أفضل 7 أمثلة على أدوات أتمتة المكاتب للأعمال الصغيرة
نشرت: 2023-07-26الملخص: سهلت أدوات أتمتة المكاتب على الشركات تبادل البيانات مع التطبيقات الأخرى من خلال التكامل. دعنا نتعرف على هذه الأدوات بالتفصيل أدناه!
قبل بضع سنوات ، اعتمدت معظم الشركات على إدارة البيانات يدويًا. من إنشاء كشوف المرتبات إلى إدخال تفاصيل الموظفين وإنشاء الفواتير ، تم كل شيء يدويًا. أدت هذه العمليات اليدوية المملة إلى تغذية بيانات غير دقيقة تسببت في خسائر مالية ضخمة وأضرارًا بالسمعة. حيث أنه ، اليوم ، يمكن تبسيط كل مهمة مكتبية وإكمالها في وقت أقل باستخدام أدوات التشغيل الآلي.
من إدارة الشؤون المالية إلى معالجة الطلبات وأتمتة إعداد العملاء وإنشاء التوقيعات الإلكترونية ، يمكن إدارة العديد من المهام باستخدام أدوات التشغيل الآلي للمكاتب. في هذه المقالة ، سنقارن بين بعض أفضل الأدوات لأتمتة المكاتب.
جدول المحتويات
ما هي أدوات أتمتة المكاتب؟
أداة أتمتة المكاتب عبارة عن مجموعة من البرامج والأجهزة التي تساعد في نقل البيانات تلقائيًا من نظام إلى آخر دون تدخل بشري وعدم دقة. يساعد البرنامج الشركات على جمع البيانات وإدارتها وتحليلها بأمان لعمليات الأعمال اليومية.
الغرض الرئيسي من أدوات التشغيل الآلي للمكاتب هو تقليل العمل اليدوي وتخزين البيانات بدقة. يمكن أن تكون البيانات التي يديرها نظام التشغيل الآلي للمكاتب من أقسام مختلفة مثل المحاسبة والتمويل والموارد البشرية ومكتب الاستقبال والبنية التحتية السحابية وإدارة المشاريع وما إلى ذلك.
قائمة بأفضل 7 أدوات أتمتة للمكاتب لأمثلة على الأعمال
- Expensify: الأفضل لإدارة النفقات
- Keka HRMS: الأفضل لإدارة الإعداد ومعالجة كشوف المرتبات
- Okta: الأفضل لإدارة الهوية
- كيسي: الأفضل لإدارة التحكم في الوصول
- المبعوث: الأفضل لإدارة مساحة العمل
- الفكرة: الأفضل لإدارة المشاريع
- DocuSign: الأفضل لإدارة التوقيعات الإلكترونية
تتوفر أدوات مختلفة لأتمتة المكاتب لأتمتة إجراءات العمل المختلفة مثل كشوف المرتبات ، والإعداد ، ومعالجة الطلبات ، والفواتير ، وما إلى ذلك ، فيما يلي بعض الأمثلة على هذه الأدوات لحالات الاستخدام المختلفة:
Expensify: الأفضل لإدارة النفقات
Expensify هي أداة أتمتة للمكاتب مصممة خصيصًا لتتبع وإدارة النفقات الشخصية والتجارية.
تُستخدم هذه الأداة لتتبع النفقات وتحليلها واعتمادها وتسويتها وسدادها. كما يوفر وظائف لأتمتة دفع الفواتير وإدارة كشوف المرتبات ونفقات السفر وما إلى ذلك.
ميزات Expensify
- يدعم مسح الإيصالات بنقرة واحدة
- استيراد تفاصيل المعاملات الشخصية وبطاقات العمل
- يخصص سير العمل لإدارة النفقات
- يستورد أكواد دفتر الأستاذ العام في نظامك
- يدير ويحلل نفقات الشركة
إيجابيات وسلبيات Expensify
- باستخدامه ، يمكنك الاحتفاظ بعلامة تبويب على نفقات السفر الخاصة بك.
- يقوم بإنشاء العديد من تقارير النفقات لتحليل إنفاقك.
- أبلغ المستخدمون أنه في بعض الأحيان يقوم بتسوية بيانات المصروفات بشكل خاطئ.
نسخة تجريبية مجانية: غير متوفر
سعر Expensify: خطة مجانية متاحة | تختلف الأسعار باختلاف الميزات
Keka HRMS: الأفضل لإدارة الإعداد ومعالجة كشوف المرتبات
يساعدك Keka HRMS في أتمتة تدفقات عمل الموارد البشرية المختلفة لإدارة عمليات الأشخاص بسهولة. بدءًا من تعيين المرشحين وإعدادهم حتى خروجهم من المؤسسة ، يمكن إدارة كل مهمة باستخدام هذا البرنامج. علاوة على ذلك ، باستخدام تحليلات الموارد البشرية ، يمكنك عرض بيانات القوى العاملة واكتساب رؤى قيمة منها.
ميزات نظام إدارة الموارد البشرية من كيكا
- الموظفين على متن الإدارة
- يقدم إدارة الإجازات المتقدمة
- يدير كشوف المرتبات والمصروفات
- يقدم بوابة الخدمة الذاتية للموظف
- يدعم تتبع الوقت المعتمد على نظام تحديد المواقع العالمي (GPS)
- رقمنة جميع الوثائق
إيجابيات وسلبيات Keka HR
- يمكنك استخدامه لإدارة مراجعات أداء الموظفين.
- يمكن استخدامه أيضًا لإدارة دورة التوظيف الكاملة للموظف
- حساباتها الضريبية ليست دقيقة في بعض الأحيان.
نسخة تجريبية مجانية: متاح
تسعير Keka HRMS: لا توجد خطة مجانية متاحة | تبدأ الخطة المدفوعة من INR 6999 / شهر
Okta: الأفضل لإدارة الهوية
Okta هو حل لإدارة الهوية والوصول يساعد المستخدمين على إدارة أذونات الوصول إلى الأجهزة والتطبيقات. لقد تم تصميمه بشكل أساسي لإدارة الوصول إلى التطبيقات السحابية ، ولكن يمكنك أيضًا استخدامه لإدارة الوصول للأجهزة المحلية.
تتضمن بعض الميزات التي تحصل عليها مع Okta إدارة الهوية وإدارة دورة حياة المستخدم وأتمتة سير العمل وواجهة برمجة التطبيقات وإدارة الوصول المميزة.
ميزات Okta
- يصادق ويصرح بالوصول إلى التطبيقات والأجهزة
- يدير ضوابط الامتياز
- يوفر تسجيل دخول واحد للعملاء والموظفين
- يحمي البيانات من الهجمات الضارة
- لا توجد خيارات لتخصيص الكود لتخصيص الأصول وفقًا لهوية العلامة التجارية
- يدير توفير الهويات وإلغاء تراخيصها
إيجابيات وسلبيات Okta
- يمكنك إدارة دورة حياة هويات المستخدم.
- يجعل عمليات التدقيق سهلة مع عرض المستخدمين (الموظفين والزوار) إلى جانب تفاصيل الوصول إلى حساباتهم
- يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لإلغاء توفير معرف تسجيل دخول المستخدم.
نسخة تجريبية مجانية: 30 يومًا
تسعير Okta: يقدم أسعارًا مختلفة لإدارة هوية العملاء والقوى العاملة.
كيسي: الأفضل لإدارة التحكم في الوصول
Kisi عبارة عن نظام أساسي يوفر كل من البرامج والأجهزة لتقييد وإدارة الوصول إلى أبواب المبنى والتطبيقات والأجهزة وأجهزة إنترنت الأشياء.
باستخدامه ، يمكنك إدارة الوصول إلى المنشأة ، والتكامل مع البرامج الأخرى لإدارة التحكم في الوصول ، وتحديد نقاط الضعف في أنظمة الأمان الحالية ، وما إلى ذلك. يمكن أيضًا استخدام تطبيق أتمتة المكتب هذا لتقييد الوصول إلى طابق معين باستخدام Elevator Access.
ميزات كيسي
- تمكنك من توفير وصول مؤقت للزوار عبر بطاقات المفاتيح
- يقدم طرق 2FA للتحقق
- يدعم التزويد الآلي للهويات
- يدير الوصول عن بعد إلى أجهزتك وتطبيقاتك
- أقفل وفتح الوصول بسهولة إلى مواقع محددة في مؤسستك
إيجابيات وسلبيات كيسي
- يمكنك استخدام هذا البرنامج حتى في وضع عدم الاتصال.
- يوفر إدارة عالمية لإدارة الأذونات عبر المواقع المادية المختلفة.
- ليس خيارًا موثوقًا به لتحديد نقاط الضعف.
تسعير كيسي: السعر متاح عند الطلب على موقعه الرسمي على الإنترنت.
المبعوث: الأفضل لإدارة مساحة العمل
Envoy عبارة عن نظام أساسي في مكان العمل يتيح لك العمل والتعاون مع الفرق من حل واحد. باستخدامه ، يمكنك إدارة الزوار والموظفين ومكان العمل وما إلى ذلك.
باستخدام هذا النظام الأساسي ، يمكنك إدارة دليل الموظف وإدارة جميع الزوار وتخزين المستندات الموقعة قانونًا وإنشاء شارات للزوار والتسجيل المسبق لضيوفك وما إلى ذلك.
ميزات المبعوث
- فرز بيانات الزوار وتصفيتها
- تخصيص المستندات القانونية حسب نوع الزائر
- يساعد في إدارة مواقع مكاتب متعددة
- يحتفظ بسجل للموظفين السابقين والحاليين
- يساعد في إنشاء لوحة فريق الإدارة لإدارة الزوار
إيجابيات وسلبيات المبعوث
- يمكنك بسهولة تنظيم وإدارة جميع مواقع مكتبك في قاعدة بيانات مركزية.
- باستخدامه ، يمكنك أيضًا مسح المعرفات وتسجيل معلوماتها في نظامك.
- يصبح بطيئًا أثناء نقل بيانات الزائر.
نسخة تجريبية مجانية: متاح
تسعير Envoy: خطة مجانية متاحة | تبدأ الخطة المدفوعة من 8956.04 روبية هندية في الشهر
الفكرة: الأفضل لإدارة المشاريع
Notion هو برنامج يتيح لك إنشاء سير عمل متصل لتتبع وإدارة جميع المشاريع. باستخدامه ، يمكنك الاحتفاظ بكل قاعدة معارفك ومشاريعك ومستنداتك في قاعدة بيانات مركزية. يمكن أيضًا استخدام Notion لفرز المهام المختلفة وتصفيتها ، وتخصيص التسميات والعلامات ، وإنشاء التقويمات ، وإدارة الأذونات ، وغير ذلك الكثير.
ميزات الفكرة
- تخلق مساحات فريق خاصة
- يقدم تحليلات متقدمة للصفحة
- أذونات الأحكام وإلغاءات
- تمكنك من دعوة الآخرين للعمل في المشاريع
- يدعم تحميلات غير محدودة للملفات
- يخصص مجال موقعك
إيجابيات وسلبيات الفكرة
- يقدم تحليلات الصفحة لتحليل أداء صفحاتك.
- يوفر تكاملاً مع برامج مثل Zapier و Slack.
- تصبح إدارة مشاريع متعددة في وقت واحد صعبة على الأعضاء.
نسخة تجريبية مجانية: متاح
تسعير الفكرة: خطة مجانية متاحة | تبدأ الخطة المدفوعة من INR 6999 / شهر
DocuSign: الأفضل لإدارة التوقيعات الإلكترونية
يستخدم DocuSign eSignature للحصول على المستندات الموقعة بشكل قانوني وآمن. يمكنك استخدام هذا البرنامج لجميع المستندات التي تتطلب توقيعات إلكترونية.
علاوة على ذلك ، يمكن أيضًا تسجيل أي تغييرات تم إجراؤها على توقيعات ما بعد المستند وتعقبها. تتضمن بعض الميزات الأخرى لـ DocuSign تحديد هوية الموقّع والمصادقة عليه وأرشفة المستندات والتحقق من صحة البيانات وتصحيح المستندات وما إلى ذلك.
ميزات DocuSign
- يرسل المستندات للعملاء للتوقيعات الإلكترونية
- يدعم مسار التدقيق في الوقت الحقيقي للتحقق من إجراءات التوقيع
- يسمح بالتوقيعات بأكثر من 44 لغة
- يدعم التوقيع سريع الاستجابة للجوال
- علامة تجارية قابلة للتخصيص لرسائل البريد الإلكتروني والإشعارات
- يدير أذونات المستخدم للوصول إلى العقود والمستندات
- يتكامل مع تطبيقات الإنتاجية المختلفة
إيجابيات وسلبيات DocuSign
- باستخدامه ، تحصل على تشفير AES 256 بت لتشفير المستندات للأمان.
- يمكنك أيضًا استخدامه لالتقاط التوقيعات المكتوبة بخط اليد مباشرة على المستندات.
- جودة المستندات الممسوحة ضوئيًا المكتوبة بخط اليد لا ترقى إلى المستوى المطلوب.
نسخة تجريبية مجانية: متاحة لمدة 30 يومًا
تسعير DocuSign: لا توجد خطة مجانية متاحة | تبدأ الخطة المدفوعة من INR 1،231.68 / شهر
كيفية استخدام الأدوات لأتمتة المكاتب؟
لاستخدام أدوات التشغيل الآلي للمكاتب ، اتبع الخطوات المحددة:
الخطوة 1: حدد نوع أداة التشغيل الآلي للمكاتب التي تريد استخدامها مثل المحاسبة ، ونظام إدارة الموارد البشرية ، والخلفية ، وما إلى ذلك.
الخطوة 2: بعد ذلك ، قم بتثبيت البرنامج وتسجيل الدخول إليه باستخدام بيانات اعتماد تسجيل الدخول الخاصة بك
الخطوة 3: بعد ذلك ، املأ تفاصيل شركتك حسب نوع أداة التشغيل الآلي للمكتب.
الخطوة 4: بعد ذلك ، حدد المهام التي تريد أتمتة. على سبيل المثال ، إذا كنت تستخدم برنامج HRMS ، فيمكنك تحديد الإعداد ، وكشوف المرتبات ، وإدارة الأداء ، وما إلى ذلك.
الخطوة 5: سيتم إكمال المهام المحددة تلقائيًا ، ويمكنك تغييرها حسب متطلباتك.
فوائد أدوات أتمتة المكاتب
- يسهل تخزين البيانات وإدارتها
- يمكنك بسهولة تبادل البيانات بين التطبيقات المختلفة
- يساعد في أتمتة المهام المعقدة لتوفير الوقت والمال
- يوفر رؤى قيمة حول البيانات الموجودة من خلال التحليل
- يمكّنك من تقييد الوصول إلى التطبيقات المحلية والتطبيقات السحابية
- يسهل على الموظفين العمل والتعاون في الوقت الفعلي
حدود أدوات أتمتة المكاتب
- قد لا يكون لدى العديد من الموظفين بالضرورة مجموعة المهارات لإدارة أتمتة المكاتب ويتطلبون تدريبًا إضافيًا.
- تصبح التكلفة الأولية لتنفيذ هذه الأدوات تكلفة إضافية للشركات.
- قد تحدث خروقات للبيانات في حالة تأثر بروتوكولات الأمان.
- قد تحدث مشكلات التوافق عندما لا تتمكن الأنظمة القديمة من الاندماج في البرنامج الجديد.
خاتمة
يمكن أن تساعد أنظمة التشغيل الآلي للمكاتب كثيرًا في زيادة الإنتاجية وتحسين الكفاءة التشغيلية. من خلال أتمتة المهام المكتبية المختلفة مثل كشوف المرتبات أو إدارة النفقات أو إدارة المشاريع ، يمكن للأعمال توفير الكثير من الموارد والمال على المدى الطويل.
أسئلة وأجوبة حول أدوات أتمتة Office
ما هي أدوات أتمتة المكاتب؟
أدوات أتمتة المكاتب هي نوع من البرامج المستخدمة لجمع معلومات الأعمال وتخزينها ونقلها وتغييرها واستخدامها رقميًا لتنفيذ العديد من المهام.
ما هي أنواع أتمتة المكاتب؟
هناك أربعة أنواع مختلفة من التشغيل الآلي للمكاتب بما في ذلك النشر الإلكتروني وأدوات الاتصال والتعاون الإلكتروني ومعالجة الصور وتخزين المستندات وإدارة المكاتب.
ما هي أفضل أداة أتمتة؟
هناك العديد من أدوات الأتمتة التي يمكنك استخدامها لأتمتة عمليات الأعمال المختلفة. تتضمن بعض أفضل الخيارات Expensify و Keka HRMS و Okta و Kisi وما إلى ذلك.
ما هي أفضل أداة أتمتة مجانية؟
يمكنك الاختيار من بين العديد من أدوات أتمتة المكاتب المجانية لإدارة عمليات عملك. تعد Notion و DocuSign و Okta من أفضل الخيارات لهذا الغرض.