الدليل السريع لتشغيل الأحداث الاسترجاعية الإنتاجية عن بُعد

تعد الاجتماعات بأثر رجعي أكثر أهمية للفرق البعيدة من تلك الموجودة في نفس الموقع.

نظرًا لأن الفرق البعيدة لا تعمل جنبًا إلى جنب مع بعضها البعض على أساس يومي ، فغالبًا ما تفوتهم فرص اكتشاف المضاعفات في سير العمل التي يمكن أن تؤثر على أدائهم وروحهم في وقت مبكر ، مما قد يؤدي في النهاية إلى تأخير الانتهاء في الوقت المناسب من أعمالهم. مخرجات المشروع.

يمكن أن تساعد عمليات الاسترجاع المنتظمة الفرق البعيدة على تجنب ذلك من خلال توفير النظام الأساسي لكل عضو في الفريق للتعبير عن آرائهم والتحدث بصراحة عن التحديات أو الحواجز التي تعيق عملهم ، وبالتالي إكمال كل شيء بكفاءة.

ستوجهك هذه المشاركة عبر جميع عناصر الاجتماع الاستعادي ، مع التركيز بشكل خاص على إدارتها بفعالية عن بُعد. جميع القوالب المتوفرة قابلة للتحرير عبر الإنترنت ، ويمكنك استخدامها لبدء اجتماعك بأثر رجعي على الفور.

ما هو الاجتماع الاستعادي

معروف بالعديد من الأسماء - Scrum بأثر رجعي ، وسبرينت بأثر رجعي ، وأجايل بأثر رجعي ، ومراجعة ما بعد الإجراء ، وحتى في بعض الأحيان بعد الوفاة أو الختام - هذا النوع من الاجتماعات هو حدث زمني حيث تجتمع الفرق معًا لمناقشة ما سار بشكل جيد. وما الخطأ الذي حدث خلال آخر سباق أو تكرار. وهذا يمكنهم من تحسين Sprint القادم من خلال التعلم من أخطائهم الماضية وانتصاراتهم.

على الرغم من أنه كان يستخدم في الأصل بشكل عام في تطوير البرمجيات الرشيقة ، فقد تم اعتماد الاجتماعات بأثر رجعي من قبل العديد من الفرق الأخرى في التسويق لإدارة الموارد البشرية بمرور الوقت.

الخطوات الأساسية

• انتقل إلى العمل الذي تم التخطيط له أو إكماله أو عدم اكتماله والأحداث المهمة الأخرى التي قد تكون حدثت أثناء Sprint / المشروع. يمكنك استخدام نموذج بأثر رجعي مثل النموذج أدناه وتشجيع المشاركين على ملئه. سيساعدك هذا على تتبع المحادثة والأفكار المهمة التي تتم مشاركتها بسهولة.

• راجع كل عنصر من العناصر التي وضعها المشاركون على السبورة وناقشها بالتفصيل.
• قرر كيفية تحسين المشاريع المستقبلية بناءً على ما تعلمته خلال الفترة الرجعية وإنشاء عناصر عمل لتنفيذ تلك التحسينات أثناء التكرار التالي. قم بتعيين مالك لكل من هذه الإجراءات. خلال الفترة الرجعية التالية ، يمكنك التحقق مرة أخرى مع المالك لمعرفة ما إذا كان قد تم تنفيذه ؛ إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيستمر إلى التكرار التالي.

من يجب أن يشارك

ادعُ فقط أعضاء الفريق المباشرين الذين يعملون معًا. توفر Retros مساحة آمنة للمشاركين للتحدث عن كل شيء في العلن ، بما في ذلك التحديات التي يواجهونها ، وما فشلوا فيه ، والمساعدة التي يحتاجون إليها. لذلك يمكنك تجنب دعوة شخص ما (على سبيل المثال مديرًا أو صاحب مصلحة لا يشارك بشكل مباشر في العمل الذي يقوم به الفريق) والذي قد يجعلهم يشعرون بالضعف أو عدم الارتياح للتحدث بصراحة.

ماذا تحتاج

من أجل الحفاظ على الأشياء منظمة ومركزة ، تحتاج إلى تدوين الأشياء ، خاصة ما يتم توصيله من قبل الفريق أثناء الاجتماع. للقيام بذلك ، تحتاج إلى سبورة بيضاء.

أثناء جلسة اجتماع بأثر رجعي عن بُعد ، تحتاج مع ذلك إلى التبديل إلى لوحة بيضاء عبر الإنترنت حيث يمكنك التعاون مع فريقك (ربما يكون أفضل مما قد يكون موجودًا حول السبورة الفعلية) في مشاركة أفكارك وأسئلتك وآرائك.

• Creately هي لوحة بيضاء / أداة قماشية على الإنترنت مصممة لتعاون الفريق. يأتي مع لوحة قماشية لانهائية ومكتبات أشكال قياسية لأكثر من 50 نوعًا من المخططات ومؤتمرات الفيديو داخل التطبيق ومعاينات التغيير في الوقت الفعلي وتتبع الماوس والتعليق المباشر. كل هذا مجتمعة ، تشكل أداة رائعة لإدارة الاجتماعات بأثر رجعي ، وجلسات العصف الذهني ، والتخطيط للاجتماعات ، وما إلى ذلك عبر الإنترنت.

بالإضافة إلى ذلك ، قد تحتاج أيضًا إلى أداة مؤتمرات الفيديو (فقط إذا كان برنامج السبورة البيضاء الذي تستخدمه لا يدعم مؤتمرات الفيديو داخل التطبيق) لتسهيل الاجتماع عبر الإنترنت. بعض الخيارات التي يمكنك وضعها في الاعتبار هي ،

• تكبير
• تثاقل
• جوجل ميت

بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا الاستفادة من أداة التعاون في المستندات مثل محرر مستندات Google أو جداول بيانات Google جنبًا إلى جنب مع إحدى أدوات مؤتمرات الفيديو أعلاه لإجراء الاجتماع الاستعادي.

نصائح لتشغيل الاجتماعات بأثر رجعي عن بعد

يختلف إجراء اجتماع رجعي شخصيًا تمامًا عن إجراء اجتماع عبر الإنترنت ، ويرجع ذلك أساسًا إلى أن الفريق موزع عبر القارة ، إن لم يكن في جميع أنحاء العالم ، وهو مقيد بأجهزتهم من حيث كيفية تصرفهم أثناء الجلسة.

ومع ذلك ، هذا لا يعني أن القيام بعمل رجعي منتج عن بعد أمر مستحيل. فيما يلي بعض النصائح للإبقاء على الأشياء فعالة وجذابة عبر الإنترنت.

تأكد من مشاركة الجميع

إذا كان فريقك منتشرًا عبر مناطق زمنية مختلفة ، فتأكد من اختيار فترة زمنية مناسبة للجميع. عادة ، يتم الاحتفاظ بأثر رجعي في نهاية Sprint (يمكن أيضًا تنفيذها أثناء Sprint / المشروع إذا امتدت على مدى فترة طويلة من الزمن). أثناء تخطيط Sprint الخاص بك ، تذكر أن تقوم بجدولة الاسترجاع على تقويمات الفريق في وقت مبكر. ضع مربعًا زمنيًا لجلستك وحاول الانتهاء منه في غضون الوقت المخصص لتجنب أي إزعاج للمشاركين الذين قد يتخطون الغداء للانضمام إلى الاجتماع.

تأكد من أن الجميع يشارك. إذا لم يتمكنوا من ذلك ، فتأكد من أنهم على الأقل يقدمون مدخلاتهم قبل الاجتماع حتى يظل من الممكن الرجوع إليهم ومناقشتهم أثناء الاجتماع مع أي شخص آخر. يمكنك استخدام نموذج استعادي معد مسبقًا لجمع ملاحظاتهم.

اتبع الآداب العامة للاجتماعات عبر الإنترنت

تميل الأشياء أحيانًا إلى الخروج عن السيطرة أثناء اجتماع عبر الإنترنت ، ويساعد وضع الإرشادات على إدارتها بشكل أفضل. للحصول على نتيجة أكثر إنتاجية ، احصل على ما تتوقعه من الحاضرين في الاجتماع وكيف تريدهم أن يتصرفوا بأنفسهم ، قبل الاجتماع.

بعض آداب الاجتماع العام التي يجب اتباعها عند الحضور:

• اللباس المناسب
• تأكد من إعدادك أمام خلفية مناسبة للعمل (على سبيل المثال ، لا توجد أسرة ، أو غرف فوضوية ، وما إلى ذلك)
• كتم صوت الميكروفون الخاص بك عندما لا تتحدث
• لا تشتت انتباهك. لا تحدق في هاتفك أو تكتب بعيدًا على لوحة المفاتيح أو تعمل في مهام أخرى عندما يقوم شخص آخر بالتقديم
• اجعل هاتفك في وضع الصمت وأوقف تشغيل الإشعارات الأخرى
• لا تقاطع بينما يتحدث الآخرون أو تتحدث معهم
• إذا كان لديك تعليق أو سؤال ، فلفت الانتباه إلى نفسك قبل التحدث. إما أن تقوم بإيماءة يد أو تقول "سؤال" أو "تعليق"
• كن جاهزا. تأكد من عمل الاتصال والكاميرا والميكروفون قبل الاجتماع

كيفية إدارة اجتماع بعيد منتج | أفضل الممارسات والقوالب

جمع الملاحظات قبل الاجتماع

من أجل قضاء المزيد من وقت اجتماعك الفعلي بأثر رجعي في تحليل الأفكار المقدمة ومناقشة عناصر العمل للمستقبل ، قم بجمع ملاحظات الفريق قبل الجلسة الفعلية.

شارك أحد النماذج بأثر رجعي أدناه مع الفريق في وقت مبكر ، مما يتيح للجميع سرد إخفاقاتهم وانتصاراتهم ومخاوفهم واقتراحاتهم. يمكن أن يساعد هذا النهج أيضًا الانطوائيين على الشعور براحة أكبر عند مشاركة أفكارهم وتشجيع الأعضاء الذين قد يعتقدون أن تعليقاتهم أكثر أهمية لمشاركتها دون الشعور بالقلق.

ضع خطة عمل

تفقد الفرق الموزعة بسهولة معرفة من هو المسؤول عن فعل ماذا ومتى يحين موعد الأمور. من أجل تجنب أي لبس ومساءلة الجميع ، قم بإنشاء خطة عمل بسيطة يتم مشاركتها مع الجميع.

أو يمكنك استخدام أداة إدارة مشروع مثل Favro لإنشاء المهام وتعيين المالكين وتتبع التقدم.

استخدم التقنية الصحيحة بأثر رجعي

لقد جعل المعرض بأثر رجعي القياسي الفريق يجيب على الأسئلة ، ما الذي سار بشكل جيد؟ ما الذي لم يسير على ما يرام؟ وما الذي يمكننا تحسينه؟ في حين أن هذا أمر بسيط إلى حد ما ، إلا أنه قد يجعل الأشياء قديمة عندما تقوم بذلك بشكل متكرر. فيما يلي بعض الأفكار عن الاجتماعات بأثر رجعي لجعل الأمور أكثر متعة وجاذبية.

ابدأ ، توقف ، تابع

يجمع هذا النهج ملاحظات المشاركين عبر 3 فئات ؛

• ما الذي يجب أن يبدأ الفريق العمل عليه؟
• ما الذي يجب أن يتوقف الفريق عن العمل عليه؟
• ما الذي يجب أن يواصل الفريق العمل عليه؟

محبوب ، تعلم ، مفتقر ، مشتاق لـ (4 لترات)

قسّم اللوحة إلى 4 مناطق واطلب من المشاركين تقديم أفكارهم بشكل فردي حول كل من Ls.

• أعجبهم - أشياء أعجبتهم في المشروع
• تعلموها - أشياء تعلموها
• تفتقر إلى الأشياء التي قام بها الفريق ولكن كان من الممكن القيام بها بشكل أفضل
• مشتاقون لها - الأشياء التي تمنوها خلال المشروع

جنون حزين سعيد

يتيح هذا النهج للفريق مشاركة ملاحظاتهم وتجميعها بناءً على مشاعرهم حول السباق السابق

• ما كانوا غاضبين منه
• ما كانوا حزينين بشأنه
• ما كانوا سعداء به

بمجرد تجميع الأفكار ، يمكن للفريق التصويت لها. سيتم إعطاء الأولوية لمن حصلوا على أكبر عدد من الأصوات وسيتم اتخاذ إجراءات بشأنهم خلال السباق التالي.

مركب شراعي

تقارن هذه الطريقة تقنيًا العدو بالمراكب الشراعية ، مما يجعل الفريق يقارن الأشياء التي أثرت في العدو بما يدفع المراكب الشراعية للأمام أو للخلف.

• أشعة الشمس - أشياء جعلت الفريق سعيدًا
• المراسي - الأشياء التي منعت الفريق من إحراز تقدم
• الرياح والغيوم - الأشياء التي ساعدت الفريق على المضي قدمًا
• الصخور والقراصنة - مخاطر وعقبات قد تمنع الفريق من الوصول إلى المكان الذي يحتاجون إليه

كالم

KALM تعني ،

• احتفظ (بالأشياء التي تريد الاحتفاظ بها)
• إضافة (الأشياء التي تريد إضافتها)
• المزيد (الأشياء التي تحتاج المزيد منها)
• أقل (الأشياء التي تحتاج القليل منها)

اكتشف المزيد من التقنيات الاسترجاعية هنا.

هل حصلت على مزيد من النصائح حول إجراء اجتماعات بأثر رجعي عن بعد مثمرة؟

في نهاية الاجتماع الاستعادي ، يمكنك أن تأخذ بعض الوقت للتفكير في كيف سارت الأمور (عرض استعادي قصير للأحداث بأثر رجعي!). شجع الفريق على مشاركة ملاحظاتهم حول كيفية تحسين الأثر الرجعي لجعله أكثر إنتاجية في المرة القادمة.

تمنحك الاجتماعات بأثر رجعي الفرصة للتفكير في الأخطاء التي ارتكبتها والمكان الذي ازدهرت فيه من أجل التخطيط لمستقبل أفضل. على الرغم من أن تشغيل معرض رجعي عن بُعد قد وضعك في موقف صعب في الماضي ، فإننا نأمل أن تساعدك هذه المشاركة والقوالب التي شاركناها في القيام بذلك بنجاح من الآن فصاعدًا.

إذا كان لديك شيء نجح معك بشكل خاص عند إدارة اجتماعات بأثر رجعي عن بُعد ، فيرجى مشاركته معنا في قسم التعليقات أدناه.