الدليل المرئي لتخطيط المشروع

من السهل إدارة بعض المشاريع ، بينما يتطلب البعض الآخر الكثير من الجهد. في كلتا الحالتين ، سيساعدك وجود خطة مشروع مناسبة على التأكد من اكتمالها بشكل لا تشوبه شائبة.

إذا كان لديك رؤية واضحة لكل ما يجب أن يحدث وكيف ستقوم بإنجازه خلال فترة زمنية محددة ، فيمكنك تقليل - إن لم يكن القضاء تمامًا - على فرصة فشل المشروع.

في هذا المنشور ، قمنا بتجميع قائمة بأساليب تخطيط المشروع التي يمكنك استخدامها لإنشاء خطة مشروع قوية وتنفيذها بنجاح. سننظر في مجالات مختلفة من تخطيط المشروع مثل عملية التخطيط وتخطيط الموارد وإدارة المعرفة ورسم الخرائط واتخاذ القرار وإدارة المخاطر.

عملية التخطيط

في المرحلة الأولى من تخطيط المشروع ، تحتاج إلى تحديد الأهداف وإنشاء مخطط تفصيلي لخطة المشروع وتحليل احتياجات الميزانية الخاصة بك. يمكنك استخدام تقنيات تخطيط المشروع أدناه لإكمال هذه المهام بسرعة.

الأهداف الذكية

SMART هو معيار لتحديد الأهداف والغايات للمشاريع. وفقًا لـ SMART ، يجب أن تكون أهداف مشروعك محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وذات صلة ومحددة زمنيًا.

معايير الهدف الذكية

تحقق من دليل SMART لتبسيط عملية تخطيط مشروعك لمعرفة كيفية استخدام معايير SMART بشكل صحيح في تخطيط المشروع.

انهيار الهيكل العمل

هيكل تقسيم العمل (WBS) هو أداة لإدارة المشروع تستخدم لتصور النتائج التي سيقدمها المشروع في هيكل هرمي. يساعد مديري المشاريع على تقسيم أنشطة المشروع المعقدة إلى مهام بسيطة يمكن إدارتها.

كيفية استخدامها

الخطوة 1 : الخطوة الأولى لإنشاء WBS هي فهم نطاق المشروع. هذا يعني أنك بحاجة إلى تحديد أهداف المشروع والتسليمات والمهام والمواعيد النهائية وما إلى ذلك.

الخطوة 2: تحديد المخرجات الرئيسية. هذه المخرجات الرئيسية هي تلك التي تعتبر ضرورية لنجاح المشروع ويجب أن تظهر في المستوى 2 من هيكل تنظيم العمل الخاص بك.

الخطوة 3: حدد حزم العمل أو تسليمات المشروع على أدنى مستوى من WBS الخاص بك. اجمع فريق المشروع وأصحاب المصلحة لمعرفة كل العمل اللازم لإكمال الإنجازات الرئيسية.

الخطوة 4: قم بإنشاء قاموس WBS يحتوي على تعريف ونطاق العناصر (حزم العمل) في المخطط.

مثال على هيكل تنظيم العمل (انقر فوق النموذج لتعديله عبر الإنترنت)

مصفوفة أولوية العمل

مصفوفة أولوية الإجراء هي أداة تخطيط مشروع تُستخدم لتحديد الأنشطة التي يجب تحديد أولوياتها والأنشطة التي يجب تجنبها من أجل تحقيق أقصى استفادة من وقتك ومواردك. يساعد في اتخاذ قرارات أفضل.

كيفية استخدامها

في مصفوفة أولوية الإجراء ، يجب تحديد جهد النشاط على المحور السيني وتأثيره على المحور الصادي. مصفوفة أولويات العمل تخلق 4 احتمالات ؛

1. مكاسب سريعة / عاجلة - هذه هي الأنشطة التي لها تأثير كبير وتستغرق جهدًا منخفضًا لإكمالها. من الأفضل التركيز على هذه الأنواع من المشاريع بقدر ما تستطيع.
2. المشاريع الكبرى / ليست عاجلة - هذه هي المشاريع / الأنشطة التي لها تأثير كبير وتتطلب جهداً كبيراً. بينما لا يجب أن تدع هذه المشاريع تلقي بظلالها على المكاسب السريعة ، يجب أن تخطط جيدًا لها قبل تنفيذها.
3. الملء / المندوب - هذه هي المشاريع ذات الأولوية المنخفضة والتي لها تأثير منخفض وجهد منخفض. يمكنك العمل عليها عندما يكون لديك وقت بين المكاسب السريعة والمشاريع الكبرى. أو يمكنك تفويضهم لفريق آخر.
4. الشعارات الصعبة / التأجيل أو التجاهل - هذه هي المهام ذات التأثير المنخفض ولكنها تتطلب مجهودًا كبيرًا. يُنصح بتجنب تنفيذها ، أو إذا كان لا يمكن تجنبها ، فاستعن بخبير يمكنه إنهاءها بكفاءة

مصفوفة أولوية الإجراء (انقر فوق النموذج للتحرير عبر الإنترنت)

هيكل توزيع التكلفة

يعد هيكل تقسيم التكلفة (استنادًا إلى WBS) أحد أساليب تخطيط المشروع المستخدمة لتخصيص التكاليف لأجزاء مختلفة من المشروع (للأنشطة في أدنى مستوى لهيكل تنظيم العمل الخاص بك). يتم استخدامه لمقارنة التكاليف الفعلية بالميزانية.

كيفية استخدامها

الخطوة 1: في هيكل تنظيم العمل الخاص بك ، تأكد من أن جميع حزم العمل تمثل مهمة منفصلة وقابلة للتحديد من بعضها البعض. وقم بتعيين تاريخ بدء وانتهاء لكل حزمة عمل.

الخطوة 2: أعط كل حزمة عمل حددتها مبلغًا محددًا للميزانية. تأكد من أنك قمت أيضًا بتعيين مالك ميزانية مسؤول لهذا الغرض.

الخطوة 3: افحص التكاليف وحدد مقدار تكلفة المشروع في كل مستوى من مستويات هيكل تنظيم العمل.

هيكل توزيع التكلفة (انقر فوق النموذج لتحريره عبر الإنترنت)

تحليل اتجاه المعالم

تحليل الاتجاه الرئيسي هو أسلوب تخطيط مشروع لتتبع الأحداث الرئيسية في المشروع. يساعد في تحديد ما إذا كان العمل المرتبط بحدث رئيسي للمشروع متقدمًا أو متأخرًا عن الجدول الزمني.

كيفية استخدامها

الخطوة 1: ارجع إلى الجدول الزمني لمشروعك وحدد معالم مشروعك. من الأفضل ألا يكون لديك الكثير من المعالم ، خشية أن تبدو مربكة في مخطط تحليل الاتجاه الرئيسي الخاص بك.

الخطوة 2: في مخطط MTA ، يمثل المحور y النطاق الزمني للمشروع ، ويمثل المحور x النطاق الزمني للتقرير. يمكنك استخدام خط معين بلون معين أو شكل علامة محدد لترمز إلى الحدث الرئيسي في المخطط. أضف المعالم إلى المخطط في نهاية كل فترة إبلاغ.

الخطوة 3: ارجع إلى مخطط MTA لتحديد اتجاهات المعالم في مشروعك.

ارجع إلى هذا المنشور لمعرفة كيفية عمل تحليل الاتجاه الرئيسي بالتفصيل.

تحليل اتجاه المعالم (انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت)

تخطيط الموارد

من أجل تنفيذ المشاريع بشكل أكثر فاعلية ، تحتاج إلى تخصيص مواردك بشكل صحيح. في مرحلة تخطيط الموارد ، تحتاج إلى تدوين أنواع الموارد التي تحتاجها لمهام المشروع وتحديد مدة كل مهمة.

مخططات غانت

مخططات جانت هي أداة وتقنية لتخطيط المشروع تُستخدم لجدولة المهام ومراقبتها. يمكن استخدامها أيضًا لنقل التكلفة والنفقات في مراحل مختلفة من المشروع.

كيفية استخدامها

الخطوة 1: قسّم المشروع إلى مهام فردية وقم بتعيين صفوف لها في مخطط جانت.

الخطوة 2: لكل مهمة جدول زمني ، ويمكنك تلوينها حسب حاجتك. يعد تراكب المخطط الزمني بمثابة خط تقدم واستخدامه ، حدد مقدار العمل الذي تم إنجازه في المهمة.

راجع منشورنا كيفية استخدام مخططات جانت لتخطيط المشاريع مثل الرئيس لمعرفة المزيد حول استخدام مخططات جانت في تخطيط المشاريع.

مخطط جانت لخطة المشروع عالية المستوى (انقر فوق النموذج لتعديله عبر الإنترنت)

المزيد من قوالب مخطط جانت

المخططات التنظيمية

المخططات التنظيمية هي تقنيات تخطيط المشروع التي يمكنك استخدامها لتصور فريق المشروع - أدوارهم ومسؤولياتهم. باستخدامه ، لا يمكنك فقط إبراز التسلسل الهرمي وهيكل التقارير ، ولكن يمكنك استخدامه بالفعل عند تعيين المهام للأفراد.

كيفية استخدامها

الخطوة 1: افحص الموارد المتاحة لك واربطها بالمهام.

الخطوة 2: فهم التسلسل الهرمي / هيكل إعداد التقارير لفريق المشروع.

الخطوة 3: باستخدام قالب مخطط هيكلي مثل النموذج أدناه ، يمكنك تعيين مكان لكل فرد في المخطط. يمكنك إضافة المعلومات الضرورية ، مثل الأدوار والمسؤوليات والتوافر وما إلى ذلك على مخطط المؤسسة. بالإشارة إلى ذلك ، يمكنك تعيين المهام الفردية ذات الصلة.

المخطط التنظيمي لإدارة المشروع (انقر فوق النموذج لتحريره عبر الإنترنت)

المزيد من قوالب المخططات التنظيمية

إدارة المعرفة

عند العمل في المشاريع ، يحتاج الفريق إلى الرجوع إلى موارد مختلفة مثل البرامج التعليمية ومحاضر الاجتماعات ومعالجة المستندات وما إلى ذلك لإنجاز بعض مجالات عملهم. إذا كان هناك مكان واحد - شيء مثل قاعدة البيانات - حيث يمكنهم الوصول إلى جميع المعلومات ، فسيوفر الكثير من الوقت.

خرائط المعرفة / خرائط العقل

الخرائط الذهنية هي أداة تُستخدم لتنظيم المعلومات. تستخدم فرق المشروع الخرائط الذهنية أثناء جلسات العصف الذهني لالتقاط التدفق الحر للأفكار وتنظيمها بطريقة سهلة الفهم. يمكن استخدامها أيضًا كخرائط معرفة تخزن المعلومات الضرورية.

كيفية استخدامها

الخطوة 1: اجمع الموارد التي يحتاجها الفريق للإشارة إليها وتصنيفها. على سبيل المثال: في مشروع بناء موقع الويب ، يمكن تصنيف منشورات المدونة ومقاطع الفيديو والرسوم البيانية على تخطيط مواقع الويب على أنها برامج تعليمية لتخطيط مواقع الويب.

الخطوة 2: باستخدام Creately ، يمكنك إضافة الروابط ذات الصلة. ما عليك سوى النقر فوق الشكل والوصول إلى الخصائص وإضافة الارتباط الخاص بك ضمن ارتباط بعنوان URL أو رسم تخطيطي

الخطوة 3: إذا كنت تقوم بتضمين الرسم التخطيطي على صفحة ويب ، فقم بنشره كرسم تخطيطي تفاعلي باستخدام Creately Viewer.

خريطة ذهنية لموارد المشروع

عملية رسم الخرائط

إذا أوضحت كيفية تنفيذ مهمة معينة خطوة بخطوة ، فسيكون من السهل على أي شخص - سواء كان على دراية بالعملية أم لا - أن يقوم بها دون صعوبة. هذا هو المكان الذي يأتي فيه تخطيط عملياتك للعب.

عملية الخرائط

خرائط العمليات هي أداة تُستخدم لتصور خطوات نشاط العمل والأشخاص المسؤولين عنه.

لمعرفة ماهية خرائط العملية ، ورموز خرائط العمليات ، وأنواع خرائط العمليات ، وكيفية رسم خريطة العملية ، راجع دليلنا السهل لتخطيط العمليات.

قالب خريطة عملية إدارة المشروع (انقر فوق النموذج لتحريره عبر الإنترنت)

مخطط بيرت

تشير PERT إلى تقنية مراجعة تقييم المشروع. يساعد في تعيين العمليات الخاصة بك من البداية إلى النهاية.

يساعد مخطط PERT الفرق على تحديد "الاختناقات" في المشاريع بسرعة والتي يمكن معالجتها على الفور. يساعد هذا في توفير الكثير من الوقت على المدى الطويل ، بدلاً من انتظار ظهور المشاكل.

في هذا الدليل التفصيلي لمخططات PERT ، قمنا بتغطية كيفية استخدام تقنية تخطيط المشروع هذه وما هي الفوائد التي يمكنك الحصول عليها باستخدامها.

مخطط بيرت لتخطيط المشروع (انقر على الرسم البياني لتحريره على الإنترنت)

المزيد من قوالب مخطط بيرت

العصف الذهني / صنع القرار

تميل جلسات العصف الذهني وصنع القرار إلى قضاء الكثير من الوقت أثناء عملية تخطيط المشروع وطوال المشروع. في حين أن العصف الذهني ضروري للتوصل إلى أفكار إبداعية ، إلا أنه أسلوب لا غنى عنه عند اتخاذ القرارات وحل المشكلات.

مخططات التقارب

تُستخدم مخططات التقارب لتجميع مجموعة كبيرة من الأفكار / البيانات / الآراء تحت موضوع أو فئة معينة بناءً على صلتها ببعضها البعض. يمكن استخدامه لترتيب الأفكار الناتجة عن جلسة العصف الذهني بطريقة منطقية.

كيفية استخدامها

الخطوة 1: اجمع فريقًا كفؤًا لجلسة العصف الذهني

الخطوة 2: سجل كل فكرة / رأي تمت مشاركته أثناء الجلسة

الخطوة 3: صنف الأفكار وفقًا لأوجه التشابه بينها

الخطوة 4: اجمعهم معًا ، وامنح كل مجموعة اسمًا للتعريف

قالب مخطط التقارب (انقر فوق الرسم التخطيطي لتحريره عبر الإنترنت)

مخطط PICK

مخطط PICK هو أسلوب تخطيط مشروع آخر يمكنك استخدامه لتنظيم الأفكار بعد جلسة العصف الذهني. إنها تساعدك على تحديد الأفكار التي يسهل تنفيذها والتي لها مردود كبير أو بعبارة أخرى أي الأفكار هي الأكثر فائدة.

كيفية استخدامها

وفقًا لمخطط PICK ، يمكنك تسمية أفكارك باسم

• ممكن: هذه هي الأفكار التي يسهل تنفيذها ولكن لها مردود منخفض
• التنفيذ: الأفكار الواردة في هذا القسم من المخطط سهلة التنفيذ ولها مردود كبير
• التحدي: هنا يصعب تنفيذ الأفكار ويصعب تحديد العائد
• اقتل: هذه الأفكار أصعب في التنفيذ ولها مردود منخفض

بمجرد وضع أفكارك التي تم طرحها في المصفوفة ، ستصبح أكثر وضوحًا فيما يتعلق بالفكرة التي يجب أن تعمل عليها أولاً وأيها يجب تجنبها.

اختر مخططًا لتخطيط المشروع (انقر فوق القالب لتحريره عبر الإنترنت)

شجرة القرار

عندما يتم تقديم العديد من مسارات العمل إليك ، يمكنك استخدام شجرة القرار لتحليل النتائج المختلفة لاختيار تلك الخيارات.

كيفية استخدامها

الخطوة 1: حدد وحدد القرار وضعه في بداية الرسم التخطيطي

الخطوة 2: اكتب الحلول الممكنة على الخطوط المتصلة بالمستوى التالي من أشكال شجرة القرار.

الخطوة 3: ضع نتيجة هذه الحلول على الأشكال المتصلة بالخطوط. يمكنك استخدام شكل بيضاوي لتمثيل نتائج مؤكدة. وإذا أدت نتيجة ما إلى قرار جديد ، ضعه على مستطيل.

الخطوة 4: اجمع فريقك من صناع القرار وراجع التحليل لاتخاذ القرار النهائي

قالب مخطط شجرة القرار (انقر فوق الرسم البياني لتحريره عبر الإنترنت)

المزيد من أمثلة شجرة القرار

إدارة المخاطر

تعد المخاطر عنصرًا لا مفر منه في المشروعات ، وأفضل طريقة لتقليل التأثير الذي قد تحدثه على أهدافك هو الاستعداد لها مسبقًا. من خلال تحديد المخاطر وتحليلها مسبقًا ، يمكنك تجنب النتائج السلبية التي قد تؤثر على نتائج المشروع.

في قائمتنا النهائية لأساليب إدارة المخاطر المرئية ، قمنا بتغطية 11 أسلوبًا فعالاً لإدارة المخاطر يمكنك استخدامها لتحديد وتقييم ومراقبة المخاطر.

قم بتوسيع قائمة تقنيات تخطيط المشروع

لقد قمنا هنا بتغطية التقنيات المرئية المفيدة التي يمكنك استخدامها كتقنيات لتخطيط المشروع. فهي ليست سهلة الاستخدام فحسب ولكنها فعالة عندما يتعلق الأمر بتخطيط المشروع واتخاذ القرار وحل المشكلات وإدارة المعرفة وما إلى ذلك.

هل لديك المزيد من تقنيات تخطيط المشاريع لإضافتها إلى القائمة؟ اسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.