وظائف PMS وحالات الاستخدام لإدارة المشاريع بذكاء

الملخص : ما الذي يجعل برامج إدارة المشاريع تحظى بشعبية كبيرة بين مديري المشاريع وغيرهم من المهنيين؟ اكتشف ميزاته المدهشة التي يمكن أن تجعل المهام مثل تخطيط المشروع والميزنة وجدولة المهام وتتبع حالة المشروع أسهل بكثير.

يهدف برنامج إدارة المشاريع إلى مساعدة الشركات في التخطيط والجدولة والتنفيذ والتتبع وتخصيص الموارد لمشروع ما. يدير بشكل فعال ويحسن جميع المهام المتعلقة بالمشروع لإكماله بنجاح. من تخطيط المهام حتى اكتمالها بنجاح ، يتتبع البرنامج ويدير الدورة الكاملة للمشروع.

دعنا نتعرف على بعض وظائف PMS التي يمكن أن تساعدك في إدارة المشروع.

الماخذ الرئيسية

وظائف برامج إدارة المشاريع

يجب أن يقدم برنامج إدارة المشاريع ميزات مثل إدارة المهام والتعاون في الوقت الفعلي وإدارة الموارد وإدارة دور المستخدم وتخطيط المشروع والمزيد. تهدف جميع وظائف PMS إلى مساعدة المستخدمين على إدارة جميع مشاريعهم بنجاح في مكان واحد.

• ادارة المهام

إدارة المهام هي واحدة من أهم وظائف PMS. يساعد المؤسسات على الاحتفاظ بنقرة على كل مشروع من وقت دخوله إلى خط الأنابيب حتى اكتماله. يقدم الحل طرقًا متعددة لتمثيل المهام والمهام الفرعية المتعلقة بالمشروع في المخطط الزمني. تتضمن بعض التنسيقات الأكثر شيوعًا-

• مخططات غانت

سيساعدك مخطط جانت في تقديم مهامك المكتملة في فترة محددة مقارنة بالوقت المخطط لهذه المهام. قد تتضمن تفاصيل المشروع مثل المواعيد النهائية للمهمة والتبعيات بين المهام وأعضاء المهام وما إلى ذلك.

• لوحات سكروم

يتيح للمستخدمين تقسيم المشروع إلى ثلاثة أقسام فرعية: التنفيذ ، قيد التقدم ، والانتهاء. إنه يعمل عن طريق تقسيم المشروع إلى سباقات سريعة مع تواريخ استحقاق محددة. وبالتالي ، يسهل على المنظمات إكمال المشروع بإطار عمل سكروم.

• لوحات كانبان

في ظل هذا التنسيق ، يمكن للمؤسسات تحديد جميع التفاصيل المتعلقة بالمشروع في شكل بطاقات وأعمدة. تمثل الأعمدة مرحلة المشروع وتضع بطاقات المهام الفردية.

مثال: إذا كنت تقوم بتطوير برنامج ، فيمكنك فصل تفاصيل المشروع في عدة أعمدة وبطاقات مثل اسم المشروع ، قيد التنفيذ ، مكتمل ، وما إلى ذلك ، عبر لوحة Kanban. يمكن تطوير جميع المهام إلى سباقات سريعة مثل التصميم والتطوير والمحتوى وما إلى ذلك. باستخدام وظيفة السحب والإفلات ، يمكنك بسهولة نقل هذه المهام إلى أعمدة متعددة تسلط الضوء على المراحل المختلفة لمشروع تطوير البرامج.

• تخطيط المشروع والجدولة

يعد تخطيط المشروع وتعيينه لأعضاء الفريق أمرًا مهمًا لتنفيذ المشروع في الوقت المناسب. سيساعد برنامج إدارة المشروع الفريق على تقسيم المشروع إلى مهام فرعية متعددة وتعيينها لأعضاء فريق معينين. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمستخدمين أيضًا إضافة تواريخ الاستحقاق والمدة للمشروع. يساعد ذلك مديري المشاريع في الحفاظ على خارطة طريق واضحة للمشروع بالإضافة إلى الوقت اللازم لإكماله باستخدام وظائف PMS.

باستخدام المخطط ، يمكنك الحصول على عرض لعدد الساعات اللازمة لإكمال المشروع ، وتحديد أولويات المهام ، وتخطيط الأنشطة القادمة المتعلقة بالمشروع بسهولة.

مثال: يمكن للمهندسين المدنيين استخدام برنامج إدارة المشاريع لتخطيط تصميم وبناء أي بنية تحتية. يمكنهم تخطيط المهام لمراحل مختلفة من المشروع وجدولة نفس المهام مع أعضاء الفريق.

يجب أن تقرأ: أهمية أدوات إدارة مشروع هندسة البرمجيات

• إدارة الميزانية

يعد إنشاء الميزانية وإدارتها أمرًا مهمًا للحصول على تقدير للمصروفات اللازمة لإنجاز المشروع. باستخدام برنامج إدارة المشروع ، يمكن لمدير المشروع إنشاء ميزانية بناءً على الموارد والتكاليف المختلفة بما في ذلك العمالة والآلات والمواد وما إلى ذلك. وهذا من شأنه أن يضمن اكتمال المشروع في حدود التكلفة وعدم إهدار المال.

تساعد الموازنة أيضًا في ضمان توفر الأموال المناسبة لإكمال أي مشروع في الوقت المناسب. هناك طرق مختلفة لإنشاء الميزانية لمشروع ما بما في ذلك التقدير المماثل ، وتحليل القيمة المكتسبة ، والتقدير البارامترى ، والطريقة التصاعدية ، والطريقة التنازلية ، والمزيد. يمكن للمؤسسات استخدام أي من طرق ميزانية المشروع لإنشاء الميزانية.

مثال: يمكن لمهندسي البناء تخصيص ميزانية لمشروع عن طريق تقدير تكلفة رأس المال البشري والمواد الخام والآلات وما إلى ذلك ، لإنجازها في الوقت المناسب. هذا سوف يساعد في تقليل هدر الموارد.

• تتبع الوقت

يعد تتبع الوقت إحدى وظائف PMS خاصة عندما تعمل مع أصحاب المصلحة. باستخدام برنامج PMS ، يمكن للمؤسسات تتبع الساعات التي تم قضاؤها في كل مشروع وإضافة أسعار المشروع بالساعة. يساعدهم ذلك في تسجيل المصاريف على كل مشروع وإنشاء الفاتورة للعملاء. ستتضمن الفاتورة التي تم إنشاؤها باستخدام البرنامج جميع تفاصيل المشروع بما في ذلك ساعات العمل ، والأسعار المفروضة في الساعة ، والضرائب إن وجدت ، وتفاصيل العميل ، وما إلى ذلك.

مثال: إذا كنت تصمم موقعًا إلكترونيًا لعميلك ، فيمكنك تتبع ساعات العمل لكل مشروع تصميم وحساب تكلفة العمل. بمجرد اكتمال مشروع التصميم ، يمكنك بسهولة إصدار فاتورة لأصحاب المصلحة وإنشاء الفواتير وفقًا لذلك.

• تعاون

قد يتألف المشروع الكبير من أعضاء فريق متعددين يعملون على جوانب مختلفة منه. لذلك ، من المهم أن تكون هناك قناة اتصال سريعة للتعاون ومشاركة المعلومات ذات الصلة مع أعضاء الفريق الآخرين.

تتيح ميزة التعاون في المشروع لحل إدارة المشروع للمؤسسات التعاون في المشاريع في الوقت الفعلي من خلال السماح لهم بمشاركة الملفات والتقويمات وقوائم جهات الاتصال في الوقت الفعلي. يمكن لكل عضو في الفريق إضافة معلومات إلى النظام مما يسهل عليهم إضافة معلومات المشروع والوصول إليها في أي مكان وفي أي وقت.

علاوة على ذلك ، يساعد توفر لوحة معلومات الفريق أيضًا على التحقق باستمرار مما إذا كان الفريق يفي بمؤشرات الأداء الرئيسية المحددة أم لا. اعتمادًا على الحل ، يمكن للمستخدمين إرسال رسائل مباشرة أو الدردشة في مجموعة من أجل تعاون أفضل مع أعضاء الفريق.

مثال: في فريق تطوير البرامج ، يمكن للأعضاء التعاون في الوقت الفعلي أثناء تطوير البرنامج بمساعدة هذه الأداة. يمكن لأعضاء الفريق الذين يعملون على جوانب مختلفة مثل التصميم والنماذج الأولية والمحتوى وما إلى ذلك ، التواصل دائمًا مع بعضهم البعض فيما يتعلق بأي تغييرات عبر عمليات تطوير البرامج المختلفة.

يجب أن تقرأ: 20 برنامجًا مفتوح المصدر ومجانيًا لإدارة المشاريع

• إدارة الموارد

تحتاج المنظمة إلى الاحتفاظ بسجل لجميع الموارد اللازمة لإكمال مشروع معين مثل أماكن الاجتماعات أو المواد الخاصة بالمشروع. يساعد حل إدارة المشروع المستخدمين على جدولة جميع موارد المشروع ويوفر تقديرًا تقريبيًا لكل مورد مطلوب لإكمال المشروع. يساعد ذلك المؤسسات على إدارة موارد مشاريعها بحكمة وتجنب الإنفاق الزائد.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمدير المشروع التحقق بسهولة من توفر الموارد ، وتخصيصها لمشاريع محددة ، والتأكد من أن جميع الأعضاء لديهم الموارد المطلوبة اللازمة لإنجاز المشروع.

مثال: يمكن لشركات التجارة الإلكترونية استخدام برنامج إدارة المشاريع لتخصيص الموارد لتسليم سلعها في الوقت المناسب. على سبيل المثال ، يمكنهم تعيين شركاء التوصيل وفقًا للمنطقة الزمنية والموقع وتوافر القوى العاملة.

• إدارة دور المستخدم

لا يمكن دائمًا الوصول إلى البيانات المتعلقة بالمشروع من قبل جميع الموظفين مثل البيانات المالية أو معلومات العملاء. لذلك ، تساعد ميزات إدارة أذونات دور المستخدم والتحكم في الوصول الشركات على إنشاء الأذونات وإدارتها لمهمة فرعية محددة من المشروع. وبالتالي ، تقييد الوصول إلى معلومات المشروع السرية.

بالإضافة إلى ذلك ، يساعدهم في تعيين المهام أو المشاريع الخاصة لأعضاء الفريق وتحديد الأدوار المخصصة لمشاريع محددة.

مثال: قد يقوم الموظفون العاملون في قسم الأمن السيبراني بإنشاء وإدارة أذونات تستند إلى الأدوار أثناء العمل مع بيانات الموظفين والعملاء. يمكنهم تقييد الوصول إلى هذه البيانات للموظفين الذين يعملون خارج هذا القسم.

• التقارير والتحليل في الوقت الحقيقي

يحتاج جميع أعضاء الفريق إلى البقاء على اطلاع دائم بالمشروع. من خلال إعداد التقارير في الوقت الفعلي ، سيتم إخطار جميع الأعضاء العاملين في المشروع بالتقدم المحرز ، أو عدم الالتزام بالمواعيد النهائية ، أو أي تغييرات جارية أخرى في المشروع. حتى أن عددًا قليلاً من حلول برامج إدارة المشاريع تقدم ميزات تخصيص التقارير لتخصيص التقارير وفقًا لمتطلبات العمل.

على سبيل المثال ، يمكنك استخدام قوالب متعددة مثل تقارير KPI لقياس التقدم المحرز في أي مشروع. لذلك ، من خلال مقارنة التقارير ، يمكنك العثور على المشكلات المتعلقة بالمشروع الحالي وصياغة استراتيجيات للتغلب عليها.

يمكن للمستخدمين أيضًا إنشاء لوحة معلومات KPI للمشروع لقياس تقدم المشروع مقابل مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة مثل قيمة المشروع المخطط لها والفعلية ، والنسبة المئوية للمهام المكتملة ، وما إلى ذلك. وهذا من شأنه أن يساعد في تحسين معدل نجاح المشروع.

مثال: لا ينشئ مديرو وسائل التواصل الاجتماعي استراتيجيات تسويق فعالة عبر وسائل التواصل الاجتماعي فحسب ، بل يقيسون أيضًا فعاليتها من خلال التقارير في الوقت الفعلي. يمكنهم العثور على الاختناقات في استراتيجيات التسويق من خلال تحليلها ضد المنافسين.

• مشاركة التقويم

يساعد تقويم المشروع مديري المنتجات على تنظيم الجدول الزمني للمشروع بشكل منهجي. وهي تحدد ساعات العمل وغير ساعات العمل للمشروع وتتيح للمستخدمين إنشاء المهام جنبًا إلى جنب مع تاريخ استحقاقها ، وتعيين المهام لأعضاء الفريق ، وتسجيل جميع المعالم الرئيسية للمشروع.

من خلال مشاركة التقويم الذي تم إنشاؤه مع الفريق ، يمكن للمدير التأكد من تلقي جميع الأعضاء إعلامات لجميع المهام والاجتماعات والأحداث المجدولة وما إلى ذلك ، المتعلقة بالمشروع في الوقت المحدد. وهذا من شأنه أن يضمن أن جميع الأعضاء العاملين في المشروع يحضرون جميع اجتماعات المشروع.

مثال: يمكن لفريق المبيعات إنشاء تقويم لاجتماعات العملاء المتعددة أو حملات المبيعات ومشاركتها مع الأعضاء. يمكنهم أيضًا إضافة المزيد من التفاصيل حول هذه الاجتماعات إلى التقويم لأعضاء الفريق.

• إدارة الوثائق

أثناء العمل في مشروع ما ، تحتاج المنظمة إلى إنشاء وإدارة مستندات متعددة بما في ذلك تفاصيل المشروع وتفاصيل أصحاب المصلحة والجدول الزمني للمشروع وميزانية المشروع وما إلى ذلك. يساعد حل إدارة المشروع المؤسسات على إنشاء وإدارة جميع هذه المستندات في الوقت الفعلي. لذلك ، يسهل على أعضاء الفريق إنشاء المستندات وتحديثها في الوقت الفعلي ومشاركتها مع أصحاب المصلحة ، وما إلى ذلك.

باستخدام البرنامج ، يمكن لأعضاء الفريق الوصول إلى جميع المستندات المتعلقة بالمشروع في مكان واحد بدلاً من البحث عنها عشوائيًا. علاوة على ذلك ، فهو يوفر تكاملاً مع حلول التخزين السحابي لجهات خارجية مثل Dropbox و OneDrive و Google Drive وما إلى ذلك ، لتخزين المستندات الإضافي.

يجب قراءة: استخدام برامج إدارة المشاريع في صناعة البناء

• سير عمل مخصص

يعد سير العمل المخصص أحد وظائف PMS الرئيسية لإدارة المشاريع والمهام. يقدم البرنامج قوالب معدة مسبقًا لتخصيص سير العمل لأقسام مختلفة مثل الموارد البشرية ، والمبيعات ، والتسويق ، وقطاع تكنولوجيا المعلومات ، وما إلى ذلك ، مما يسهل على المستخدمين إنشاء سير العمل بسرعة.

ومع ذلك ، يوفر الحل أيضًا الوحدة النمطية لتخصيص مهام سير العمل هذه عن طريق إضافة أو إزالة أقسام معينة وفقًا لمتطلبات المشروع. بهذه الطريقة ، فإنه يوفر سيطرة كاملة على هيكل المشروع.

مثال: يمكن لقسم الموارد البشرية ، أثناء إنشاء مهام التوظيف ، اختيار نموذج مُعد مسبقًا وتخصيصه وفقًا لمتطلباتهم. يمكنهم إزالة أو إضافة وحدات معينة مثل الإعداد وإنشاء مشروع منفصل لنفسه.

• الإدماج

يمكن دمج البرنامج مع حلول الأعمال الأم لمساعدة الشركات على إدارة مهام متعددة من منصة واحدة ، وهي وظائف PMS متكاملة.

تكامل برامج البريد الإلكتروني: سيساعدك تكامل البريد الإلكتروني على الرد مباشرة على أعضاء فريقك من خلال البرنامج. علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا إنشاء المهام وجدولة الاجتماعات ومشاركة التقويمات مع الفريق وما إلى ذلك.

تكامل CRM: سيساعدك التكامل مع برنامج CRM في الاحتفاظ بجميع المعلومات المتعلقة بأصحاب المصلحة في المشروع في مكان واحد. هذا يلغي الحاجة إلى الاحتفاظ بجميع معلومات العميل في بوابة منفصلة.

تكامل نظام إدارة الهوية: من خلال هذا التكامل ، يمكن لمدير المشروع تعيين وإدارة الأذونات المستندة إلى الأدوار للمشروع. هذا يضمن أن الأعضاء المناسبين فقط هم من يمكنهم الوصول إلى بيانات المشروع المحددة.

استنتاج

بغض النظر عن حجم مؤسستك ، يمكن أن تساعد برامج إدارة المشاريع بطرق متعددة مثل التعاون في الوقت الفعلي ، وإدارة المهام ، وإدارة الأذونات ، وما إلى ذلك. لكل مؤسسة متطلباتها الخاصة لإدارة المشاريع ، لذلك اختر البرامج التي تتوافق مع أهداف عملك ومتطلبات وظائف نظام إدارة الأداء.

فئات ذات صلة: برامج إدارة سير العمل | أدوات كانبان | برامج إدارة المنتجات |
برمجيات إدارة المهام | أدوات سكرم | إدارة معلومات المنتج | برمجيات رسم الخرائط الذهنية | أدوات الهيكل السلكي | برامج إدارة الجودة | برمجيات مخطط جانت | برمجيات تخطيط الطريق