نموذج العرض التقديمي المخطّط الذي يستخدمه مؤسسا الوكالة لعملاء الأرض

يريد الجميع إنشاء عرض تقديمي مخصص لكل عميل محتمل. لكن العروض التقديمية المخصصة تتطلب ساعات من البحث ووقت التصميم - وهذا هو سبب قيام بعض الوكالات بإنشاء نماذج عرض تقديمي. ولكن باستخدام القوالب ، فإنك تخاطر بأن تشعر مجموعة (مجموعات) العرض التقديمي الخاصة بك بأنها مقلدة.

إذن ماذا يجب أن تفعل؟ أمضِ ساعات في العروض التقديمية المخططة المخصصة ، أو خاطر بأن تشعر الطوابق بقطع ملفات تعريف الارتباط - وبالتالي معدل تحويل أقل للصفقات المغلقة؟

للحصول على أفضل ما في العالمين ، يمكن لمحترفي الوكالات اختصار الوقت الذي يستغرقه إنشاء مجموعات العروض التقديمية المخططة باستخدام قوالب إستراتيجية - كل ذلك مع الحفاظ على مستوى عالٍ من التخصيص.

لذا ، كيف يمكنك تحقيق التوازن بين الشرائح المعدة مسبقًا والمحتوى المخصص؟ التقينا مع اثنين من مؤسسي الوكالات الذين عملوا مع عملاء يتراوحون من شركات البوتيك إلى شركات Fortune 500:

• آدم وودهاوس هو المؤسس والمدير الإبداعي في Villain Design Studio في تورنتو. عمل سابقًا في وكالات متعددة الجنسيات مثل Critical Mass و Saatchi & Saatchi.
• بريانا موريس هو المالك المشارك والرئيس التنفيذي لشركة Maze Creative ومقرها أتلانتا. وكالتها متخصصة في التصميم والعلامات التجارية والاستراتيجية وتدفقات المشاريع المخصصة.

كشف هؤلاء المؤسسون عن أسرارهم لبناء قوالب منصة العروض التقديمية لتبسيط عملية التخصيص وقدموا أيضًا رؤى تكتيكية مثل:

• لماذا يجب عليك إنشاء العديد من قوالب العرض التقديمي ، وما الذي يجب تضمينه فيها
• كيفية توفير الوقت من خلال إعداد الأصول الرئيسية مسبقًا (والأصول التي يجب التركيز عليها)
• ما هو "حساء الشعار" ، وكيف تتجنب إرباك العملاء به في القوالب الخاصة بك
• ما تنسيق وحجم الملف الذي يعمل بشكل أفضل لجميع القوالب الخاصة بك.

ملاحظة: تُطلق ReportGarden نظامًا أساسيًا جديدًا لإعداد التقارير للوكالات للقيام بالمزيد باستخدام بياناتها - حتى تتمكن من التركيز على أداء العميل وتنمية وكالتك.

كيف يستخدم هذان المؤسسان قوالب العرض التقديمي المخطّط

لجذب العملاء المحتملين

أحد الاستخدامات الأكثر شيوعًا لمنصة العرض التقديمي ، بشكل عام ، هو جذب عملاء جدد. قد يكون هذا استجابة لطلب تقديم عرض (RFP) أو خطاب بارد. في كلتا الحالتين ، إنها حالة استخدام قوية لقالب منصة العرض التقديمي.

تقول Brianna Morris إنها تستخدم على وجه التحديد نموذج عرض تقديمي مخطّط عند الرد على RFPs والترويج لعملاء جدد. أكد آدم وودهاوس أنه يستخدم القوالب للغرض نفسه ، مع تحذير: بالنسبة إلى الملاعب الباردة ، سيرسل عرضًا موجزًا ​​قصيرًا للعميل المحتمل مسبقًا ويحدد ورشة عمل أو اجتماع أفكار لإرشادهم خلال عمليته.

لعرض مشروع جديد للعملاء الحاليين

على الرغم من أنه أقل شيوعًا ، يمكن أن تساعد نماذج العرض التقديمي المخططة أيضًا محترفي الوكالات عند اقتراح مشاريع أو حملات جديدة للعملاء الحاليين.

يمكن أن يساعد العرض التقديمي المخطّط الوكالات على التعبير بصريًا عن رؤيتها لحملات أكبر أو مشروع جديد. يساعد تجميع جميع الأفكار والتفاصيل المتعلقة بالتنفيذ في مستند واحد العملاء على تصور الفوائد المحتملة والنتائج النهائية.

4 نصائح من الخبراء لإنشاء نموذج العرض التقديمي المخطّط الفعال

بناءً على التوصيات المقدمة من مؤسسينا ، تشتمل أمثلة العروض التقديمية الناجحة على عدة أقسام مشتركة. ولكن قبل أن نتعمق فيها ، إليك بعض الخطوات التي يجب اتخاذها قبل وضع أي شيء على الورق.

قبل أن تبدأ

إن إنشاء عرض تقديمي ناجح هو نفس رواية قصة - ولإخبار قصة جيدة ، عليك أن تعرف جمهورك.

هذا يعني أنه عليك القيام بواجبك المنزلي. يختلف كل عميل عن كل صناعة. يجب أن تكون مختصًا بشأن العميل ، والصناعة التي يعمل بها ، ونقاط الضعف التي يواجهها قبل أن تبدأ العمل على نموذج منصة العرض التقديمي.

أشار بريانا إلى أنك ستحتاج إلى الإجابة على العديد من الأسئلة الملحة لإعداد نفسك للنجاح.

"ما نوع العميل الذي تقدمه؟ تقليدي ، حديث ، ساخر؟ " يسأل بريانا. "السمات التي تتعلمها عن عميلك في مرحلة البحث ستساعد في توجيه عملية الاقتراح وتساعدك على تخصيص اقتراحك لهذا العميل المحدد."

علاوة على البحث عن عميل وصناعته ، خذ بعض الوقت لإجراء تحليل تنافسي. يجب أن تغوص عميقًا للإجابة على ما يلي:

• من هم المنافسون المباشرون للعميل؟
• ما هي المنتجات أو الخدمات الأخرى الموجودة بالفعل في السوق؟
• ما هي الثغرات (إن وجدت) في السوق؟

ينصح آدم أيضًا "بلعب دور الجاسوس" قبل الدخول في اجتماع على أرض الملعب. اقرأ موقع العميل ، بما في ذلك دراسات الحالة ووسائل التواصل الاجتماعي والتقارير ربع السنوية. إذا كان ذلك ممكنًا ، فانتقل إلى LinkedIn لإجراء بعض الأبحاث حول الأشخاص الذين سيكونون في الغرفة عند تقديم العرض.

قم بإنشاء قالب مع مراعاة التخصيص

على الرغم من أن الوكالات ذكية في استخدام قوالب العرض التقديمي المخططة كدليل ، فلا تعتمد تمامًا على نموذج أو سينتهي بك الأمر مع عرض مخطّط لملفات تعريف الارتباط يبدو متماثلًا لكل عميل.

تقول بريانا: "لا يوجد علم مثالي لاقتراح ما". "العملاء لديهم أذواق مختلفة ، ومن مهمة الوكالة أن تتعلم تلك الأذواق قدر الإمكان قبل تقديم عرض."

لتجنب هذا الشعور بقطع ملفات تعريف الارتباط ، قم بإنشاء قالب للشرائح التي تستخدمها عادةً في كل خطوة. ثم يمكنك قضاء المزيد من الوقت في تخصيص عرضك التقديمي لتوصيل رؤيتك وعرض القيمة للعميل المحتمل.

يقترح آدم تخصيص كل من النسخة واللغة وبعض عناصر تصميم منصة العرض التقديمي.

تقول بريانا: "أعطِ المقترحات مجهودك الكامل". "أنت لا تعرف أبدًا ما الذي سيجعل الصفقة أو يفسدها. العرض التقديمي مهم ، ومن الأهمية بمكان أن يتحدث تصميم العرض التقديمي بصوت عالٍ مثل المحتوى الخاص بك. "

استخدم تنسيق الملف الصحيح حتى يتمكن العملاء من قراءة مجموعة العرض التقديمي الخاصة بك ومشاركتها

لا يتم إنشاء جميع الملفات بشكل متساوٍ - ولهذا السبب تحتاج الوكالات إلى الانتباه إلى كيفية حفظها وتصديرها لمنصات العروض التقديمية المخططة.

عند إنشاء قالب عرض تقديمي مخطط ، اعتمد على ملفات PDF. يمكن لعملائك فتح ملف PDF على أي جهاز ، لذا فإن مشاركة مجموعتك أسهل.

يجب أن يكون عرض العرض التقديمي الخاص بك مناسبًا للجوّال ومنسقًا بنسبة 16: 9 (مقابل 4: 3). إذا كانت النسبة معطلة أو كان الخط صغيرًا جدًا بحيث لا يمكن قراءته على هاتف ذكي ، فمن المحتمل أن يتجاهل الأشخاص مجموعتك.

يقول آدم: "لا يمكنك أن تتوقع أن يجلس الجميع على سطح مكتبهم ويقرأوا الأشياء ، خاصةً عندما تقوم بالترويج للناس". "في نهاية اليوم ، يريدون إصدار Cliff's Notes أحيانًا وعليك أن تكون مستعدًا لتقديمه لهم."

عند حفظ نموذج العرض التقديمي المخطّط الخاص بك ، ضع أيضًا حجم الملف في الاعتبار. قم بضغط كل صورك بشكل صحيح وحاول الحصول على ملف منصة العرض التقديمي أقل من 5 ميغا بايت ، إن أمكن.

لماذا 5 ميغا بايت هو الرقم السحري؟ أشار آدم إلى أن العديد من عملاء البريد الإلكتروني يحددون حد الإرسال الخاص بهم عند 5 ميغا بايت - لذلك إذا كان ملف العرض التقديمي الخاص بك أقل من هذا الحد ، يمكن لأي شخص قراءته وإعادة توجيهه حسب الحاجة.

قال آدم: "إذا كان بإمكانك تصدير ملف PDF أقل من 5 ميغا بايت في 16: 9 ، فقد فزت باللعبة نوعًا ما".

المزيد أفضل: إنشاء قوالب متعددة لتوفير الوقت والتوتر

لا يتعين عليك تسوية نموذج عرض تقديمي مخطط واحد فقط — يمكنك إنشاء العديد من الصناعات أو أنواع مختلفة من العملاء.

قال آدم: "إن القدرة على تخصيص [القوالب الخاصة بك] بسرعة وسهولة بالتنسيق الصحيح سيكون أمرًا ضروريًا لإيصال الرسالة الصحيحة".

يمكن أن تساعدك القوالب المتعددة على تخصيص مجموعة عروض تقديمية وإرسالها بسرعة. لإنشاء قوالب عرض تقديمي مخطط ، ستحتاج إلى إعداد بعض الأشياء:

• اجعل نسختك ولغتك وصورك والمواد الأخرى جاهزة للاستخدام
• قم بتنسيق وحفظ جميع الشعارات الخاصة بك للعملاء السابقين
• قم بإعداد حوالي 10 دراسات حالة مسبقًا تغطي مجموعة متنوعة من الصناعات وأحجام الأعمال (بما في ذلك عمليات الكتابة والصور المقابلة)
• صمم الشرائح الرئيسية الخاصة بك التي تظل كما هي في كل عرض (على سبيل المثال ، من أنت ، وماذا تفعل ، وقائمة أعضاء الفريق الرئيسيين ، وشكرًا للانزلاق)

يعني وجود كل هذه المكونات الجاهزة أنه يمكنك تبديل دراسات الحالة والصور والشعارات بسرعة لتخصيص قالب العرض التقديمي المخطط حسب الحاجة. في حين أن تحضير هذه الأشياء سيتطلب استثمارًا للوقت مقدمًا ، إلا أنه سيمنع بعض الضغوط الخطيرة على الطريق.

ملاحظة أخيرة: على الرغم من أنك تقوم بإنشاء عدة قوالب لمنصة العرض التقديمي ، يجب أن يكون لها نفس الشكل والمظهر. يجب أن يشعروا جميعًا كعلامة تجارية لوكالتك.

يقول بريانا: "يجب أن يكون للوكالة هوية فريدة خاصة بها ، ولكن قد يكون من المفيد استخدام اللغة والنبرة التي يستخدمها العميل على موقعه على الويب ، وعلى وسائل التواصل الاجتماعي ، وما إلى ذلك".

مكونات نموذج العرض التقديمي المخطّط الناجح

جدول المحتويات

على الرغم من أن جدول المحتويات ليس شرطًا - خاصة لمنصات العرض القصيرة - فمن الجيد أن يكون لديك حتى يتمكن العملاء من التنقل في مجموعتك والتخطي بسرعة إلى الأقسام ذات الصلة.

عند إضافة جدول محتويات ، يقترح آدم أن تجعله موجزًا. اجعله يصل إلى نصف صفحة أو صفحة واحدة كحد أقصى.

مثال على جدول محتويات جيد التصميم. من السهل قراءتها وهي صفحة واحدة. [مصدر]

قدم فريقك

بناء علاقة قوية بين الوكالة والعميل أمر بالغ الأهمية. ويمكن لقسم "لقاء الفريق" تكوين علاقة شخصية أكثر مع العميل وتحديد جميع أصحاب المصلحة المعنيين بالمشروع.

في هذا القسم (وفي جميع أنحاء نموذج العرض التقديمي المخطط الخاص بك) ، ضع نفسك كشريك بدلاً من كونك موظفًا. قم بتضمين دعاية سريعة حول كيفية بدء الوكالة وماذا تفعل (خاصة عند الترويج للعملاء المحتملين).

تساعد الشريحة التمهيدية العملاء في التعرف على وكالتك وإنشاء اتصال. [مصدر]

ضع قائمة بجميع أعضاء الفريق الذين سيعملون على المشروع ، بما في ذلك أسمائهم الكاملة ودورهم. ولكن تأكد من إدراج أعضاء فريق الوكالة ذوي الصلة بالمشروع فقط.

"لنفترض ، على سبيل المثال ، أنك تقوم بمشروع هندسي لشخص ما وستقوم بإنشاء تطبيق ، لكنه لن يتضمن أي تصميم. لن تظهر أعضاء التصميم الرئيسيين في فريقك ، "يقول آدم.

"قد تُظهر المدير الإبداعي ، لكنك ستظهر بشكل أساسي المزيد من الأشخاص المهتمين بالهندسة. إذا كنت ستفعل شيئًا ما فيما يتعلق بواجهة المستخدم وتجربة المستخدم ، فمن المحتمل أن تُظهر مدير تجربة المستخدم والمدير الإبداعي أيضًا ، ربما أحد أعضاء الفريق الهندسي ، ولكن بشكل عام ، يمكنك اختيار ما تريده والتركيز عليه. إعادة محاولة تحقيقه ".

تأكد من إبراز أي نجوم مميزين في فريقك في هذا القسم. لكن آدم يحذر من عدم الاعتماد على إسقاط الأسماء هنا - فقط قم بتضمين أسماء التصميمات المشهورة في وكالتك إذا كانوا سيعملون على المشروع. خلاف ذلك ، يمكن أن تؤتي ثمارها على أنها غير شريفة.

حدد استراتيجيتك

هذا هو اللحم في الملعب الخاص بك. هنا ، سوف تشرح القيمة المقترحة لوكالتك.

عند مناقشة استراتيجيتك ، ستحتاج إلى الإجابة على هذه الأسئلة لعميلك المحتمل:

• ما هي المشكلة المحددة التي ستحلها لعميلك؟
• كيف ستقوم وكالتك بحل هذه المشكلة؟
• ما الخدمات التي ستستفيد منها لحل هذه المشكلة؟
• كيف يبدو النجاح؟ وكيف ستقيسه؟
• كيف ستبلغ عن مقاييس النجاح هذه؟ هل هذا عبر مكالمة أسبوعية أم تقارير شهرية أم كلاهما؟

على الرغم من أنك تحتاج إلى أن تكون صريحًا في هذا القسم ، فلا تربك العملاء - فقط شارك ما يتعلق بمشروعهم المحدد ونقاط الضعف.

قال آدم: "الحقيقة هي أن محاولة إظهار الكثير ليس جيدًا أبدًا". "إن نشر قصتك في أقل قدر ممكن من المعلومات دون إرباك شخص ما هو نوع من المفتاح هنا."

اشرح عمليتك وكيف ستتعامل وكالتك مع مشكلة العميل. [مصدر]

لإثبات أنه يمكنك القيام بالعمل (والقيام به بشكل جيد) ، يجب أن يتضمن نموذج العرض التقديمي الخاص بك بعض الأدلة الاجتماعية ودراسات الحالة.

في هذه الشرائح ، اعرض العمل ذي الصلة الذي قمت به في الماضي. لكن كن على دراية بعدد المشاريع التي تسلط الضوء عليها والمشاريع التي تختارها - التنظيم هو المفتاح في هذا القسم. اعرض بعض دراسات الحالة وحاول الاحتفاظ بها في صفحة واحدة لكل منها.

قم بتمييز دراسات الحالة من صناعة مماثلة ، أو العمل الذي قمت به لشركات من نفس الحجم ، أو أمثلة حيث قمت بحل مشكلة مماثلة لعميل آخر. يوصي آدم بحد أقصى سبع دراسات حالة في قالب عرض تقديمي (ولكن حتى هذا كثيرًا ما يكون كثيرًا).

قم فقط بتضمين دراسات الحالة ذات الصلة بعميلك المحتمل. [مصدر]

غالبًا ما تتضمن الوكالات شريحة بها شعارات الشركات التي عملت معها كدليل اجتماعي. ولكن مرة أخرى ، قم بتنظيم هذه الشريحة بدلاً من إلقاء مجموعة من الشعارات على الصفحة. يسمي Adam هذا "حساء الشعار" ، ويحذر من أن إنشاء شريحة مثل تلك الموجودة أدناه أمر مربك للعملاء.

[مصدر]

في معظم الحالات ، يجب عليك إظهار أي عمل قمت به في صناعة عميل معين ، لكن هذا لا يعمل مع كل عميل محتمل. لا يرغب بعض العملاء في رؤية شعار منافس في عرضك التقديمي ، حيث يمكن أن يكون ذلك بمثابة علامة حمراء. قد يستنتجون أنك لم تقم بأبحاثك أو أنهم قلقون من أنك ستنقل معلومات تجارية حساسة إلى المنافسين على طول الخط.

"قل ، على سبيل المثال ، أنا [أقوم بالترويج] لأحد البنوك. قد لا أعرض البنوك الأخرى التي عملت معها [في العرض التقديمي المخطّط]. قد أعرض مجموعة كبيرة من الأعمال التي قد لا تكون في القطاع المالي وربما في القطاع المالي ، "يقول آدم.

اختتم نموذج العرض التقديمي المخطّط بشريحة "شكرًا لك"

الشريحة الأخيرة في قالب العرض التقديمي الخاص بك بسيطة ولكنها ضرورية: شريحة الشكر.

أثناء إضافة شريحة ختامية قد يبدو واضحًا ، أشار آدم إلى أنه من المهم تضمينها في كل قالب منصة عرض.

يجب أن تتضمن الشريحة الأخيرة في قالب منصة العرض التقديمي:

• اسم وكالتك ومعلومات الاتصال الخاصة بك
• رسالة شكر
• عبارة واضحة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء (اتصل بنا ، فلنحدد موعدًا لمكالمة متابعة ، وما إلى ذلك)

[مصدر]

اختياري: صفحة واحدة

بالنسبة إلى الملاعب الباردة ، أشار آدم إلى أن عميلك المحتمل قد يطلب صفحة واحدة. يعمل هذا المستند كنسخة TL ؛ نسخة DR من عرضك التقديمي الكامل - فهو يختصر كل شيء أعلاه في صفحة واحدة.

نظرًا لأن الصفحة الواحدة موجزة ، التزم بالأساسيات عند إنشاء نموذج: قم بتغطية هويتك بصفتك وكالة ، وما الذي يمكنك القيام به للعميل ، وكيف ستفعل ذلك.

استنتاج

للتلخيص ، تذكر أفضل الممارسات عند إنشاء نموذج العرض التقديمي المخطط:

• لا تحتاج القوالب إلى أن تكون قاطعة ملفات تعريف الارتباط: قم بإنشاء قوالب متعددة لاستخدامها كدليل إرشادي لبدء الاستخدام وللتأكد من تضمين جميع المعلومات ذات الصلة.
• قم بأداء واجبك: خصص كل عرض تقديمي بناءً على العميل الفردي واحتياجاته ومجال عمله.
• انتبه إلى التفاصيل: تأكد من أن العرض التقديمي المخطّط قابل للمشاركة. احتفظ بالملف بأقل من 5 ميغا بايت وقم بتنسيق السطح بحيث يكون مناسبًا للجوال.

قال آدم: "في نهاية اليوم ، تريد أن تكون قادرًا على إظهار شرائحك ، وإظهار من يمكنه القيام بها ، وإظهار أنك متسق ويمكنك سرد قصة".