الاستعانة بمصادر خارجية لمراقبة أو إدارة الرقابة الداخلية

في الوقت الحاضر، يُنظر إلى الشركات التي تحتوي على أكثر من وحدات ذات بعد واحد على أنها كائنات معقدة تتطلب عملًا متزامنًا لعناصر متنوعة لتتطور بشكل صحيح. ومع ذلك، هل ينبغي تنظيم كل عنصر من هذه العناصر بشكل حصري أيضًا؟ متى يستحق النظر في تفويض المسؤولية خارج المؤسسة؟ في مقال اليوم، سنركز على مسألة الاستعانة بمصادر خارجية فيما يتعلق بالتحكم في أنواع مختلفة من الأعمال، وإلقاء نظرة فاحصة على طرق زيادة كفاءة العمليات في سوق متزايد الطلب.

السيطرة على الاستعانة بمصادر خارجية

يرتبط التحكم ارتباطًا وثيقًا بإدارة الأعمال بشكل عام. تشكيل النظام الأساسي لعمل الشركة، فهو مسؤول عن التخطيط وتحديد الأهداف الفردية وتنفيذ المهام ذات الصلة والتحكم والتحفيز والتحكم أو التنسيق، وغالبًا ما تبدو الأنشطة التجارية غير مترابطة.

لا شك أن القيام بأنشطة رقابية مدروسة في الشركة له تأثير إيجابي على تطورها أو تنظيم عملها اليومي. ومع ذلك، ينبغي أن نتذكر أن هذه عملية معقدة للغاية، ولا يمكن اختزالها في مجرد الإبلاغ أو توفير المعلومات الأكثر أهمية بشكل مؤقت في لحظة معينة. ويصبح الجانب الأكثر أهمية هو التركيز على تعميق اللامركزية التنظيمية لشركة معينة، الأمر الذي سيدعم في نهاية المطاف تحسين نظام معلومات متعدد الأبعاد مسؤول عن التحكم في الافتراضات المحددة في البداية.

ويعتمد الاستعانة بمصادر خارجية للسيطرة على نفسها على التعاون مع شركة خارجية أو خبراء متخصصين في هذا المجال لتبسيط أنشطة الرقابة الرئيسية. يهدف اتخاذ مثل هذه الخطوات إلى تقليل تكاليف التحكم بشكل كبير وضمان توفير الوقت الذي يتعين تقليديًا إنفاقه على تنفيذ الأنشطة في هذا المجال.

ونتيجة لذلك، وبمساعدة الاستعانة بمصادر خارجية، تتمتع الشركة بفرصة الاستفادة القصوى والفعالة من خدمات المراقبة، والتي تلعب أيضًا دورًا مهمًا للغاية في سياق التخطيط لتطوير الشركة والتنبؤ بوضعها الاقتصادي. كما أن التحكم، وتعديله بشكل مناسب ليناسب ملف تعريف الشركة، يسهل أيضًا حل حالات الطوارئ بسرعة، مما يزيد من راحة الأشخاص الذين يؤدون واجباتهم في مناصب مختلفة.

يعد تطوير ميزانيات دورية عقلانية وخطط مالية أو استثمارية من وسائل الراحة الأخرى المرتبطة بإمكانية الاستعانة بمصادر خارجية. أيضًا، في حالة وجود أي مخالفات، تسمح هياكل التحكم المتقدمة للمالكين بحل المشكلات بشكل فعال، مما يقلل من مخاطر تكبد خسائر كبيرة.

هل هناك حاجة إلى قسم مراقبة؟

بالنسبة للعديد من رواد الأعمال، فإن الاستعانة بمصادر خارجية لمثل هذه الخدمة الرئيسية والمهمة استراتيجيًا مثل السيطرة يثير القلق. خوفًا من فقدان السيطرة الحقيقية على الأعمال، فإنهم يشككون في فكرة تسليم المعرفة بالعمليات الأساسية أو الأسرار التجارية أو الشؤون المالية أو العمليات العامة إلى كيانات خارجية. هل يحق للشركات تجنب الرقابة الخارجية، وهل من الأفضل دائمًا تطوير قسم رقابة داخلي؟

عند تحليل موضوع تنظيم عمل الرقابة في الشركات، يواجه بعض رواد الأعمال أسطورة مفادها أنه لا يمكن فصل الرقابة عن تنظيم خارجي. عادة ما يكون الدافع وراء هذا النوع من الرؤية المشوهة هو المفاهيم الخاطئة حول فقدان السيطرة الإدارية، أو تسرب المعلومات السرية، أو حقيقة أن السيطرة مصممة خصيصًا لمؤسسة معينة بحيث لا تكون ممكنة خارجيًا.

ولذلك، عند التحقق من شرعية إدارة الرقابة الداخلية، يجب على الشركات أن تدرك أن الاستعانة بمصادر خارجية في هذا المجال لا يعني فصل عمليات صنع القرار. تركز الاستعانة بمصادر خارجية على دعم المهام الأساسية، بالاعتماد على البنية التحتية الخارجية لتكنولوجيا المعلومات، والتي في الوقت نفسه لا تستبعد تنفيذ التحكم الداخلي في نموذج SaaS.

وحتى مع الاستعانة بالمساعدات الخارجية، فإن جميع القرارات لا تزال تتخذ داخل الجهة بناءً على البيانات المقدمة لها. تقوم الشركات الاستشارية المتخصصة بتقديم الخدمات على أساس سري، مما يسمح بإبقاء البيانات المالية الحساسة تحت رقابة مشددة. وبالتالي، من خلال الابتعاد عن تنظيم قسم المراقبة، ليس لدى الشركات أي سبب للخوف من تسرب أي معلومات.

الاستعانة بمصادر خارجية للرقابة مقابل قسم الرقابة الداخلية - ملخص

بالنسبة للعديد من رواد الأعمال، وخاصة أولئك المسؤولين عن إدارة الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تنمو بشكل ديناميكي، أصبح اختيار المستشارين الخارجيين في عملية التخطيط بديلاً مغريًا بشكل متزايد. يؤدي اتخاذ مثل هذه الخطوات إلى استبعاد الأشخاص في مجالات العمل الأساسية من تنفيذ التخطيط أو التحكم

الإجراءات، التي تبسط عمل المنظمة بأكملها، مما يسمح للموظفين بالتركيز على المهام الرئيسية.

ونتيجة لذلك، يمكن للشركات التي تنفذ التحكم في الاستعانة بمصادر خارجية أن تشهد انخفاضًا ملحوظًا في الحاجة إلى الموارد جنبًا إلى جنب مع تقليل التكاليف نفسها. يساعد عدم الاضطرار إلى الاستعانة بمتخصصين على توسيع نطاق الأعمال، مما يؤدي إلى زيادة الإيرادات بشكل أسرع من التكاليف المرتبطة بها.

لم تعد الشركات بحاجة إلى القلق بشأن تنظيم عمليات التوظيف التي غالبًا ما تكون إشكالية. بدلا من توظيف موظفين جدد، من الأفضل توظيف متخصصين خارجيين مدربين بشكل صحيح، مما يقلل بشكل كبير من خطر توظيف شخص غير كفء. وبهذه الطريقة، يوفر رواد الأعمال أيضًا الوقت، الذي لم يعد بحاجة إلى إنفاقه على إدارة الموارد البشرية أو الإدارة المباشرة والتحكم في العمليات واسعة النطاق.

ومن المزايا الأخرى للتحكم الخارجي أنه ليست هناك حاجة لتطوير البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، مثل الخوادم أو البرامج أو معدات الشبكات. تقوم شركة خارجية تركز على الرقابة الصارمة على الخدمات بتطبيق برامج حديثة، مما يسمح لها بتنفيذ الأنشطة في هذا المجال وفقًا لأحدث المتطلبات القانونية. تعمل مرافق تكنولوجيا المعلومات الواسعة على تبسيط تدفق المعلومات، ودعم عملية صنع القرار نفسها، بما في ذلك في مواجهة الأزمات.

ومع ذلك، فإن النهج المتبع في الاستعانة بمصادر خارجية للتحكم يبدو مختلفًا بعض الشيء بالنسبة للشركات الكبيرة نسبيًا، والتي تستخدم البيانات المحاسبية في سياق سداد المستحقات في الوقت المناسب أكثر من التحليل المنتظم لميزانياتها أو وضعها المالي العام. ويمكّنهم فصل وحدة التحكم من تعزيز انضباط التكلفة، فضلاً عن ربط المهام والموارد والمسؤوليات بدقة، مما يؤدي إلى استقرار نتائج الوحدة بأكملها.

لا تهتم المنظمات في الغالب بالتقارير الدورية، والتي من شأنها تمكينها من تتبع اتجاهات التغيرات في أعمالها، أو تحسين العمليات أو التحكم بشكل أفضل في السيولة. وفي الوقت نفسه، يصبح انعدام الثقة في المتحكمين الخارجيين، والذي غالبًا ما يكون مدفوعًا بمعتقدات نمطية، هو العامل المحفز النهائي لرواد الأعمال للاستمرار في إدارة قسمهم المسيطر.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا، انضم إلى مجتمع النحل المزدحم لدينا على Facebook وTwitter وLinkedIn وInstagram وYouTube وPinterest وTikTok.