الدليل السهل لعملية رسم الخرائط

التخطيط لاستراتيجية جديدة؟ تريد تحسين رضا العملاء؟ تريد أن تعرف سبب فشل بعض مشاريعك؟

تخطيط العملية هو الخطوة الأولى لمعرفة كيف ولماذا يتم طرح هذه الأسئلة أعلاه.

في دليل رسم الخرائط هذا سوف نعرض لك ؛

• ما هي خريطة العملية؟
• رموز خريطة العملية
• أنواع خرائط العمليات
• كيفية إنشاء خريطة عملية
• أفضل ممارسات تخطيط العمليات
• فوائد عملية رسم الخرائط
• قوالب رسم الخرائط
• رموز خريطة العملية (تابع)

ما هي خريطة العملية؟

تُظهر خريطة العملية بصريًا خطوات نشاط العمل والأشخاص المشاركين في تنفيذ كل خطوة.

عند تعيين عملية ما ، يمكنك ببساطة رسم مربع لكل خطوة وربطها بأسهم لإظهار التدفق. يمكنك استخدام أداة عبر الإنترنت لإنشاء خريطة عملية بسهولة. قد تبدو خريطة العملية الأساسية هكذا ؛

رموز خريطة العملية

يتم تمثيل كل خطوة في العملية بواسطة شكل في خريطة العملية. تسمى هذه الأشكال أيضًا أشكال المخطط الانسيابي.

يوجد ما يقرب من 30 شكلاً قياسيًا يمكنك استخدامها في عملية رسم الخرائط. ومع ذلك ، نعتقد أنه بالنسبة لمعظم الناس ، سيكون استخدام مجموعة من الأشكال الأكثر شيوعًا أسهل في الفهم.

شكل	اسم	يستخدم
	النشاط / العملية	لتمثيل خطوة / نشاط العملية
	قرار	لتمثيل قرار يجب اتخاذه
	بداية النهاية	لتمثيل بداية ونهاية العملية
	سهم	لتمثيل العلاقة بين خطوتين واتجاه التدفق
	وثيقة	لتمثيل البيانات أو المعلومات التي يمكن أن تكون قرأ من قبل الناس

توجد المجموعة الكاملة لخريطة العملية / أشكال المخطط الانسيابي في الجزء السفلي من هذا الدليل.

أنواع خرائط العمليات

فيما يلي قائمة بأنواع مختلفة من خرائط العمليات مع وصف موجز ومتى يمكنك استخدام كل منها. اختر نوع خريطة العملية الأكثر ملاءمة لهدفك.

مخطط انسيابي أساسي

مخطط التدفق الأساسي هو خريطة بسيطة تصور خطوات العملية بما في ذلك مدخلاتها ومخرجاتها.

متى يجب استخدام:

• لتخطيط مشاريع جديدة
• لنمذجة وتوثيق العملية
• لحل المشاكل
• لمساعدة الفرق على توصيل الأفكار بشكل أفضل
• لتحليل وإدارة سير العمل

كيف ترسم:

إليك دليل المخطط الانسيابي النهائي الذي تحتاجه لتعلم كيفية رسمها.

خريطة عملية عالية المستوى

يُعرف هذا أيضًا باسم خريطة سلسلة القيمة أو خريطة من أعلى إلى أسفل. يظهر الأنشطة الأساسية للعملية. لا يدخل في الكثير من التفاصيل حول نقاط القرار ، حلقة إعادة العمل ، الأدوار المعنية وما إلى ذلك.

متى يجب استخدام:

• لتصميم وتحديد العمليات التجارية
• لتحديد الخطوات الرئيسية والتفاصيل الأساسية للعملية

كيف ترسم:

1. ضع قائمة بالخطوات الأساسية في العملية (ليس أكثر من 5-6 خطوات)
2. تنظيمها بالترتيب ، أفقيًا
3. أدرج كل خطوة فرعية (مرة أخرى ، ليس أكثر من 5-6 خطوات) ضمن الخطوات الرئيسية

خريطة عملية مفصلة

مخطط انسيابي يُظهر نسخة متدرجة من عملية ما. هذا يعني أن جميع تفاصيل العمليات الفرعية موجودة في هذا النوع من الخرائط.

متى يجب استخدام:

• لإعطاء كل التفاصيل (المدخلات والمخرجات) المتعلقة بخطوة العملية
• لتوثيق نقاط القرار ضمن العملية

كيف ترسم:

1. تحديد حدود العملية
2. ما الذي يطلق العملية؟ استخدم SIPOC لتحديد مدخلات العملية
3. حدد ما يحدث على الفور بعد كل إدخال (اسأل مرارًا وتكرارًا "ماذا سيحدث بعد ذلك؟" حتى تصل إلى الإخراج)

مخطط انسيابي متعدد الوظائف

مخطط انسيابي يوضح العلاقات بين خطوات العملية والوحدات الوظيفية (الفرق / الأقسام) المسؤولة عنها مع ممرات السباحة. يُعرف أيضًا باسم مخطط انسيابي للنشر.

متى يجب استخدام:

• لتحديد الأدوار الرئيسية المسؤولة عن العملية وكيفية ارتباطها ببعضها البعض
• لتسليط الضوء على كيفية تدفق العملية عبر حدود الشركة
• لتحديد فشل العملية المحتمل ، والتكرار ، والتأخير ، وإعادة العمل ، والتفتيش المفرط ، إلخ.

كيف ترسم:

1. اجمع فريقًا متعدد الوظائف كفؤًا وذو صلة
2. تحديد أصحاب المصلحة
3. قم بإدراج أصحاب المصلحة في العملية (بناءً على مدى قربهم من عميل العملية) بدءًا من عميل العملية
4. أضف ممرات سباحة لفصل الأعمدة بين كل صاحب مصلحة
5. إضافة الخطوات التي يقوم بها كل صاحب مصلحة في ممر السباحة الخاص به
6. قم بتوصيل الخطوات بالسهام للإشارة إلى التدفق

SIPOC

يعرض SIPOC العناصر الرئيسية لعملية مثل الموردين والمدخلات والعملية والمخرجات والعملاء.

متى يجب استخدام:

• لتحديد العناصر الأساسية للعملية قبل عمل خريطة مفصلة
• لتحديد نطاق العمليات المعقدة
• يمكن استخدامها في مرحلة القياس لمنهجية DMAIC

كيف ترسم:

1. ارسم جدولاً من 5 أعمدة للموردين والمدخلات والعملية والمخرجات والعملاء
2. ابدأ برسم خرائط للعملية في 5-6 خطوات عالية المستوى
3. تحديد النواتج
4. تحديد العملاء
5. تحديد مدخلات العملية
6. حدد موردي كل من المدخلات
7. تحقق من مخطط SIPOC مع رئيس المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين

خريطة تدفق القيمة

تصور خرائط تدفق القيمة تدفق المواد والمعلومات اللازمة لإحضار منتجك إلى العميل.

متى يجب استخدام:

• لتسجيل قياسات مدخلات ومخرجات خطوات العملية
• لتحديد النفايات داخل وبين العمليات
• لتوثيق وتحليل وتحسين تدفق المعلومات والمواد
• لاكتساب نظرة ثاقبة لصنع القرار وتدفق العملية
• لتحديد مكان تركيز المشاريع أو المشاريع الفرعية المستقبلية

كيف ترسم:

فيما يلي دليل شامل لرسم خرائط تدفق القيمة لإتقان كيفية رسمها. لاحظ أن خرائط تدفق القيمة لها مجموعة مختلفة من الأشكال ، لكن مبادئ تخطيط العملية تظل كما هي.

كيفية إنشاء خريطة عملية | خطوات رسم الخرائط

الآن بعد أن عرفت ما هي رموز تعيين العملية وأنواع خرائط العمليات الموجودة ، هل أنت مستعد لإنشاء خريطة عملية؟ فيما يلي الخطوات التي يجب عليك اتباعها ،

الخطوة 1: تحديد العملية التي تحتاج إلى تعيينها

قرر من أين تريد أن تبدأ. هل هي مع العملية التي لا تفي بالغرض؟ هل هي مع العملية التي تعتبر مهمة لاستراتيجيتك الجديدة؟ أم أنها مع العملية التي تؤثر بشكل مباشر على رضا العملاء؟

ثم أعطها اسما.

الخطوة 2: اجمع الفريق المناسب معًا

تعد مدخلات كل شخص مشارك في العملية ضرورية للتأكد من أنك تغطي كل جانب من جوانب العملية عند تعيينها. يجب أن يشمل الفريق المناسب أولئك الذين يديرون العملية ويقدمون المدخلات .

الخطوة الثالثة: اجمع كل المعلومات الضرورية

• أين تبدأ العملية وتنتهي؟
• ما هي الخطوات بين هاتين النقطتين؟
• ما هي مدخلات ومخرجات العملية؟
• من يفعل ماذا؟ متى وأين وكيف؟

الخطوة 4: تنظيم الخطوات بترتيب تسلسلي

اطلب من فريقك ترتيب كل خطوة بترتيب تسلسلي من البداية إلى النهاية.

الخطوة 5: ارسم خريطة العملية الأساسية

ارسم خريطة عملية تُظهر الخريطة كما هي حاليًا. ضع في اعتبارك <عملية تعيين أفضل الممارسات.>

الخطوة 5: تحليل الخريطة للعثور على مناطق للتحسين

تحديد أوجه القصور والاختناقات داخل العمليات. ما هي الخطوات التي يجب الغاؤها؟ أين يمكنك إجراء تحسينات؟

الخطوة 6: تنفيذ التحسينات ومراقبتها

نفذ التحسينات على نطاق أصغر في البداية. إذا كانت تعمل بشكل أفضل ، يمكنك تطبيقها على نطاق أوسع. راقب العملية الجديدة والمحسّنة لمعرفة كيفية عملها وما إذا كانت بحاجة إلى مزيد من التحسين.

أفضل ممارسات تخطيط العمليات

• قبل تحديد خطوات العملية ، ابدأ بتحديد نقطتي البداية والنهاية للعملية. هذا يساعد في وضع الحدود

• اجعل خرائط العملية الخاصة بك سهلة وبسيطة قدر الإمكان لقراءتها وفهمها من قبل أي شخص في شركتك

• احتفظ فقط بالتفاصيل الضرورية على خريطتك. ليس أقل أو أكثر من المطلوب لتحديد مجالات التحسين

• تأكد من استخدام رموز خريطة العملية الصحيحة عند الرسم لتجنب الالتباس

• قم بإدراج جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين عند تخطيط العملية لتجنب فقدان المعلومات أو الخطوات المهمة

• استخدم برنامج تخطيط عمليات الأعمال الذي يسمح لك بالرسم بسرعة وكذلك التعاون مع فريقك في الوقت الفعلي لتحقيق الكفاءة

المزيد من أفضل ممارسات رسم الخرائط العملية؟

فوائد عملية رسم الخرائط

نظرًا لأنك تقرأ بالفعل عن عملية رسم الخرائط ، فإننا نعتقد أنك تعرف على الأقل بعض الفوائد للقيام بذلك. لكن اقرأ هذا القسم بعناية لأنه سيساعدك على إقناع الآخرين!

• يجعل فهم العملية وإيصالها أسهل بكثير بين الفرق أو أصحاب المصلحة أو العملاء

• يعمل كأداة مفيدة لاختبار السيناريو وتقييمات ماذا لو

• يمكن استخدامها كأداة تسويقية لتثبت للمستثمرين أو العملاء الصناعيين أن عمليات عملك موثوقة

• هو مطلب للعديد من أنواع المعايير والشهادات مثل ISO 9000

• يجعل عملية التوثيق أكثر سهولة في القراءة

• نشر الوعي بأدوار ومسؤوليات المشاركين

• يساعد في تحديد العيوب في العملية وأين يجب إجراء التحسينات

• تساعد فرق المساعدة على طرح الأفكار للتحسين أو التغييرات الجديدة التي ستساعد في مواجهة التحديات مثل الاحتفاظ بالموظفين ، وانخفاض الإيرادات وما إلى ذلك.

• يساعد في تقليل التكاليف المرتبطة بتطوير المنتجات والخدمات

• تحسين أداء الفريق ورضا الموظفين

• يمكن استخدامها كمواد تعليمية لتدريب الموظفين الجدد

• يساعد في قياس كفاءة إجراءات العمل

قوالب خريطة العملية

فيما يلي بعض قوالب خرائط العمليات التي يمكنك تحريرها عبر الإنترنت باستخدام محرر Creately.

النموذج 1

انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت

النموذج 2

النموذج 3

هل تريد المزيد من قوالب خرائط العمليات القابلة للتحرير مجانًا؟

رموز تخطيط العملية (تابع)

بالإضافة إلى الرموز الأساسية التي ناقشناها سابقًا ، فإن عملية رسم الخرائط تستخدم الرموز التالية أيضًا.

رموز العملية / العمليات

شكل	اسم	يستخدم
	عملية محددة مسبقًا / روتين فرعي	لتمثيل عملية محددة مسبقًا بالفعل
	عملية بديلة	لتمثيل خطوة العملية التي تعد بديلاً لخطوة العملية العادية
	تأخير	لتمثيل تأخير أو توقف مؤقت قبل استمرار تدفق العملية
	حلقة يدوية	لتمثيل الخطوات الآلية التي يجب إيقافها يدويًا
	تحضير	لتمثيل شيء يحتاج إلى تعديل أو تعديل في العملية قبل المتابعة

المتفرعة والتحكم في رموز التدفق

شكل	اسم	يستخدم
	موصل على الصفحة	لتمثيل نقطة الاستقصاء في تدفق العملية
	موصل خارج الصفحة	لتمثيل المراجع التبادلية والروابط إلى العملية من عملية أخرى على صفحة أخرى
	دمج	لتمثيل خطوة من شأنها دمج عدة خطوات في خطوة واحدة
	استخراج	لتمثيل عملية مقسمة إلى مسارات متوازية
	أو	لتمثيل منطق "أو"
	و	لتمثيل منطق "و"

رموز الإدخال والإخراج

شكل	اسم	يستخدم
	بيانات	لتمثيل المدخلات والمخرجات من العملية
	مستندات متعددة	لتمثيل مستندات متعددة
	عرض	لتمثيل البيانات التي يتم عرضها لتتم قراءتها على الشاشة أو العرض
	إدخال يدوي	لتمثيل خطوات العملية التي سيتم تنفيذها يدويًا بواسطة شخص

رموز تخزين الملفات والمعلومات

شكل	اسم	يستخدم
	بيانات مخزنه	لتمثيل البيانات المخزنة
	قاعدة البيانات	لتمثيل قاعدة بيانات
	تخزين الوصول المباشر	لتمثيل القرص الصلب
	التخزين الداخلي	لتمثيل جهاز تخزين داخلي

رموز معالجة البيانات

شكل	اسم	يستخدم
	ترتيب	لتمثيل خطوة يتم فيها تنظيم البيانات بطريقة قياسية
	فرز	لتمثيل فرز العناصر بترتيب معين

ما هي أفكارك حول دليل رسم الخرائط العملية؟

لا تعد خرائط العمليات جزءًا حيويًا من توثيق العملية فحسب ، بل تعد أيضًا منهجية شائعة لتحسين عمليات الأعمال.

اتبع الدليل لإنشاء خرائط عملية تجارية فعالة وشارك معنا أي مخاوف قد تكون لديك ، حتى لو كانت تقنية أخرى لرسم خرائط العمليات تستخدمها شخصيًا.

في دليلنا التالي ، سنناقش المخططات التي يمكن استخدامها لجعل إدارة الموارد البشرية أكثر كفاءة.