الدليل السهل لتقنيات تحسين العملية | مقارنة العجاف وستة سيجما

تتمثل الخطوة الأولى نحو تبسيط عمليات عملك في تحديد ما يبطئها. هناك العديد من منهجيات تحسين العمليات لتحديد الاختناقات وعدم الكفاءة في عملياتك.

يقدم هذا الدليل نظرة عامة سريعة على كل من تقنيات تحسين العملية. سنفعل غطسات عميقة على كل منها لاحقًا في هذه السلسلة.

"القاعدة الأساسية هي أن العملية الرديئة ستستهلك عشرة أضعاف الساعات التي يتطلبها العمل نفسه".

- بيل جيتس

هنا نضع قائمة بالأكثر فاعلية التي يمكنك الاستفادة منها بسهولة. قم بالتمرير لأسفل لمعرفة ذلك ،

أدوات العجاف

• 5S
• رسم الخرائط تيار القيمة
• كايزن (دورة PDCA)
• إطار القهوة الخالية من الدهون

أدوات ستة سيجما

• DMAIC
• DMADV
• تحليل السبب والنتيجة
• تحليل SIPOC
• خرائط العمليات / مخططات انسيابية العمليات

آخر

• خرائط عملية BPMN

أدوات العجاف

تُستخدم أدوات Lean للتخلص من خطوات العملية أو الأنشطة المهدرة التي لا تضيف أي قيمة.

أنواع النفايات الثمانية التي ستتمكن من إزالتها باستخدام أدوات Lean التالية هي

• عيوب
• الإفراط في الإنتاج
• انتظار
• المواهب غير المستغلة
• وسائل النقل
• جرد
• حركة
• معالجة اضافية

سيساعدك التخلص من هذه الخطوات المهدرة في عملياتك على تحسين جودة المنتج وتقليل المهلة وتقليل التكلفة الإجمالية.

فيما يلي 3 أدوات Lean يمكنك استخدامها لتحسين عمليات عملك.

5S

بيئة المكتب المنظمة ضرورية للعمليات الفعالة. باستخدام منهجية 5S ، يمكنك إنشاء بيئة نظيفة وآمنة ومنتجة لفريقك.

تستخدم بشكل عام في:

جميع أنواع الصناعات من التصنيع إلى الشركات الصغيرة

مفيد ل:

• تعزيز السلامة
• خفض التكاليف
• زيادة كفاءة العملية / الفريق
• طرد النفايات من عمليات التصنيع

توثيق:

• صور فوتوغرافية (لأماكن العمل قبل وبعد تنفيذ مفهوم 5S)
• وثائق نشاط الفريق أو قوائم المراجعة
• نماذج التقييم للتحقق من حالة الخطوات الثلاث الأولى
• قائمة المبادئ التوجيهية للحفاظ على المكتب منظمًا ونظيفًا

سهولة الاستعمال:

ولأنه لا يتطلب أي تحليل فني ، فيمكن استخدامه من قبل الجميع في العمل

كيف تستعمل:

فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتباعها عند تنفيذ مفهوم 5S

رسم الخرائط تيار القيمة

خريطة تدفق القيمة هي تمثيل رسومي لتدفق المواد والمعلومات اللازمة لجلب منتجك أو خدمتك إلى عميلك.

تستخدم بشكل عام في:

الصناعة التحويلية

مفيد ل:

• تحديد النفايات داخل وبين العمليات
• اكتساب نظرة ثاقبة لعملية صنع القرار وتدفق العملية
• تحديد مجالات التحسين وترتيبها حسب الأولوية
• تحديد أهداف قابلة للقياس لمهام التحسين

توثيق:

• توضح خريطة الحالة الحالية كيف تخدم عملائك في الوقت الحالي
• تُظهر خريطة الحالة المستقبلية كيف ستبدو العملية بمجرد إجراء التغييرات

سهولة الاستعمال:

قد تستغرق عملية رسم الخرائط ما يصل إلى 3 أيام حتى تكتمل ، ولكن مع الفريق المناسب ، يمكن إجراؤها بشكل أسرع.

كيف تستعمل:

تحقق من هذا الدليل السريع لقيمة تعيين التدفق للبدء.

انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت

هل تحتاج إلى المزيد من قوالب خرائط القيمة المجانية التي يمكنك تعديلها؟

كايزن

كايزن هي تقنية تتطلب التحسين المستمر لكل وظيفة في عملك. يمكن تنفيذه من خلال دورة PDCA.

تستخدم بشكل عام في:

أقسام الإدارة ، ولكن أيضًا من قبل أولئك الموجودين في دوائر مراقبة الجودة ، ومحللي التخلص من النفايات والعاملين العاديين

مفيد ل:

• تحسين العمليات وجودة المنتجات / الخدمات ورضا العملاء
• تحسين إنتاجية الفريق والرضا الوظيفي
• تعزيز سلامة أفضل وتسليم أسرع

توثيق:

• تقارير عن الوضع الحالي في مكان العمل
• استطلاعات الرأي للتحقق من موقف الفريق تجاه الرضا الوظيفي
• خطة استراتيجية كايزن التي تهدف إلى تحسين إنتاجية الفريق

سهولة الاستعمال:

إنها عملية مستمرة وتتطلب مساهمة فعالة من الشركة بأكملها

كيف تستعمل:

اتبع الخطوات أدناه في كل مرحلة من مراحل الدورة للحصول على أفضل النتائج.

أدوات ستة سيجما

ستة سيجما هي ببساطة طريقة أكثر ذكاءً لإدارة الأعمال. يتعلق الأمر بجمع البيانات حول العمليات لفهم ما يحدث. ثم يتم تحليل هذه البيانات وتفسيرها لإيجاد طرق فعالة لتحسين العملية. من خلال القيام بذلك تحصل على

• زيادة رضا العملاء
• تقليل وقت الدورة
• تقليل العيوب

دعونا نلقي نظرة على عدد قليل من أدوات سيجما الستة المستخدمة على نطاق واسع لتحسين العمليات في الأعمال التجارية.

DMAIC

DMAIC هي طريقة من 5 خطوات (سليل مباشر لدورة Plan-Do-Check-Act) تُستخدم لتحسين العمليات الحالية.

إذا كانت منتجاتك / خدماتك أو عمليات عملك لا تلبي توقعات العملاء الخاصة بك أو لا تعمل بشكل جيد ، يمكن أن يساعدك DMAIC في معرفة السبب والعثور على حلول طويلة الأجل للمشكلة.

تستخدم بشكل عام في:

جميع أنواع الصناعات وخاصة من قبل الفرق العاملة في المشاريع

مفيد ل:

• تحسين العمليات أو المنتجات
• إيجاد حلول للمشاكل داخل العمليات
• خفض التكاليف الزائدة والوقت

توثيق:

• ميثاق المشروع
• خريطة عملية مع مدخلات ومخرجات العملية
• بيانات عن أداء المشروع
• توثيق الحل الجديد

سهولة الاستعمال:

يمكن طرحها في غضون شهر أو على مدار عام

كيف تستعمل:

فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتخاذها لتنفيذ طريقة DMAIC.

DMADV

يستخدم DMADV ، المعروف أيضًا باسم Design for Six Sigma (DFSS) لإنشاء عمليات جديدة بمستوى جودة Six Sigma.

إذا كانت عملياتك الحالية لا تلبي مستويات الجودة المطلوبة حتى بعد تحسينها ، فقد حان الوقت للقيام بـ DMADV لإحداث تغيير تطوري. أو بعبارة أخرى ، قم بإنشاء عملية جديدة وأفضل.

تستخدم بشكل عام في:

جميع أنواع الصناعات وخاصة في مجال التصنيع

مفيد ل:

• تطوير عملية / منتج جديد
• تقليل الأخطاء في خط الإنتاج
• تحسين رضا العملاء
• زيادة الأرباح

توثيق:

• معلومات عن البيانات التاريخية للعملية / المنتج
• ملاحظات العملاء / الاستعراضات

سهولة الاستعمال:

يمكن نشر هذه المنهجية على مدار عدة أشهر أو حتى سنوات

كيف تستعمل:

اتبع هذه الخطوات لتنفيذ DMADV

تحليل السبب والنتيجة

يُعرف أيضًا باسم مخطط هيكل السمكة أو مخطط إيشيكاوا. إنها تقنية يمكن استخدامها لعرض أسباب مشكلة أو تأثير معين بصريًا.

تستخدم بشكل عام في:

الصناعات بأنواعها

مفيد ل:

• تحديد وتحليل جميع الأسباب المحتملة لمشكلة / تأثير
• تسهيل جلسات العصف الذهني لفريق حل المشكلات

توثيق:

وثائق عن المعلومات المتعلقة بالقضايا التي يجري تحليلها

سهولة الاستعمال:

يمكن أن تساعد الفريق في تحديد وتحليل أسباب المشكلة في جلسة عصف ذهني واحدة

كيف تستعمل:

إليك الدليل النهائي لمخططات هيكل السمكة لمساعدتك على البدء.

انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت

احصل على المزيد من قوالب مخطط هيكل السمكة المجانية التي يمكنك تحريرها بسرعة عبر الإنترنت.

تحليل SIPOC

تحليل SIPOC هو أسلوب يساعد في تنظيم البيانات حول الأشخاص والأشياء التي تشارك في عمليات عملك.

تستخدم بشكل عام في:

الصناعة التحويلية

مفيد ل:

• تحديد جميع العناصر ذات الصلة اللازمة لمشروع تحسين العملية
• تحديد المشاريع المعقدة التي لم يتم تحديد نطاقها بشكل صحيح
• فهم العملية خلال مرحلة تعريف DMAIC

توثيق:

في تحليل SIPOC ، ستدرج البيانات تحت كل فئة من هذه الفئات التالية ، وبالتالي ستحتاج إلى معلومات عنها.

• المورد : الأشخاص والإدارات والمنظمات وما إلى ذلك الذين يوفرون لك المدخلات اللازمة لتنفيذ العملية
• المدخلات : المواد الخام أو المعدات أو النماذج أو المعلومات وحتى الأشخاص اللازمين لتنفيذ العملية
• العملية : رسم بياني لخطوات العملية
• المخرجات : قائمة بالأشياء التي توفرها العملية للعميل الداخلي والخارجي
• العميل : قائمة العملاء الداخليين والخارجيين الذين سيتلقون مخرجاتك

سهولة الاستعمال:

يتم ملء الأعمدة الخمسة أثناء جلسة العصف الذهني. طالما يتم توفير المعلومات ذات الصلة من قبل الفريق ، يمكن إكمال المخطط وتحليله بسرعة.

كيف تستعمل:

اجمع فريقك وقم بإدراج المعلومات الواردة أعلاه في رسم تخطيطي / جدول مثل الجدول أدناه.

عملية الخرائط

تمثل خرائط العملية بيانياً كل خطوة من خطوات العملية. وهم جزء أساسي من توثيق العملية.

تستخدم بشكل عام في:

الصناعات بجميع أنواعها من التصنيع إلى التسويق

مفيد ل:

• فهم كيفية عمل العمليات
• تحديد مجالات العملية التي تحتاج إلى التغيير

توثيق:

• المعلومات المتاحة عن العملية التي يتم تعيينها
• الأوصاف الوظيفية والمسؤوليات لأولئك الذين يشاركون في العملية

سهولة الاستعمال:

لرسم خريطة لعملية ما ، أنت بحاجة إلى مشاركة أولئك المشاركين. جمعهم في مكان واحد ، ورسم خرائط للعملية وتحليلها قد يمتد على مدى بضعة أيام ، خاصة إذا كانت العملية معقدة.

كيف تستعمل:

اجمع فريقك ، وطرح أفكارًا لخطوات العملية ، وحدد حدود العملية ، ورتب الخطوات بترتيب تسلسلي ، وارسم خريطة العملية وتحقق من دقة الخريطة.

انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت

هل تريد رسم خريطة عملية / مخطط انسيابي؟ استخدم برنامج Creately flowchart لإنجاز ذلك بسرعة!

خرائط عملية BPMN

خريطة تدوين نمذجة عمليات الأعمال هي الطريقة القياسية لإنشاء نماذج مرئية لعمليات الأعمال الخاصة بك.

تستخدم بشكل عام في:

جميع أنواع الصناعات وخاصة من قبل محللي الأعمال

مفيد ل:

• تقسيم العمليات التجارية لسهولة التحليل
• تحديد الأخطاء داخل العمليات
• تصميم عمليات جديدة بالكامل
• مساعدة أصحاب المصلحة على فهم كيفية إدارة الأعمال

توثيق:

معلومات عن المدخلات والمخرجات وما إلى ذلك للعملية التجارية

سهولة الاستعمال:

إذا كنت معتادًا على معايير BPMN ، فيمكن رسم المخطط في غضون يوم واحد ، طالما لديك فكرة واضحة عن كيفية امتداد العملية.

احصل على المزيد من قوالب BPMN المجانية التي يمكنك تحريرها عبر الإنترنت.

هل تريد توسيع قائمة منهجيات تحسين عمليات الأعمال؟

لقد غطينا عددًا من منهجيات تحسين إجراءات العمل سهلة الاستخدام والتي يمكنك استخدامها لتبسيط سير عملك وزيادة إنتاجية فريقك. استخدمها وشارك معنا كيف ساعدتك في الوصول إلى أهدافك.

ما هي منهجيات تحسين العملية الأخرى التي تستخدمها؟

في دليلنا التالي ، سننظر في مزيد من التفاصيل حول تخطيط العملية ، وهي تقنية أساسية لتحسين إجراءات العمل ستساعدك على تحسين الكفاءة وخفض التكاليف.