كيفية إجراء مراجعات الأداء عن بُعد: دليل كامل

كلما طالت فترة إغلاقنا ، زادت أهمية إيجاد طرق لإعادة إجراءات العمل المعتادة حتى لا يشعر الموظفون بأنهم قد تركوا في حالة من النسيان هذه إلى الأبد. ولكن بينما نستقر في إيقاعاتنا واستراتيجياتنا الجديدة ، قد يتساءل المرء عما إذا كان لا يزال هناك مكان لمراجعات الأداء عن بُعد. نحن بحاجة إلى مقاومة الرغبة في الكتابة بالكامل هذا العام وافترض أننا يجب أن نعود فقط إلى مراجعات الأداء بمجرد عودة الأمور إلى طبيعتها.

تعد مراجعات الأداء ضرورية لضمان الإدارة الفعالة للأفراد والفرق ، من أجل تحقيق أهدافهم ونجاحهم التنظيمي. وفي الوقت الذي يعتمد فيه بقاء الأعمال على مدى فعاليتها في إدارة موظفيها عن بعد ، فإن الإدارة الفعالة للأداء هي المفتاح لخلق التوافق والتفاهم المشترك. إنه يوضح ما يجب تحقيقه وما يجب على الأفراد أو الفرق القيام به والتعلم والتطوير لتحقيق النجاح في هذه الأوقات الصعبة.

كيفية التكيف مع COVID

حتى قبل الوباء ، جلبت مراجعات الأداء معها مستوى من التوتر بين الموظفين. يتردد الناس في التعرض للانتقاد ويفضلون تجنب المحادثات الصعبة. خلق العمل من المنزل إحساسًا بالعزلة والوحدة يمكن أن يتفاقم بسبب مراجعات الأداء عن بُعد.

يجب أن نعترف بأن هذه ليست مراجعة عادية ولن يتم التعامل معها على أنها مراجعة. أخبر الموظفين بالحاجة إلى مراجعات الأداء عن بُعد وحدد بوضوح كيف ستتم العملية.
من المهم إجراء تغييرات تراعي المسافة المادية والفواق التكنولوجي وصعوبات الاتصال وعوامل أخرى تجعل مراجعات الأداء عن بُعد أقل بديهية للعديد من المديرين. والأهم من ذلك ، لا يمكن للمنظمات الاعتماد على الاستراتيجيات التي تعمل بشكل جيد فقط للمحادثات داخل المكتب.

تحديد التوقعات

ندرك أن كلاً من المنظمة وموظفيها قد واجهوا تحديات كبيرة هذا العام. أثناء قيود كوفيد -19 ، يجب أن تكون القيادة الرحيمة أولوية. كمدير ، تحتاج إلى تكييف أداء الموظف وربطه بالرفاهية.

التنسيق: اشرح كتابةً كيف سيتم إجراء مراجعة الأداء عن بُعد. ضع الخطوات بوضوح ، وكيف يحتاج الموظف إلى الاستعداد ، وما إذا كان سيتم ذلك من خلال مكالمة فيديو وعلى أي نظام أساسي وما إلى ذلك.

المدعوون - حدد من سيكون حاضرًا أثناء المراجعة. كم عدد الجولات التي ستشملها والغرض من وجود كل عضو حاضر.

المدة - أرسل دعوة إلى التقويم مسبقًا. عادة ، من الأفضل إعطاء الموظفين إشعارًا ما بين أسبوع إلى أسبوعين حتى يتمكنوا من إعداد جميع المواد المطلوبة لمراجعة الأداء عن بُعد. قم بتضمين المدة المتوقعة للاجتماع في الدعوة.

الهيكل - في دعوة التقويم و / أو البريد الإلكتروني المقابل ، قسّم ما ستناقشه. الموضوعات التي ستتناولها وكيف ستقيس أدائها.

إجراء مراجعة الأداء عن بعد

تواصل عبر الفيديو

تنقل لغة الجسد الكثير من التفاصيل وأفضل طريقة لإجراء محادثات هادفة هي التفاعل وجهًا لوجه. مكالمات الفيديو هي أفضل شيء بعد التواجد في نفس الغرفة مع أحد الموظفين. يمكنك استخدام ميزة مؤتمرات الفيديو المدمجة في Creately لإجراء محادثات مع الموظفين أثناء مراجعة معايير الأداء الخاصة بهم ، ومراجعة العمل من العام السابق ، وتحديد هدف للمستقبل ، كل ذلك في الوقت الفعلي على لوحة الرسم اللانهائية.

احصل على دليل محادثة

مراجعات الأداء ليست اجتماعات متابعة للأغراض العامة. التركيز والإيجاز والتفكير من خلال الاجتماعات هي الأكثر فعالية. قم بإعداد دليل محادثة بالموضوعات التي تحتاج إلى التطرق إليها ، ومعايير التقييم المختلفة التي تحتاج إلى المرور بها ، والأقسام المحددة التي تحتاج إلى تعليقات من الموظف. كن منظمًا ومركّزًا ؛ بينما يجب أن تتمتع ببعض المرونة ، من المهم أن تتصفح جميع مجالات التقييم في الوقت المحدد.

وفر الفرصة لطرح الأسئلة قبل الجلسة - خصص فترة محددة لأعضاء فريقك لمناقشة أي أسئلة أو مخاوف لديهم. هذا يمكّنهم من التحضير والمشاركة.

يمكن أن يساعدك تحديد توقعات واضحة أنت وفريقك على الاستمرار في المهمة طوال المراجعة ، حتى في بيئة افتراضية.

استخدم القوالب وأدوات التحليل

من المهم أن تفهم ما تقوم بتقييمه وكيف ستقيس الأداء. تضمن القوالب المهيكلة وضوح الفكر وتبسيط عملية مراجعة الأداء عن بُعد حتى يكون كل فرد في المؤسسة على نفس الصفحة. يمكن للموظفين الحصول على فكرة أفضل عما يمكن توقعه حتى يتمكنوا من إعداد أنفسهم وإجراء مناقشات أكثر فائدة عندما يتعلق الأمر بالمحادثات وجهاً لوجه.

SWOT الشخصية

هذه الأداة رائعة للتأمل الذاتي الفردي. إنه يوفر للموظفين هيكلًا يمكنهم من خلاله تقييم سماتهم الإيجابية والسلبية بصدق واكتشاف مجالات التحسين والإمكانات الخفية. يمكنك إرسال تمرين التقييم الذاتي إلى الموظفين قبل بضعة أيام من مراجعة الأداء عن بُعد. باستخدام Creately ، يمكن للمديرين مراجعة تحليل SWOT المكتمل وإضافة مدخلاتهم وتعليقاتهم إلى كل قسم.

الأهداف الذكية

تتعلق مراجعات الأداء برسم المسارات الوظيفية الفردية مع الموظفين بقدر ما تتعلق بتقييم الأداء السابق. أثناء مراجعة الأداء عن بُعد ، من المهم طمأنة الموظفين بأن مساهمتهم أمر بالغ الأهمية للشركة وتتبع مسارًا استشرافيًا لكل من الفرد والمؤسسة.

يمكن أن يؤدي تحديد الأهداف إلى إعادة تركيز النية وتوفير سياق للجهود.

أهداف SMART هي أهداف ملموسة تسعى جاهدة لتحقيقها بمرور الوقت. يجب على المديرين والموظفين صياغة هذه الأهداف معًا. "SMART" هو اختصار يصف أهم خصائص كل هدف.

خطط العمل

يحدد هذا المستند المهام التي تحتاج إلى إكمالها من أجل تحقيق هدفك. إنه يقسم العملية إلى مهام قابلة للتنفيذ بناءً على جدول زمني. ستحدد خطة العمل جميع الخطوات اللازمة لتحقيق هدفك ومساعدتك في الوصول إلى هدفك بكفاءة. يمكنك تعيين إطار زمني لكل خطوة في العملية. بناءً على احتياجاتك وتفضيلاتك ، يمكنك استخدام هذا المستند لتعيين أهداف فردية أو متعددة.

أشياء لتأخذها بالحسبان

افعل

• تعامل مع تقييماتك بمزيد من المرونة والتسامح والتعاطف والرحمة.
• التعرف على الأشخاص الذين يعملون بجد ومشاركين وإظهار التقدير لهم. إنه أمر بالغ الأهمية بالنسبة لمعنوياتهم وقدرة مؤسستك على الاحتفاظ بهم.

لا

• كن شديد النقد للأداء الضعيف. امنحهم فترة سماح لكي يعتادوا على العمل عن بعد ولتغيير الأمور.
• دع التحيزات تتسلل. اتخذ قرارات بناءً على البيانات. اسأل الزملاء واحصل على مزيد من المعلومات حول مدى جودة تواصل الموظفين الآخرين والتعاون معهم ومساعدتهم.
• فكر في الأمر على أنه مجرد شيء يحتاج إلى إكمال. استخدم مراجعات الأداء عن بُعد كأداة لتحديد النقاط العمياء والفرص المخفية في طريقة عمل عملك.

كل الأشياء التي تم أخذها في الاعتبار ، على الرغم من تحديات مراجعات الأداء عن بعد ، يمكن أن تكون الفوائد إيجابية للغاية. يمنحك فرصة للتواصل مع الموظفين وإجراء محادثات هادفة معهم حول أدائهم. ولكن الأهم من ذلك ، أن الاستماع مباشرة من الموظفين خلال هذه الأوقات الغريبة سوف يمنحك فهمًا أفضل للتحديات التي يواجهونها. يمكنك بعد ذلك إنشاء سياسات تأخذ هذه العوامل في الاعتبار وتتخذ قرارات تخلق بيئة عمل عن بُعد أكثر كفاءة.