كيفية إنشاء مخطط زمني للمشروع في 6 خطوات بسيطة (مع القوالب)

تأتي إدارة المشروع مع العديد من التحديات. إحدى الطرق الفعالة للتأكد من تحقيقك لهدفك مع ذلك هي إنشاء جدول زمني لإدارة المشروع. إنها أداة بسيطة ، لكنها تساعد في جعل الجميع على دراية واحدة وتبسيط عمليات تخطيط وإدارة المشروع.

ربما تقوم بإعادة هندسة عملية إدارة مشروعك أو أنك بدأت للتو حياتك المهنية في هذا المجال. في كلتا الحالتين ، دع هذا الدليل البسيط يساعدك على إتقان كيفية إنشاء مخطط زمني فعال لإدارة المشروع.

فيما يلي بعض الموارد الأخرى التي قد تجدها مفيدة في إدارة المشاريع ؛

الدليل السهل لإنشاء ميثاق مشروع ناجح

الدليل السهل لفهم مراحل دورة حياة إدارة المشروع

الدليل المرئي لتخطيط المشروع

دليل SMART لتبسيط عملية تخطيط مشروعك

ما هو الجدول الزمني للمشروع؟

الخط الزمني هو أداة نستخدمها لتصور تسلسل الأحداث بترتيب زمني. ويمثل الجدول الزمني للمشروع نظرة عامة مرئية عالية المستوى لخطوات المشروع من البداية إلى النهاية. إنه يسلط الضوء على المهام التي تم إكمالها بالفعل ، والمهام الجارية وما يجب القيام به في المستقبل.

قد تختلف العناصر التي تدخل في الجدول الزمني للمشروع وفقًا لحجم المشروع ومقدار التفاصيل التي تريد عرضها به. يمكن أن يكون جدولًا زمنيًا مفصلاً للغاية به مهام ومهام فرعية متعددة أو بسيط يحتوي على معلومات عالية المستوى.

ومع ذلك ، يجب أن يتكون المخطط الزمني للمشروع عادةً من قائمة بالمهام وتاريخي البدء والانتهاء ومدة المهام وتبعيات المهام.

يمكن أن يتخذ الجدول الزمني لإدارة المشروع عدة أشكال ، على الرغم من أن مخططات جانت كانت أكثر أنواع المخططات الزمنية شيوعًا على مدار عقود.

مخطط جانت مقابل الجدول الزمني للمشروع

مخطط جانت هو أداة تقدم نظرة مفصلة على المشروع من خلال تمييز تبعيات المهام ، وتقدم المهمة والمشروع.

من ناحية أخرى ، يصور الجدول الزمني التقدم العام للمشروع.

بينما يمنحك مخطط جانت نظرة فاحصة على مهام المشروع الفردية ، سيعطيك المخطط الزمني للمشروع فقط نظرة عامة عالية المستوى على المشروع. على الرغم من أنه يمكن أن يُظهر تبعيات المهام ، إلا أنه يمكنه تخطي ذلك ، على عكس مخطط جانت الذي يجب أن يُظهر العلاقة بين المهام.

يمكن أن يبدو الجدول الزمني للمشروع مثل مخطط جانت على الرغم من أن مخطط جانت لا يمكن أن يبدو كجدول زمني للمشروع.

لماذا تحتاج إلى جدول زمني للمشروع

• إنها طريقة سهلة لتوصيل معلومات عالية المستوى حول مشروعك إلى المديرين وأصحاب المصلحة
• يبقي الجميع في نفس الصفحة ويتوافق مع أهدافهم وغاياتهم
• يساعد في تحديد أولويات المشروع واتخاذ قرارات فعالة
• يبسط عمليات إبقاء المشاريع على المسار الصحيح ومراقبة التقدم
• يساعد في تخصيص الموارد وإدارة الوقت

كيفية إنشاء جدول زمني لإدارة المشروع

ينقل الجدول الزمني لإدارة المشروع صورة كاملة عن المشروع ، بما في ذلك الأحداث والتواريخ الهامة. على الرغم من أنه قد يبدو من السهل فهمه وفهمه ، إلا أن إنشاء واحد يتضمن عدة خطوات قد يجدها شخص جديد صعبة.

لكننا قمنا بتقسيم العملية وإدراجها أدناه. اتبع هذه الخطوات الست لتبسيط مهمتك في إنشاء جدول زمني للمشروع.

الخطوة 1: تحديد بيان نطاق المشروع والأهداف

قبل أن تبدأ في الجدول الزمني لمشروعك ، تحتاج إلى تحديد نطاق مشروعك.

يحدد بيان النطاق الذي يلعب دورًا مهمًا في خطة المشروع الإجراءات التي تحتاج إلى اتخاذها من أجل إنتاج النتائج المتوقعة للمشروع. كما يسلط الضوء على أهداف المشروع والمواعيد النهائية والتكاليف المرتبطة به.

سيسلط النطاق الضوء أيضًا على المعالم الرئيسية لمشروعك التي ستحتاج إلى معرفتها عند إنشاء مخططك الزمني.

اعتمادًا على نطاق المشروع ، يمكن أن يكون لمشروعك هدف واحد أو عدة أهداف يمكن أن تكون خارجية (تهم راعي المشروع أكثر) أو داخلية (تهم أصحاب المصلحة الداخليين أكثر من غيرها). يجب أن تكون أهدافك محددة جيدًا قبل الانتقال إلى الخطوة التالية.

في الوقت نفسه ، انتبه إلى تفضيلات أصحاب المصلحة ، حيث قد تحتاج إلى التأكد من أن الجدول الزمني لمشروعك يرضيهم أيضًا.

الخطوة 2: تحديد مخرجات المشروع

قم بتدوين المخرجات المحددة التي تم إنتاجها كنتائج للعمل الذي يقوم به الفريق أثناء المشروع. هذه هي مخرجات المشروع.

سيساعدك تقسيم أهداف المشروع إلى مخرجات على سرد مهام المشروع بسهولة وتقدير الوقت اللازم لها. الأداة التي يمكنك استخدامها لتبسيط هذه الخطوة هي هيكل تنظيم العمل (WBS).

سيساعدك هيكل تنظيم العمل في تحديد المهام التابعة والتكاليف والمخاطر المرتبطة بها وتعيين المسؤوليات.

يمكنك الرجوع إلى دليلنا السهل لهياكل تقسيم العمل لمعرفة كيفية إنشاء واحد في 6 خطوات بسيطة.

الخطوة 3: قم بإنشاء قائمة بالأنشطة

انظر إلى النواتج في هيكل تنظيم العمل الخاص بك وحدد الأنشطة (حزم العمل) التي تحتاج إلى إكمالها لإنتاجها.

في هذه الخطوة ، تحتاج أيضًا إلى تحديد المهام التي تعتمد على الآخرين والمهام التي يمكن تنفيذها في وقت واحد.

الخطوة 4: تقدير الوقت اللازم للمهام

الآن بعد أن عرفت الخطوات التي يتعين عليك اتخاذها لإكمال كل منتج ، ركز على تحديد الوقت اللازم لإنجازها.

هنا ، يجب أن تكون دقيقًا قدر الإمكان ، لأن التقدير الخاطئ لوقت المهام سيؤدي إلى مخطط زمني خاطئ. لتجنب ذلك يمكنك

• استشر أصحاب المهام أو خبراء الموضوع في فريقك
• الرجوع إلى المشاريع السابقة ومعرفة الوقت المستغرق لإكمال التسليمات المماثلة
• تجنب المبالغة في تقدير الأطر الزمنية أو التقليل من شأنها

في الوقت نفسه ، قد تحتاج إلى الانتباه إلى توفر الموارد ، وخاصة أعضاء فريقك. إذا كانوا يعملون في مشاريع أخرى ، فقد تحتاج إلى التفكير في توسيع الإطار الزمني المحدد للأنشطة التي يتحملون مسؤوليتها.

الخطوة 5: تحديد المعالم

تساعد معالم المشروع في تحديد مقدار التقدم الذي أحرزته وإلى أي مدى تحتاج إلى المضي قدمًا.

يمكن أن تكون مخرجات المشروع التي حددتها سابقًا بمثابة أحداث رئيسية في مخططك الزمني ، أو يمكنك تحديد المعالم بناءً على الطريقة التي تريد بها تمييز بداية المهمة ونهايتها. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون نهاية مرحلة مشروع وبداية أخرى.

الخطوة 6: إنشاء الجدول الزمني لإدارة المشروع الخاص بك

الآن أنت تعرف ما هي مخرجات المشروع ومهامه ، وكم من الوقت سيستغرقون والأحداث الرئيسية للمشروع التي تشير إلى تقدم المشروع.

رائعة! هذه هي الأشياء التي تحتاجها بشكل أساسي لبدء بناء الجدول الزمني لإدارة مشروعك.

• بناءً على طول مشروعك ، حدد إطارًا زمنيًا (مثل الأيام والأسابيع والأشهر وما إلى ذلك)
• أضف المهام بناءً على أولويتها. قم بتمييز مدة المهام عن طريق ضبط طولها.
• أضف المعالم لعرض التقدم أثناء المشروع

فيما يلي بعض القوالب المعدة مسبقًا لمساعدتك على البدء

جاهز لمشروعك القادم؟

تعد إدارة المشروع أمرًا صعبًا ، ولكن إذا استخدمت الأدوات المناسبة ، يمكن التغلب على العديد من التحديات بسهولة. تعد الجداول الزمنية لإدارة المشروع إحدى هذه الأدوات الإبداعية التي ستساعدك أنت وفريقك على إحراز تقدم بكفاءة.

ما هي أداة إدارة المشاريع المفضلة لديك؟ هل لديك أي شيء تضيفه إلى المنشور؟ شاركها معنا في قسم التعليقات أدناه.