أكبر 10 تحديات لإدارة المشاريع وكيفية تجنبها

إذا كان المشروع عبارة عن سفينة ، فإن إدارة المشروع هي شراعها. إدارة المشروع هي التي توفر توجيهاً لمشروع معين بحيث يمكن توجيهه نحو النجاح. ومع ذلك ، قد يواجه المرء تحديات غير مسبوقة في إدارة المشروع عند تنفيذ المشروع.

استضافت Creately ، جنبًا إلى جنب مع فريق Proofhub ورئيس التسويق فارتيكا كاشياب ، دردشة Twitter ، بهدف تسليط الضوء على أكبر 10 تحديات لإدارة المشروع وكيفية تجنبها.

فيما يلي قائمة منسقة بالتحديات وردود المشاركين على معالجتها.

التحديات

1. تفكيك الصوامع وبناء بيئة تشجع على التعاون والتواصل الفعال والكفء في المشروع
2. مساهمة التخطيط السليم في نجاح المشروع
3. التعامل مع تحديات إدارة المشروع التي تنشأ عندما يفتقر فريق المشروع إلى المهارات اللازمة لمعالجة المشكلة المطروحة
4. أهمية خطة الطوارئ في إدارة المشروع
5. خلق بيئة من المساءلة حيث يتحمل الفريق المسؤولية عن أفعالهم ويفي بالأدوار الموكلة إليهم
6. تحسين مشاركة أصحاب المصلحة والتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة
7. وضع أهداف ومعايير نجاح واضحة لضمان نجاح المشروع
8. أهمية الحصول على برنامج إدارة المشاريع المناسب
9. تحسين تعاون فريق المشروع وبناء الثقة
10. تخصيص الموارد لمشروع

كيف يمكن تفكيك الصوامع وبناء بيئة تشجع على التعاون والتواصل الفعال والكفء في المشروع؟

لا يمكن لفريق المشروع العمل في صوامع. يعتمد التنفيذ الناجح للمشروع على مدى فعالية تعاون كل عضو من أعضاء الفريق مع بعضهم البعض في إنجاز المهام. تحقيقا لهذه الغاية ، سلط فريق Proofhub الضوء على أهمية إجراء جميع الاتصالات المتعلقة بالمشروع عبر بوابة مشتركة واحدة يمكن للجميع في الفريق الوصول إليها.

"قم بإحضار الجميع على نفس بوابة الاتصال ودع جميع الفرق النووية تشارك دون قيود إبداعية. كل واحد يعلم واحد!"

دليل

تكملًا لبيان Proofhub ، صرحت CMO Vartika Kashyap أيضًا أن استخدام أدوات الاتصال وبناء فرق متعددة الوظائف يمكن أن يضمن تعاونًا فعالًا وفعالًا في المشروع.

"تكوين فرق متعددة الوظائف. يستخدم أدوات الاتصال. تمكين ثقافة أكثر انفتاحًا وشفافية ".

فارتيكا كاشياب

ماذا عن العمل عن بعد؟ أدى الوباء إلى زيادة سريعة في أنماط العمل عن بعد بسبب الإغلاق والقيود المفروضة على السفر. وجهت بسؤال إلى Kashyap حول الخطوات الإضافية التي يجب على الشركة اتخاذها عند التخلص من الصوامع في بيئة العمل البعيدة.

وردا على ذلك ، شدد كاشياب على أهمية ثقافة العمل الشفافة.

"اجعل الشفافية الثقافة الجديدة. تعامل مع التواصل على أنه طريق ذو اتجاهين. كافح حُفر الإنتاجية / المشاركة باستخدام المبادرات الثقافية الافتراضية. "

فارتيكا كاشياب

تشير إحدى الدراسات إلى أن حوالي 39٪ من المشاريع تفشل بسبب النقص في تخطيط المشروع. كيف يساهم التخطيط في نجاح المشروع؟

صرح الرئيس الأمريكي الأسبق دوايت د. أيزنهاور ذات مرة أن "الخطط لا شيء ، بل لا شيء. التخطيط هو كل شيء ". الخطة أمر حيوي عند تنفيذ المشروع.

أكد Proofhub على أهمية وجود خطة مشروع مناسبة.

"تخطيط المشروع يشبه البوصلة والدفة على متن سفينة شراعية. ربما لا يزال بإمكانك الوصول إلى وجهتك بدونها ، سيستغرق الأمر 100 عام فقط ".

دليل

أشارت المشاركة Nandini Sehedev إلى الفوائد العديدة لوجود خطة مشروع.

"تخطيط المشروع أمر حيوي لمنع أو تقليل حدوث المخاطر ومعدلات الفشل. يساعد تخطيط المشروع في توجيه الرعاة والفرق وأصحاب المصلحة ؛ ويتنقل مدير المشروع خلال مراحل صعبة من المشروع ".

نانديني سيديف

كيف تتعامل مع تحديات إدارة المشروع التي تنشأ عندما يفتقر فريق المشروع إلى المهارات اللازمة لمعالجة المشكلة المطروحة؟

قد تواجه تحديات أو مشاكل غير مسبوقة عند العمل في مشروع. في مثل هذه الظروف ، قد تكون قادرًا على حلها دون تأثير ملحوظ على تقدم المشروع ، إذا كنت مسلحًا بالمهارات اللازمة لمعالجتها. تخيل سيناريو لا تعرف فيه كيفية حل مشكلة ما؟ ما هو الطريق إلى الأمام إذن؟

أكد Proofhub أن تعاون الفريق لتصور المشكلة المطروحة سيؤدي إلى منظور مختلف وحلول محتملة.

"اجمع الفريق ، واجعلهم يتحدثون ، واستمع إليهم وساعدهم على تصور الخطأ. معظم الفرق قادرة على حل المشكلات ولكنها بطيئة في اللحاق بها. إذا أصبحت ضوءهم التوجيهي ، فسيجدون نهاية النفق ".

دليل

يمكن أن تكون مساحات العمل المرئية مثل Creately فعالة في تتبع خطواتك وإعادة تقييم العمليات. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام مخطط السبب والنتيجة لمعرفة الأسباب الجذرية للمشكلة واستخدام الخرائط الذهنية لطرح الأفكار الحلول.

كيفية سد فجوات المهارات؟ تواصل بشكل مفتوح وخلق بيئة حيث يمكن لأعضاء الفريق المشاركة في خبرات التعلم.

"الاتصال المفتوح ضروري إذا كنت تأمل في تقليل فجوات المهارات بنجاح. يمكنك أيضًا إنشاء خبرات تعليمية جذابة ولا يكفي إجراء برامج تعليمية فقط ولكن لتقييم ما إذا كانت استراتيجياتك فعالة أم لا ".

دليل

ما هي أهمية خطة الطوارئ في إدارة المشروع؟

يمكن أن يتحول الشراع السلس إلى عاصفة في أي لحظة ؛ وإذا لم تكن مسلحًا بالبراعة لتحمله ، فقد تتوقف المهمة بأكملها. يمكن لخطة الطوارئ أن تعدك للتعامل بنجاح مع الظروف غير المتوقعة.

"غالبًا ما يقولون إن خطتك أ يجب ألا تحتاج أبدًا إلى خطة ب. ولكن في الواقع ، تحتاج إلى الخطة ج ودال وهاء وواو ، فقط في حالة. تتعلق حالة الطوارئ بالقلق بشأن المشكلات التي قد تواجهك اليوم والتي من المحتمل أن تدفعك إلى الجنون غدًا ".

دليل

كيف يمكنك إنشاء بيئة من المساءلة حيث يتحمل الفريق المسؤولية عن أفعاله ويفي بالأدوار الموكلة إليه على النحو الواجب؟

تتمثل الخطوة الأولى في ضمان المساءلة في إدارة المشروع في تحديد أهداف المشروع بوضوح وإسناد المسؤوليات إلى أعضاء الفريق وفقًا لذلك. ومع ذلك ، من المهم ملاحظة أن هناك فرقًا بين المساءلة والمسؤولية.

على سبيل المثال ، يمكن للفرد الذي تم تكليفه بمهمة معينة أن يكون عضوًا مسؤولاً في الفريق. المسؤولية قابلة للمشاركة. عضو الفريق المسؤول هو صانع القرار النهائي للمهمة.

يؤمن كاشياب أن تمكين الأشخاص بالمهارات والموارد اللازمة للقيام بوظائفهم سيمكنهم من تحمل المسؤولية.

"يجب أن يكون هدفك هو تزويد موظفيك بالمهارات والموارد اللازمة لأداء وظائفهم ، ثم إنشاء بيئة يسهل عليهم فيها تحمل المسؤولية عن قراراتهم وأفعالهم."

فارتيكا كاشياب

من ناحية أخرى ، أبرزت Proofhub أن الفهم الواضح لتوقعات المشروع ونتائج مسؤوليات كل فرد سيخلق بيئة من المساءلة.

"تُفهم المسؤولية بشكل أفضل عندما تكون التوقعات واضحة ، وتكون العواقب أكثر وضوحًا. أظهر لهم مجموعة اللعبة بأكملها - الهدف ، والسهام ، وكيفية الضرب ، وماذا يحدث عندما يخطئون. "

دليل

طرح سؤالاً حول "ماذا يحدث عندما يقصر أعضاء الفريق في الوفاء بمسؤولياتهم؟" رداً على ذلك ، رأى Proofhub أن الخطوة الأولى هي التحدث إلى الفرد وبالتالي تقديم ملاحظات حول كيفية تغيير مسار العمل.

"خطوتك الأولى هي التحدث إلى الأفراد المعنيين. ثم قدم التغذية الراجعة ، حتى يعرف الأفراد ما يجب تغييره. ما تعلمته في مناقشتك يوفر سياق الإجراءات التالية التي ستتخذها ".

دليل

يمكن أن يتسبب العميل غير المتورط في الكثير من المشاكل. كيف يمكن تحسين مشاركة أصحاب المصلحة والتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة؟

محدد رئيسي آخر لنجاح المشروع هو إشراك أصحاب المصلحة. تتمثل مشاركة أصحاب المصلحة في السعي للحصول على الدعم وردود الفعل من أصحاب المصلحة في المشروع لضمان تحقيق أهدافه.

تتضمن الإدارة الجيدة لأصحاب المصلحة تحليلًا مناسبًا لأصحاب المصلحة باستخدام سجل أصحاب المصلحة لتحديد متطلباتهم. تميل مشاركة أصحاب المصلحة إلى أن تكون أعلى في بداية المشروع وتنخفض طوال تقدم المشروع. لتجنب ذلك ، من المهم الحفاظ على اتصالات مستمرة مع أصحاب المصلحة عبر أدوات التعاون وأدوات الاتصال عن بعد وما إلى ذلك.

"امنح عملائك تحديثات دقيقة تلو الأخرى ، والمجارى الداخلية ، والتقارير في الوقت المناسب ، وتحدث معهم وفقًا لجدول زمني محدد. قم بإغرائهم بالمشاركة ولن تحتاج أبدًا إلى قلب الصفحة عليهم. هذا هو أكثر ما يحبه عملاؤنا في استخدام ProofHub! "

دليل

يمكن أن تؤدي الأهداف والغايات المحددة بشكل سيء إلى إغراق المشروع. كيفية تحديد أهداف ومعايير نجاح واضحة لضمان نجاح المشروع؟

يجب عليك دائمًا تحديد أهداف SMART. تتمثل الخطوة التالية في وضع إستراتيجية لخطة عمل واضحة لتحقيق هذه الأهداف ، خلال مدة المشروع. إن وجود خطة عمل كهذه سيوفر فهمًا واضحًا لمن هو المسؤول عن ماذا ، مع المواعيد النهائية لكل مهمة.

"الهدف الواضح هو شيء يمكن أن يتفق عليه كل من العميل والمدير والموظف. المفتاح هو عدم السماح لأي شخص بالمضي قدما في لقاء تحديد الأهداف ".

دليل

وأكد صهديف أن تحديد الأهداف يؤدي إلى تحديد الأهداف لتحقيق هذا الهدف. سيكون هذا هو نورك الإرشادي طوال المشروع.

"تحديد الهدف يميل نحو تطوير الاقتراح ثم تحديد الأهداف التي من شأنها أن تساعد في تحقيق الهدف. عندما تعرف أهدافك ، يمكنك تحديد الأهداف - كيف ولماذا وما عليك القيام به لتخطيط المشروع. "

نانديني سيديف

وفي الوقت نفسه ، شدد كاشياب على أن المزيج الصحيح من التخطيط والتحكم والمراقبة قد يحدد كيف يمكن إكمال المشروع ضمن جدوله الزمني وميزانيته.

"يمكن للمزيج الصحيح من التخطيط والتحكم والمراقبة أن يحدث فرقًا في كيفية إكمال مديري المشروع للمشروع في الوقت المحدد ، وفي حدود الميزانية ، وبنتائج عالية الجودة."

فارتيكا كاشياب

ما مدى أهمية الحصول على برنامج إدارة المشاريع المناسب؟

يمكن أن يعزز برنامج إدارة المشروع المناسب إنتاجية وكفاءة الفرق متعددة الوظائف. يجعل التواصل أسرع وأسهل ويساعد في عملية صنع القرار.

ولهذه الغاية ، شدد Proofhub على أنه أحد أهم القرارات عندما يتعلق الأمر بتنفيذ المشروع.

إلى حد بعيد ، أحد أهم القرارات. تأخرت معظم الفرق عن إدراك مدى قدرتها على التحسين باستخدام أداة إدارة المشروع المناسبة المتاحة لها. سيوافق أكثر من 85000 من مستخدمينا! "

دليل

ما هي العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها عند شراء أداة لإدارة المشروع؟ سيساعدك تحليل متطلبات وأهداف المشروع التي حددها الفريق في تحديد برنامج إدارة المشروع الذي يناسبك بشكل أفضل.

"تعرف على التحديات التي تواجهك ، حتى تتمكن من تحديد احتياجاتك بشكل أفضل ، وفهم كيف يمكن للأدوات المساعدة وتحديد معايير تقييم الأدوات."

دليل

كيف يمكن تحسين تعاون فريق المشروع وبناء الثقة؟

التواصل هو المفتاح في تحسين التعاون في المشروع وبناء الثقة. من المهم خلق بيئة يمكن لأعضاء الفريق من خلالها تبادل المعرفة والعمل معًا للتغلب على التحديات.

"تبادل المعرفة بحرية. تعلم من بعضنا البعض. غيّر أحمال العمل بمرونة لكسر الاختناقات غير المتوقعة ، ولمساعدة بعضنا البعض في إكمال الوظائف والوفاء بالمواعيد النهائية ، ومشاركة الموارد ".

فارتيكا كاشياب

أكد Proofhub أيضًا أن التواصل الأفضل سيؤدي إلى تعاون أفضل حيث يُسمح للجميع بمشاركة أفكارهم.

"التعاون هو كل شيء عن الحديث ، وحث الأشخاص من فريقك على التعبير عن أنفسهم. يحتاج المديرون إلى تشجيع الأفكار الجديدة والسماح للجميع بالتعبير عن أنفسهم بحرية. سيترتب على ذلك تعاون أفضل ".

دليل

يمكن أن تساعدك أدوات مثل Creately على التعاون بشكل أفضل ، في الوقت الفعلي ، حتى إذا كنت تعمل عن بُعد. تضمن هذه الأدوات تعاونًا سلسًا متعدد الوظائف.

هل توجد بعض تقنيات كسر الجمود التي يمكن استخدامها لبناء الثقة؟

"الشفافية ، امنح فريقك الثقة ، واطلب التواصل والتعليقات والرد على التواصل والتعليقات"

دليل

ما هي العوامل التي يجب مراعاتها عند تخصيص الموارد لمشروع؟

يهدف التخصيص الفعال للموارد إلى تخصيص الموارد النادرة بأكثر الطرق ملاءمةً واقتصاديةً. غالبًا ما تقع هذه المسؤولية على عاتق مدير المشروع لضمان تخصيص كل مورد وحسابه بشكل صحيح.

وتأكيدًا على ندرة الموارد ، ذكر كاشياب أن إدارة المشروع تدور حول تحقيق المزيد في القليل.

"تخصيص الموارد في إدارة المشروع هو كل ما يتعلق بتحقيق المزيد في القليل. تحليل نطاق مشروعك تحديد الموارد لديها خطة احتياطية لتغييرات العميل قسّم المشروع إلى مهام أصغر "

فارتيكا كاشياب

من ناحية أخرى ، شدد Proofhub على أهمية وجود أداة لإدارة المشروع لجعل إدارة المشروع أكثر كفاءة.

" متطلبات مهارة المشروع من التوافر أهداف المشروع المهام الحالية في متناول اليد تحميل المشروع بالرغم من أن كل هذه الأمور ضرورية ، يمكن أن تساعدك أداة إدارة المشروع الذكية في تقليل القلق بشأن هذه النقاط ".

دليل

أنت ملزم بمواجهة تحديات وعوائق غير متوقعة عند إدارة مشروعك. المهم هو أن تكون مجهزًا بالبراعة والأدوات المناسبة للتغلب على هذه التحديات وإكمال المشروع بنجاح.