كيفية إدارة المشروع بشكل فعال عن بعد

إدارة المشروع نفسه مهمة شاقة. والآن عليك أن تفعل ذلك مع فريق لا يعمل حتى من نفس الموقع الذي تعمل فيه.

لقد غيّر COVID-19 بشكل كبير طريقة عملنا ، وعندما يتعلق الأمر بإدارة المشروع ، هناك مجموعة جديدة تمامًا من العقبات التي يجب التغلب عليها.

في هذا المنشور ، سنشارك أفضل الممارسات التي تتبعها Creately عند إدارة المشاريع.

عملية إدارة المشروع

تتضمن دورة حياة إدارة المشروع بشكل أساسي 5 مراحل ؛ بدء المشروع ، وتخطيط المشروع ، وتنفيذ المشروع ، ومراقبة المشروع ، وإغلاق المشروع. لقد غطينا هذه المراحل بتعمق في دليلنا لفهم مراحل دورة حياة إدارة المشروع.

ولكن لتسهيل الأمر عليك ، إليك الخطوات العامة في إدارة المشروع في إطار كل مرحلة.

أفضل ممارسات إدارة المشاريع عن بعد

التحدي الآن هو تنفيذ هذه الخطوات بينما يعمل الجميع عن بُعد.

قد تختلف أيضًا طريقة إدارة المشروع عن بُعد أو في الموقع من شركة إلى أخرى. ومع ذلك ، مع أفضل الممارسات الواردة أدناه ، يمكنك تكييف العملية الخاصة بك لجعل الأمور أكثر فعالية.

استثمر في أدوات إدارة المشروع عن بعد المناسبة

لا يمكن التأكيد بشكل كافٍ على أهمية استخدام الأدوات الصحيحة عبر الإنترنت عند العمل عن بُعد. تعتمد مدى كفاءة تعاون الفريق على الأدوات التي تستخدمها وكيفية استخدامها.

في حين أن هناك العديد من أدوات إدارة المشروع ، ستحتاج أيضًا إلى الاعتماد على أدوات الاتصال والتعاون. يتم سرد بعض الأدوات الأساسية أدناه.

أدوات إدارة المشروع / المهام - تساعد فرق المشروع البعيدة على التعاون في تقسيم المشاريع إلى مهام أصغر وتحديد المعالم وتعيين المسؤوليات وتتبع التقدم عبر الإنترنت.

• تريلو
• أسانا
• فافرو

أدوات السبورة / قماش الرسم على الإنترنت - باستخدام السبورة البيضاء عبر الإنترنت ، يمكنك الاعتماد على العناصر المرئية والمخططات والرسومات لوصف ما تقوله أثناء الاجتماعات أو جلسات التخطيط.

تقدم Creately مساحة عمل مرئية متقدمة للفرق البعيدة للتعاون عليها. تجعل مؤتمرات الفيديو داخل التطبيق وتتبع الماوس في الوقت الفعلي وميزات المعاينة المتغيرة التعاون أكثر سلاسة.

أدوات إدارة المستندات - احتفظ بجميع المستندات والموارد المتعلقة بالمشاريع في موقع مركزي عبر الإنترنت يمكن الوصول إليه من أي جهاز ومن أي مكان. تعمل أدوات مثل Google Drive و One Drive وما إلى ذلك أيضًا على تسهيل إدارة الأذونات والوصول إلى جميع ملفات الشركة بشكل أسهل.

أدوات الاتصالات - يجب عليك استخدام منصة دردشة وأداة مؤتمرات الفيديو لإبقاء الفريق على اتصال أثناء المشروع. Slack و Zoom و Google Meet و MS Teams و Skype هي بعض الخيارات الشائعة لفرق المشروع حول العالم.

أثناء استخدام هذه الأدوات للتعاون عبر الإنترنت أمر ضروري أثناء المشروع ، ضع قواعد أساسية حول كيفية استخدامها لإزالة أي ارتباك وتعزيز الكفاءة.

موارد:

5 أدوات تعاون قوية للعمل من فرق المنزل

29 أدوات العمل عن بعد للبقاء منتجة

تواصل بانتظام مع الفريق

الاتصال هو مفتاح إدارة المشاريع بنجاح عن بعد.

من مزايا العمل من نفس الموقع أن الاتصال يحدث بشكل طبيعي. متى أردت توضيح شيء ما ، يمكنك أن تستدير وتسأل فريقك.

في حين أن هذا ليس هو نفسه عند العمل عن بُعد ، يمكنك الاعتماد على مؤتمرات الفيديو لمحاكاة هذا التواصل الشخصي الثري.

• التزم بالرسائل الفورية لاحتياجات الاتصال العاجلة ، أثناء تشغيل الفيديو لإجراء محادثات أطول أو جادة للتفاعل مع الفريق بشكل أكثر فعالية.
• احتفظ بقناة مشتركة منفصلة لفريق المشروع.
• شارك الاهتمامات والموارد والمستندات المتعلقة بالمشروع في القناة المشتركة لتشجيع الجميع على مشاركة ملاحظاتهم.
• الإفراط في التواصل لتجنب الالتباس وسوء الفهم. عندما لا يكون من الممكن التحدث مع بعضكما وجهًا لوجه ، اعتمد على كتابة رسائل أطول تشرح مخاوفك لمنع الشخص الآخر من القفز إلى استنتاجات خاطئة. أيضًا ، استخدم الرموز التعبيرية لإضافة لمسة إنسانية.

مشاركة تحديثات المهام اليومية

يمكنك الاعتماد على النظام الأساسي لإدارة المهام لمراقبة تقدم المشروع بشكل يومي ، ولكن هذا ليس هو الحال دائمًا. عندما ينشغل الفريق ، غالبًا ما يفشلون في تحديث مهامهم باستخدام الأداة.

هناك طرق أسهل لمعرفة ما يعمل عليه فريقك حاليًا

• اجتماع يومي موجز ومحدَّد مسبقًا حيث يشارك الفريق ما يعملون عليه ، وتمكن من الانتهاء منه والمانعون الذين يعيقونهم
• سلسلة رسائل في منصة الدردشة حيث يشارك الفريق هذه المعلومات بشكل يومي
• الجدول الزمني للمشروع أو مخطط جانت الذي يتم تحديثه بانتظام من قبل شخص واحد أو الفريق بحيث يقدم نظرة عامة عالية المستوى على التقدم المحرز

قم بتحرير الجدول الزمني لهذا المشروع عبر الإنترنت وشاركه مع بقية فريق المشروع عبر Slack ؛ ستنعكس جميع التغييرات التي تم إجراؤها على معاينة الرسم التخطيطي لـ Slack في الوقت الفعلي. أو افتحها من صفحة التقاء ذات الصلة لتحديثها بسهولة ومنح فريقك وصولاً سريعًا.

المورد: الدليل السهل لإنشاء جدول زمني فعال للمشروع

لديك جميع الموارد في موقع مشترك

الشيء الوحيد الذي لديه فريق مشروع يعمل في موقع مشترك يتجول ، هو العثور على حق الوصول إلى المستندات والموارد التي لم تتم مشاركتها معهم.

في حين أنه من الضروري الحصول على نسخ رقمية لجميع المستندات والأصول والموارد المتعلقة بمشروعك ، قم بتخزينها في نظام أساسي قائم على السحابة والذي سيسمح للفريق بالوصول إلى كل شيء من أي مكان ومن أي من أجهزتهم.

يمكنك استخدام أداة إدارة المستندات أو ويكي داخلي مثل Confluence هنا.

توضيح الأدوار والمسؤوليات والتوقعات وسير العمل

لا تترك شيئًا للصدفة عند إدارة مشروع عن بُعد. نظرًا لأنك ، بصفتك مدير المشروع ، غير متاح لإرشادهم شخصيًا ، فابذل جهدًا إضافيًا لتوضيح ما تتوقعه من كل فرد من أعضاء الفريق.

• قم بإنشاء ومشاركة مخطط هيكلي يبرز الأدوار والمسؤوليات وعلاقات إعداد التقارير بين أعضاء الفريق.

• ضع توقعات واضحة. قم بتعيين أهداف ومعالم كل عضو في الفريق. اشرح كيف يجب عليهم تحقيقها خطوة بخطوة باستخدام رسم تخطيطي لسير العمل.

المصدر : الدليل السهل لسير العمل

• قم بإجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة مع أعضاء الفريق شخصيًا. سيسمح لك ذلك بمعرفة كيف يحرزون تقدمًا والقضايا التي يعانون منها.

• ضع أولويات واضحة. لتجنب فشل المشروع وإرباك فريقك ، رتب أولويات المهام الفردية التي يجب أن يعمل عليها أعضاء الفريق. إذا كنت تستخدم أداة لإدارة المشروع ، فيمكنك تقسيم المهام وإدراجها في قائمة لكل فرد وفقًا لأولويته.

• قم بإنشاء خارطة طريق لمنتج لمساعدة الفريق على رؤية كيف يساهم العمل الذي يقومون به في تحقيق الأهداف الأكبر للمؤسسة.

هل حصلت على المزيد من النصائح حول إدارة المشاريع عن بعد؟

تعد إدارة المشروع من أكثر التحديات شيوعًا التي تواجهها الفرق البعيدة. ولكن إذا جمعت بين المجموعة الصحيحة من المهارات والأدوات والممارسات ، فيمكن التغلب عليها بشكل فعال دون أي عوائق. التزم بأفضل الممارسات هذه لجعل عملك كمدير مشروع عن بُعد أكثر فعالية وسهولة.

هل تريد أن تكون مدير فريق عن بُعد يتطلع إليه الجميع؟ فيما يلي دليل المدير لإدارة الفريق عن بُعد.

هل تريد المزيد من النصائح المفيدة حول إدارة فريق بعيد؟ إليك دليلنا العملي للعمل من فرق المنزل.