تسع أفضل الممارسات الأساسية لتتبع نفقات الأعمال الصغيرة

النفقات هي حقيقة العمل. وكما يقول المثل: "عليك أن تضارب لتتراكم".

ولكن كيف يمكنك التأكد من أنك، في أي لحظة، تجني أكثر مما تنفقه؟

يمكن أن تتراكم نفقات الأعمال الصغيرة بسرعة، وإذا لم تقم بتتبعها بعناية، فقد تتعرض لصدمة سيئة عندما تتحقق من ميزانيتك.

لذا، من المهم أن تراقب عن كثب أين ومتى تنفق أموالك.

ومع ذلك، لا يجب أن يكون تتبع نفقات الأعمال الصغيرة عملاً روتينيًا. باستخدام الأدوات والتقنيات المناسبة، يصبح من السهل المتابعة والتقييم والإدارة.

فيما يلي تسعة من أفضل الممارسات المجربة والمختبرة لمساعدتك.

اقفز إلى:

• تسع أفضل الممارسات لتتبع نفقات الأعمال الصغيرة

مصدر

كيف تستفيد الشركات الصغيرة من التتبع الفعال للنفقات

هناك الكثير من الفوائد لتتبع النفقات بشكل فعال. هنا فقط بعض منهم.

• يساعدك على إدارة التدفق النقدي الخاص بك بشكل أكثر كفاءة.
• إنه يعطي رؤية أكبر لأنماط الإنفاق الخاصة بك.
• إنه يوضح لك أين يمكنك توفير المال وأين يمكنك إنفاق المزيد قليلاً.
• يساعدك على تحديد ميزانيات واقعية.
• إنه أمر رائع للتنبؤ بالأعمال.
• يساعد في التخفيضات الضريبية.
• من المهم للامتثال.
• فهو يجعل العديد من العمليات المحاسبية أسهل بكثير.

تسع أفضل الممارسات لتتبع نفقات الأعمال الصغيرة

1. اختر نظامًا يعتمد على حجم عملك ومتطلباته
2. حدد فئات واضحة ذات صلة بعمليات عملك
3. الحفاظ على تسجيل النفقات بشكل متسق وفي الوقت المناسب
4. دمج تتبع النفقات مع برامج المحاسبة
5. قم بتقييم النفقات بانتظام للعثور على فرص لتوفير التكاليف
6. تثقيف الموظفين حول سياسات وإجراءات تتبع النفقات
7. إنشاء نظام مركزي لجميع المستندات المتعلقة بالمصروفات
8. ضمان إمكانية الوصول وقابلية التوسع لحلول تتبع النفقات
9. قم بحماية بيانات النفقات الحساسة من خلال إجراءات الوصول الآمنة

لذا، انتقل إلى الخطوة التالية الواضحة.

الآن أنت تعرف سبب أهمية ذلك، إليك تسعة من أفضل الطرق لتتبع نفقات عملك بكفاءة.

1. اختر نظامًا يعتمد على حجم عملك ومتطلباته

عندما يتعلق الأمر باتجاهات التمويل لعام 2024 ، ستجد أنك مدلل للاختيار عندما يتعلق الأمر بالعمليات الآلية، مثل تتبع النفقات وأنظمة التنبؤ.

هناك الكثير منها، وكلها تقدم شيئًا مختلفًا بعض الشيء.

لذلك، لا تختار فقط النظام الأول الذي تجده. خذ وقتك، وقم بالبحث، واحصل على ما يناسب احتياجاتك.

إحدى أفضل الطرق للقيام بذلك هي التأكد من أن لديك فهمًا شاملاً لموقفك ومتطلباتك.

فكر بشكل خاص في حجم عملك وحجم نفقاتك.

على سبيل المثال، ربما لا تحتاج الشركات الصغيرة والمتوسطة إلى أداة تتيح لك إضافة مئات المستخدمين الجدد إلى النظام بتكلفة منخفضة - ولكنها يمكن أن تستفيد من الأتمتة للمساعدة في تقليل عبء العمل على قسم مالي صغير، أو سيتوسع ذلك مع الأعمال التجارية تنمو .

وفي الوقت نفسه، قد لا يتعين على الشركات الكبيرة أن تقلق كثيرًا بشأن تكاليف الاشتراك ولكنها قد تجد الوصول عن بعد مفيدًا.

2. حدد فئات واضحة ذات صلة بعمليات عملك

مصدر

كلما كنت أكثر تنظيمًا، كلما كان من الأسهل عليك تتبع نفقات عملك.

لذا، قم بتصنيف تكاليفك الأكثر شيوعًا إلى فئات محددة بوضوح.

للتأكد من أن كل نفقات معقولة، قم بمواءمة هذه الفئات مع عمليات عملك.

على سبيل المثال، إذا كنت تدير شركة تدريب، فقد تتضمن فئات النفقات الخاصة بك ما يلي:

• الأدوات المكتبية
• نفقات السفر (يمكن تقسيمها إلى أشياء مثل الوقود، وتذاكر النقل العام، وركوب سيارات الأجرة، وما إلى ذلك)
• الإقامة (للدورات السكنية)
• المرطبات
• تكنولوجيا التدريس
• برامج التدريس
• خدمات
• إيجار المباني

…وما إلى ذلك وهلم جرا.

أي شيء خارج هذه الفئات يمكن اعتباره نفقات غير معقولة .

على سبيل المثال، إذا حاول شخص ما المطالبة بتعويض عن سيارة جديدة، ولم يكن هذا يندرج ضمن أي من فئات "السفر"، فسيتم تنبيه الإدارة ويمكنها بعد ذلك الاتصال بالمطالب لمعرفة ما إذا كانت المطالبة مبررة أم لا.

3. الحفاظ على تسجيل النفقات بشكل متسق وفي الوقت المناسب

يعد تسجيل النفقات بشكل متسق وفي الوقت المناسب أمرًا بالغ الأهمية لإدارة التدفق النقدي بكفاءة، ولكن الأمر ليس سهلاً دائمًا.

إذا كانت النفقات غير متوقعة، أو كنت تنفق في حالة طارئة، فقد تكون مشغولاً للغاية بحيث لا تتمكن من إدخال هذه التكاليف في نظامك على الفور.

ولهذا السبب قد يكون من المفيد استخدام مجموعة متنوعة من أدوات الأتمتة والتتبع.

يمكن أن يساعد ذلك في التأكد من تسجيل جميع نفقاتك تلقائيًا وتسهيل مراجعة النفقات والأنشطة السابقة.

على سبيل المثال، يمكن لبرنامج إدارة الطلبات الجيد أتمتة جزء كبير من عملية التسجيل وتسهيل تتبع المخزون الخاص بك.

وهذا بدوره سيساعدك على تتبع نفقاتك وأوامرك تلقائيًا بالإضافة إلى توفير معلومات مفصلة في حالة ظهور أي تناقضات.

4. دمج تتبع النفقات مع برامج المحاسبة

مصدر

من خلال دمج برنامج تتبع النفقات والمحاسبة، يمكنك توفير قدر كبير من الوقت على نفسك.

يجب أن تمر جميع النفقات عبر الحسابات في نهاية المطاف، فلماذا لا يتم دمج الاثنين منذ البداية؟

ومن خلال القيام بذلك، يمكنك مزامنة نفقاتك على الفور مع حساباتك.

سيساعد ذلك في إبقائها محدثة تمامًا، مما يساعد في إدارة التدفق النقدي والضرائب والمزيد.

والأفضل من ذلك كله، أنه يوفر على قسم الشؤون المالية الخاص بك الاضطرار إلى إدخال جميع نفقات عملك يدويًا.

5. تقييم النفقات بانتظام لإيجاد فرص لتوفير التكاليف

يمكن أن تكون النفقات غدرا.

إن إنفاق القليل هنا والقليل هناك يمكن أن يؤدي إلى استنزاف كبير لميزانيتك ويسبب مشاكل خطيرة في التدفق النقدي.

لذلك، من المهم ليس فقط مراقبة نفقاتك عن كثب، بل تقييمها بانتظام للعثور على فرص لتوفير التكاليف وخفض نفقات الأعمال .

على سبيل المثال، قد تبحث في نفقاتك وتجد أنك تدفع الكثير مقابل بدل الوقود لموظفيك.

ويمكنك خفض هذه التكلفة من خلال تشجيع استخدام السيارات للموظفين الذين يعيشون بالقرب من بعضهم البعض، أو تنفيذ مبادرة "الدورة إلى العمل"، أو تمكين المزيد من فرص العمل عن بعد.

ومرة أخرى، تعد التكنولوجيا والأدوات المناسبة أمرًا بالغ الأهمية هنا.

لن يُظهر برنامج إدارة التدفق النقدي الجيد للشركات الصغيرة حالة نفقاتك في لمحة سريعة فحسب، بل يمكنه أيضًا تسليط الضوء على المكان الذي تنفق فيه أكثر من المتوسط ​​والإشارة إلى الأنماط في دورة نفقاتك.

6. تثقيف الموظفين حول سياسات وإجراءات تتبع النفقات

مصدر

يعد الخطأ البشري أو سوء الفهم أحد أكبر العوائق التي تحول دون تتبع نفقات الأعمال الصغيرة بكفاءة.

قد ينسى الأشخاص إدخال النفقات، أو إدخالها بشكل غير صحيح، أو التمسك بالمطالبات لعدة أشهر قبل تقديمها جميعًا مرة واحدة (إزعاج نظام إدارة التدفق النقدي الدقيق لديك).

ولهذا السبب، من المهم أن يفهم الجميع سياسات وإجراءات تتبع النفقات الخاصة بك.

اشرح لموظفيك:

• كيف يمكنك تتبع النفقات
• الغرض من سياساتك وإجراءاتك
• كيفية إدخال النفقات
• الحد الزمني للمطالبات
• كيف تعمل البرمجيات
• مع من تتحدث عن القضايا المتعلقة بالنفقات

وما إلى ذلك وهلم جرا.

7. إنشاء نظام مركزي لجميع المستندات المتعلقة بالمصروفات

يعد حفظ السجلات أمرًا ضروريًا لمراقبة النفقات ودفع الضرائب.

إن وجود نظام مركزي لجميع مستندات نفقات الأعمال الصغيرة الخاصة بك سيجعل الإدارة أسهل وأكثر كفاءة.

لا داعي للتنقل بين المنصات بحثًا عن مستند أو معاملة معينة.

لا مزيد من نقل البيانات يدويًا من نظام أساسي إلى آخر.

بدلا من ذلك، يمكن العثور على كل شيء في مكان واحد.

بالطبع، ليست كل منصات النفقات تفعل كل ما تحتاج إليه.

في مثل هذه الحالات، من الجيد البحث عن حل يتكامل مع الأدوات والأنظمة الأساسية الأخرى، بحيث تتم مزامنة البيانات تلقائيًا منها إلى نظامك المركزي.

8. ضمان إمكانية الوصول وقابلية التوسع لحلول تتبع النفقات

لقد تحدثنا عن أهمية فهم الموظفين لسياسات وإجراءات النفقات الخاصة بك.

ولكن لكي يتمكنوا من استخدام أدوات تتبع النفقات بشكل صحيح، يجب أن تكون متاحة لهم.

اختر برنامجًا لتتبع النفقات يسهل على الموظفين التعامل معه.

ميزات إمكانية الوصول مهمة أيضًا.

إذا لم يتمكن بعض أعضاء فريقك من استخدام أدوات تتبع النفقات الخاصة بك لأنه لا يمكن الوصول إليها بشكل كافٍ، فهذا يعني أن لديك مشكلة، لذا اجعل ذلك أولوية.

قابلية التوسع مهمة أيضًا. تريد التأكد من أن نظام تتبع النفقات الخاص بك يمكن أن ينمو مع عملك ويتحمل مستخدمين وأعباء عمل إضافية عند الحاجة.

وبالتالي، ابحث عن نظام قابل للتطوير يمكنك الالتزام به في المستقبل.

9. حماية بيانات النفقات الحساسة من خلال إجراءات الوصول الآمنة

مصدر

وغني عن القول أن بيانات النفقات حساسة للغاية. لذلك من المهم أن تقوم بحمايته.

لا يمكن لانتهاكات الأمن والبيانات أن تلحق الضرر بأموالك وتضر بالخصوصية فحسب، بل تضعك على الجانب الخطأ من لوائح حماية البيانات، الأمر الذي قد يكون له عواقب قانونية خطيرة.

عند اختيار أدوات ومنصات تتبع النفقات، ابحث عن الحلول التي يمكنها التعامل مع أي تحديات تتعلق بالأمن السيبراني قد تواجهها شركتك.

قم بتحديث ميزات الأمان الخاصة بك بشكل متكرر قدر الإمكان، ولا تخف أبدًا من الاتصال بالدعم إذا كانت لديك مخاوف.

ستجعل أي شركة حسنة السمعة الأمان أولوية لها وسيكون من دواعي سرورها إجراء عمليات التحقق وتنفيذ الترقيات والإجابة على أي أسئلة قد تكون لديكم حول هذا الموضوع.

احصل على تتبع نفقات الأعمال الصغيرة بشكل صحيح

مصدر

يمكن أن يُحدث تتبع النفقات الفعال للشركات الصغيرة فرقًا كبيرًا في التدفق النقدي والأرباح وحتى عبء العمل لديك، لذلك من المهم القيام بذلك بشكل صحيح.

باستخدام البرامج الصحيحة والتدريب والسياسات والإجراءات القوية لتتبع النفقات، يمكنك التحكم في تكاليف أعمالك الصغيرة وجني ثمار إدارة التدفق النقدي الفعالة حقًا.

يمكن للأدوات الرقمية الجيدة أن تغير قواعد اللعبة في كل جانب من جوانب عملك تقريبًا، ولا يختلف تتبع النفقات عن ذلك.

قم بالبحث، ولن تواجه أي مشكلة في العثور على برامج حسنة السمعة يمكنها أن تجعل هذه العملية أسهل وأكثر كفاءة وأكثر أمانًا.