توقعات المشروع وكيفية تلبيتها

مهمة تنفيذ المشروع تحمل مسؤولية كبيرة. سواء كنت تعمل كمدير مشروع أو مستقلاً ، عليك أن تفي بالعديد من توقعات المشروع المحددة والعالية. في العديد من المناسبات بسبب نقص التواصل المناسب ، يساء فهم هذه المتطلبات ويساء تفسيرها. يفقد الفريق الروح المعنوية مع استخدام الوقت لجعل المشروع أقل فوضوية بدلاً من المضي قدمًا. كيف تجعل المشروع يلبي كل التوقعات؟ في مقال اليوم ، نود أن نقدم لك بعض الإرشادات ، والتي عند وضعها موضع التنفيذ ستضمن أن يتم تنفيذ مشروعك بشكل لا تشوبه شائبة وبسهولة.

توقعات المشروع - جدول المحتويات:

1. توقعات المشروع - لماذا تؤدي في كثير من الأحيان إلى خيبة الأمل
2. العناصر الخمسة لإدارة توقعات المشروع:
3. للمستقبل

توقعات المشروع - لماذا تؤدي في كثير من الأحيان إلى خيبة الأمل

ربما حدث لك أن عميلك لم يكن راضيًا عن نتيجة عملك. ظللت تتساءل لماذا لم تتطابق رؤيتك وإلى أي درجة جعلت جدول الأعمال بأكمله غير واضح. عندما تفكر أخيرًا ، يكون الأوان قد فات كثيرًا ، وأحيانًا يكون أسوأ - انتهى المشروع بأكمله ، ومع ذلك ، أنت تجهد عقلك - ما الخطأ الذي حدث؟ الجواب ، في هذه الحالة ، هو دائمًا التواصل والتعبير الصحيح عن توقعات كلا الطرفين . لحسن الحظ ، هناك طريقة لمنع مثل هذه الكوارث.

التوقعات ليست أكثر من معتقدات قوية بأن شيئًا ما في أذهاننا له مظهر وشكل ونسيج محدد ، وما إلى ذلك ، وأن الأشياء ستحدث بالطريقة التي نتخيلها. غالبًا ما يكون من الصعب تحديد هذه الأمور جيدًا ، مما قد يكون مزعجًا خاصةً من وجهة نظر العمل. كما أنه يطمس كلاً من أهداف المشروع وطرق قياس نجاحه.

علاوة على ذلك ، قد تكون المشكلة هي الافتقار إلى الأولويات والأطر الزمنية المحددة لمهمة معينة أو التركيز الشديد على المراحل الخاطئة. في النهاية ، ما تبقى لنا هو الوقت الضائع ، وانخفاض الروح المعنوية وانخفاض كفاءة العمل. تؤدي هذه الفوضى التنظيمية إلى نقص المشاركة داخل الفريق ، ولكن الأهم من ذلك ، فقدان الثقة بشكل كبير بين العميل وفريق الأشخاص الذين يعملون في مشروع معين ، بما فيهم أنت.

العناصر الخمسة لإدارة توقعات المشروع:

كما ترى ، يمكن أن تساعدك الإدارة السليمة للتوقعات على تجنب العديد من المشاكل غير الضرورية وقيادة العملية الكاملة لتنفيذ المشروع من البداية إلى النهاية كما أراد العميل. هناك 5 عناصر أساسية لإدارة توقعات المشروع:

1. تخطيط المشروع

غالبًا ما يكون لدى الأطراف المهتمة بمشروع ما رؤية جاهزة معينة حتى قبل إنشاء مخطط لتعهد معين. لهذا السبب ، من الجيد إشراك العميل بالفعل في المرحلة الأولية ، أي التخطيط. جنبا إلى جنب مع العميل وزملاء العمل تحديد نطاق الأنشطة والأولويات والأهداف ، وتحديد العلاقات بين المهام . إذا كان هناك شيء غير واضح - فلا تتردد في السؤال. لا تنس أيضًا صياغة خطة لتقييم المخاطر للحصول على مخرج في حالة حدوث ظروف غير متوقعة.

قد لا تتطابق توقعات كلا الطرفين دائمًا - ستوضح هذه الطريقة جميع الافتراضات الخاصة بمشروع معين وتشرك الفريق بأكمله بشكل أكبر.

2. تنفيذ المشروع

تخطيط المشروع مهم ولكن ليس بنفس أهمية تنفيذه. للقيام بذلك ، تحتاج إلى عقد اجتماعات مع العميل والفريق لتحديد كيفية تنفيذ مسعيك ومراقبته.

عند الاجتماع مع فريقك ، تأكد من أن كل شخص يفهم دوره ويعرف ما يفترض أن يفعله. حدد الأدوار والمهام والوقت الذي ستنفقه عليها وخطة اتصال وطريقة لحساب المعالم. من الأفضل أيضًا تضمين مؤشرات الأداء الرئيسية على الفور ، بالإضافة إلى الاجتماعات المجدولة التالية عندما تقوم بإجراء تحديث.

التواصل مهم في هذه المرحلة - اعتن به ، على سبيل المثال من خلال تقديم منصة مناسبة للتواصل. Firmbee هو أحد هذه الأنواع من الأدوات التي ، بصرف النظر عن إمكانية التواصل مع زملاء العمل ، لديها العديد من الوظائف الأخرى المفيدة في إدارة المشروع والعمل. إنها واحدة من منصات إدارة المشاريع القليلة التي بفضلها لا توجد حاجة لدمج العديد من البرامج وما يسمى بالتعب التقني يتوقف عن إزعاجنا.

3. الاتصالات

كما ترى ، فإن نصيب الأسد من سير العمل الفعال ، وبالتالي تلبية التوقعات ، يتعلق بالقدرة على التواصل بوضوح . يجب أن يؤخذ هذا في الاعتبار خلال جميع مراحل المشروع لتجنب سوء الفهم غير الضروري ، وبالتالي ضياع الوقت والدافع.



قبل كل شيء ، استخدم لغة بسيطة وواضحة ، يفهمها الجميع. يجب ألا يكون هناك غموض أو شك. بالإضافة إلى ذلك ، من الأفضل تلخيص جميع الاجتماعات بملاحظات سريعة .

يمكنك أيضًا إنشاء خطة اتصال تتضمن:

• طريقة الاتصال (رسائل البريد الإلكتروني ، الرسائل ، أدوات الاتصال) ،
• تردد الاتصال ،
• شخص معين مسؤول عن مهمة معينة ،
• تقييم المخاطر ومشاكل الاتصال المحتملة.

سيضمن أن يعرف المشاركون ما يمكن توقعه وأن أسوأ السيناريوهات هي فكرة متأخرة وليست مفاجأة غير سارة. لن يساعد إخفاء الأخبار السيئة ، وقد يؤدي إلى فقدان ثقة الفريق والمشاركة.

4. تحت وعد وأكثر من تقديم

حرفيًا ، يشير عدم الوعد إلى التقليل من شأن وعود المرء في بداية مسعى ، وعلى العكس من ذلك ، فإن الإفراط في التسليم يعني تجاوز التوقعات عند تسليمها .

ليس من الصعب الانشغال بالإثارة والوعد بشيء ما في بداية عملية التخطيط ، والذي ، بمرور الوقت وبعد أن يهدأ الحماس ، قد يكون من الصعب أو حتى المستحيل تحقيقه. بما أن النرد يلقي ولا يمكنك استعادته ، فماذا بعد؟ ربما بعض التوتر في المستقبل. الحيلة هي عدم ترك هذا الموقف يحدث في المقام الأول. كيف؟

يجب أن نقترح أقل قليلاً مما يمكننا تقديمه . بهذه الطريقة ، يشعر العميل بالرضا عندما ينتهي المشروع وتمكنا من تجاوز توقعاته. في حالة حدوث ظروف مزعجة غير متوقعة تمزيق بعض الأجزاء والقطع من المخطط ، لا يزال العميل سعيدًا لأننا نأمل أن نلتزم بكلمتنا. ومع ذلك ، للحفاظ على الهدوء طوال العملية برمتها ، نحتاج إلى تحديد الأهداف والمعالم بدقة بأكبر قدر ممكن من الواقعية لمعايرة إستراتيجيتنا السيئة.

5. التوقعات الشخصية

لا يستطيع الناس قراءة العقول . لن يخمنوا ما نعنيه أو نفترضه أو نتوقعه إذا لم نفصح عن الأمور بوضوح وصراحة. هذه هي الطريقة التي نصل بها إلى العنصر الأخير ولكن ليس بأي حال من الأحوال أقل العناصر أهمية - للتعبير عن توقعاتنا. الشفافية والوضوح في نوايانا وأعمالنا وتوقعاتنا تمكن زملائنا وعملائنا المحتملين من فهم وتصور النظرة الكاملة للمشروع الذي نقوم به.

للمستقبل

التوقعات جزء لا يتجزأ من حياتنا ، بما في ذلك جانبها المهني. يمكن أن تؤدي إدارتها بشكل استباقي إلى تبسيط سير العمل وتؤدي إلى فريق أكثر تفاعلًا ورضا العملاء ، وفي النهاية النجاح الشخصي! ضع ذلك في الاعتبار عند العمل في مشاريعك وحاول وضع هذه المبادئ القليلة موضع التنفيذ - ستلاحظ الفرق في وقت قصير.

اقرأ: ما هي مهارات إدارة المشاريع الجديدة التي يجب أن تمتلكها في 2021 و 2022.

إذا كنت ترغب في البقاء على اتصال ، انضم إلى مجتمع Facebook الخاص بنا.

المؤلف: كارولين بيكر

بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.

مشاهدة جميع المشاركات