طريقة واحدة بسيطة للتخلص من الانحرافات في اجتماع مجلس الإدارة

نشرت: 2019-08-24

أفضل اجتماعات مجلس الإدارة هي المناقشات والمناقشات حول الأعمال التجارية ، لكن العديد من الفرق التنفيذية أمضت وقتها في الرغبة في الاطلاع على ساعات من الشرائح لمعرفة مدى روعتها.

يعمل البشر بشكل أفضل عندما يشاركون أكثر مما يفعلون عندما يتم إلقاء المحاضرات عليهم.

أكبر قيمة ستحصل عليها من مجلسك هي عندما يتحدثون ويقدمون لك ملاحظات وتجارب من الشركات الأخرى التي يشاركون فيها.

استغرق العديد من أعضاء الإدارة التنفيذية لديك ساعات لإعداد مواد اللوحة بحيث يمكنك إبلاغ مجلس إدارتك بكيفية سير الأمور منذ آخر لقاء لك منذ 3 أشهر ولديك 3 ساعات معًا للتأكد من أن لديهم صورة دقيقة وللتأكد من حصولك على مساهمتهم في كيفية المضي قدمًا في الأشهر المقبلة. بالنظر إلى مدى ندرة اجتماعك معًا ، يمكنك أن تتخيل أنك ستحظى باهتمام المجالس الكامل خلال هذا الوقت. على الأرجح ستكون مخطئًا. يمكنك حل هذا إذا كنت على استعداد لذلك.

كيفية التعامل مع المشتتات الإلكترونية

بالطبع أكبر منافسة لديك لاهتمام أعضاء مجلس إدارتك هي هواتفهم المحمولة. لا ينوي معظم أعضاء مجلس الإدارة التحقق من البريد الإلكتروني أو قراءة الأخبار أو إرسال رسالة نصية سريعة ، ولكن تمامًا مثل معظم المدخنين لا يرغبون في سحب سيجارة - لا يستطيع المدير التنفيذي الحديث مساعدة نفسه أو نفسها.

هذا أسهل بكثير للتعامل معه كما تعتقد.

  1. أعلن في بداية الاجتماع عن رغبتك في أن يكون اجتماع مجلس الإدارة "خاليًا من الأجهزة الإلكترونية" بما في ذلك الهواتف المحمولة أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الأجهزة اللوحية. اجعل الأوراق والأقلام متاحة لتدوين الملاحظات. كن مهذبًا للغاية وغير عدواني ، وببساطة أوضح أنك تريد حقًا وقتًا أكثر إنتاجية من أعضاء مجلس إدارتك.
  2. لا تسمح لفريقك باستخدام أجهزة الكمبيوتر المحمولة. أعرف أن العديد من المديرين التنفيذيين يريدون "البقاء منتجين" أثناء تواجدهم في الاجتماع وعدم دعوتهم ، ولكن إذا لم يكونوا حاضرين ومشاركين ، فيمكنك أيضًا تركهم خارج الغرفة. إنه أمر مُشتت للغاية عندما يقوم المسؤولون التنفيذيون بالكتابة بعيدًا على البريد الإلكتروني بينما يُفترض أن يشارك باقي أعضاء اللوحة في مناقشة.
  3. يحب العديد من المحامين الخارجيين حضور اجتماعات مجلس الإدارة. إنهم جميعًا يحضرون أجهزة كمبيوتر محمولة ويقضون جميعًا معظم الوقت في اجتماع مجلس الإدارة في عمل بريد إلكتروني آخر. اوقف هذا. اطلب منهم الاتصال أو اطلب منهم أن يكونوا حاضرين حقًا إذا كانوا يأتون. إذا لم يكن ذلك استخدامًا جيدًا لوقتهم ، فاطلب منهم ببساطة عدم الحضور.
  4. حدد استراحة في الاجتماع. إذا كان لديك اجتماع لمدة 3 ساعات ، ضع هذا في 1.5 ساعة واحصل عليه لمدة 15 دقيقة. أعلن عن ذلك في بداية الاجتماع وأخبر كل عضو أن هذا هو أفضل وقت للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني أو إجراء مكالمة هاتفية قصيرة ولكنك ستكون ممتنًا حقًا إذا لم يفعلوا ذلك في أي وقت آخر.
  5. إذا قال أي شخص "أنا أعمل بشكل أفضل حقًا عندما يمكنني تدوين الملاحظات الإلكترونية" على (الكمبيوتر المحمول ، iPad ، الهاتف المحمول) ، يقول ، "أنا متأكد من أن هذا صحيح. ولكن إذا كان بإمكاني أن أطلب منك ذلك ، فالرجاء عدم القيام بذلك اليوم. هدفي هو التأكد من حضور كل عضو ". أفضل إرادة في العالم يواجه الأشخاص الأكثر انضباطًا في العالم وقتًا عصيبًا في مقاومة "التحقق بسرعة" من الرسائل النصية والبريد الإلكتروني والأخبار أثناء صعودهم على متن الطائرة. ثم فقدتها.
  6. إذا كنت تريد حقًا تقديم عرض له ، فيمكنك وضع الهواتف المحمولة للمدير التنفيذي في درج على جانب الغرفة واطلب من كل عضو في مجلس الإدارة أن يفعل الشيء نفسه عند وصوله. أعلم أنه عدواني بعض الشيء ولكن إذا فعلت ذلك بابتسامة كبيرة على وجهك وطلب كبير من الأدب ، فأنا أراهن أنه يمكنك التخلص من هذا. إنها حقًا طريقة للتأكيد على مدى جدية أنت. الحقيقة هي أن الأشخاص الذين يخرجون لتناول العشاء أو الحفلات الموسيقية أو الأحداث الرياضية والذين يتركون هواتفهم المحمولة في السيارة هم في الواقع أكثر حضوراً للحدث ويستمتعون بأنفسهم أكثر. وينطبق الشيء نفسه على اجتماعات مجلس الإدارة.

أعلم أن كل هذا يبدو قاسياً وقد يقول الكثيرون في العالم الحديث أن هذا يأتي بنتائج عكسية. ولكن بصفتي شخصًا جلس في الغرفة لسنوات أثناء حضور المديرين التنفيذيين ، رأيت أعضاء مجلس الإدارة ذوي النوايا الحسنة يتفقدون البريد الإلكتروني ، أو يقرأون Facebook ، أو يمسحون Twitter ، أو ينزلون الأفلام لرحلاتهم إلى المنزل ، أو يرسلون رسائل نصية إلى الأصدقاء ، أو يقرأون الأخبار أو أي شيء آخر. عدد آخر من الأشياء التي تصرف الانتباه عن مناقشة جماعية مثمرة.

[ظهر هذا المنشور بواسطة Mark Suster لأول مرة على bothsidesofthetable.com وتم إعادة إنتاجه بإذن.]