إذا قمت بتبسيط عنصر واحد دقيق بشكل مدهش في عملك ، فيمكنك توفير ساعات لا تحصى .

هذا العنصر هو تنظيم الوثيقة .

تجعل المستندات حياتنا العملية أسهل بكثير - عند حدوث موقف ، لا تحتاج إلى التساؤل "ماذا أفعل؟" لديك بالفعل نظام يمكن لفريقك بأكمله الرجوع إليه.

لا مزيد من الأسئلة غير المجدية التي تحتاج إلى الإجابة عليها يومًا بعد يوم. لا مزيد من الساعات التي تقضيها في التحسس بشأن مشكلة لها حل بالفعل. فقط تحقق من المستندات!

ولكن أين تحتفظ بكل قوائم المهام والإجراءات وأدلة الأسلوب وملاحظات الاجتماعات والمستندات المهمة الأخرى؟

في بعض الأحيان ، قد يكون لديك هذا الإسبريسو المزدوج ، وكن على دراية كاملة بلعبتك وتعرف بالضبط أين تجد كل شيء:

ومع ذلك ، أود أن أقول إن الفرص جيدة لأن هذا لا يحدث عادة .

سأبدأ عادةً في البحث عن المستندات من خلال النقر فوق العديد من مجلدات سطح المكتب أو مجلدات محرر مستندات Google ، ثم عن طريق كتابة الكلمات الرئيسية ذات الصلة في أشرطة البحث.

إذا لم تجد المستند هناك ، فربما تتحول إلى Dropbox أو Evernote.

إذن ، حسنًا - ألم تربط أحدًا بالمستند في Asana مرة واحدة؟ ربما يجب عليك البحث في مهامك القديمة هناك عن الرابط أيضًا.

عندما تعمل مع فريق ، تتضاعف هذه المشكلة بشكل كبير وتصبح غير محتملة تمامًا.

قرف. بافتراض أن هذا يحدث عدة مرات كل يوم لكل عضو في الفريق ، ما مقدار الوقت الذي تضيعه؟

التنظيم هو أحد أكثر الأجزاء الأساسية - إن لم يكن الجزء الأساسي - لإكمال أي مهمة تسويق محتوى بنجاح. ربما تكون قد جربت حلولًا متعددة ، لكنها في معظم الأحيان تقصر في جانب أو آخر.

هذا لأنه نادرًا ما يوجد مكان يمكنك فيه بالفعل وضع كل ما يتعلق بعملك.

تم تصميم Notion ليكون ذلك المكان. إنه بمثابة "عنصر تحكم في المهمة" لتنظيم وتخزين أي وجميع المعلومات التي تتعلق بعملك وفريقك بشكل مثالي.

هذا يبدو مرتفعًا جدًا ، أليس كذلك؟ أوافق ، لكن Notion تقدم حلولًا للمستندات والملاحظات والمهام والقوائم وقواعد البيانات وتقريبًا أي نوع آخر من المعلومات التي يمكنك التعامل معها على مدار يومك.

في هذه المقالة ، سنلقي نظرة أعمق على "مساحة العمل الكل في واحد" هذه لنرى كيف قد تكون قادرة على تحويل عملية البحث عن المعلومات العادية إلى مقر فريق منظم جيدًا ومنسق بشكل مثالي.

مراجعة Notion: مساحة العمل الكل في واحد التي يمكنها تنظيم أي شيء

يمكن أن تملأ الفكرة الكثير من الثغرات في تنظيم فريقك. عندما تقصر المنصات الأخرى ، توصلت Notion إلى حل. دعنا نتصفح جميع أنواع المستندات والعناصر الأخرى المتعلقة بالعمل التي يمكن أن تدعمها Notion.

1. استيراد الأشياء الخاصة بك إلى الفكرة

هذا جزء كبير من جمال Notion ، لذلك أريد تقسيمه إلى أنواع مختلفة من المستندات التي يمكنك استيرادها إلى Notion.

ببساطة عن طريق النقر فوق أحد الخيارات العديدة المختلفة ، يمكنك استيراد أي نوع من المستندات تقريبًا قد تحتاجه أثناء العمل مع فريقك.

أصبحت ميزة الاستيراد مرنة من خلال عدد عمليات الدمج الممكنة. عندما يتعلق الأمر بجمع المستندات على Notion للاستخدام الإضافي ، فليس لديك أي قيود تقريبًا على نوع المستند الذي يمكنك استخدامه.

الملاحظات والمستندات

بالنسبة إلى الملاحظات والمستندات ، يمكنك تحميل المستندات من Evernote أو Word أو Google Docs أو Dropbox Paper ، مما يعني أنك لن تقلق بعد الآن بشأن البحث في هذه البرامج بشكل فردي للعثور على جزء معين من المعلومات.

لا يتوقف الأمر عند هذا الحد - يمكنك تضمين الكثير من المعلومات من مجموعة كبيرة من التطبيقات والبرامج ، مثل خرائط Google و Twitter و Typeform و Codepen ، مباشرة في مستندات Notion الخاصة بك.

قاعدة المعرفة / ويكي

ثانيًا ، بالنسبة لقاعدة المعرفة الخاصة بك ، يمكنك التحميل من العديد من البرامج الشائعة جدًا مثل Confluence أو GitHubWiki ، مما يعني أنك لن تفتح أبدًا علامات تبويب جديدة للبحث عن هذه المعلومات مرة أخرى - يمكنك فقط البحث داخل Notion والعثور على الفور على ما تريد تبحث عنه.

أعتقد أن هذا مهم بشكل خاص عندما تفكر في دمج أداة تعاون جماعي مثل Confluence. تتضاعف قوتها لإدارة مناقشات الفريق ومهام سير العمل عندما تتكامل مع الدقة الذكية في Notion.

المهام والمشاريع

يدور فريقك حول المهام والمشاريع ، لذا فإن Notion لديها حل رائع لدمج برامج إدارة المشاريع الأخرى للمساعدة في الاحتفاظ بكل شيء في مكان واحد.

على سبيل المثال ، يمكنك استيراد لوحات Trello أو أدوات إدارة فريق Asana إلى Notion لتنظيم وإدارة كل شيء من مكان واحد.

من خلال دمج الأدوات القوية الأخرى ، يمكنك الاستفادة بشكل كامل من Notion لإدارة فريقك ومراقبته والتواصل معه.

ومع ذلك ، إذا لم تكن تستخدم بالفعل سير عمل أو أداة لإدارة المشروع ، فإن Notion لديها نظامها الفريد لإنشاء وإدارة مهام سير العمل. يمكن أن تصبح أداة إدارة المشروع التي كنت تعلم دائمًا أنك بحاجة إليها.

جداول البيانات وقواعد البيانات

يستخدم معظمنا جداول البيانات وقواعد البيانات دينياً. إنها مفيدة للغاية بحيث لا يمكن استبعادها ، لذلك يدعم Notion أيضًا تكامل أدوات جداول البيانات القوية مثل Google Sheets أو Airtable.

يبدو الاحتفاظ بملاحظاتك ووثائقك ومعرفتك وقواعد بياناتك في واجهة واحدة سهلة الاستخدام وكأنه لا يحتاج إلى تفكير عندما تتخيل السهولة التي يمكنك بها إنجاز كل هذا من خلال تجميعها معًا في مكان واحد.

2. إنشاء صفحات جديدة

يعد إنشاء صفحات جديدة هو النشاط الأساسي والأكثر شيوعًا الذي ستقوم به على Notion ، لذلك فمن المنطقي أنها مرنة جدًا.

بدلاً من أن تكون مجرد زر واحد لإنشاء صفحة جديدة ، يتم تقديمك بالعديد من الخيارات التي تسمح لك بتخصيص الصفحة الجديدة وتنسيقها لتلائم احتياجاتك المحددة لجزء من المشروع.

أول شيء عليك القيام به عند إنشاء صفحة جديدة هو اختيار نوع الصفحة التي تريد إنشائها.

هذا يعني أنك بحاجة إلى تحديد ما إذا كان سيكون مستندًا بسيطًا ، أو قاعدة بيانات ، أو معرضًا ، أو تقويمًا ، أو لوحة ، أو إذا كنت ستختار من أحد القوالب التي قدمتها Notion مسبقًا.

هذه القوالب مرنة للغاية. على سبيل المثال ، إذا كنت تقوم بإنشاء مستند لمواصفات التصميم ، فيمكنك القيام بذلك بسهولة عن طريق اختيار النموذج المناسب وإدخال معلوماتك.

يحتوي قالب مواصفات التصميم على مساحات للخلفية والبحث ، وقائمة مهام وأجزاء مهمة أخرى مثل ارتباط إلى موقع ويب.

عندما يتعلق الأمر بقاعدة المعرفة ، فإن القوالب مرنة بنفس القدر. يمكنك إضافة صفحة جديدة بسهولة وسرعة لمنزل الفريق أو المنزل الشخصي أو ملاحظات الاجتماع أو إعداد الموظف.

هذه القوالب جميلة وعملية - فهي بالفعل تسرع العملية الكاملة لإنشاء أدلة وتوجيه أعضاء الفريق من خلال إكمال المهام.

أحد الأشياء المثيرة للاهتمام التي يجب ملاحظتها حول قوالب قاعدة المعرفة هو أن نموذج إعداد الموظف مشابه جدًا للوحة Trello المصممة لمقارنة التعيينات المحتملة والمقارنة بينها.

سواء كنت تستخدم قالبًا أو تستورد من Trello يعود إليك في النهاية ، لكن المرونة المذهلة لهذه الأداة لإنجاز مهام مماثلة بطرق متعددة مفيدة للغاية للحفاظ على معرفة الفريق بالكامل في مكان واحد.

بالنسبة للمهام والمشروعات ، يمكنك الاختيار من بين قوالب نمط القائمة مثل المهام وقوائم المراجعة وسير العمل ، ولكن يمكنك أيضًا تحديد قوالب بتنسيق مختلف مثل قالب التقويم أو قالب خارطة الطريق ، وكلاهما مصمم لمساعدتك على التنظيم والتصور المهام والمشاريع القادمة.

أخيرًا ، يمكنك الاختيار من بين أنماط مختلفة من النماذج لجمع البيانات وتخزينها أيضًا ، بما في ذلك نموذج الملاحظات والمسودات ، وخط أنابيب التوظيف ، وإدارة علاقات العملاء خفيفة الوزن ، وقائمة القراءة وقاعدة بيانات جمع التبرعات.

من الواضح أنه يمكنك جمع البيانات بعدد لا حصر له من الطرق ، لذا فإن هذه القوالب هي مجرد بداية لمساعدتك في تصميم الصفحات وتطويرها التي ستساعدك على جمع البيانات وتحليلها مع فريقك.

3. إنشاء صفحات فرعية جديدة

هذه الخطوة هي المكان الذي ستظهر فيه مساحات عملك حقًا.

الصفحات التي تضيفها يتم استكمالها وتجسيدها بواسطة صفحات فرعية ، وهي مرنة بنفس القدر ويمكن إنشاؤها بناءً على نفس القوالب.

عندما تقوم بإنشاء صفحة ، كل ما عليك فعله لإنشاء صفحة فرعية هو النقر فوق رمز زائد صغير بجانب الصفحة في القائمة القابلة للطي على الجانب الأيسر من الصفحة.

داخل الصفحات الفرعية ، كما هو الحال في الصفحات ومساحات العمل ، يمكنك تخصيص من يمكنه عرض المعلومات أو تحريرها أو تعديلها بشكل كامل. يمكنك أيضًا قفل الصفحات الحساسة للتأكد من عدم إجراء أي تغييرات على المستند.

الأفكار النهائية حول الفكرة

من الواضح جدًا أن Notion هي أداة مرنة للغاية يمكن لأي شخص استخدامها لتحسين مؤسسته.

بينما يمكن لأي شخص استخدام هذه الأداة ، سيجد الأشخاص الذين يعملون في فرق ويتعاملون بانتظام مع أنواع مختلفة من المستندات أو البرامج أو البيانات أن هذه الأداة تقلل بشكل كبير من مقدار المسح الذي يتعين عليهم القيام به للعثور على المعلومات الصحيحة. إنه يوفر إطارًا لطيفًا للتعاون والمساهمات المثمرة في المشروع. Notion متاح أيضًا على الهاتف المحمول للاتصال الكامل.

بالنسبة للفرق الأكبر التي تعمل ببيانات أكبر أو لأصحاب المشاريع الذين يحتاجون إلى مزيد من الوصول ، هناك خطط مدفوعة تبدأ من 4 دولارات شهريًا للفرد و 8 دولارات شهريًا لكل عضو في الفريق ، وهذا ليس بالأمر السيئ نظرًا لأنه يمكنك إنهاء الاشتراكات كثيرًا من أدوات أخرى مدفوعة التنظيم وإدارة المشاريع.

ربما يكون أفضل جزء هو أنه يمكن استخدام Notion مجانًا تمامًا من قبل الفرق التي تحتاج فقط إلى نظام أساسي أساسي لإدارة وثائقها وليس لديها حاجة لاستضافة ملفات كبيرة لها إعدادات أذونات متقدمة. هذا يعني أنه من السهل جدًا أن تبدأ مع Notion - لديك أساسًا إصدار تجريبي مجاني غير محدود متاح لك.

إذا كانت Notion تبدو مغرية ، فلن تخسر شيئًا من خلال إعطائها فرصة.

ياسر سحنون استراتيجي محتوى وكاتب ومؤسس مشارك لـ WriteWorldwide. إنه يساعد شركات SaaS في استراتيجية المحتوى وتحسين محركات البحث. يمكنك معرفة المزيد عن ياسر على موقع YassirSahnoun.com.