أهمية إغلاق المشروع | # 22 البدء في إدارة المشروع

قد يبدو الإغلاق الرسمي للمشروع ذا أهمية قليلة. بعد الانتهاء من كل المهام وتحقيق الهدف من المشروع ، ماذا عن لقاء قصير في جو ودي وتهنئة متبادلة؟ لهذا أيضًا ، يجدر التخطيط لعقد اجتماع طويل بشكل مناسب مع الفريق وأصحاب المصلحة. ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن إغلاق المشروع هو اللحظة الأساسية ليس فقط بسبب تكامل المشاركين في المشروع.

إغلاق المشروع - جدول المحتويات:

1. مقدمة
2. ماذا عن إسقاط الإغلاق بعد كل شيء؟
3. كيف تغلق المشروع جيدا
4. قائمة المهام عند إغلاق المشروع
5. ملخص

مقدمة

يمكن تقديم إدارة المشروع على شكل خمس مجموعات من العمليات بما في ذلك:

• البدء - تحديد نطاقها ومعناها ،
• التخطيط - تحديد نطاق المشروع والأهداف المحددة المطلوب تحقيقها ،
• التنفيذ - تنفيذ العمل المخطط له ،
• المراقبة والتحكم - التحقق بشكل مستمر مما إذا كان العمل يسير وفقًا للخطة ،
• الإغلاق - الإنجاز الرسمي للمشروع.

سنركز اليوم على المجموعة الأخيرة من العمليات ، وهي إغلاق المشروع. هذه مجموعة صغيرة من المهام. ومع ذلك ، فإن لها تأثيرًا كبيرًا على تصور المشروع بأكمله ، والمشاريع المماثلة التي يتم تنفيذها ضمن نفس المحفظة أو المحفظة ، بالإضافة إلى المشاريع المستقبلية التي يتم تنفيذها لنفس العميل. سوف نقترح ما يجب الانتباه إليه لإغلاق المشروع بنجاح ، وإكمال العقد واستخلاص الدروس الأكثر إثارة للاهتمام للمستقبل.

ماذا عن عدم القيام بإغلاق المشروع على الإطلاق؟

يبدو التخلي عن مهمة إغلاق المشروع أمرًا مغريًا. بعد تحقيق الهدف ، يبدو الانتقال السلس لبدء المشروع التالي أفضل. يبدو الآن تطبيق المعرفة والمهارات المكتسبة من المهام الحديثة أمرًا بسيطًا وبديهيًا. ومع ذلك ، فإن تخطي الإغلاق الرسمي للمشروع يأتي أيضًا مع بعض المخاطر. إليكم السبب.

تدهور الصورة

يعد تدهور صورة الفريق ومدير المشروع أول نتيجة محسوسة بشكل حاد لإهمال عمليات إغلاق المشروع. وظيفة غير مكتملة أو مشروع غير مكتمل مدرج في نظام الشركة لا يبدو جيدًا. والأهم من ذلك ، أنه يقلل من مصداقية المقاولين ، حتى لو كان العميل راضيًا عن نتائج المشروع. يمكن أن يسبب هذا خلافات بشأن المشاريع المستقبلية أو شروط تعاون أقل ملاءمة.

ازدواجية العمل

يعني عدم وجود وثائق مناسبة لهدف المشروع المكتمل أن الأعضاء الآخرين في المنظمة لن يتعلموا عنه. بمعنى آخر ، لن يعرفوا الحلول التي تم تطويرها في مشروعنا. وقد يبدأون في تنفيذ مشروع مشابه جدًا في وقت ما من الآن ، بدلاً من البناء على ما لديهم بالفعل.

فرص ضائعة

تتضمن مهام مدير المشروع التي يتم تنفيذها في مرحلة إغلاق المشروع إنشاء وثائق تصف الفوائد المتوقعة من المشروع. قد تشمل هذه التطبيقات التجارية وكذلك التطبيقات الداخلية أو العملاء.

بدون استكمال هذه الإجراءات الشكلية ، حتى نتيجة المشروع الناجحة جدًا يمكن أن تصبح "يتيمة" (المنتج اليتيق). يمكن أن يحدث هذا إذا لم يتم توصيله بشكل صحيح إلى المتخصصين المشاركين في التواصل مع العملاء والمبيعات والتسويق. نتيجة لذلك ، ببساطة لن تظهر في السوق على الرغم من كل فرص النجاح.

المخاطر الرسمية

يتضمن إكمال المشروع الذي يتم تنفيذه لصالح العميل الانتهاء من العقد ، حيث يجب إعداد جميع المستندات اللازمة وتوقيعها في الوقت المحدد. لذلك ، تنطوي العمليات غير المكتملة على مخاطر حقيقية من أوجه القصور الرسمية التي تكون مكلفة للشركة.

لهذه الأسباب فإنه من المستحسن استخدام المرحلة النهائية من المشروع لإنهاء كل الأشياء. حتى تتمكن من التباهي بالأنشطة التي تم الضغط عليها حتى الزر الأخير.

كيف تغلق المشروع جيدا

يجب أن يشمل الانتهاء الجيد للمشروع ثلاثة مجالات:

• الإنجاز الفني للمشروع - للتأكد من تحقيق هدف المشروع وإتمام جميع المهام ،
• التعلم - لتقييم ما تم إجراؤه بشكل جيد والتفكير في الخطأ الذي حدث ، سواء في المهام المنفذة أو إدارة المشروع ،
• التعاون والتحفيز - للتعرف على مساهمة كل عضو في الفريق في العمل المنجز والاحتفال بنجاح المشروع.

قائمة المهام عند إغلاق المشروع

لبدء الاحتفال بالنجاح بسلاسة قدر الإمكان ، من الأفضل إنشاء قائمة بالمهام النهائية والتخطيط لتنفيذها وفقًا للمنهجية المختارة. على الرغم من أن كل مشروع له خصائصه الخاصة ، إلا أن المهام التالية يجب أن تكون مدرجة في القائمة:

1. تأكد من أن نتيجة المشروع تفي بالمعايير الأكثر أهمية من الناحية الاستراتيجية ، ويفضل جميعها ، المدرجة في وثيقة المشروع.
2. تحقق مما إذا كانت نتيجة المشروع تستنفد نطاق التنفيذ.
3. قم بإعداد وثائق المشروع وإتاحتها لجميع أصحاب المصلحة.
4. تحقق مما إذا كان بإمكان جميع مستخدمي نتيجة المشروع تطبيقها والوصول إلى الوثائق.
5. مراجعة العقود مع العملاء وأعضاء الفريق للتأكد من تلبية جميع المتطلبات.
6. تأكد من أن لديك وثائق بقبول جميع النتائج من قبل العميل أو أصحاب المصلحة المعتمدين الآخرين.
7. عقد اجتماع أو اجتماعات لوضع اللمسات الأخيرة على العقود.
8. قم بإعداد مستند يحتوي على ملاحظات للمستقبل حول إدارة المشروع.
9. بالتعاون مع الفريق ، قم بإعداد وثيقة حول قواعد التعاون في الفريق والمشكلات التي يجب حلها قبل البدء في المشروع التالي.
10. أرشفة جميع مواد المشروع.
11. عقد اجتماع لإنهاء المشروع.

تحتاج كل مهمة في القائمة أعلاه إلى التحسين وفقًا لمتطلبات مشروعنا وأصحاب المصلحة. ومع ذلك ، من أجل متابعة خطوات إغلاق المشروع بنجاح ، من الجيد التمسك بالقائمة العامة وتعديلها مع كل مشروع.

ملخص

يتطلب المشروع المكتمل خاتمة رسمية ، ولكن أيضًا الدروس المستفادة والوقت للاحتفال بالنجاح مع الفريق. يعد التأكد من تحقيق الهدف وكذلك الأهداف وأن العميل راضٍ عن النتائج أهم الخطوات التي يجب على مدير المشروع اتخاذها. ومع ذلك ، لا يجدر إهمال إعداد وثائق يسهل الوصول إليها وإتاحتها للأشخاص المناسبين. هذا الأخير هو الذي يمكنه تحديد مصير مشروعنا في المستقبل - حتى لو بدا كل شيء واضحًا الآن.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.

المؤلف: نيكول مانكين

مدير موارد بشرية يتمتع بقدرة ممتازة على بناء جو إيجابي وخلق بيئة قيمة للموظفين. تحب أن ترى إمكانات الموهوبين وتحشدهم للتطور.

مشاهدة جميع المشاركات

الشروع في إدارة المشروع:

1. ما هو المشروع؟
2. ما هي ادارة المشروع؟
3. كيف تدير المشاريع؟
4. طرق إدارة المشروع
5. أنواع المشاريع
6. 4 أمثلة على المشاريع
7. تحديد أولويات المشاريع
8. مجالات نشاط المشروع
9. تعريف النجاح في إدارة المشاريع
10. لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
11. كيف تختار أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
12. نظرة عامة على برنامج إدارة المشاريع
13. دورة حياة المشروع
14. ما هي رؤية المشروع؟
15. هدف المشروع. ما هو وكيف نحدده جيدا؟
16. مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟
17. مجال التخطيط في إدارة المشاريع
18. ما هو جدول المشروع وما الغرض منه؟
19. كيفية استخدام المعالم في المشروع؟
20. تنفيذ المشروع
21. كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟
22. أهمية إغلاق المشروع
23. فشل المشروع. 5 أسباب لفشل المشاريع
24. 4P الإدارة: المشروع والمنتج والبرنامج والمحفظة
25. أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع
26. مهارات مدير المشروع الأكثر فائدة
27. كيف تصبح مدير مشروع؟
28. 5 كتب يجب على كل مدير مشروع قراءتها
29. كيف تنشئ فريق مشروع؟
30. هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل في المشروع؟
31. كيف تقود فريقًا أثناء العمل الهجين؟
32. التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع عند العمل مع فريق
33. أنواع اجتماعات المشروع
34. رصد المشاريع. ما المعلمات لمشاهدة؟
35. كيف تكتب مقنعة
36. كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟
37. دراسة جدوى - هل يمكننا تنفيذ هذا المشروع؟
38. تحليل المخاطر في المشاريع والأدوات لتسهيل ذلك
39. كيف تصنع ميثاق المشروع؟
40. ما هو سجل اصحاب المصالح؟
41. مخطط جانت في تخطيط إدارة المشاريع
42. كيف تصنع ميزانية المشروع؟
43. إدارة الوقت في المشروع
44. كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟
45. استراتيجيات إدارة مخاطر المشروع
46. تسويق المشروع
47. مصادر ومجالات التغيير في المشروع
48. نماذج تغيير إدارة المشروع
49. ماذا بعد Agile؟ الطرق في إدارة المشاريع