إدارة المخاطر في العلاقات التجارية: أربع نصائح أساسية للوكالات والشركات

إدارة المخاطر ضرورية لنجاح شركتك. أي عمل كبير يستغرق سنوات لبنائه وطوال هذا الوقت لا يمكنك التحرك بدون علاقات تجارية!. لا يُسمح هنا بالتخبط أو المرتدين. يتم اختيار شركاء الجودة لفترة طويلة من التحالفات التي يتم بناؤها بشكل استراتيجي. لطالما اعتمد العملاء على المهنيين الذين يعرفون تجارتهم ، والذين لديهم استعداد لدراسة الأعمال التجارية ، والموثوقين في الأمور المالية ، ويسعدون بالنمو معًا.

ومع ذلك ، ليس هناك من معنى للاعتقاد بأن العثور على الشريك المناسب هو "نصف عمل مكتمل". الفكرة العظيمة لا شيء بدون التنفيذ ، وإبرام المعاهدة لا شيء بدون تعاون قوي خلال الهدف العام.

هناك عدة مراحل في عملية إدارة المخاطر عند دمج شركة ووكالة. وهذه ترتبط ارتباطًا وثيقًا بمراحل تطوير المشروع.

المرحلة الأولى - التعرف على بعضنا البعض

يُظهر كل جانب قوته ويشير إلى إنجازاته المهنية ويتبادل الخبرات. تتبع هذه المرحلة تقييمًا أوليًا لإمكانيات الطرف الآخر. هذه هي المحادثة الأولى التي يمكن أن توضح لنا ما إذا كنا سنكون متطابقين بشكل جيد أم لا.

من الطبيعي أن تكون الوكالة مهتمة باتخاذ قرار لصالحها. يأمل العمل في أن يتم تمرير مهمتهم ومواردهم إلى الأشخاص المناسبين ، الذين لن يختفوا أو يتحولوا إلى مشروع آخر في غضون أسبوع. سيرغب العمل في الاعتماد على وكالة استباقية لتقدير المخاطر والتأكد من تميزها عن الآخرين مع تحقيق النتائج المطلوبة لزيادة الإيرادات.

نصيحة للوكالة: لا تخدع شركة تغرس تصورات خاطئة عن عملك. افحص النشاط التجاري: موقعه على الويب ، ومكانته في السوق ، ونقاط الضعف والقوة ، بالإضافة إلى المنافسين الرئيسيين. تأكد من أن العميل لديه مهمة مميزة ، وأنه يفهم الأهداف. فكر في المخاطر المالية الخاصة بك في العمل. كن إيجابيًا بشأن كل هذه النقاط التي تطابق ملفك الشخصي ، ولديك خبرة في حل مشكلات مماثلة. قم بإعداد توقعات مع رؤيتك للوضع. تحدث عن إمكانياتك الحقيقية. لا تكذب. ولا تعطي انطباعًا بأنك تريد التنافس مع فريق التسويق الداخلي للعميل - ركز على التفاعل. ناقش المخاطر. قم بإعداد قائمة بمؤشرات الأداء الرئيسية والمقاييس التي ستساعدك على التحرك في الاتجاه الصحيح.

نصيحة للأعمال التجارية: لا تسقط رأسًا على عقب وحاول تجنب المبالغة في التوقعات. افحص خبرة الوكالة في حل المهام المماثلة ، واقرأ تقييمات العملاء الآخرين حول خدماتهم. قم بصياغة مهام محددة غير مجردة بناءً على تحليل وضعك الفعلي. حاول تجنب التوقعات المتضخمة ، لأنه خلال الفترة الأولية لن يكون من السهل على فريق الوكالة التعامل حتى مع تلك المهام التي حددوها بأنفسهم. ناهيك عن تجاوز نتائجها. سيكون من الرائع التعامل مع الأمر بنفسك ، وإلا فلا تخجل من تعيين قسم لإدارة المخاطر.

المرحلة الثانية - بدء المشروع

في المرحلة الثانية من العلاقات ، غالبًا ما يكون لدى الشركة توقعات مفرطة. وغالبًا ما تواجه الوكالة مشكلاتها الخطيرة الأولى. يمكن لإدارة المخاطر العقلانية هنا أن تجعل كلا الطرفين فائزين. يمكن أن تكون هذه مهمة أو مهمتين إضافيتين ذات أولوية أعلى ، أو أخطاء في الوقت المقدر للمهام ، أو ضرورة دعم الحلول السابقة التي تم تنفيذها من قبل. يمكن أن يؤدي هذا إلى تأخير الموعد النهائي أولاً ، والتناقضات بين النتائج المتوقعة والفعلية ، وغيرها من التفاصيل الدقيقة التي تكون طفيفة جدًا على المدى الطويل ، ولكنها ملموسة جدًا في البداية.

نصيحة للوكالة: هذا أمر بالغ الأهمية لبدء عملك في المشروع من خلال وضع جدول زمني وتقسيم المسؤوليات بين أعضاء فريق المشروع. يجب على الجميع فهم مجال اهتمامهم. انتبه إلى التفاصيل وحاول مراقبة سير العمل باستمرار. الأخطاء التي قد لا يتم ملاحظتها بعد ستة أشهر يمكن أن يكون لها تأثير كرة الثلج في البداية. لذلك ، سيكون هذا هو الخيار الأمثل إذا احتفظ أعضاء فريقك بمهامهم في نظام إدارة المهام الجماعية ، حيث يمكنهم تدوين نتائجهم أو مشكلاتهم أو طلب بيانات إضافية أو تحديد أولويات المهام أو ترك تعليقات. يمكن أن يوضح هذا الحل الصورة العامة في أي مرحلة من مراحل التعاون ، بالإضافة إلى العثور على "عنق الزجاجة" إذا حدث خطأ ما. لا تنسى جدولة اجتماعات منتظمة.

نصيحة للعمل: لا تضغط بشدة. قم بتمييز الأخطاء وتقديم النصائح ومشاركة رؤيتك وتقديم ملاحظات جيدة. لكن من فضلك ، حاول أن تكون مهذبًا قدر الإمكان. أخبرهم أنك ستتحكم في العملية ، لكن تجنب الإدارة التفصيلية. يحتاج الفريق الموجود على الجانب الآخر إلى دعمك حقًا. هذا صحيح ، لم يتم كسب الولاء بعد ، لكن دعمك يمكن أن يكون دفعة مقدمة ستنشط الفريق. ثق بهم ، وسوف ينتج عن ثقتك نتيجة ممتازة بالنسبة لك.

المرحلة الثالثة - المرحلة الأولى

ستقدم الوكالة تقريرًا لفترة محددة: شهر أو ربع. أنت تناقش الإنجازات التي تحققت. كيف تختلف هذه النتائج عما كان مخططًا له في الأصل؟

من المهم مناقشة جميع الأمور بصراحة. ما الذي تم القيام به بشكل جيد ولماذا خلال هذه الفترة؟ أي جزء من الخطة فشل في التنفيذ ولماذا؟ ما هي التغييرات التي حدثت أثناء العملية وماذا كان رد فعلنا عليها؟ كيف قام كل فريق بمهام محددة؟ ما الذي يجب تحسينه في الفترة المقبلة؟ كل هذه أمثلة على المخاطر التي يجب أن تضعها دائمًا في الاعتبار.

نصيحة للوكالة: راقب نتائجك يوميًا. إذا لاحظت وجود مشكلة محتملة ، فأخبر عميلك بذلك ، وقدم الحلول ومساعدتك. لا نوصيك بالانتظار حتى تحل هذه المشكلة نفسها. حتى إذا لم يزودك عميلك بأي معلومات ، أو كان مديرًا في مكتبه مثقلًا ولا يمكنه الإجابة على الأسئلة التي تطرحها في الوقت المناسب ، فإن 50٪ على الأقل من المسؤولية تقع على عاتقك. لذا حان الوقت للتصرف بناءً على سلطتك الخاصة ، خاصة إذا كنت تعرف كيفية حل هذه المشكلة في الوقت المناسب.
في معظم الحالات ، سيكون لهذا تأثير إيجابي إذا تجاوزت توقعات أصحاب الأعمال وبالتالي أكدت جودتك ومهارتك.

اذهب إلى هذا الميل الإضافي ، وخصص المزيد من الوقت للتفاصيل. انظر إلى جوهر المهمة المطروحة. إذا كنت قد نفذت الاتفاقية أو نفذتها أكثر من اللازم ، إذا تمكنت من القضاء على المخاطر - أحسنت ، فقد حان الوقت الآن للتفكير في ما يمكن القيام به. تابع المسير للامام!

نصيحة للأعمال التجارية: تقييم الوضع. هل يتوافق الأداء مع ما توقعته في المقابل؟ هل حقق الفريق توقعاتك؟ ما هي الأفكار المكتسبة من التعاون؟ ما الذي تجيده الوكالة؟ ما هو الخطأ ولماذا؟

تحدث ، ملاحظاتك مهمة. إذا بدت لك بعض الأمور التافهة واضحة لك ، فقد تكون شيئًا جديدًا على الجانب الآخر.

أخبرهم عن خططك. أخبرهم بما حدث من جانبك خلال هذه الفترة الزمنية. ما الذي تغير في شركتك ، وما هي التغييرات المخطط لها في المستقبل القريب؟
في هذه المرحلة ، يتفق الطرفان عادة على أهداف طويلة المدى: ستة أشهر أو سنة أو أكثر. لذلك ، يجب أن يكون كل طرف واثقًا من أن الإستراتيجية تتحرك في الاتجاه الصحيح بموارد كافية وأن الاتصال واضح. من المهم للغاية الاتفاق على المعالم: الأشهر ، الأرباع. إذا كانت هناك أية مشكلات تتعلق بالتعاون ، فيجب تسليط الضوء عليها ومناقشتها وتسويتها. غالبية المشاكل التي يكمن فيها المشروع النموذجي هي في الاتصال. غالبًا ما تتطور القضايا الصغيرة وسوء الفهم إلى نزاعات طويلة. وهذا يؤدي إلى فقدان الفعالية.

المرحلة الرابعة - تعاون ناجح

يتطور المشروع ، وتعمل مؤشرات الأداء الرئيسية كما هو مخطط لها ، وقد وضعت الفرق نموذجًا للتعاون الناجح.

نصيحة للوكالة: بصرف النظر عن العمل الجيد الذي تم إنشاؤه الآن ، من المفترض أن تقدم صورة للمستقبل. استثمر الوقت في تطوير عميلك. قم بتحليل نتائجك ، وقدم لهم فرصًا جديدة ، وقدم أدوات جديدة. قم بإعداد قائمة بالتوصيات وأظهر لهم "أرقام" الأرباح الجديدة المحتملة. هذا هو الوقت المناسب لاقتراح خدماتك الأخرى.
تذكر أن مجرد القيام بعملك بشكل صحيح لا يكفي. الجميع يهتم بالمستقبل. ولديك القدرة على المشاركة في إنشاء هذا المستقبل ، الذي تشاركه معًا أنت وشريكك.

نصيحة للأعمال: استمر في المضي قدمًا. استمر في ترتيب اجتماعات منتظمة ، وطرح الأسئلة ، وتبادل الأفكار والأخبار حول عملك. ابحث عن بعض الفوائد لفريقك الداخلي من التعاون مع الوكالة. ثق بشريكك ولكن لا تنسى أن تراقب جانبا وتقدم التغذية الراجعة.

الكلمات الأخيرة حول إدارة المخاطر

ليس هناك من ينكر أن كل علاقة عمل لها تفاصيلها الخاصة. بالتأكيد لا يمكننا أن نقدم لك نصًا عامًا مثاليًا يساعدك على التعاون مع عميلك أو وكالة التعهيد بنجاح ، وتجنب كل المصاعب. ستكون علاقاتك مع عميل الأعمال الصغيرة مختلفة تمامًا عن العميل التجاري الكبير ، وستكون العلاقة مع الشركة الأوروبية مختلفة عن العلاقة مع الشركة الأمريكية أو الآسيوية. وهناك ملايين العوامل الأخرى التي تؤثر على علاقات عملك حتى داخل شركتك.

أجزاء من النصائح لوكالة:
- تحليل عمل العميل بدقة
- تحليل قوة فريقك بعناية
- لا تبدأ العمل إذا كان العميل لديه مهمة مجردة للغاية
- كن صادقًا مع عميلك في أي موقف
- تعيين المسؤوليات بين فريقك على أساس مهاراتهم الحقيقية
- مراقبة سير العمل باستمرار
- لقاء ومناقشة النتائج والقضايا الخاصة بك مع العميل بشكل منهجي
- بذل قصارى جهدك لتحقيق أهداف العميل
- حاول الحفاظ على العلاقة مع العميل بعد اكتمال المشروع إذا أدركت منظورًا كبيرًا في الشراكة

أجزاء من النصائح للأعمال:
قم بتحليل عملك وتحديد نقاط ضعفك الحقيقية ومجالات التحسين
ضع أهدافك وأعد قائمة بالاستفسارات الفنية المقروءة
كن على اطلاع ، ونسق إستراتيجيتهم إذا كان هذا لا يناسب رؤيتك الخاصة تمامًا
تحكم في العملية ، لكن تجنب الإدارة التفصيلية
جرب الوكالة من حيث الحجم ، إذا كانت جيدة حقًا - فقد تساعد في تقدم فريقك الداخلي وتحسين مجالات عملك الأخرى