مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟ | # 16 البدء في إدارة المشروع

تبدأ مرحلة بدء المشروع بفكرة لمشروع. تنتهي ، مع ذلك ، بقرار ملزم لبدء المشروع. قبل أن يحين الوقت لتخطيط الميزانية ، حدد طريقة التنفيذ وتكوين الفريق ، يقوم مدير المشروع بإعداد مخطط تفصيلي لرؤية وهدف المشروع. إذن ما الذي يحتاج إلى اهتمام خاص خلال مرحلة البدء؟

مرحلة بدء المشروع - جدول المحتويات:

1. مقدمة
2. الوثائق وأصحاب المصلحة
3. تحديد كيفية إدارة المشروع الجديد
4. من البدء إلى التخطيط
5. ملخص

مقدمة

تتم مرحلة بدء المشروع مرة واحدة فقط ، بغض النظر عن طريقة التنفيذ. والغرض منه هو تحديد ماهية المشروع. إنه أيضًا أفضل وقت للتخلي عن المشروع إذا كانت هناك شكوك جدية حول إمكانية إكماله. في هذه المرحلة المبكرة ، لن تتحمل المنظمة تكاليف كبيرة ، بينما من السهل نسبيًا على مدير المشروع أن يتخلى عن مشروع لا يزال سطحيًا. ومع ذلك ، إذا بدا مشروع جديد واعدًا ، فما الذي يستحق الاهتمام به خلال مرحلة البدء فيه؟

الوثائق وأصحاب المصلحة

بعد الترتيبات الأولى ، حان الوقت لإجراء دراسة جدوى وميثاق المشروع . ستحدد الوثيقة الأولى فرص نجاح مشروعنا. بينما في الثانية ، سيكتب مدير المشروع إطار عمل سطحيًا للمشروع. على الرغم من أن هاتين الوثيقتين لا تزالان خاليتين من التفاصيل ، فإن هاتين الوثيقتين ستعملان على إقناع أصحاب المصلحة بأن المشروع الجديد يستحق المتابعة.

لكن من يحتاج إلى الاقتناع؟ يتم تحديد ذلك أيضًا من خلال مرحلة بدء المشروع ، حيث يتم وضع سجل أصحاب المصلحة . هذه قائمة بالأشخاص المرتبطين مباشرة بالمشروع ، أي ممثلين عن العميل ، أو مجلس إدارة المنظمة ، أو المقاولين المحتملين ، من بين آخرين. ومع ذلك ، قد يشمل أصحاب المصلحة أشخاصًا سيتأثرون بشكل غير مباشر بتنفيذ مشروعنا. قد يكون هؤلاء ، على سبيل المثال ، سكان الشارع حيث سنقوم بتنفيذ العمل ، أو موظفي قسم خدمة العملاء حيث سنقوم بتنفيذ الأتمتة. لن يشاركوا في المشروع ، لكن أفعالنا ستغير حياتهم أو بيئة عملهم.

تحديد كيفية إدارة المشروع الجديد

ولكن من الذي يشارك في إعداد الخطط للمشروع الجديد؟ مدير المشروع هو المسؤول الأول عنهم . هو أو هي أقام اتصالاً مع الأشخاص الذين سيشرفون على تنفيذ المشروع ويقيم معهم ، من بين أمور أخرى ، قضايا مثل:

• المسؤوليات
• طرق الاتصال - رسمية ، مثل إعداد التقارير ، وغير رسمية ، مثل طرح أسئلة حول القضايا المستمرة في تخطيط المشروع وتنفيذه
• نطاقات التسامح - على سبيل المثال ، للميزانية والمهلة الزمنية لمشروع مخطط ، أو المخاطر التي يتم اتخاذها.

إذا كان هناك المزيد من الأشخاص على اللوحة سيشاركون في المشروع ، في بعض الأحيان يتم عقد اجتماع يسمى اجتماع البدء لهذا الغرض . يحدث ذلك عادةً عندما ينتهي مدير المشروع بالفعل من العمل على الإصدارات الأولى من المستندات التي كتبنا عنها أعلاه:

• دراسة الجدوى
• ميثاق المشروع
• أصحاب المصلحة ، وأحيانًا نسخة أولية من
• سجل عوامل الخطر.

من البدء إلى التخطيط

أسهل طريقة للإشارة إلى الفرق بين بدء المشروع والتخطيط له هي طرح الأسئلة الرئيسية التي تحتاج إلى إجابة في كلتا المرحلتين. تظهر المقارنة في الجدول أدناه:

التخطيط أكثر تفصيلاً - فهو يميل إلى الإجابة على أسئلة حول كيفية القيام بشيء ما ، بالإضافة إلى حقائق حول توقيت التنفيذ والميزانية. من ناحية أخرى ، يركز البدء على أسئلة حول الغرض العام والمعنى ، بالإضافة إلى جدوى المشروع ككل.

على الرغم من أن التخطيط غالبًا ما يتم بشكل متزامن خلال مرحلة البدء وقبل إطلاق المشروع رسميًا ، فإن هذين المجالين من المشروع لهما نطاق مختلف. قد تتكرر مرحلة التخطيط عدة مرات خلال المشروع. هذا لأنه يتعلق بكيفية وبأي ترتيب تحدث المهام المحددة والأهداف التي تؤدي إلى تحقيق هدف المشروع التي يتم تنفيذها. من ناحية أخرى ، تركز مرحلة البدء على تحديد هدف المشروع وتقييم ما إذا كان تنفيذه ممكنًا ومعقولًا على الإطلاق. إذا كان الأمر كذلك ، فإن جزءًا من تلك المرحلة يتضمن أيضًا إقناع أصحاب المصلحة الرئيسيين.

ملخص

في مرحلة بدء المشروع ، اسأل مرارًا وتكرارًا السؤال الأساسي: هل يعقل تنفيذ هذا المشروع؟ بعد كل شيء ، بمجرد إعطاء الإجابة النهائية ، ستكتمل وتغلق ، إذا جاز التعبير ، مرحلة البدء. سيحدد هذا اتجاه ونطاق عمل فريق المشروع طوال مدة الأنشطة المخطط لها.

لاتخاذ القرار الصحيح ، من المفيد تكريس الطاقة لإعداد المستندات بجد وإنشاء طريقة واضحة لإدارة المشروع الجديد. من المؤكد أن هذه الاستثمارات ستؤتي ثمارها في المراحل التالية من تنفيذها.

هل أنت مهتم بإدارة المشروع؟ تابع سلسلتنا حتى لا تفوتك أي مقالة.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.

المؤلف: كارولين بيكر

بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.

مشاهدة جميع المشاركات

الشروع في إدارة المشروع:

1. ما هو المشروع؟
2. ما هي ادارة المشروع؟
3. كيف تدير المشاريع؟
4. طرق إدارة المشروع
5. أنواع المشاريع
6. 4 أمثلة على المشاريع
7. تحديد أولويات المشاريع
8. مجالات نشاط المشروع
9. تعريف النجاح في إدارة المشاريع
10. لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
11. كيف تختار أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
12. نظرة عامة على برنامج إدارة المشاريع
13. دورة حياة المشروع
14. ما هي رؤية المشروع؟
15. هدف المشروع. ما هو وكيف نحدده جيدا؟
16. مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟
17. مجال التخطيط في إدارة المشاريع
18. ما هو جدول المشروع وما الغرض منه؟
19. كيفية استخدام المعالم في المشروع؟
20. تنفيذ المشروع
21. كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟
22. أهمية إغلاق المشروع
23. فشل المشروع. 5 أسباب لفشل المشاريع
24. 4P الإدارة: المشروع والمنتج والبرنامج والمحفظة
25. أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع
26. مهارات مدير المشروع الأكثر فائدة
27. كيف تصبح مدير مشروع؟
28. 5 كتب يجب على كل مدير مشروع قراءتها
29. كيف تنشئ فريق مشروع؟
30. هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل في المشروع؟
31. كيف تقود فريقًا أثناء العمل الهجين؟
32. التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع عند العمل مع فريق
33. أنواع اجتماعات المشروع
34. رصد المشاريع. ما المعلمات لمشاهدة؟
35. كيف تكتب مقنعة
36. كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟
37. دراسة جدوى - هل يمكننا تنفيذ هذا المشروع؟
38. تحليل المخاطر في المشاريع والأدوات لتسهيل ذلك
39. كيف تصنع ميثاق المشروع؟
40. ما هو سجل اصحاب المصالح؟
41. مخطط جانت في تخطيط إدارة المشاريع
42. كيف تصنع ميزانية المشروع؟
43. إدارة الوقت في المشروع
44. كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟
45. استراتيجيات إدارة مخاطر المشروع
46. تسويق المشروع
47. مصادر ومجالات التغيير في المشروع
48. نماذج تغيير إدارة المشروع
49. ماذا بعد Agile؟ الطرق في إدارة المشاريع