ما هو توثيق العملية | الدليل السهل لمعالجة التوثيق باستخدام القوالب

مع نمو عملك ، يزداد تعقيده. هناك المزيد من الخطوات والمزيد من الأشخاص والمزيد من الأشياء التي قد لا يتم ترتيبها دائمًا بالطريقة الأكثر فاعلية.

قد تبدو إعادة التفكير في كيفية عمل عملك أمرًا شاقًا ، لكنها ستوفر لك كفاءات كبيرة. توثيق العملية هو الخطوة الأولى نحو هذا!

سيساعدك هذا الدليل السهل لمعالجة التوثيق على القيام بذلك بشكل صحيح.

اقرأ لتجد ؛

• ما هو توثيق العملية؟
• لماذا تفعل ذلك: أهمية توثيق العملية
• كيفية توثيق عملية
• النصائح والحيل: عملية التوثيق أفضل الممارسات
• ما الذي تقدمه لك: فوائد توثيق العملية
• قوالب مخطط انسيابي عملية المبتدئين السهلة

ما هو توثيق العملية؟

يوفر توثيق العملية وصفًا تفصيليًا لكيفية تنفيذ عملية الأعمال.

يتضمن جميع أنواع المستندات التي تدعم عملية ، مثل

• سياسات
• قوائم المراجعة
• دروس
• نماذج
• لقطات
• روابط لتطبيقات أخرى
• خرائط العملية

يتم استخدامه كدليل لمساعدة الموظفين على جميع المستويات ، بما في ذلك صناع القرار وأصحاب المصلحة ، على فهم عمليات الشركة بسرعة.

لماذا افعل ذلك؟ : أهمية توثيق العملية

سيساعدك توثيق العملية على تحقيق 5 أشياء رئيسية:

1) يساعد على تحسين العمليات. تحديد الاختناقات وعدم الكفاءة من خلال توثيق العمليات الدقيقة. سترى بسرعة العمليات التي تحتاج إلى تحسينها أو التخلص منها.

2) يساعد في تدريب الموظفين. يمكنك استخدام مستندات المعالجة لمساعدة الموظفين الجدد على فهم أدوارهم الوظيفية والتعرف على العمليات التي سيشاركون فيها. حتى الموظفين المتمرسين لا يزال بإمكانهم الرجوع إلى هذه المستندات متى أرادوا التأكد من تنفيذهم للعملية بالشكل الصحيح.

3) يساعد في الحفاظ على معرفة الشركة. احتفظ بسجل للعمليات المعروفة فقط لعدد قليل من الأشخاص المتخصصين في القيام بها. بهذه الطريقة ، حتى عندما يغادرون ، يمكن للقادمين الجدد استئناف العمل بسهولة.

4) يساعد في تخفيف المخاطر والحفاظ على الاتساق التشغيلي .

5) التوثيق التفصيلي للعملية هو أيضًا جزء حيوي من براءات الاختراع والأسرار التجارية .

من يشارك في عملية التوثيق

هناك 3 أدوار ملكية رئيسية في توثيق العملية. في بعض الحالات ، قد يلعب نفس الشخص جميع الأدوار الثلاثة.

كيفية توثيق العمليات

سيساعدك استخدام طريقة خطوة بخطوة لتوثيق العملية على إنجازها بسرعة.

الخطوة 1: تحديد وتسمية العملية

اكتشف العملية التي ستقوم بتوثيقها أولاً. حدد الغرض منه (لماذا وكيف ستفيد العملية المنظمة) وقدم وصفًا موجزًا ​​للعملية.

الخطوة 2: تحديد نطاق العملية

قدم وصفًا موجزًا ​​لما تم تضمينه في العملية وما هو خارج نطاق العملية ، أو ما لم يتم تضمينه فيها.

الخطوة 3: اشرح حدود العملية

أين تبدأ العملية وتنتهي؟ ما الذي يجعله يبدأ؟ وكيف تعرف متى يتم ذلك؟ احصل على هذه الحدود واضحة المعالم.

الخطوة 4: تحديد مخرجات العملية

حدد ما سينتج عن العملية أو النتيجة التي ستحققها العملية بمجرد اكتمالها.

الخطوة 5: تحديد مدخلات العملية

قم بتدوين الموارد اللازمة لتنفيذ كل خطوة من خطوات العملية.

الخطوة 6: تبادل الأفكار حول خطوات العملية

اجمع كل المعلومات حول خطوات العملية من البداية إلى النهاية. إما أن تبدأ بما يطلق العملية أو تبدأ في نهاية العملية وتعقب الخطوات إلى نقطة البداية.

يجب أن تشمل جلسة العصف الذهني أولئك المسؤولين مباشرة عن مهام العملية أو أي شخص لديه معرفة واسعة بها ، حيث يمكنهم تقديم بيانات دقيقة.

الخطوة 7: تنظيم الخطوات بالتتابع

خذ قائمة الخطوات التي توصلت إليها وضعها في ترتيب تسلسلي لإنشاء تدفق العملية.

احتفظ بعدد الخطوات إلى الحد الأدنى ، وإذا تضمنت الخطوة أكثر من مهمة واحدة ، فقم بإدراجها ضمن الخطوة الرئيسية.

الخطوة 8: وصف من هو منخرط

حدد كل فرد سيكون مسؤولاً عن مهام العملية . حدد أدوارهم. ضع في اعتبارك أن تذكر المسمى الوظيفي بدلاً من الاسم.

ضع في اعتبارك أيضًا أولئك الذين سيشيرون إلى المستند . اكتبها بطريقة يمكن لأي موظف لديه معرفة معقولة قراءتها وفهمها.

الخطوة 9: تصور العملية

هذا لتحسين وضوح الوثائق الخاصة بك وقابليتها للقراءة. باستخدام مخطط انسيابي للعملية ، تصور بدقة خطوات العملية التي حددتها مسبقًا.

الخطوة 10: قم بتدوين استثناءات تدفق العملية العادي

قد لا تتبع العملية التجارية دائمًا نفس التدفق لأسباب مختلفة. اذكر هذه الاستثناءات والخطوات التي سيتم اتخاذها لمعالجتها.

الخطوة 11: أضف نقاط التحكم والقياسات

حدد أين يمكن أن تحدث المخاطر في العملية وأضف نقاط تحكم لمساعدة مالك العملية عند مراقبة العملية.

ضع قياسات لتحديد فعالية العملية وللمساعدة في تحسينها.

الخطوة 12: مراجعة واختبار العملية

اجمع كل الأشخاص المعنيين وراجع مخطط انسيابي العملية الذي قمت بتعيينه. هل هناك أي خطوات مفقودة؟ هل كل شيء في محله؟ بمجرد الانتهاء من ذلك ، اختبر العملية ومعرفة ما إذا كنت قد فاتتك أي شيء.

تصور وتحليل وتوثيق العمليات التنظيمية الخاصة بك. شارك وتعاون مع فريقك لتحديد معوقات العملية ومجالات التحسين.

قم بإنشاء خريطة عملية

النصائح والحيل: عملية التوثيق أفضل الممارسات

• اجعل المستند بسيطًا وموجزًا . بينما يجب أن يكون دقيقًا من الناحية الفنية ، يجب أن يكون من السهل متابعته .

• ضع خطة مناسبة لتحديث المستندات عندما / إذا كانت العملية ستتغير. تأكد من مراجعتها مرة واحدة على الأقل في السنة .

• أو قم بتعيين مالك العملية الذي يمكنه إجراء مراجعات منتظمة وإخطار الآخرين بالتغييرات.

• احتفظ بوثائق منفصلة لكل عملية مختلفة لتجنب الالتباس.

• عند توثيق العمليات لأول مرة ، تجنب تغطية المنظمة بأكملها مرة واحدة. ابدأ من عملية واحدة داخل قسم أو عملية رئيسية مشتركة في المنظمة بأكملها.

• قم بتخزين المستندات في مكان يسهل الوصول إليه من قبل أي شخص يبحث عنها.

• تأكد من أنه من السهل مراجعتها عند الحاجة ويمكن توزيع الإصدار الجديد بسهولة على جميع المعنيين.

• قم بتخزين المستندات عبر الإنترنت في موقع مركزي عبر أداة توثيق العملية. سيساعد هذا تلقائيًا في أفضل الممارسات المذكورة أعلاه.

• استخدم الأمثلة والرسومات والتشفير اللوني ولقطات الشاشة والأنظمة الأساسية المتعددة وما إلى ذلك حسب الضرورة.

• تأكد من أن وثائق العملية تتوافق مع المعايير الحالية لمؤسستك.

• إذا كنت تسلط الضوء على تدفق العملية بتنسيق لفظي ، فقم دائمًا بموازنته مع الرسومات - مخطط انسيابي للعملية.

• قم بإضافة مسارات إلى مخططات سير إجراءات العمل لديك للتمييز بين أدوار العملية المختلفة والجداول الزمنية وما إلى ذلك.

• قم بإنشاء دليل توثيق العملية ، والذي يمكن لأي شخص الرجوع إليه كنموذج قياسي لتوثيق العملية.

• استفد من المواد الوثائقية الموجودة والسجلات والمقابلات ودراسات الحالة والمذكرات الميدانية لموظفي المشروع ومعرفة الموظفين لجمع المعلومات لتوثيق العملية.

ما الذي تقدمه لك: فوائد توثيق العملية

• ساعد في جعل الجميع على نفس الصفحة من خلال توفير عرض مشترك لخطوات العملية . وجهة النظر المشتركة ضرورية للاتساق .

• في حالة وجود وثائق عملية واضحة ، يمكن إجراء تغييرات على العمليات في الوقت المناسب وبطريقة مباشرة.

• يساعد في تحديد الظروف المثالية للتعاون الفعال والأداء .

• يساعد في تحديد الاختناقات وأوجه القصور في العمليات (حتى في تلك الإجراءات "المصقولة جيدًا") التي قد تمر دون أن يلاحظها أحد.

• توفر العملية الموثقة بشكل واضح الوقت وتمنع الأخطاء عن طريق إزالة أي ارتباك وتقديم تعليمات واضحة.

• يقلل من التكاليف والإنفاق غير الضروري للموارد .

• يساعد على تحسين الجودة الشاملة للعمليات وجودة النتائج.

• يساعد على زيادة إنتاجية الموظف وكذلك الرضا .

• نظرًا لأنه يتم تسجيل كيفية تنفيذ العمليات بوضوح ، فإنه يسهل الاستعانة بمصادر خارجية للعمل.

• يساعد توثيق العملية أيضًا على أتمتة العمليات بسهولة عند الحاجة.

قوالب وثائق عملية المبتدئين السهلة

بشكل أساسي ، يساعد تخطيط العملية في تمثيل المعلومات الموثقة مثل خطوات العملية وأدوار العملية والمدخلات والمخرجات في صورة مبسطة .

فيما يلي قوالب مخططات انسيابية العملية / قوالب تعيين العمليات التي يمكنك تحريرها بسرعة عبر الإنترنت بمعلومات عن العمليات التنظيمية الخاصة بك. انقر فوق القالب لفتحه في محرر Creately.

النموذج 1

انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت

النموذج 2

انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت

النموذج 3

انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت

النموذج 4

انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت

تعليقات على الدليل السهل لمعالجة التوثيق

يغطي دليل توثيق العملية هذا كل ما تحتاج إلى معرفته لتوثيق العملية بشكل صحيح. اتبع خطوات توثيق العملية التي ناقشناها أعلاه ، واستفد من قوالب مخطط انسيابي العملية لضمان جودة عملية التوثيق.

في مجتمعنا ، يمكنك العثور على المزيد من قوالب مخططات العمليات.

في دليلنا التالي ، سنناقش تقنيات تحسين العمليات التي ستساعدك على تبسيط عمليات عملك بسهولة.