتحديد الأهداف مع الموظفين الجدد. لا تكون واحدة من تلك الشركات.

3. موارد ما بعد التأهيل

في حين أن أعضاء الفريق الجدد قد يشعرون بزيادة في الثقة بمجرد التغلب على عقبة عملية الإعداد، كشركة، هناك بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها للمساعدة في دمجهم في الفريق وتوفير بيئة مستقرة للنمو.

• الاستثمار في فرص التعلم المستمر لأعضاء الفريق.
• قم بتذكير أعضاء الفريق بإلغاء الاشتراكات غير الضرورية التي يمكن للشركة توفيرها كأداة أو مورد عمل.
• قم بإقران أعضاء الفريق الجدد مع الموجهين لمساعدتهم على التأقلم مع أدوارهم الجديدة.

4. المراجعات الدورية والتقييمات المجدولة

وفقاً لتقرير حديث لمؤسسة غالوب، قد يستغرق الأمر من الموظفين الجدد فترة تتراوح بين ستة أشهر إلى سنة واحدة قبل أن يحققوا الاكتفاء الذاتي التام. ومع ذلك، هذا لا يعني أنه لا يمكن تحسين الوقت. من المؤكد أنه يمكن ذلك.

تمت مناقشة النصيحة السابقة باستخدام تحديد الأهداف والمعالم. تشير هذه النصيحة إلى إعداد مراجعات وتقييمات منفصلة لأداء الموظف الجديد وقدرته على فهم إجراءات الشركة والعمليات والأساليب المهمة.

يجب ألا تكون هذه المراجعات الدورية والتقييمات المجدولة تصادمية أبدًا. الهدف هو إجراء مناقشة مفتوحة حيث يمكن مناقشة ومراجعة التبادل الحر للأفكار. هذا هو المكان الذي تناقش فيه أنت والموظف الجديد ما الذي ينجح، وما الذي لا ينجح، وما الذي يجب تغييره، وأفضل السبل للمضي قدمًا.

يمكن إجراء المراجعات الدورية في أي وقت. إن مجرد أخذ الوقت الكافي لتسجيل الوصول مع الموظف الجديد يساعد. يمكن القيام به كل يومين أو مرة واحدة في الأسبوع. خصص 15 دقيقة ورحب بالتعليقات. فهو يسمح للموظف الجديد بمشاركة ما يشعر به تجاه التقدم الذي يحرزه.

تقييماتك المجدولة هي فترات محددة مسبقًا يخطط لها الموظفون الجدد. خلال هذه التقييمات، يمكن للإدارة والموظف الجديد مراجعة مدى نجاح الموظف الجديد في تحقيق الأهداف والغايات والمعالم. وبعد ذلك، يمكن تعديل عمليات الإعداد والتدريب الشخصية. يمكنك اختيار تسريع العملية أو إعادة تدريب الموظف على عملية معينة.

5. تشجيع المبادرة

لا تجعل عملية الإعداد صارمة للغاية. تشجيع المبادرة مع الموظف الجديد. اسمح لهم بمواجهة تحديات جديدة. على الرغم من أهمية تدريب الموظفين الجدد، إلا أنه في بعض الأحيان يتم تعلم أفضل الدروس من الأخطاء، ولا بأس بذلك.

على الرغم من أنك تريد خطة شاملة ذات أهداف وغايات ومعالم محددة، إلا أن هذا لا يعني أنه لا ينبغي عليك السماح ببعض المرونة في تلك الخطة. إن عملية الإعداد هي عملية سلسة. ويتغير وفقًا لمدى قدرة الموظف الجديد على التقاط المعلومات الجديدة. إذا تعثر هذا الموظف الجديد، فقد تحتاج الأهداف والغايات والمعالم إلى تعديل بعض الشيء.

يجب تخصيص الجانب الأكثر أهمية في عملية الإعداد للموظف الجديد. إن فهم نقاط القوة والضعف لديهم سيسمح لك بالتركيز على القضايا الأكثر إلحاحًا التي قد يحتاج الموظف الجديد إلى وقت لفهمها. إن منحهم الفرصة لارتكاب الأخطاء والتعلم يظهر ثقتك بهم كموظفين جدد.

6. استخدم سوق المواهب الداخلية

لا تستطيع كل شركة أن تتحمل تكاليف سوق المواهب الداخلية؛ ليست كل شركة تحتاج إلى واحدة. يعد سوق المواهب الداخلية مستودعًا لمعارف شركتك ومهارات موظفيك وخبراتهم ودرايتهم وتعليمهم ومستويات كفاءتهم.

تساعد هذه الأسواق في عملية الإعداد من خلال توفير نظرة ثاقبة للمواهب المخفية للموظفين الحاليين. إنهم يسدون فجوة المواهب في الشركة ويسمحون لهم بملء المناصب بالموارد الموجودة بشكل استراتيجي. ويمكن استخدامها أيضًا للتدريب أو ترقية المواهب.

قم بإنشاء مركز أو منتدى إنترانت إذا كانت شركتك لا تستطيع تحمل تكاليف سوق المواهب الداخلية. يعد هذا المورد رائعًا للاحتفاظ ببيانات الشركة والموظفين وتخزينها واستخدامها. يمكن تخزين العمليات والإجراءات ووحدات التدريب في هذا المركز.

يعد منتدى الإنترانت الخاص بك أيضًا مكانًا يمكن للموظفين فيه تبادل الأفكار ونشر المقالات وطرح الأسئلة وحل المشكلات وإنشاء فرق مشروع متعددة الوظائف لحل المشكلات على مستوى الشركة أو القسم. وهذا أيضًا هو المكان الذي يمكن من خلاله تخزين خطة تأهيل الموظف الجديد وتحديثها ومراجعتها.

7. التخصيص ضروري

نادرًا ما ينجح اعتماد نهج مقاس واحد يناسب الجميع أو نهج قطع ملفات تعريف الارتباط في عملية الإعداد، إن وجد. يجب أن تكون الخطة الخاصة بكل مجند شخصية بشكل مثالي. ويجب أن تكون مصممة خصيصًا للوظيفة التي يشغلها الموظف الجديد ومهاراته وكفاءاته ومعرفته.

سيتمكن بعض الموظفين الجدد من تسريع عملية الإعداد بسهولة، بينما سيتطلب البعض الآخر مزيدًا من الوقت. ولا يشير أي منهما إلى مدى نجاح الموظف الجديد، لذا تأكد من أن العملية الخاصة بك مخصصة ومخصصة لكل موظف جديد.