دليل المدير لإدارة الفريق عن بعد

مع زيادة عدد الأشخاص الذين يعملون عن بُعد مرة واحدة على الأقل في الأسبوع ، بنسبة 400٪ منذ عام 2010 ، فمن المحتمل أنك تدير موظفًا واحدًا على الأقل يعمل خارج المكتب أو يعمل من المنزل.

وبسبب جائحة COVID-19 العالمي ، ربما انتهى بك الأمر بإدارة فريق بعيد تمامًا. ربما تفكر في إدارتها عن بُعد لبقية العام.

بينما تختلف إدارة فريق عن بُعد عن إدارة فريق موجود في مكان واحد ، إلا أنه لا يختلف عن الآخر. في الأساس ، أنت تتبع نفس الممارسات ، لكن بشكل مختلف قليلاً. في هذا المنشور ، سنشارك بعض أفضل نصائح إدارة الفريق عن بُعد التي يستخدمها فريق إدارة Creately ويوصي بها.

دعونا نحفر.

التواصل والمشاركة بشكل منتظم مع الفريق

من الأشياء التي تختلف بين إدارة فريق بعيد وفريق مشترك في الموقع هي الطريقة التي تتفاعل بها وتتواصل معها. في المكتب ، تتحدث كثيرًا إلى فريقك ؛ أثناء الاجتماعات ، عرضيًا أثناء تجاوزك لها ، والمناقشات الشخصية ، وما إلى ذلك.

الطريقة الوحيدة للحفاظ على هذا المستوى من الاتصال والمشاركة مع فريق بعيد هي استخدام أدوات الاتصال الصحيحة. Slack و Zoom و Skype و Google Meet و Basecamp وما إلى ذلك هي بعض الأدوات الشائعة التي تستخدمها الفرق البعيدة للاتصال. ويمكنك استخدام منصات متعددة لإجراء اتصالات فعالة.

لا يقل أهمية عن استخدام الأداة الصحيحة وجود إرشادات يجب الالتزام بها عند استخدامها.

• قم بالتبديل إلى مؤتمرات الفيديو كلما أمكن ذلك. إنه أقرب شيء للتواصل وجهًا لوجه عندما تعمل عن بُعد. يساعد الفيديو الإضافي في بناء علاقة أقوى مع الموظف.
• استخدم المراسلة الفورية للرسائل العاجلة.
• قم دائمًا بجدولة اجتماعاتك مسبقًا ، مما يسمح للموظفين / الموظفين بالاستعداد وتخصيص الوقت من جدولهم الخاص.
• قم بتسجيل الوصول بانتظام مع أعضاء الفريق الفردي بالإضافة إلى اجتماعات الفريق.

ثق بفريقك

ثق دائمًا بموظفيك لإنجاز العمل ، سواء كنت تعمل من نفس المبنى أو عن بُعد. قدم الدعم عند الضرورة ، ولكن امنح موظفيك الحرية في تنفيذ العمل بالسرعة التي تناسبهم دون الخضوع للإدارة التفصيلية.

لبناء الثقة بينك وبين موظفيك ، يمكنك تشجيع ممارسات بعض الأشياء ،

• قم دائمًا بإبداء آذان صاغية ، سواء كان موظفوك يبحثون عن حلول لمشكلة شخصية أو مهنية.
• قم بإعداد إرشادات العمل / العمل من المنزل عن بُعد والتي يجب على الجميع الالتزام بها. على سبيل المثال ، يجب أن يكون الجميع متاحًا بشكل عام عبر الإنترنت من الساعة 10 صباحًا حتى 4 مساءً
• تأكد من أن الجميع ، بما فيهم أنت ، يقوم دائمًا بتحديث حالة التوفر في منصة الدردشة التي تستخدمها. الخروج لأداء مهمة؟ دع الآخرين في الفريق يعرفون من خلال رسالة سريعة.
• مشاركة تحديثات المهام في منصة الدردشة أيضًا. يمكنك أن تبدأ اليوم بمشاركة ما ستعمل عليه. في نهاية اليوم ، اذكر ما تمكنت من إنجازه.
• شجع الجميع على أن يكون لديهم مشاكل متعلقة بالعمل في قناة الفريق. سيسمح ذلك للأشخاص المعنيين بمشاركة آرائهم للتوصل إلى حل أيضًا.
• الإفراط في التواصل. يمكنك التعويض عن عدم التواجد شخصيًا من خلال مشاركة كل شيء ، بدءًا من تحديثات المهام وحتى الإجازات التي قمت بتقديمها للشهر المقبل. كلما كنت مهتمًا بشيء ما ، اشرح بالضبط ما تريد معرفته باستخدام كل كلمة يجب عليك كتابتها. إذا كان الأمر يجعل الأمور أسهل ، فانتقل إلى الفيديو حتى تتمكن من مراقبة رد فعلهم أيضًا.

ضع توقعات واضحة

يرتبط هذا أيضًا ارتباطًا مباشرًا ببناء الثقة مع فريقك. عند العمل عن بُعد ، من السهل أن تشعر بالارتباك بشأن مكان التركيز. هذا هو السبب في أنه من المهم تحديد التوقعات من أجل تحقيق الوضوح وزيادة المشاركة.

لكل موظف دور يلعبه ؛ وفقًا لذلك ، حدد الأهداف التي يجب على كل شخص تحقيقها جنبًا إلى جنب مع المواعيد النهائية التي يجب الوفاء بها. لتبسيط الأمور ، استخدم أدوات إدارة المهام مثل Favro أو Asana أو Trello ، حيث يمكنك تقسيم المشاريع إلى مهام أصغر ومراقبة التقدم عن كثب.

التركيز على تحديات ومخاوف الموظفين

تأكد للجميع من أنك تدعمهم وتهتم بهم. انظر باهتمام في أي مشكلات تؤثر على الأداء أو الحياة الشخصية للموظفين أثناء تفاعلك معهم من خلال المحادثات المباشرة أو الملاحظات غير المباشرة. كن مراعياً عند مناقشة الأمور الحساسة واعرض مساعدتك وإرشادك.

استثمر في أدوات تعاون موثوقة

سواء كان الأمر يتعلق بجدولة الاجتماعات ، فإن السبورة البيضاء عبر الإنترنت لجلسات العصف الذهني عبر الإنترنت ، ومشاركة المستندات ، وما إلى ذلك ، لديها أداة مناسبة تسهل إنجاز المهام عند العمل عن بُعد. سوف يسهلون التعاون السلس بين الموظفين عن بعد.

بعض أدوات التعاون التي يمكنك استخدامها هي ؛

Google Drive - يجعل من السهل تنظيم وإدارة الوصول إلى الملفات والمستندات التي أنشأها الفريق

Creately - تعمل كأداة لوحة بيضاء / قماش على الإنترنت حيث يمكن للفرق التعاون في الأفكار باستخدام الرسوم البيانية والمرئيات والنص. كما يسمح لك بالاتصال بأعضاء الفريق الآخرين عبر مؤتمرات الفيديو داخل التطبيق.

Slack - منصة اتصالات مستخدمة على نطاق واسع تتيح لك البقاء على اتصال مع فريقك عبر مؤتمرات الفيديو والمكالمات الصوتية والمراسلة الفورية.

Favro - يسمح للفريق بالتخطيط وتتبع أنشطة المشروع بشكل تعاوني.

أدوات أكثر؛

5 أدوات تعاون قوية للعمل من فرق المنزل

أدوات للعمل من فرق المنزل

التعرف على أداء الموظف الجيد

يعتبر الاعتراف بأدائهم محركًا رئيسيًا لزيادة إنتاجية الموظفين وتحفيزهم.

في حين أنه من المهم تتبع تقدمهم كمدير فريق عن بُعد ، يجب التعرف عليه عندما يكون أداؤهم جيدًا. ليس من الضروري أن تتضمن تعويضًا ماليًا ، ببساطة الاعتراف بها علنًا أو مع رمز تقدير في شكل بريد إلكتروني شخصي أو رسالة مباشرة ستولد نفس النتيجة فقط.

القيادة بتعاطف

عندما لا ترى بعضكما وجهًا لوجه ، غالبًا ما تميل إلى القفز إلى الافتراضات. ربما لم تعجبك الطريقة التي توصل بها شخص ما رسالة إليك ، ولكن دون القفز إلى نتيجة سلبية ، تحقق مرة أخرى. شارك بتعليقاتك معهم بلطف وأخبرهم بما تشعر به وكيف يجب التعامل مع الأمور في المستقبل.

وقيادة بالقدوة. افعل ما تتوقع أن يفعله الآخرون ووجههم على طول الطريق.

هل حصلت على المزيد من نصائح إدارة الفريق عن بُعد؟

إذا كان فريقك بأكمله قد أصبح بعيدًا فجأة بسبب جائحة COVID-19 ، فربما تكون قد واجهت العديد من التحديات. نأمل أن تساعدك نصائح إدارة الفريق عن بُعد هذه في إيجاد حلول سهلة.

لدينا أيضًا دليل عملي مجاني للعمل من فرق المنزل ، وهو يغطي كل شيء بدءًا من كيفية الحفاظ على التنظيم كفريق عن بُعد إلى إجراء المقابلات عن بُعد. تحقق من ذلك للحصول على مزيد من النصائح المفيدة حول إدارة فريقك البعيد.