تألق في خدمة العملاء مع Zoho Desk

بغض النظر عن حجم الأعمال ونطاقها ، هناك دائمًا مطلب للوصول إلى العملاء للتميز واكتساب موثوقية أفضل. واحدة من أكثر الطرق العضوية لفعل الشيء نفسه هي إما عن طريق البريد الإلكتروني أو الهاتف. ومع ذلك ، من المهم أن يتم الاهتمام بجميع مكالمات العملاء بطريقة خطية ومنضبطة. قد يكون القيام بالشيء نفسه دون استخدام الأداة الصحيحة أمرًا صعبًا.

في البداية ، سوف تحتاج إلى مكان لتخزين وإدارة جميع المحادثات لأنه إذا عاد العميل القيم لمتابعة المكالمات السابقة ، أو طرح المزيد من الأسئلة ، فيجب أن تكون على دراية. بمرور الوقت ، ستتمكن من تكوين علاقة مع عملائك وستحتاج أيضًا إلى الحفاظ على سياق جميع تفاعلاتك معهم. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون هناك حاجة للقيام بنفس الأنواع العامة للقنوات حتى يتمكن عملاؤك من الوصول إلى العملاء بفعالية.

ومع ذلك ، كل هذا مجرد لمحة عما يمكن فعله بالضبط بواسطة برنامج خدمة العملاء. في هذه المدونة ، سنلقي نظرة مفصلة على الخطوات التي يمكنك من خلالها إبراز خدمة العملاء الخاصة بك باستخدام Zoho Desk.

قبل أن نلقي نظرة على الكيفية التي يساعدنا بها دعم Zoho Desk بالتفصيل ، دعنا نبدأ أولاً بفهم ماهية Zoho Desk بالتفصيل الكامل.

ما هو Zoho Desk؟

Zoho Desk هو في الواقع برنامج لخدمة العملاء تم إنشاؤه لمساعدة الشركات على تقديم دعم استثنائي لعملائها الكرام. إنه مضمن مع العديد من الأدوات والوظائف التي تقدم مجموعة واسعة من التحليلات المفيدة مع تعزيز إنتاجية الأعمال.

بمساعدة Zoho Desk ، يمكن للشركات تمكين مديريها من استكشاف جميع المشكلات الأساسية التي يمكن ربطها بالأداء العام للموظفين. الهدف الرئيسي من Zoho Desk هو تعزيز خدمات الأعمال وقدرات اتخاذ القرار. علاوة على ذلك ، يمكن للشركات تحقيق أقصى استفادة من المساعدة ذات الصلة وفي الوقت المحدد بمساعدة هذا البرنامج.

من خلال التعاون مع شركاء Zoho ، يمكن للشركات تقديم مساعدة الخبراء الخاصة بهم باستخدام الأداة التي يمكن الاعتماد عليها وأتمتة المهام وأنواع مختلفة من الشبكات التي تساعد في الحصول على تسليم سريع ودعم سريع للعملاء الكرام. يساعد Zoho Desk في جمع الفرق من الأقسام المختلفة حتى يتمكنوا من العمل كفريق واحد وتقديم أفضل تجربة ممكنة للعملاء.

يساعد دعم Zoho Desk العديد من الصناعات. على سبيل المثال؛ قد تواجه جميع مؤسسات التصنيع والتوزيع مشكلة في عوائدها بسبب المنتجات المعيبة والشحنات المفاجئة وما شابه. بمساعدة Zoho Desk ، يمكن مساعدة هؤلاء العملاء من خلال الحصول على طريقة بسيطة لإرسال الطلبات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أيضًا تضمين Zoho في تطبيقات Zoho Finance أو تطبيقات برنامج Zoho ERP ، والتي توفر حلًا مخصصًا أفضل.

عمل مكتب Zoho:

إن عمل Zoho Desk بسيط إلى حد ما وخالي من المتاعب للتحكم فيه. في الوقت الذي يواجه فيه العميل مشكلة يرغبون في حلها في أقرب وقت ممكن ، فمن المرجح أن يتصلوا أو يرسلوا بريدًا إلكترونيًا إلى الشركة. على الرغم من أن هذا قد يبدو واضحًا ، إلا أنه يمكن أن يتحول في الواقع إلى مشكلة إذا ارتفع حجم مكالمات خدمة العملاء بشكل كبير.

كدعم في هذه الحالة ، يأتي Zoho Desk ويوجه طلبات الدعم المختلفة مباشرةً إلى قسم معين أو إلى وكيل دعم. بمساعدة Zoho Desk ، يمكن تشجيع العملاء على الوصول إلى عنوان هاتف مخصص للمساعدة. يساعد هذا أيضًا في دعم المسؤول بمعنى أنه يوفر القدرة على التوجيه والإشراف على أي مطالبات عند وصولها.

مرة أخرى ، يمكن للمسؤول رؤية ما يحتاجون إليه فقط لمتابعة الخريطة التي يمكن إعدادها مسبقًا. يمكن لوكلاء الشركة أيضًا التواصل داخليًا عندما يريدون مناقشة التذاكر بحيث يتم ربط جميع الاتصالات. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمسؤولي المؤسسة أيضًا إرسال حلول إلى قاعدة المعرفة ، والتي يمكن للعملاء الوصول إليها عن طريق تسجيل الدخول إلى نظام دعم خاص.

باختصار ، يمكن لمسؤولي الدعم عرض جميع أنواع المقاييس المرتبطة بنظام الدعم. يتضمن ذلك وقت استجابة على مستوى القسم أو وكيل محدد ، وتقييم رضا العملاء ، والمشكلة الخاصة بالمنتج ، وغير ذلك الكثير. بمساعدة تسجيل الدخول إلى Zoho Desk ، يمكن معالجة مشكلات الدعم السائدة والوشيكة وحلها.

فائدة Zoho Desk لخدمة العملاء:

تتمثل أهم فوائد Zoho Desk في أنه يساعد في إدارة التذاكر ، واكتشاف الاتجاهات والأنماط السائدة في سير العمل ، والتعاون مع الفرق بفعالية ، وتمكين العملاء بخدمات متنوعة. يمكن لجميع الشركات بغض النظر عن أحجامها الاستفادة من مجموعة متنوعة من شبكات وخيارات الدعم لتقديم خدمة عملاء عالية الجودة في الوقت المحدد.

يتيح ذلك إنشاء علاقة عملاء سريعة الاستجابة تؤدي عادةً إلى تحسين الإيرادات ووظائف الأعمال. تعمل وجهة النظر المتكاملة لـ Zoho Desk لمساعدة الشركات على تزويد عملائها بشبكات دعم يمكنها تلبية جميع التفضيلات بشكل أكبر. للشركات الحرية في الاختيار بين تقديم الدعم في الوقت الفعلي من خلال وظيفة مركز الاتصال أو معالجة المخاوف والأسئلة بمساعدة نظام التذاكر.

تم دمج Zoho Desk فعليًا مع الدعم الاجتماعي الذي يسمح للعملاء بطرح الأسئلة وتمرير الطلبات وطلب المساعدة من خلال الشبكات المعروفة على منصات الوسائط الاجتماعية مثل Twitter و Facebook وما إلى ذلك. ومن المسلم به جيدًا أن جودة يجب أن يكون دعم العملاء في Peak في جميع الحالات ، وبالتالي ، يساعد البرنامج مديري الأعمال في التأكد من تقديم الدعم الكامل من خلال جميع الشبكات.

من خلال دعم الخبراء لأدوات التحليلات وإعداد التقارير ، يمكن لمديري الشركة والمشغلين معرفة المخاوف والمشكلات المرتبطة بإنتاجية وأداء الموظفين. تُستخدم جميع الأفكار المكتسبة من البرنامج لتحسين الأداء أثناء التعامل مع مهام دعم العملاء.

قم بإبراز خدمة العملاء باستخدام Zoho Desk ، وإليك الطريقة:

1. إشعارات التذاكر التلقائية: يمكن للمؤسسات إعداد Zoho Desk بطريقة تُسجَّل بشكل عضوي في شكل Zoho Desk عندما يرسل العميل بريدًا إلكترونيًا إلى عنوان بريد إلكتروني معين. بعد إعداد هذا ، فإن أي بريد إلكتروني تقريبًا ينتقل إلى هذا العنوان المحدد سيُعلم جميع المستخدمين في المؤسسة فقط حتى يمكن اتخاذ الإجراء الفوري.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمرء أيضًا الحصول على إشعار تلقائي في حالة رد العميل أو المضي قدمًا لإعادة فتح التذكرة. يتم إخطار جميع المستخدمين دائمًا بوقت ورود هذه الرسائل بحيث يمكنك تجنب الهاتف والبريد الإلكتروني بشكل نشط عند فقد المسار.

2. تتبع توافر الوكيل: في حال كنت على علم بخدمة العملاء ، ستعرف أن اتفاقيات مستوى الخدمة أو اتفاقيات مستوى الخدمة مفهوم مهم. يمكن للمرء تعيين وقت الدوران المحدد المطلوب للرد على تذاكر الدعم إما للمتابعة أو للإغلاق.

إذا لم يتم الوفاء باتفاقية مستوى الخدمة ، فسيتم إخطارك على الفور وستظهر التذكرة باللون الأحمر. يمكن للوكلاء أيضًا تعيين مدى توفرهم في الزاوية اليمنى العليا من Zoho Desk.

بهذه الطريقة ، يمكنك معرفة أن هناك وكيلًا متاحًا في المكتب لرعاية تذاكر الدعم. هناك ميزة أخرى تسمى تصادم الوكيل في واجهة إصدار التذاكر والتي تمكّن عاملين أو أكثر من فتح التذاكر ورؤيتها في نفس الوقت.

3. الرد المباشر على العملاء: باستخدام Zoho Desk ، يمكن لممثل المؤسسة الرد مباشرة على العملاء وعرض سلسلة بريدهم الإلكتروني وفقًا لذلك. بهذه الطريقة ، ليست هناك حاجة لمنح موظفي الدعم الوصول إلى صندوق البريد الإلكتروني للدعم مباشرة.

يمكن لموظفي الدعم الرد على جميع العملاء مباشرةً من معرّف البريد الإلكتروني للدعم المقدم والمرتبط بـ Zoho Desk. بالإضافة إلى ذلك ، هناك أيضًا ميزة خاصة للتعليق تساعد في التواصل مع الموظفين داخليًا حول بطاقة معينة. كل هذه التعليقات يمكن رؤيتها بشكل فعال من قبل العملاء.

4. إنشاء تقارير مخصصة: يمكن للمرء أن يجد ملخصًا لجميع التذاكر جنبًا إلى جنب مع تقارير مفصلة عن المقاييس التي تشرح التذاكر. يمكن عرض التقارير في الملخص في شكل جدول أو مصفوفة. ستكون هناك حاجة إلى تكوين التقرير أو تخصيصه قبل أن يتمكن المرء من عرضه.

يمكنك تحديد وحدة ثم عمود مختلف من الوحدة التي ترغب في رؤيتها في التقرير. يمكنك أيضًا تجميع الأعمدة الخاصة بك تمامًا كما تريد أثناء اختيار طريقة لعرض مجموع رياضي أو متوسط.

على سبيل المثال: إذا كنت ترغب في معرفة عدد التذاكر التي أغلقها الوكيل ، فكل ما عليك فعله هو تحديد الاسم والبريد الإلكتروني وحالة الوكيل حتى تتمكن من الحصول على مجموع جميع الأرقام. هذه أنواع مختلفة من التخصيصات التي يمكن تحقيقها ولكن جميع التقارير تتجه بوضوح إلى الصفر في أنواع التقارير والمعايير والعمود الخاص بالتقرير.

5. إنشاء الوحدات: يتيح Zoho Desk إنشاء وحدات مميزة لخدمة العملاء. على سبيل المثال: قد يكون لديك أفراد مختلفون يرسلون تذكرة دعم أو كانوا من عملائك في المشروع. غالبًا ما يتم وضع هؤلاء الأفراد في وحدات الاتصال.

قد تكون جهات الاتصال هذه تابعة لشركة يتم إصدار فاتورة بها. لذلك ، سيتم ربط جهات الاتصال في النهاية بالحسابات التي تكون عادةً وحدة نمطية.

استنتاج:

Zoho Desk هو في الواقع نظام أساسي قوي جدًا يمكنه رفع أداء خدمة العملاء للشركة بشكل كبير. كما توضح المعلومات المذكورة أعلاه ، فإن تسجيل الدخول إلى Zoho Desk يجعل من السهل على المؤسسة التعاون وخدمة العملاء معًا. يمكن للمرء مناقشة جميع التذاكر والرد على العملاء على شاشة واحدة ، ومشاركة الأسئلة ، والتكامل مع تطبيقات الطرف الثالث.

يتوفر Zoho Desk أيضًا على أجهزة أخرى مثل الأجهزة المحمولة والأجهزة اللوحية ، ويوفر قدرًا كبيرًا من المرونة عندما يتعلق الأمر بتشغيل عمليات خدمة العملاء. إن تجربة هذه المنصة خطوة جديرة بالاهتمام لأنها على الأرجح ستناسب مؤسستك جيدًا.

إذا كنت بحاجة إلى أي دعم ، فاتصل بـ Encaptechno للحصول على الدعم والتكامل والإعداد والمزيد.