وثائق المشروع الرئيسية التي يحتاجها كل مدير مشروع

توثيق المشروع الصحيح هو جزء لا يتجزأ من إدارة المشروع. يساعد توثيق عمليات ومعلومات المشروع الأساسية في إعداد المشروع بطريقة فعالة وسهلة الفهم ، ويضمن نجاحه في النهاية.

في هذا المنشور ، سننظر في سبب أهمية وثائق المشروع ونستعرض مستندات المشروع الأساسية والمفيدة الأخرى التي تم إنشاؤها طوال دورة حياة المشروع. جميع القوالب المتوفرة قابلة للتخصيص ؛ انقر عليها لبدء التحرير. استخدم القائمة أدناه للتنقل بسهولة.

بدء المشروع

• خطة المشروع
• ميثاق المشروع
• وثيقة متطلبات العمل
• بيان العمل

تخطيط المشروع

• مقترح مشروع
• ميثاق فريق
• ميزانية المشروع
• خطة اتصالات المشروع
• الجدول الزمنى للمشروع
• انهيار الهيكل العمل
• سجل المخاطر
• بيان نطاق المشروع
• سجل أصحاب المصلحة
• المخطط التنظيمي للمشروع

تنفيذ المشروع وإغلاقه

• تقرير حالة المشروع
• إقفال المشروع
• الدروس المستفادة

ما هو توثيق المشروع؟

تتضمن وثائق المشروع إنشاء مستندات إدارة المشروع والحفاظ عليها طوال المراحل المختلفة لدورة حياة المشروع. تسمح وثائق المشروع هذه لمدير المشروع بإدارة المشروع والتحكم فيه وتسليمه بشكل مناسب.

أهمية توثيق المشروع

وبالتالي ، فإن توثيق التفاصيل المهمة للمشروع يساعدك أنت والفريق على التحقق من أن الأفكار التي يتم تنفيذها منطقية بالفعل. تعمل وثائق المشروع على تبسيط توضيح توقعات المشروع وأهدافه ، وتقسيم التسليمات إلى مهام يمكن إدارتها ، وإدارة الموارد ، وإبقاء جميع أصحاب المصلحة على نفس الصفحة.

بالإضافة إلى ذلك ، فهي تساعد أيضًا في:

• الاحتفاظ بالمعرفة التي تم جمعها على مدار المشاريع السابقة ، مما يسمح بتبسيط إعداد الموظفين الجدد أو أعضاء فريق المشروع الجدد.
• زيادة الوضوح والشفافية في سير عمل الفريق مما يسمح بمحاذاة الفريق متعدد الوظائف بشكل أفضل.

أهم 10 مستندات أساسية للمشروع

فيما يلي وثائق إدارة المشروع الأساسية التي يجب إنشاؤها خلال كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع.

خطة المشروع

خطة إدارة المشروع - أو خطة المشروع - هي وثيقة شاملة تحدد كيفية تنفيذ المشروع ومراقبته والتحكم فيه. قد تتضمن خطوط الأساس وخطط الإدارة الفرعية ووثائق التخطيط الأخرى. يسلط الضوء على معلومات المشروع الحيوية مثل المواعيد النهائية والتعيينات والمعالم الرئيسية وعادة ما يتم تمثيله في شكل مخطط جانت.

ميثاق المشروع

ميثاق المشروع هو مستند قصير يشرح ما يستلزمه المشروع. يصف ماهية أهداف المشروع ، ومن يشارك ومسؤولياتهم ، وأصحاب المصلحة ، ويحدد سلطة مدير المشروع. يتم إنشاؤه بما يتماشى مع دراسة الجدوى للمشروع كما هو موضح من قبل راعي المشروع.

وثيقة متطلبات العمل

يشرح مستند متطلبات العمل حل الأعمال لمشروع ما بناءً على احتياجات ومتطلبات العمل أو العميل. فهو يصف الغرض من المشروع ، وحل الأعمال الذي يوفره ، والميزات والوظائف ، بالإضافة إلى الجدول الزمني للمشروع. يقوم بتجميع المدخلات من أصحاب المصلحة وتحليل الوضع التجاري الحالي لتقديم وصف محايد تقنيًا لما يجب أن يفعله المنتج.

ميزانية المشروع

ميزانية المشروع هي التكلفة الإجمالية المقدرة للمشروع. يتضمن تقديرًا مفصلاً لجميع التكاليف ، مثل تكاليف العمالة وتكاليف شراء المواد وتكاليف التشغيل ، التي من المحتمل أن يتم تكبدها أثناء إكمال مهام المشروع خلال كل مرحلة من مراحل المشروع. يساعد في تحديد توقعات الإنفاق والحصول على موافقة المشروع من أصحاب المصلحة ، وضمان جاهزية الأموال في الوقت المناسب ، وقياس الأداء.

الجدول الزمنى للمشروع

جدول المشروع هو الجدول الزمني لمشروعك ، ويتكون من جميع المهام والأنشطة المتسلسلة والمعالم التي يجب إكمالها في إطار زمني معين. يعد إنشاء جدول مشروع طريقة لإيصال جميع المهام المطلوبة لأداء ، مع توضيح الموارد المطلوبة وفي أي إطار زمني.

سجل المخاطر

سجل المخاطر ، الذي يشار إليه أيضًا باسم سجل المخاطر ، هو مستند يحتوي على معلومات حول المخاطر المحددة مثل طبيعة المخاطر ، ومستوى المخاطر ، والمسؤول عنها ، والتدابير الوقائية ، والإجراءات التصحيحية في المكان. إنه بمثابة إطار عمل للعصف الذهني لتحديد المخاطر وكقاعدة بيانات للمخاطر المحتملة والمحتملة وتدابير التخفيف لها.

بيان نطاق المشروع

يصف بيان نطاق المشروع العمل الذي يجب القيام به لتسليم مخرجات المشروع في الوقت المحدد وضمن الميزانية. تحدد وثيقة بيان نطاق المشروع ما يتم تسليمه (ضمن النطاق) ، وما لم يتم تسليمه (خارج النطاق) ، والافتراضات لتوضيح المخرجات ، والمتطلبات عالية المستوى.

خطة اتصالات المشروع

تعد خطة الاتصال الخاصة بالمشروع بمثابة دليل لما ومتى وكيف سيتم مشاركة معلومات المشروع الرئيسية على فترات رئيسية مع أصحاب المصلحة المستثمرين. يتضمن نوع المعلومات التي سيتم توزيعها ولمن وعدد المرات التي سيتم تحديثها فيها.

تقرير حالة المشروع

تقرير حالة المشروع هو مستند يوضح التقدم الإجمالي للمشروع مقابل خطة المشروع المتوقعة. يساعد في إبقاء جميع أصحاب المصلحة في المشروع على اطلاع بالمعلومات عالية المستوى مثل المعالم والعمل المنجز والمخاطر والحواجز.

إقفال المشروع

تقرير إغلاق المشروع هو وثيقة تضفي الطابع الرسمي على إغلاق المشروع. بينما يساعد في تحديد ما إذا كان المشروع ناجحًا أم لا ، فإنه يوفر تأكيدًا على استيفاء معايير قبول العميل ويطلب تسجيل الخروج من راعي المشروع لإغلاق المشروع.

وثائق مفيدة أخرى لإدارة المشروع

على الرغم من أن المستندات التي ذكرناها أعلاه ضرورية لضمان نجاح المشروع ، إلا أن هناك العديد من مستندات المشروع الأخرى التي ستساهم بشكل أكبر في تسريع إكمال المشروع بنجاح.

بيان العمل

بيان العمل هو مستند يصف متطلبات المشروع. إنه بمثابة اتفاقية بين العميل ووكالة أو مزود خدمة ويحدد النطاق الكامل للعمل المتضمن للمورد ، وتسليمات المشروع ، والتكاليف ، والجدول الزمني.

مقترح مشروع

مقترح المشروع عبارة عن مستند يسرد جميع جوانب المشروع بما في ذلك خلفيته ورؤيته وأهدافه ومهامه ومتطلباته ومالكيه والمخاطر المرتبطة به وما إلى ذلك. والغرض منه هو تقديم ملخص لتفاصيل المشروع وحشد الدعم للمشروع فكرة من أصحاب المصلحة.

ميثاق فريق

يشرح ميثاق الفريق بشكل أساسي كيف يخطط الفريق لإنجاز عمله. إنه يركز على سبب وجود الفريق ، والأهداف التي صمم الفريق لتحقيقها ، وكيف سيحققها. الغرض من ميثاق الفريق هو جعل الجميع في نفس الصفحة والحفاظ على تركيزهم.

انهيار الهيكل العمل

هيكل تقسيم العمل هو رسم بياني يساعد في تقسيم المشاريع الكبيرة إلى أجزاء أصغر وأكثر قابلية للإدارة والتي تحتوي على مخرجات المشروع التي ستكملها. يقسم تسليمات المشروع إلى مخرجات فرعية وحزم عمل تحدد العمل والمدة وتكاليف المهام التي يجب تنفيذها.

سجل أصحاب المصلحة

سجل أصحاب المصلحة هو مستند يفصل المعلومات حول أصحاب المصلحة في المشروع. يحتوي هذا على أسمائهم وتفاصيل الاتصال بهم والدور الذي يلعبونه في المشروع وسلطتهم على اتخاذ قرارات المشروع واحتياجاتهم ومخاوفهم وتوقعاتهم. إنه بمثابة أساس لتشكيل الفريق ، وتحديد الأدوار والمسؤوليات ، وتحديد معايير النجاح ، وتخطيط التواصل مع أصحاب المصلحة.

المخطط التنظيمي للمشروع

المخطط التنظيمي للمشروع هو تمثيل مرئي لأعضاء الفريق والأدوار التي يلعبونها في مشروع معين. يوضح التسلسل الهرمي وعلاقات إعداد التقارير بين أعضاء الفريق. إنها تساعد في تخصيص الموارد وتوضيح المسؤوليات وتحديد التوقعات فيما يتعلق بالجهد المطلوب من كل فرد.

الدروس المستفادة

يمكن استخدام تقرير الدروس المستفادة لتوثيق جميع التحديات والمخاطر والشكوك والحواجز الرئيسية التي صادفتها أثناء مشروع إلى جانب الحلول التي نفذتها في الوقت المناسب. تم تصميم تقارير الدروس المستفادة لإرشادك أثناء العمل نحو تحقيق النتائج المرجوة ، لذا فهي تساعدك أنت والآخرين الذين سيعملون في مشروع مماثل في المستقبل على تجنب الصعوبات وتحقيق النتيجة المتوقعة بسهولة.

كيف يمكن للإبداع المساعدة في تبسيط توثيق المشروع

Creately - برنامج إدارة العمل الذي يعمل على لوحة مرئية - يمكن أن يساعدك على تبسيط إنشاء وتنظيم وإدارة ومشاركة مستندات إدارة المشروع المهمة لنجاح مشروعك.

Creately هي أداة بسيطة تحتوي على ميزات بسيطة ولكنها متقدمة يمكن حتى للمستخدم غير التقني تعلمها بسهولة. يحتوي على تنقل سهل مع وظيفة السحب والإفلات مما يجعل تنظيم المحتوى أمرًا سهلاً. بالإضافة إلى أنه يتكامل مع الأدوات التي تستخدمها كل يوم مثل تطبيقات Google Suite و Confluence و Jira و Slack و MS Teams وما إلى ذلك مما يجعل من السهل الحفاظ على مزامنة أصول مشروعك.

أدوات بصرية سهلة الاستخدام للبدء

تقدم Creately العديد من مكتبات الأشكال ، والقوالب المعدة مسبقًا ، وقدرات التخطيط القوية لتصور وتنظيم البيانات المتعلقة بالمشروع في هياكل مرئية سهلة الفهم مثل Timelines ، لوحات Kanban ، مخططات WBS ، مخططات انسيابية ، إلخ.

من خلال إمكانات قاعدة البيانات التي يمكن الوصول إليها عبر لوحة بيانات الشكل ، يمكنك تخزين بيانات ومعلومات غير محدودة في شكل واحد في هيكل وإنشاء مواقع wiki وقواعد معرفة المشروع بسهولة. على سبيل المثال ، يمكنك توسيع "هيكل تقسيم العمل" الخاص بك الذي يحدد تسليمات المشروع بحقول بيانات إضافية للحصول على معلومات حول تواريخ الاستحقاق والمالكين والتكلفة وما إلى ذلك ، أو تقديم نظرة عامة مفصلة لكل تسليم مع الملاحظات.

مصدر واحد للحقيقة

تعمل مساحات العمل الموحدة في Creately على لوحة غير محدودة ، مما يتيح لك وضع مستندات متعددة جنبًا إلى جنب في مكان واحد. بينما يمكنك إرفاق الموارد والمستندات والصور والروابط وتضمينها مع المعاينات داخل التطبيق ، يمكنك أيضًا استيراد البيانات الخارجية في جداول بيانات Google أو Excel أو ملفات CSV إلى Creately وتنظيمها كمرئيات ذات مغزى ، مع الاحتفاظ بجميع الأصول المتعلقة بالمشروع مركزي في نفس مساحة العمل.

ملاحظة: ابحث بسهولة عن أي معلومات وحددها عبر مساحات العمل والمجلدات باستخدام خيار البحث عن نص عالمي.

التعاون المتقدم وإمكانيات المشاركة

تقدم Creately نظامًا أساسيًا تعاونيًا وآمنًا عبر الإنترنت لتبسيط إنشاء مستندات مشروعك وتحديثها ومشاركتها مع أصحاب المصلحة. تساعد ميزات التعاون ، مثل التعاون الحقيقي بين عدة مستخدمين مع التحرير المتزامن ، وتتبع المؤشر في الوقت الفعلي ، والمزامنة في وضع عدم الاتصال ، والتعليقات السياقية وخيوط المناقشة ، ومكالمات الصوت والفيديو داخل التطبيق ، على تبسيط مهام سير عمل فريق المشروع متعدد الوظائف ، سواء كانت الفرق مشتركة. -موقع أو بعيد أو هجين.

تأتي المجلدات ومساحات العمل الإبداعية مع مستويات متعددة من الوصول والأدوار (المالك والمحرر والمعلق والعارض) مما يتيح لك إدارة كيفية مشاركة مستندات المشروع مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

ملاحظة: عيّن حالة مساحة العمل من خلال تفضيلات مساحة العمل وقم بتمييزها كمسودة أو قيد التقدم أو قيد المراجعة أو معتمدة أو نهائية أو مؤرشفة للإشارة إلى حالة المراجعة الخاصة بها.

تبسيط توثيق المشروع مع Creately

سيساعد توثيق جميع جوانب المشروع على نجاح مشروعك بعدة طرق. سواء كان الأمر يتعلق بتوضيح شروط الاتفاقية للعملاء أو الموردين ، أو للوفاء بالمتطلبات القانونية ، أو للحفاظ على توافق فريقك ، أو لتتبع تحديثات المشروع ، فإن الحفاظ على وثائق المشروع المناسبة للعمليات والمعلومات الرئيسية هو المفتاح.

قد تبدو وثائق المشروع مملة ، ولكن باستخدام الأداة والتقنيات المناسبة ، لا يمكنك تبسيط عملية التوثيق فحسب ، بل يمكنك أيضًا التأكد من أن الناتج النهائي فعال. جرب Creately اليوم لتبسيط عملية توثيق مشروعك وتحسينها.