أفضل الممارسات لأتمتة عمليات الموارد البشرية عبر الصناعات

يعتني موظفوك بمؤسستك ، بينما يعتني فريق الموارد البشرية بموظفيك.

من أجل التشغيل السلس للمؤسسة ، يبذل فريق الموارد البشرية لديك الكثير من الجهد والعمل اليدوي والوقت والموارد الأخرى. ماذا لو كان بإمكانك تحمل القليل من العبء عن كاهلهم وأتمتة بعض عمليات الموارد البشرية لتوفير الوقت والجهد؟

نعم ، مع الأتمتة في الموارد البشرية ، يمكنك ضمان زيادة إنتاجية الموظفين ومشاركتهم بنجاح.

دعنا نفهم ما يحدث في أتمتة الموارد البشرية وفوائدها وبعض أفضل الممارسات التي يجب عليك اتباعها.

ما هي أتمتة الموارد البشرية؟

تتمحور أتمتة الموارد البشرية حول استخدام الحلول البرمجية لتبسيط ، ورقمنة ، وأتمتة عمليات الموارد البشرية المتكررة وتستهلك الكثير من الوقت والجهد اليدوي. تتضمن عمليات الموارد البشرية هذه حسابات كشوف المرتبات ، وإعداد الموظفين ، وضبط الوقت ، والمهام الإدارية الأخرى.

ستساعد أتمتة عمليات الموارد البشرية فريق الموارد البشرية لديك على التركيز على الاستراتيجيات بدلاً من المهام المتكررة. تقلل أتمتة الموارد البشرية من الأخطاء البشرية وتضمن الكفاءة والأمان.

ومع ذلك ، لتسهيل أتمتة الموارد البشرية في مؤسستك ، يجب أن يكون موظفوك مستعدين للتكيف مع التقنيات المبتكرة. بالإضافة إلى ذلك ، قد يحتاجون إلى تدريب معين لتعلم الفروق الدقيقة في برامج أتمتة الموارد البشرية. لكن في النهاية ، فإن استثمار وقتك وجهدك يستحق كل هذا العناء.

ما الذي تتضمنه أتمتة عمليات الموارد البشرية؟

دعونا نفهم ما يمكن أتمتة جميع مهام الموارد البشرية.

• عملية تجنيد

  يمكنك أتمتة عملية التوظيف الخاصة بك عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني آلية ، وجدولة المقابلة ، وإضافة أسئلة الرفض التلقائي ، وما إلى ذلك. سيساعدك هذا في أتمتة الفرز الأولي للمرشحين ، ويمكنك استثمار وقتك في تقييم المرشح واختياره وضمه.

• حفظ الجدول الزمني

  يعد الاحتفاظ بسجلات الحضور مهمة شاقة إذا تم إجراؤها يدويًا ، ومع ذلك ، يمكنك استخدام برنامج الموارد البشرية لتتبع الوقت والحضور تلقائيًا لكل موظف بدقة. يمكنك حساب أيام العمل ، والإجازات ، وطلبات الإيقاف ، ورديات العمل ، والإجازات ، وما إلى ذلك ، باستخدام الجداول الزمنية الآلية.

• كشف رواتب

  عندما يكون لديك جميع المعلومات المتعلقة بساعات عمل الموظفين ، والأجور ، يمكنك معالجة كشوف المرتبات بسهولة. تدعم أتمتة كشوف المرتبات أيضًا الخصم التلقائي للخصم ، وتكلفة المزايا الإضافية ، والائتمان التلقائي للمكافآت ، وما إلى ذلك.

• التصريح عن الضريبة

  باستخدام أتمتة الموارد البشرية المستندة إلى مجموعة النظراء ، يمكنك ضمان حساب الضرائب وتقديمها في الوقت المناسب لتجنب أي مشكلات تتعلق بالامتثال. يمكنك حتى تخصيصها وفقًا لقواعد الضرائب الخاصة بالولاية الخاصة بك. هذا يزيل الضغط عن فريق الموارد البشرية لديك للقيام بالضرائب يدويًا.

• مصاريف التسجيل

  بصرف النظر عن رواتب الموظفين ، هناك مصاريف مكتبية أخرى يديرها فريق الموارد البشرية لديك. يتم تسجيل هذه المصاريف الإضافية وإدخالها واعتمادها يدويًا والتي تصبح عملية طويلة ومملة للجميع. ومع ذلك ، فإن أتمتة هذه العمليات ستسمح لكل موظف أو قسم بإضافة نفقاته الخاصة على بوابة الخدمة الذاتية ، مما يجعل الموافقات أسرع.

• إدارة السجلات

  تعمل أتمتة إدارة السجلات على التخلص من عبء البحث يدويًا عن تفاصيل الموظف في كومة من المستندات. يضمن الشفافية والمساءلة والكفاءة عبر الإدارات. يمكن الحصول على المعلومات الكاملة حول دورة حياة الموظف على الفور من خلال برنامج إدارة الموارد البشرية.

• الموظف على متن الطائرة وخارجها

  ويشمل مهام الموارد البشرية من إحضار موظف على متن الطائرة حتى عملية إنهاء الخدمة النهائية. قد تكون هناك فرص للتحيز أو عدم الكفاءة أثناء هذه العمليات ولكن أتمتة هذه المهام سيضمن الشفافية. بالإضافة إلى ذلك ، سيوفر لك أيضًا من أي مشاكل قانونية محتملة في المستقبل.

• الإخطارات والتذكير

  باستخدام برنامج الموارد البشرية ، يمكنك إرسال تذكيرات وإشعارات آلية للأيام أو الأحداث الخاصة. وتشمل هذه الذكرى السنوية للعمل ومراجعات أداء الموظف والعطلات والتواريخ الرئيسية الأخرى.

  سيضمن ذلك عدم تفويتك التواريخ المهمة ، ولن تحتاج بعد الآن إلى مطاردة الأشخاص لإكمال مهامهم أو إعطائهم تذكيرات. إلى جانب تحسين الاتصال ، سيضمن أيضًا اتخاذ الإجراءات في الوقت المناسب.

فوائد أتمتة عمليات الموارد البشرية

فيما يلي بعض مزايا أتمتة عمليات الموارد البشرية.

• فعالة من حيث التكلفة: ستساعدك أتمتة الموارد البشرية على خفض الكثير في تكاليف المعالجة والمخزون. يتضمن تقليل تكاليف الورق وتكاليف القرطاسية والوقت والموارد التي يتم إنفاقها على العمل اليدوي.

• اتخاذ قرارات أفضل: تسمح لك أتمتة الموارد البشرية بسحب الأفكار واتخاذ قرارات تعتمد على البيانات. يمكن استخدام هذه البيانات لتحسين العمليات وتصحيح حالات الفشل وتحديد الثغرات.

• ضمان الشفافية: تتيح لك أتمتة الموارد البشرية تحقيق الشفافية في العمليات من خلال تحديد أدوار ومسؤوليات كل فرد بوضوح. إنه مفيد بشكل خاص للمؤسسات التي تعمل من مواقع متعددة.

• تحسين الإنتاجية: من خلال أتمتة المهام اليدوية المملة ، يمكن لفريق الموارد البشرية استثمار وقتهم وجهدهم في عمل أكثر استراتيجية. في الوقت نفسه ، سيشعر الموظفون بمزيد من المشاركة في التدريب والتغذية الراجعة والمكافآت والتقدير.

• ضمان الأمان الأمثل: ستضمن أتمتة عمليات الموارد البشرية أن الموظفين المؤهلين فقط هم من يمكنهم الوصول إلى أي معلومات. ستكون فرص تسرب المعلومات أو سرقتها أقل.

• تسهيل التعاون والتواصل: تحدد أتمتة الموارد البشرية بوضوح الأدوار والمسؤوليات لكل موظف وتضمن إعداد تقارير دقيقة. إنه يساعد في التعاون السلس وسير العمل.

  

أفضل الممارسات لأتمتة الموارد البشرية

لقد أدرجنا بعضًا من أفضل الممارسات لأتمتة عمليات الموارد البشرية عبر الصناعات المختلفة.

• تحفيز موظفيك: العمل الأساسي لفريق الموارد البشرية هو تحفيز موظفي الشركة وإعداد استراتيجيات لتحسين أدائهم. لكن معظم موظفي الموارد البشرية يقضون أقصى وقتهم في المهام المتكررة مثل تتبع الحضور ، وحساب كشوف المرتبات يدويًا ، وما إلى ذلك ، والتي كان من الممكن أن تتم تلقائيًا. إن السماح لفريق الموارد البشرية لديك بالعمل على المهام الإستراتيجية سيشجعهم على تقديم أفضل ما لديهم.

• تبسيط سير العمل: أحد الأسباب الرئيسية للتحول إلى أتمتة الموارد البشرية هو تبسيط وتحديد مهام سير العمل في المؤسسة. بمساعدة تقنيات الأتمتة ، يتم تبسيط المهام مثل الاحتفاظ بسجلات أيام العمل والعطلات وطلبات الموارد البشرية الأخرى وتبسيطها.

• التركيز على احتياجات الموظفين: يمكن أن تساهم أتمتة عمليات الموارد البشرية في خلق ثقافة شركة تتمحور حول الموظف. يمكن أن تساعدك أدوات الذكاء الاصطناعي في برنامج أتمتة الموارد البشرية في فهم احتياجات الموظفين من خلال اكتشاف أنماطهم السلوكية. سيساعدك في تحديد المشكلات التي قد تخلق مشكلة في النهاية.

• يضمن الاتساق: لكل موظف أسلوب عمل فريد يجب أن يتماشى مع أهدافك التنظيمية. ومع ذلك ، باستخدام أتمتة الموارد البشرية ، يمكنك تحديد ملفات تعريف العمل ومواءمة المرشح المناسب مع كل دور وتزويده بجلسات التدريب والتطوير المطلوبة للنمو.

• ابدأ صغيرًا: يستغرق التكيف مع التقنيات الحديثة وقتًا ، ولا يمكنك أن تتوقع من فريق الموارد البشرية لديك فهم عمليات الأتمتة الجديدة وتنفيذها في يوم واحد. لذا ، بدلاً من ذلك ، حاول البدء بتغييرات صغيرة في العملية الكاملة. ابدأ بتجربة برنامج أتمتة الموارد البشرية هذا وشاهد كيف يتحول إلى موظفيك ومؤسستك.

• بناء موقف "المساعدة الذاتية": لفهم برنامج جديد لأتمتة الموارد البشرية ، قد يتصل موظفوك باستمرار بقسم تكنولوجيا المعلومات أو قسم الموارد البشرية لطرح عدة أسئلة. في هذه الحالة ، سيكون تقديم خيار المساعدة الذاتية مثل بعض البرامج التعليمية الأساسية أو كتيب لبعض الأسئلة الشائعة مفيدًا للغاية.

• إزالة الموافقات غير الضرورية: يجب أن يمر الموظف بالعديد من عمليات الموافقة مثل طلبات الإجازة وطلبات السفر ومطالبات النفقات وما إلى ذلك. باستخدام أتمتة الموارد البشرية ، يمكنك تبسيط عملية الموافقة وضمان حل أسرع.

• إنشاء منظمة مرنة: تتطور صناعتك باستمرار حيث يصبح مكان العمل أكثر انفتاحًا على الشدائد والتغيير المستمر والاضطراب. يجب أن تخلق فرق الموارد البشرية بيئة يحصل فيها الموظفون على الدعم الكافي والتعرض لأداء وتلبية التوقعات المتغيرة. باستخدام برنامج أتمتة الموارد البشرية ، يمكنك ضمان الحصول على تعليقات مستمرة وتدريب لتحسين مهارات موظفيك.

كيف تدير سيناريوهات أتمتة عمليات الموارد البشرية الفريدة باستخدام OpportuneHR؟

تعالج معظم برامج أتمتة الموارد البشرية 85٪ من المشكلات الشائعة ، بينما تظل 15٪ الباقية كما هي. تقدم OpportuneHR حلولاً إبداعية ومخصصة للتعامل مع سيناريوهات الموارد البشرية الفريدة للمؤسسات. يركز البرنامج على المتطلبات الفريدة لأتمتة الموارد البشرية داخل المؤسسة ، لذلك لا يتعين عليك التنازل عن العمليات غير الفعالة.

دعونا نفهم كيف يمكن لـ OpportuneHR إنشاء أفضل بيئة أتمتة للموارد البشرية لمؤسستك.

• التصميم المستند إلى السيناريو: يتبع نهجًا قائمًا على السيناريو جنبًا إلى جنب مع الخبرة في مجال الموارد البشرية لإنشاء تجربة شاملة. تساعد أنظمة الحضور المبنية على الألعاب والروبوتات الخاصة بإدارة استفسارات الموظفين وأنظمة التعلم الآلي وما إلى ذلك في إنشاء تجربة فريدة للموارد البشرية.

• 15٪ مبدأ أتمتة الموارد البشرية: يساعد الحل في تخطيط سيناريو الموارد البشرية الفريد بناءً على فهم الصناعة. ستحصل على طبقات من الميزات الدقيقة التي تناسب احتياجات عملك الفريدة.

• حلول خاصة بالصناعة: يضمن حل Opportune HR أن لديك إمكانية الوصول إلى وحدات مخصصة لإدارة القوى العاملة المتنوعة وفقًا لاحتياجاتك الخاصة بالصناعة.

• عمق الأتمتة: تم تصميم OpportuneHR بأسلوب أتمتة عميق. يحتوي على طبقة من الميزات الدقيقة ، والتي توفر مزيدًا من المرونة والقوة للميزات الأساسية. هذا هو السبب في أنه يمكن تهيئته للسيناريوهات الفريدة في جميع الصناعات. يمكن أن تتطابق مع مستويات التخصيص لحلول HRMS المحلية ، أثناء نشرها على السحابة!

• نقاط البيانات لاتخاذ القرار: يساعد حل OpportuneHR مديري العمليات وغيرهم من صانعي القرار في وضع استراتيجيات تعتمد على البيانات من خلال تسليط الضوء على نقاط البيانات المهمة.

• حل معوقات أتمتة الموارد البشرية عبر الصناعات: يوفر ميزات فريدة تتوافق مع احتياجات الصناعات مثل التصنيع والضيافة ومراكز التشخيص وخدمات القوى العاملة والمزيد.

أسئلة وأجوبة

فئات ذات صلة: برامج الموارد البشرية | برنامج إدارة الرواتب | برامج إدارة الإجازة | برامج الحضور والانصراف