أفضل ممارسات المخطط التنظيمي لمخططات هيكلية ذات مغزى

المخطط الهيكلي هو تمثيل رسومي للعلاقات بين أقسام المنظمة ووظائفها وأفرادها. يمكن أن يشير أيضًا إلى تدفق البيانات والمسؤولية وإعداد التقارير من أسفل إلى أعلى أو من أعلى إلى أسفل. يعد استخدامه في جميع أنحاء العالم شهادة على فعاليته. فيما يلي بعض القواعد لرسم المخططات التنظيمية وأفضل ممارسات المخطط التنظيمي لجعل مخططك التنظيمي أكثر فائدة وفائدة.

فرق تسد

ما لم تكن شركة صغيرة بها عدد قليل من الموظفين ، فإن المخططات التنظيمية ستكون بالتأكيد معقدة ، مع احتمال وجود العديد من العلاقات المتبادلة بين الإدارات أو الوظائف.

على سبيل المثال ، قد يكون لشركة متعددة الجنسيات شركات تابعة لها في بلدان / أسواق مختلفة سيكون لها مجموعة متنوعة من الهياكل التنظيمية (اعتمادًا على حالة السوق ووظائف العمل) وسيكون للشركة هيكل تنظيمي ضخم ومعقد.

عندما يصبح المخطط الهيكلي الخاص بك كبيرًا جدًا ومعقدًا مثل المخطط أعلاه ، يمكن تقسيمه إلى مخططات أصغر. يمكنك تقسيمها حسب القسم ، المشروع ، الموقع ، المنطقة ، إلخ.

كل ما يكون منطقيًا للآخرين في مؤسستك. هذا يسهل على المشاهد فهم مسؤوليات أو توقعات كل قسم.

يؤدي تقسيم مخطط المؤسسة إلى مخططات صغيرة إلى تسهيل مراقبة التقدم أو عبء العمل على الموظفين. بحيث يكون من الأسهل توزيع العمل بين العمال ذوي الأحمال الأقل. كما أنه يجعل من السهل جدًا إجراء تحليل مقارن للموقف بحيث يمكن تبسيط تخصيص الموارد لتلبية متطلبات المواقف المختلفة.

برامج التخطيط التنظيمي

هناك العديد من برامج المخططات الهيكلية المتاحة عبر الإنترنت وغير المتصلة بالإنترنت والتي تسهل إنشاء أنواع مختلفة من المخططات الهيكلية.

عندما يكون لدى المؤسسات الكبيرة مخططات تنظيمية متعددة تغطي وحداتها الفرعية ، فمن المحتمل أن يكون من الصعب دراستها معًا في لمحة.

مع وجود مخطط يغطي عدة صفحات ، يمكن أيضًا أن يكون محيرًا عند العمل على الاتصالات بين كل كيان يظهر في الرسم البياني. باستخدام Creately كأداة رسم تخطيطي للمخطط الهيكلي ، يمكنك تجنب هذه المشكلة باستخدام ميزة ربط الرسم التخطيطي. يسمح ذلك لمشاهدي الرسم البياني برؤية الروابط بين المخططات والتنقل بين المخططات المختلفة وربما ترغب في ملفات تعريف الموظفين الفردية.

على سبيل المثال ، ألق نظرة على مخطط المؤسسة أدناه. يظهر التسلسل الهرمي العلوي للشركة. انقر الآن على المربع المميز (المربع الأزرق الخاص بالرئيس التنفيذي الأيمن) وسيأخذك إلى مخطط هيكلي آخر يفصل هذا القسم بشكل أكبر. يمكنك الرجوع بسرعة إلى الرسم البياني الأصلي بالنقر فوق أزرار الأسهم في شريط الأدوات السفلي. انطلق وجربها بنفسك.

يقدم Creately العديد من المستطيلات / الأشكال للمخطط التنظيمي التي يمكنك استخدامها لرسم الهياكل التنظيمية بفعالية ؛ شكل الاسم والوظيفة الذي يحتوي فقط على المعلومات الأساسية مثل الاسم والمسمى الوظيفي للموظف ، وشكل الاسم فقط الذي يحتوي فقط على اسم الموظف ، والأشكال التي يمكنك من خلالها إدراج صورة الملف الشخصي للموظف ، وما إلى ذلك ، من بين العديد من الأشكال. خيارات أخرى.

تكوين تجمعات معقولة

عندما يتم تقسيم المخططات الهيكلية إلى مخططات فرعية ، فإن التجميع والربط المنطقي أمر لا بد منه لأن اتصال كل مخطط والتدفق يجب أن يكون مفهوماً بسهولة للمشاهد.

يتم التجميع المعقول بناءً على كيفية تمييز الأفراد أو الوظائف أو الوظائف أو الأنشطة وتجميعها. يتطلب تدفق المعلومات أيضًا تحسينًا داخل كل مجموعة ولكن في نفس الوقت تمييزها بوضوح عن المجموعات الأخرى.

الربط الهيكلي

يجب إجراء الربط الهيكلي للمجموعات بآلية تكامل (على سبيل المثال: أدوار الاتصال ، ومجموعات عبر الوحدات ، وأدوار أو مشاريع التكامل ، والخطوط المنقطة) للمساعدة في تنسيق وتبادل المعلومات عبر المجموعات التي ستمكن قيادة المنظمات من تقديم التوجيه والتوجيه في جميع أنحاء المنظمة.

5 أنواع الهياكل التنظيمية

1. الهيكل التنظيمي الوظيفي

الهيكل الأكثر شيوعًا منظمًا وفقًا للوظائف أو الأقسام. على سبيل المثال التمويل والتسويق والمبيعات وما إلى ذلك. مناسب للمؤسسات الآلية الصغيرة أو الفردية التي لا تحتاج إلى الإدارة عبر منطقة جغرافية كبيرة.

فوائد هذا النموذج هي ؛

• تطوير عمق المهارات في وظيفة أو قسم معين (معظم الوظائف وظيفية بطبيعتها)
• تشجيع الابتكار الوظيفي والنطاق وخفض التكاليف
• يسهل القيام به ويسهل على كل قسم فهم مسؤولياته الأساسية ومحاسبته

2. الهيكل التنظيمي الجغرافي

يتم تنظيم هذا الهيكل حول مناطق جغرافية رئيسية. مناسبة للشركات الكبيرة ذات البرامج المتعددة التي غالبًا ما تختلف عبر المناطق الجغرافية حيث تكون الاختلافات المحلية ضرورية للنجاح (مثل التنظيم وجمع الأموال والاقتصاد).

فوائد هذا النموذج هي ؛

• يوفر الموارد اللازمة للنجاح في منطقة جغرافية
• يسمح بقدر أكبر من التخصيص للبرامج أو الخدمات حسب المنطقة
• تمكين التركيز الواضح مع المساءلة عن النتائج حسب المنطقة الجغرافية
• تمكن من التركيز على مصادر التمويل الجغرافية

3. الهيكل التنظيمي للبرنامج

يتم تنظيم هذا الهيكل حول المشاريع الكبرى. مناسبة للمنظمات والمؤسسات متعددة الخدمات ، والتي لديها برامج مختلفة تمامًا عن بعضها البعض (مثل العملاء المختلفين ، والاقتصاد ، وما إلى ذلك) وحيث تكون الموارد والمهارات اللازمة للنجاح من خلال البرنامج مختلفة تمامًا أيضًا. ومع ذلك ، فإن عوامل كل برنامج متشابهة عبر المناطق الجغرافية.

فوائد هذا النموذج هي ؛

• يعزز تعميق الفهم ضمن مجال برنامج معين ويمكن أن يعزز ابتكار البرنامج
• يوفر الموارد اللازمة للنجاح داخل البرنامج
• تمكين التركيز الواضح مع المساءلة عن نتائج البرنامج
• تمكن من التركيز على مصادر التمويل التي غالبا ما تكون موجهة نحو البرامج

4. الهيكل التنظيمي للعميل / السوق

يتم تنظيم هذا الهيكل حول العملاء / العملاء الذين تخدمهم المنظمة. إنها مناسبة للشركات التي لديها عملاء مختلفون تمامًا ولديهم متطلبات خدمة مختلفة (مما يؤدي إلى توفير برامج مختلفة).

فوائد هذا النموذج هي ؛

• يوفر التركيز على العميل ، وبالتالي ، تمكين تطوير البرامج المصممة خصيصًا لتلبية احتياجات السكان والقدرة على الحصول على "نتائج"
• تمكين التركيز الواضح مع المساءلة عن النتائج من قبل مجموعة العملاء
• تمكين التركيز الواضح على العملاء و / أو الأسواق الأكثر أهمية

5. الهيكل التنظيمي مصفوفة

هذا هيكل منظم لإدارة أبعاد متعددة ، على سبيل المثال البرنامج والجغرافيا. نظرًا لصعوبة الإدارة ، لا ينصح باستخدام هذا النموذج.

فوائد هذا النموذج هي ؛

• تمكن المنظمة من (على الأقل من الناحية النظرية) إدارة أبعاد تنظيمية متعددة في وقت واحد

يمكن العثور على بعض هذه الأنواع في أمثلة مخططاتنا التنظيمية.

مراجع الهيكل: http://www.brighthub.com/office/human-resources/articles/112907.aspx

مسح مسار التقارير / التسلسل الهرمي

عند رسم مخطط هيكلي يشير إلى التسلسل الهرمي التنظيمي ، يجب إبراز مسارات تقارير واضحة بحيث يحصل المشاهد / الموظف على فهم واضح لهيكل التقارير الذي يجب عليه اتباعه. تتمثل إحدى طرق الاستخدام في استخدام الترميز اللوني أو قوائم الانتظار المرئية للإشارة إلى مسار التقارير. عندما يتعلق الأمر بالمخططات التنظيمية لـ Matrix حيث يتم إعداد علاقات إعداد التقارير كشبكة أو مصفوفة ، بدلاً من التسلسل الهرمي التقليدي ، فإن الإشارة إلى مسار الإبلاغ الواضح أمر بالغ الأهمية لنجاح عملية المنظمة.

يوجد أدناه مثال جيد لمخطط تنظيمي غير تقليدي لمنظمة مسطحة (قائمة على الفريق / وظيفي).

ما هي أفضل ممارسات المخطط التنظيمي لديك؟

آمل أن تكون قد وجدت هذه المقالة حول أفضل ممارسات الهيكل التنظيمي مفيدة وأنها ساعدتك في إنشاء مخططات تنظيمية أكثر فاعلية. هذه بعض من أفضل ممارسات المخطط التنظيمي التي نتبعها في Cinergix. إذن ما هو لك؟ تأكد من اعلامنا بالتعليقات.