5 أدوات تعاون قوية للعمل من فرق المنزل

التعاون هو عنصر حاسم يدفع أداء القوى العاملة.

يعزز العمل الجماعي ويشجع التفكير الإبداعي والمساهمة المتساوية لأعضاء الفريق في تحقيق الأهداف بكفاءة.

أظهرت دراسة أجرتها جامعة ستانفورد منذ بضع سنوات أنه حتى مجرد تصور العمل مع فريق يزيد من أداء الفرد.

مع تأثير COVID-19 وتغيير الطريقة التي تعمل بها الشركات على مستوى العالم ، أصبح العمل الجماعي والتعاون أكثر أهمية.

وصعب التنفيذ بسبب فرق العمل من المنزل. نتيجة لذلك ، أصبحت الشركات تعتمد بشكل متزايد على أدوات التعاون عن بعد عبر الإنترنت لمواصلة دفع الابتكار وزيادة إنتاجية الموظفين والبقاء على صلة.

أدرجنا أدناه 5 أدوات شائعة للتعاون عن بُعد يمكنك استخدامها لتحسين التواصل والعمل الجماعي بين الموظفين ، وخاصة بين أولئك الذين يعملون حاليًا من المنزل.

أداة التعاون في المستندات والملفات - مُحرر مستندات Google / Google Drive

تلعب تطبيقات مشاركة المستندات والملفات دورًا رئيسيًا في مجموعة أدوات التعاون. فهي تساعد الفرق على مشاركة المستندات العامة والتعاون في العمل عليها بسهولة عبر الإنترنت.

تظهر الأبحاث أنه يمكن للفرق إنشاء مستندات أسرع بنسبة 33٪ باستخدام أداة إدارة المستندات التي تلغي الحاجة إلى المرفقات .

أحد اللاعبين الرئيسيين في هذه الفئة هو محرر مستندات Google الذي يمكنك من خلاله إنشاء المستندات وتعديلها / مراجعتها ومشاركتها مع الآخرين ، من أي جهاز ومن أي مكان في العالم.

يمكنك أيضًا تنزيل المستندات بتنسيقات ملفات متعددة حسب الحاجة. مدمج مع Google Drive ، يسمح لك بتنظيم مستنداتك بدقة وإدارة الإذن لها عبر المؤسسة.

متى يجب استخدام:

• أثناء الاجتماعات عبر الإنترنت لتدوين الملاحظات
• لتطوير الأفكار بشكل تعاوني خلال جلسة العصف الذهني عبر الإنترنت
• للتعاون في الوقت الحقيقي على تحرير مستند
• تتبع تقدم المستند باستخدام محفوظات الإصدار
• لمشاركة المستندات المهمة مع أعضاء الفريق أو العملاء أو أصحاب المصلحة
• قدم ملاحظات فورية على المستندات أو قدم اقتراحات للتغييرات

مساحة العمل المرئية للتعاون - بشكل خلاق

تشير التقديرات إلى أن أكثر من 60٪ من الجيل X وجيل الألفية يتعاونون أكثر من خلال الوسائل المرئية.

تساعد العناصر المرئية الأشخاص على توصيل أفكارهم وعملياتهم وسير العمل والتصميمات وما إلى ذلك بشكل أفضل. هذا هو السبب في أن معظم غرف الاجتماعات تحتوي على ألواح بيضاء ؛ للمساعدة في إضافة جانب بصري لما تمت مناقشته.

تستبدل منصات التعاون المرئي هذه السبورة التقليدية بلوحة سحابية لا نهائية حيث يمكن لعدة أشخاص العمل معًا على تطوير أفكارهم وتصميماتهم باستخدام عناصر مرئية ومخططات.

عملاق في الصناعة هو Creately. إنه يوفر لوحة قابلة للتطوير وغير محدودة عبر الإنترنت مع ميزات رسم بديهية لمساعدة الفرق على التعاون في الوقت الفعلي على تصور المفاهيم بشكل أسرع.

كما أن لديها آلاف القوالب المعدة مسبقًا بناءً على سيناريوهات مختلفة للتسويق والتطوير والتصميم والهندسة والموارد البشرية وإدارة المشاريع والفرق الرشيقة.

يساعد تكاملها السلس مع Google Drive و Confluence و Slack على تعزيز التعاون عبر فرق متعددة الوظائف.

متى يجب استخدام:

• لتبادل الأفكار حول الأفكار باستخدام الخرائط الذهنية ولوحات الأفكار ومخططات هيكل السمكة وما إلى ذلك.
• للقيام بتخطيط Sprint عبر الإنترنت مع فريق Scrum الخاص بك
• للتعاون في الوقت الفعلي حول تطوير الأفكار / الخطط باستخدام المرئيات والرسوم البيانية ، من أي مكان
• للتخطيط لمراجعة تدفقات المستخدم والإطارات السلكية ونماذج واجهة المستخدم
• لتصور الإحصاءات والمعلومات للتقارير والوثائق والعروض التقديمية وما إلى ذلك.
• لمشاركة المستندات والحصول عليها من زملاء العمل وأصحاب المصلحة والعملاء

تطبيق مراسلة الفريق - Slack

يبدأ التعاون بالتواصل المناسب بين الموظفين.

وهناك العديد من التطبيقات المصممة لهذا الغرض لتسهيل الاتصال بين الفرق ، سواء كانوا يعملون من نفس الموقع أو عن بعد.

بينما تم تصميم Microsoft Teams لشركات المؤسسات الأكبر ، غالبًا ما يُنظر إليه على أنه من الصعب إعداده على عكس Slack ، وهو أسهل في الإعداد والإدارة.

لذلك في هذا المنشور ، قررنا التمسك بـ Slack على الرغم من أن Microsoft Teams لديها قاعدة مستخدمين أكبر ، لأسباب تجعل من السهل الإعداد والاستخدام وهو الخيار المناسب للمراسلة الفورية للشركات.

Slack هي أداة اتصالات رائعة للفرق من جميع الأحجام سواء كانت داخل الشركة أو عن بُعد. يتيح للفرق التواصل مع زملاء العمل عبر الرسائل الفورية ومكالمات الفيديو وحتى إنشاء قنوات منفصلة غير متعلقة بالعمل للتواصل الاجتماعي.

متى تستخدمه

• يحل محل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل النصية عندما تريد التواصل مع فريقك
• للاحتفاظ بالمعلومات المهمة والمستندات والروابط إلى الموارد وما إلى ذلك المحفوظة في محفوظات الدردشة. يمكنك اكتشافها بسرعة باستخدام خيار البحث
• لتعيين تذكيرات لنفسك وفريقك للأحداث المهمة (مثل سكروم اليومي)
• للتواصل مع زملائك في العمل عبر مكالمة صوتية أو فيديو
• لإنشاء مساحات مجتمعية ممتعة لفريقك لربطها بالأشياء غير المتعلقة بالعمل
• لحل المشكلات ، قم بإخطار الأشخاص الآخرين ، وطرح الأفكار حول الأفكار ومشاركة تحديثات المهام / المشروع
• لمشاركة حالة التواجد الخاصة بك خلال ساعات العمل

أداة الاجتماع عبر الإنترنت - تكبير

عند العمل عن بعد ، لا يمكن الاجتماع والعمل بشكل شخصي ؛ لكن مؤتمرات الفيديو تتيح إجراء محادثات "وجهاً لوجه" افتراضيًا.

وبالنسبة إلى الفريق البعيد ، فإنهم ضروريون لبناء الثقة وتقديم الإشارات المرئية اللازمة للتواصل الفعال.

هناك العديد من الأدوات في السوق. ذكرت بلومبرج أن سوق منح الفيديو العالمي سيتوسع بمعدل نمو سنوي مركب بنسبة 9.2 ٪ حتى عام 2025 ، مما يزيد من قيمة هذا السوق إلى 6.7 مليار دولار . كما ينص على أن 51٪ من العمال قد أجروا مكالمات فيديو للعمل ، من مكتب منزلي بينما 33٪ قاموا بذلك من منشأة عمل مشتركة .

يعد Zoom من الأدوات الشائعة المستخدمة في جميع أنحاء العالم لعقد مؤتمرات الفيديو. منذ بداية جائحة COVID-19 ، زادت Zoom قاعدة مستخدميها إلى مستوى قياسي. تشير التقديرات إلى أن الشركة أضافت 2.22 مليون مستخدم نشط شهريًا حتى الآن في عام 2020 ، بينما أضافت في عام 2019 1.99 مليون مستخدم .

متى تستخدمه

• لمؤتمرات الفيديو والمؤتمرات الصوتية مع زملاء العمل
• لعقد اجتماعات عن بعد مع أعضاء الفريق والعملاء وأصحاب المصلحة ، إلخ.
• لإجراء مقابلات عن بعد وإجراء دورات تدريبية للموظفين الجدد عن بعد
• لإجراء ندوات عبر الإنترنت وأحداث تسويقية أخرى
• لجدولة وتسجيل الاجتماعات
• لمشاركة الشاشة

إدارة المشاريع - Favro

على مدى السنوات القليلة الماضية ، أصبح برنامج إدارة المشاريع / المهام شائعًا للغاية ، والآن أكثر من ذلك لأن معظم الفرق لديها أعضاء يعملون عن بعد.

سواء كنت تتطلع إلى تنظيم مهام المشروع ببساطة أو نظام على مستوى المؤسسة لتخطيط ومراقبة المشاريع ، فهناك حل للجميع.

يوفر Favro مساحة واحدة للفرق الموزعة للتعاون في التخطيط والتنظيم وتتبع تقدم المهام / المشاريع التي يعملون عليها.

متى تستخدمه:

• لتصور العمل الجاري باستخدام خرائط الطريق والقوائم والأوراق ، حدد الاختناقات وابقَ متزامنًا كفريق
• لإنشاء المحتوى المطلوب والتعاون فيه للمشاريع داخل التطبيق
• لتخطيط المشاريع وتعيين المهام والواجبات بين أعضاء الفريق
• لإنشاء الأعمال المتراكمة التي يتعين القيام بها في المستقبل والمجموعات (مساحات العمل) لفرق منفصلة
• لمراجعة وترك تعليقات على المشاريع للأقران

ما هي أدوات التعاون عن بُعد المفضلة لديك؟

إن مفتاح التعاون السلس عن بُعد هو استخدام الأداة المناسبة للغرض الصحيح واستخدام مجموعة محدودة من الأدوات لتجنب حدوث ارتباك. لتعزيز الاستخدام الأكثر كفاءة للأدوات ، يجب أن يكون لديك إرشادات واضحة حول وقت وكيفية استخدامها مكتوبة ومشاركتها مع الفريق.

نأمل أن تساعدك أدوات التعاون عن بُعد الخمس هذه في إنجاز المهمة بكفاءة.

دعنا نعرف ملاحظاتك في قسم التعليقات أدناه.