لوحات التقارير للوكالات: دليل خطوة بخطوة لأتمتة تقاريرك

إذا كنت تمتلك وكالة تسويق أو تعمل فيها ، فأنت تعلم أن الإبلاغ عن نتائجك وتقديم ذكاء الأعمال للعملاء بطريقة واضحة وموجزة ومهنية لا يقل أهمية عن مقاييس الأداء نفسها.

كانت الطريقة التقليدية التي تنشئ بها وكالات التسويق التقارير هي تجميع مجموعة متنوعة من الأدوات مثل مستندات Google وجداول البيانات والعروض التقديمية ، وإنشاء تقارير يدويًا لكل عميل ليتم إرسالها بشكل دوري. في حين أن هذا النهج يمكن أن ينجح عندما تبدأ للتو ، ومع تقدمك ، يمكن أن يصبح إعداد التقارير مهمة شاقة وتستغرق وقتًا طويلاً ولا تساهم فعليًا في النتيجة النهائية.

إذا كنت تبحث عن إنشاء لوحات معلومات لإعداد التقارير من أجل نهج أكثر تلقائية ، فهذه المقالة مناسبة لك.

في هذه المقالة ، سوف نناقش:

1. المفاضلات بين تجميع مجموعة متنوعة من أدوات إعداد التقارير اليدوية معًا مقابل استخدام برنامج إعداد تقارير لوحة القيادة الذي يمكنه أتمتة العملية بأكملها.
2. عملية خطوة بخطوة لإنشاء تقرير باستخدام ReportGarden ، بما في ذلك كيفية أتمتة عملية إعداد التقارير ومراجعة الأنواع الشائعة من التقارير التي تستخدمها الوكالات.

هل تريد تجربة ReportGarden الجديدة؟ يمكنك التسجيل اليوم للحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 7 أيام .

المفاضلات بين إنشاء التقارير يدويًا مقابل استخدام برنامج تقارير لوحة المعلومات

عندما تبدأ مع وكالة التسويق الخاصة بك لأول مرة ، فإنك تحتاج إلى التركيز على كسب عملاء جدد ، والحصول على نتائج لهم ، وإعداد التقارير بطريقة فعالة من حيث التكلفة.

ومع ذلك ، عندما تبدأ في التوسع ، يمكن أن يستغرق إعداد التقارير وقتًا طويلاً للغاية ، وقد تبدأ في الشعور بأن التقارير التي ترسلها ليست مثيرة للإعجاب بالقدر الذي تريده. أيضًا ، نظرًا لأن العديد من الوكالات الأخرى ترسل تقارير مماثلة ، فمن المحتمل أن تندمج وكالاتك بدلاً من التميز والإثارة.

قبل أن نتعمق في كيفية أتمتة عملية إعداد التقارير الخاصة بك ، دعنا نراجع بعض إيجابيات وسلبيات إعداد التقارير اليدوية مقابل استخدام برنامج تقارير لوحة القيادة مثل ReportGarden.

إعداد التقارير اليدوية

الايجابيات

تتمثل فائدة البدء في إعداد التقارير اليدوية في أنها غير مكلفة (بصرف النظر عن تكلفة الوقت) ومن السهل نسبيًا تجميع أدوات مثل مستندات Google وجداول البيانات والعروض التقديمية. تتيح لك هذه الأدوات إنشاء التقارير الأساسية التي تحتاجها وكالتك ، كما يسهل مشاركتها مع عملائك.

السلبيات

يتمثل الجانب السلبي الرئيسي لهذا الأسلوب في إعداد التقارير في الوقت المستغرق لإنشاء كل تقرير يدويًا بشكل سريع. يمكن قضاء الوقت الذي تقضيه في إنشاء التقارير يدويًا في مهام ذات قيمة أعلى ومدرّة للدخل مثل التنقيب أو تحسين النتائج التي تحصل عليها للعملاء.

الجانب السلبي الآخر هو أن العديد من الوكالات الأخرى ستبلغ عن نتائجها بهذه الطريقة ، لذلك تفوتك فرصة استخدام التقارير كميزة تنافسية.

تقارير لوحة القيادة

الايجابيات

تتمثل إحدى المزايا الرئيسية لاستخدام برنامج تقارير لوحة القيادة في القدرة على أتمتة العملية. بالطبع ، سيكون هناك بعض الإعداد الأولي المطلوب ، ولكن بعد ذلك سيكون بالتأكيد أكثر فعالية من حيث الوقت.

فائدة أخرى هي أنه يمكنك عرض صورة أكثر اكتمالاً باستخدام لوحة معلومات عملك. لا تزال قادرًا على الإبلاغ عن نفس مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) مثل تقرير يدوي ، ولكن حقيقة أن عميلك يمكنه تسجيل الدخول ومراجعة النتائج في الوقت الفعلي لا يؤدي فقط إلى تحسين عملية اتخاذ القرار ، ولكن أيضًا يبني الثقة من خلال الشفافية ، في حين قد لا يقدم العديد من منافسيك هذه الوظيفة.

السلبيات

أحد الجوانب السلبية لمنح عملائك إمكانية الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع إلى نتائج وكالتك هو أنه من الممكن أن يقفزوا إلى استنتاجات لا أساس لها من الصحة. لحل هذه المشكلة المحتملة ، يمنحك ReportGarden القدرة على توفير سياق إضافي إلى جانب مؤشرات الأداء الرئيسية التي تقوم بالإبلاغ عنها ، مما يبني بشكل أكبر على الثقة والشفافية التي توفرها لوحة معلومات التسويق.

كما ذكرنا ، إذا كنت تستخدم لوحة تحكم للإبلاغ عن SaaS ، فسيكون هناك بعض الإعداد الأولي المطلوب ، لذلك سنغطي الآن عملية خطوة بخطوة يمكنك استخدامها لأتمتة تقارير وكالتك.

خطوة بخطوة: كيفية إعداد التقارير باستخدام ReportGarden

من المهم ملاحظة أنه باستخدام برنامج تقارير لوحة المعلومات ، يمكنك اختيار إما توفير وصول العميل على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع إلى لوحة المعلومات أو يمكنك اتباع نهج أكثر تقليدية وتصدير تقرير PDF ثابت ترسله إلى العملاء بشكل دوري. أيًا كان النهج الذي تختاره (وقد يختلف من عميل لآخر) ، فإليك الدليل التفصيلي لأتمتة العملية باستخدام ReportGarden.

الخطوة الأولى: إنشاء عميل

للبدء في إنشاء عميل جديد ، كل ما عليك فعله هو إدخال عنوان URL الخاص به ويقوم برنامجنا تلقائيًا بسحب المعلومات ذات الصلة حول الكيان. يمكنك بعد ذلك إضافة بعض التفضيلات الخاصة بالعميل مثل تحميل صورة واختيار مدير حساب واختيار اللغة والمنطقة الزمنية.

بعد ذلك ، تكون جاهزًا لبدء الاتصال بمصادر البيانات الخاصة بك واختيار قالب لوحة المعلومات. بمرور الوقت ، يمكنك أيضًا البدء في إنشاء القوالب المخصصة الخاصة بك لكل عميل على النحو الذي تراه مناسبًا.

الخطوة 2: توصيل مصدر (مصادر) البيانات الخاصة بك

سواء كنت ستستخدم نموذجًا أو تنشئ لوحة معلومات مخصصة لعميلك ، سيكون لكل منها متطلبات مصدر البيانات الخاصة به. لتوصيل مصدر بيانات ، ما عليك سوى النقر فوق "ربط مصدر بيانات جديد" ، وتفويض الاتصال ، وسيقوم ReportGarden بعد ذلك بتوفير قائمة بالكيانات التي يمكنك السحب منها.

يتمثل أحد الجوانب الفريدة لـ ReportGarden في أنه داخل كل مصدر بيانات يمكنك النقر على ملفات تعريف بيانات مختلفة. على سبيل المثال ، إذا كان لدى العميل حسابان منفصلان في إعلانات Google ، فيمكنك النقر على مصادر البيانات من حسابات متعددة تم تسجيل الدخول إليها.

الخطوة 3: إنشاء لوحة القيادة

الآن بعد أن قمت بإنشاء عميل وربطت مصدر (مصادر) البيانات الخاصة بك ، فأنت جاهز لبدء إنشاء لوحة معلومات. سواء اخترت استخدام قالب أو لوحة معلومات مخصصة ، سيقوم ReportGarden تلقائيًا بسحب البيانات من المصادر المحددة وتعبئتها داخل لوحة المعلومات.

واحدة من القوى العظمى   من النظام الأساسي هو أنه يمكنك السحب من مصادر بيانات متعددة إلى لوحة معلومات واحدة. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد إحالة Google Analytics إلى بيانات إعلانات Facebook الخاصة بك ، فما عليك سوى نقرات قليلة.

الخطوة 4: اختيار نموذج تقرير (أو إنشاء تقرير مخصص)

بمجرد ملء لوحة المعلومات الخاصة بك وسحب مؤشرات الأداء الرئيسية التي تريد الإبلاغ عنها ، يمكنك بعد ذلك اختيار تصدير إما قالب تقرير أو إنشاء تقرير مخصص خاص بك.

إذا كنت ترغب في إنشاء تقارير ثابتة لإرسالها إلى العملاء بشكل دوري ، فما عليك سوى تحديد نطاق التاريخ ومؤشرات الأداء الرئيسية التي تريد الإبلاغ عنها ، وفي غضون ثوانٍ سيكون لديك تقرير جاهز لإرساله من قِبل العميل.

إذا اخترت إنشاء تقرير مخصص من البداية ، فيمكنك الدخول أولاً وتصميمه باستخدام عينة من البيانات حتى يتم إعداد كل شيء حسب رغبتك ، ثم قم ببساطة بتوصيل التقرير بواجهات برمجة تطبيقات البيانات الحية أو مصدر بيانات محدد. مقارنةً بإنشاء تقارير مخصصة في Excel ، على سبيل المثال ، يمكنك معرفة مقدار الوقت الذي يمكن توفيره باستخدام لوحة معلومات التقارير مقابل الاضطرار إلى استيراد البيانات يدويًا وفرزها وإنشاء تصورات البيانات الخاصة بك.

من حيث كيفية تقديم البيانات ، لديك مجموعة واسعة من القدرات للاختيار من بينها. يمكنك إما سحب مكتبة نقاط البيانات المتصلة بالكامل أو إضافة أدوات بيانات لتقرير معين فقط.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الاختيار من بين العديد من قوالب التصميم لدينا التي تسحب البيانات من لوحة القيادة لديك ولديها عرض تقديمي مألوف على غرار PowerPoint. لست بحاجة إلى أن تكون مصممًا لتمييز هذه التقارير عن منافسيك.

الخطوة 5: جدولة التقارير باستخدام ReportGarden

اعتمادًا على نوع الخدمة التي تقدمها لعملائك ، بعد إنشاء لوحات معلومات العميل وإنشاء تقارير لهم ، يمكنك بعد ذلك أتمتة هذه العملية بالكامل عن طريق جدولة إرسالها بشكل دوري.

علاوة على ذلك ، يمكنك أيضًا توفير الوصول إلى لوحة معلومات العميل حتى يتمكنوا من متابعة تقدمك على النحو الذي يناسبهم.

الخطوة 6: منح العميل حق الوصول إلى لوحة التحكم

إذا اخترت تزويد عميلك بإمكانية الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع إلى لوحة المعلومات الخاصة به ، فيمكنك تخصيص شكل ومظهر ReportGarden باستخدام نظام ألوان علامتك التجارية. بمجرد أن تصبح لوحة القيادة جاهزة للعميل ، كل ما عليك فعله هو النقر على "دعوة" من داخل لوحة القيادة وسيتلقى العميل دعوة بالبريد الإلكتروني مع بيانات اعتماد تسجيل الدخول الخاصة به. سيتمكن العميل بعد ذلك من الوصول للعرض فقط إلى لوحة التحكم وسيتمكن من تعديل نطاقات التواريخ كما يراه مناسبًا.

الملخص: استخدام لوحات التقارير لزيادة الكفاءة وإثارة إعجاب عملائك

كما ناقشنا ، هناك مفاضلات بين إنشاء تقارير مخصصة يدويًا مقابل استخدام برنامج تقارير لوحة القيادة. عندما تبدأ للتو ، غالبًا ما يكون استخدام الأدوات المجانية هو الخيار الأفضل ، ولكن مع قيامك بتنمية وكالتك ، فقد حان الوقت للنظر في أتمتة عملية إعداد التقارير.

بصرف النظر عن الوقت الذي تحفظ فيه إنشاء التقارير يدويًا ، فإن إحدى الفوائد الرئيسية لاستخدام برنامج تقارير لوحة القيادة هي أن عملاءك يمكنهم الوصول إلى نتائجهم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع . يؤدي هذا إلى بناء الثقة بأن وكالات التسويق الرقمي الأخرى "الصندوق الأسود" لن تمتلكها ببساطة.

والأهم من ذلك ، من خلال توفير سياق إضافي إلى جانب مؤشرات الأداء الرئيسية التي يتم الإبلاغ عنها في لوحات معلومات التسويق ، يمكنك أيضًا سرد قصة أكثر اكتمالاً عن النتائج التي تحصل عليها للعملاء.

إلى جانب القدرة على جدولة وأتمتة تسليم تقاريرك ، تعمل هذه الميزات معًا لتوفير وقتك للتركيز على الأمور المهمة: زيادة أرباح عملائك.

إذا كنت تريد أن ترى بنفسك كيف يمكن لـ ReportGarden أتمتة عملية إعداد تقارير وكالة التسويق الخاصة بك ، يمكنك بدء الإصدار التجريبي المجاني لمدة 7 أيام هنا.