تحديد الأولويات لتنظيف Office Spring

الربيع في الأفق. بدأنا نرى الثلج يتبدد ، الزهور تتفتح ، والأشجار تستعيد أوراقها (على الأقل يجب أن يرى البعض منكم هذا). من العادات التي اعتمدناها تنظيف الربيع. توفر فكرة التخلص من الكثير من الفائض في حياتك سجلاً نظيفًا يمكنك من خلاله إدارة حياتك. ما هو أفضل وقت لتحديد أولويات تنظيم مكتبك أكثر من التنظيف الربيعي؟ التنظيف الربيعي للمكتب هو ممارسة لإعداد مكتبك للنجاح.

قم بإعداد نظام حفظ الملفات

أولاً ، يتطلب الحصول على مكتبك نظيفًا الكثير من الاهتمام. يعد إعداد نظام الملفات أمرًا حيويًا. إذا كنت من النوع الذي يلقي كل شيء على مكتبك في كومة أو في سلة ولا يتذكر أنه هناك ، فهذا من أجلك. قم بإعداد الفئات التي تهمك. تم إعداد نظام الملفات الشخصية الخاص بي في الأشياء التي تم ترتيبها حسب الأولوية حسب الفئة. أولا ، دفع الفواتير. ثم الفواتير التي يتم دفعها. ثالثًا ، للسجلات فقط ، وأخيرًا ، الأشياء التي يتم أرشفتها ، ولكن لا يزال من المهم الاحتفاظ بها (مثل السجلات الضريبية وما إلى ذلك).

يتعلق إعداد نظام الملفات الخاص بك بجذب ما تبحث عنه. قد يكون لديك فئات مختلفة مهمة بالنسبة لك. المراسلات الواردة ، على سبيل المثال ، قد تكون شيئًا على الورق بالنسبة لك. قد يكون إعداد الملفات لتنظيم مراسلاتك الواردة أمرًا حيويًا بالنسبة لك. قم بإعداد ملف مراسلات للعملاء والموردين للتأكد من أنك لا تفوت أي شيء. إذا كنت تعمل في العقود الورقية ، فقم بإعداد ملف بمواعيد تنفيذ العقود. سيساعدك هذا في الحفاظ على صدقك في المواعيد النهائية. للمشاريع القادمة.

أو تنظيم الأشياء حسب تاريخ التعيين. الأطباء والمحامون رائعون في هذا. لديهم دفاتر مواعيدهم وملفاتهم مرتبة لليوم التالي في نهاية اليوم السابق. إذا كنت محترفًا مشغولاً ولديك الكثير من المواعيد ، فخذ الوقت الكافي لإعداد ملفاتك لليوم التالي في خزانة ملفات أصغر ، أو إذا كانت ملفاتك إلكترونية ، فقم بتعيينها على سطح المكتب الخاص بك حتى تتمكن من إعدادها عندما يأتي عميلك.

خذ بعض التنظيف الربيعي إلى صندوق بريدك الإلكتروني

أنا مذنب جدا في هذا. إذا كان هناك شيء يبدو أنه سيكون مفيدًا في أي وقت في المستقبل ، فسأحتفظ به إلى الأبد. أنا فأر حزمة البريد الإلكتروني. إذا كنت مذنباً بهذا مثلي ، خذ بعض الوقت لتصفح تلك الرسائل الإلكترونية. ابحث عن الأشياء التي كنت تتجاهلها واجعلها تذهب مباشرة إلى القمامة. وأفرغ القمامة. سيعطيك هذا عرضًا نظيفًا لقائمة مهامك. إذا كنت بحاجة إلى بعض رسائل البريد الإلكتروني لسجلاتك فقط ، فأنشئ مجلدًا في بريدك الإلكتروني للأرشيف وأرسله إلى تلك الأرشيفات. احتفظ برسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة فقط معلقة حولك. صدقني ، ستشعر بتحسن كبير لذلك. إذا كنت مثلي ، فسأصاب بالجنون عندما أرى شيئًا ما في رسالتي الإلكترونية لمدة تزيد عن بضعة أيام. لذلك ، سأقوم بتنظيف صندوق الوارد الخاص بي ، وغني عن القول.

لا تهمل قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك

إذا كان لديك الكثير من منشورات Evergreen جالسة ، اغتنم هذه الفرصة لتحديد أولويات تلك التي تقدم الأفضل. استخدم التحليلات على قنوات التواصل الاجتماعي الخاصة بك لمعرفة ما هو الأكثر جاذبية. بمجرد تحديد أفضل منشوراتك ، حدد جدولًا زمنيًا حول تلك المنشورات واملأها بالمنشورات التي قد تحتاج إلى مزيد من الاهتمام. يحتوي dlvr.it على مجموعة رائعة من الأدوات التي ستساعدك على ضبط منشوراتك على Evergreen بالمواصفات الصحيحة مع الفئات الصحيحة. ما عليك سوى تعيين فئة واحدة بالمشاركات ذات الأولوية ، ثم تعيين فئة أخرى بالمشاركات الأقل أهمية. بعد ذلك ، قم بتعيين جدولك الزمني على المشاركات البديلة بالطريقة التي تريدها. باستخدام EverQueue الخاص بك ، يمكنك تجنب النشر بشكل متكرر.

خذ الوقت الكافي لتقييم البائعين

التنظيف الربيعي هو الوقت المثالي لإعادة تقييم الأدوات التي تستخدمها. أميل إلى التعود على مجموعة أدوات أو اثنتين ، ولا أبتعد عن تلك الأدوات. ومع ذلك ، إذا كنت تستخدم الكثير من الأدوات لوظيفة يمكن القيام بها بواسطة أداة واحدة ، فسيوفر لك الوقت والجهد والمال لاستخدام أدوات أقل. عادةً ما تكون الأداة الواحدة حلاً أفضل بكثير من العديد من الأدوات. على سبيل المثال ، إذا كان بإمكانك تحرير الصوت والفيديو باستخدام أداة واحدة ، فقد ترغب في القيام بذلك. في حالتي ، أفضل SnagIt لالتقاط الفيديو والصوت والشاشة. تساعد هذه الأداة في الحفاظ على الأشياء موحدة وبسيطة للغاية. يمكن أن يكون استخدام أدوات معينة لوظائف محددة أمرًا رائعًا ، ولكن إذا كان بإمكانك الجمع بين هذه الوظائف ، فسيكون ذلك أفضل.

إزالة الاشتراكات غير الضرورية

هافينغتون بوست لديه اقتراح ممتاز. يقترحون تصفح بريدك الإلكتروني للاشتراكات التي لم تسحب ثقلها. تحقق من الاشتراكات الموجودة في بريدك الإلكتروني ومعرفة ما إذا كنت قد أزعجت عناء فتح رسائل البريد الإلكتروني الواردة من هؤلاء الأشخاص في أي وقت في الشهر الماضي. إذا لم تقم بذلك ، فتخلص منهم! يمكنك الاشتراك لاحقا إذا كنت بحاجة إلى ذلك. بالنسبة للجزء الأكبر ، على الرغم من ذلك ، فإن التخلص من الوزن الثقيل سوف يفيدك فقط.

قم بتحديث القوالب الخاصة بك

خاصة إذا كنت تستخدم تنسيقًا قياسيًا لكل شيء تقريبًا ، فإن تحديث هذه القوالب ضروري للحفاظ على عملك. هل قمت بتحديث السياسة في العام الماضي؟ ضعها في عقدك. هل تريد الآن عقد صفقات عبر البريد الإلكتروني في أغلب الأحيان؟ اكتب قوالب إلكترونية للقضايا الشائعة. ستكون كل هذه القوالب مفيدة ، سواء كنت تستخدمها على الورق أو إلكترونيًا.

استخدم التكنولوجيا الرقمية كلما أمكن ذلك

هل يتعين عليك الاحتفاظ بالإيصالات لأغراض ضريبية؟ اجعلهم يدخلون في جهاز الكمبيوتر الخاص بك. هل لديك كومة ضخمة من الأوراق النقدية تشغل مساحة على مكتبك؟ ضعها في جدول بيانات وقم بتمزيق النسخ الورقية. استمر في فعل ذلك مع وصول فواتيرك. لن تنخفض الورقة فحسب ، بل ستكون أكثر تنظيماً بكثير مما لو كان عليك أن تتذكر قطعة من الورق السخيفة. أيضا ، احصل على ebills بقدر ما تستطيع. يمكن أن تصل الفواتير الإلكترونية إلى صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك وتجذب انتباهك بشكل أسرع بكثير من الفاتورة التي قد تضيع في البريد.

ضع كل شيء معا

يدور التنظيف الشامل في الربيع حول جعل حياتك أسهل مع وجود قائمة نظيفة. من خلال التنظيم على الورق وعلى جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، ستكون عادة أكثر سعادة لأنك لن تنسى الأشياء. أجد صعوبة في تذكر جميع العناصر التي يتعين علي القيام بها ، وتجميع قائمة المهام عن طريق تنظيف البريد الوارد الذي لم تتطرق إليه منذ عام سيوفر لك المزيد من الوقت في حياتك.