نصائح لإدارة ضمانات المبيعات لقائد المبيعات

ضمان المبيعات هو مادة قوية. يساعد فرق المبيعات على إجراء محادثات هادفة مع العملاء المحتملين والعملاء مع توفير قيمة هائلة لرحلة المشتري.

فكر في الأمر على أنه ترسانة أسلحة يحتاجها فريق المبيعات الخاص بك بينما يتطلعون إلى تحويل عملاء محتملين جدد. ما فائدة الأسلحة في ساحة المعركة إذا لم يتم قفلها وتحميلها؟

إنها مشكلة عالمية ابتليت بها فرق التسويق والمبيعات. ضمان المبيعات يعمل ، ومع ذلك ، لا يتم استخدام ما يقرب من 70 في المائة من محتوى B2B من قبل المبيعات. لماذا ا؟ نظرًا لوجود إستراتيجية قليلة جدًا حول ما تم إنشاؤه ومكان تخزينه. وعندما يكون من المستحيل تحديد موقع ضمانات المبيعات ، فإنه لا يمسها فريق المبيعات.

يمكن أن تساعد عملية إدارة ضمان المبيعات المدروسة استراتيجيًا في الحفاظ على كل هذه الأصول القيمة منظمة ويمكن الوصول إليها ، لذلك يظل مندوبو المبيعات لديك مسلحين ومستعدين للفوز بالآفاق وإبرام المزيد من الصفقات.

ما هي إدارة ضمان المبيعات؟

للإجابة على هذا السؤال ، دعنا أولاً نتأكد من فهمنا لضمانات المبيعات.

يشير ضمان المبيعات إلى أي نوع من المحتوى ، سواء أكان مطبوعًا أم رقميًا ، يساعد فريق المبيعات على نقل التوقعات أو العملاء المتوقعين أو العملاء إلى أسفل مسار تحويل المبيعات. إنها في الأساس مادة تعليمية تُعلم المشتري وفقًا لمكان وجوده في رحلتهم نحو إجراء عملية شراء. قد تتضمن بعض الأمثلة كتيبات المنتجات ودراسات الحالة وعروض المبيعات والكتب الإلكترونية وحتى منشورات المدونات.

مع وضع هذا التعريف في الاعتبار ، فإن إدارة ضمانات المبيعات هي الطريقة التي يتم بها تنظيم كل هذه المواد وتخزينها والوصول إليها. يضمن نظام إدارة ضمان المبيعات الفعال أن تكون جميع المواد مخازن في موقع مركزي وآمن على الإنترنت يمكن للجميع الوصول إليه في المؤسسة. يجب أن يكون نظام إدارة ضمان المبيعات الفعال:

• سهل الاستخدام
• من السهل تحديد موقع
• من السهل دمجه في تدفقات العمل الحالية
• سهل التحديث

لماذا تعتبر إدارة ضمان المبيعات مهمة؟

عندما لا تتم إدارة ضمانات المبيعات بشكل فعال ، فإنها تفقد قوتها. يبدأ الناس في تسمية الأشياء وحفظها بشكل عشوائي. تصبح المستندات مبعثرة عبر النظام البيئي الرقمي. ما كان في السابق أداة مفيدة يصبح عقبة مرهقة من المرجح أن يتجاهلها مندوب المبيعات. بعد ذلك ، يبدأ المندوبون في تقديم ضمانات المبيعات الخاصة بهم ، مما يتسبب في إفساد العلامة التجارية للشركة. لم تعد المراسلة متماسكة ، والأهم من ذلك أن ضمانات المبيعات لا تزال غير قابلة للقياس.

عندما يكون نظام إدارة ضمان المبيعات مفقودًا ، يضيع الوقت الثمين. وفقًا لتقرير صادر عن معهد ماكينزي العالمي ، يقضي الموظفون 1.8 ساعة يوميًا في البحث عن المعلومات وجمعها. يؤدي ذلك إلى 9.3 ساعة في الأسبوع ، أو ما يعادل يوم واحد في أسبوع العمل ، من الوقت الضائع لأن مندوب المبيعات لا يمكنه العثور على المعلومات التي يحتاجها.

هذه بعض الأشياء السلبية. ولكن مع عملية إدارة ضمان المبيعات ، لديك القدرة على تغيير ذلك. من خلال الاحتفاظ بجميع أصول مبيعاتك في موقع منظم ويسهل الوصول إليه ، ستمكن ممثليك من البيع بشكل أكثر فعالية مع توفير وقتهم الثمين ، والذي يمكن استخدامه لإجراء المزيد من المحادثات مع العملاء المحتملين. إذا كان من السهل العثور على الأدوات ، فمن المرجح أن يستخدم المندوبون هذه الموارد - مما يجعل تجربة المشتري متسقة مع الحفاظ على محاذاة العلامة التجارية.

5 نصائح لإدارة ضمان المبيعات

إذا كنت تتطلع إلى اعتماد نهج تمكين المبيعات كعمل تجاري ، فستكون هناك حاجة إلى إدارة ضمانات المبيعات الاستراتيجية لتمكين مندوبي المبيعات. ولكن من أين تبدأ؟ ستمنحك نصائح إدارة ضمان المبيعات الخمس هذه الأساس الذي تحتاجه.

1. تدقيق جميع ضمانات المبيعات

أفضل طريقة لتحسين عمليتك هي اكتساب فهم قوي لضمانات المبيعات التي لديك حاليًا ومكان تخزينها. أول شيء يمكنك القيام به لبدء إدارة ضمانات المبيعات بشكل صحيح هو إجراء تدقيق لجميع الموارد الموجودة. قم بعمل قائمة بكل جزء من المحتوى لديك حاليًا ومكان تخزينه حاليًا. بعض الأشياء التي يجب مراعاتها:

• هل كل المحتوى الخاص بك محدث؟
• هل تتحدث وتتحدث عن المنتجات أو الخدمات التي تقدمها؟
• هل هو على العلامة التجارية؟
• هل هي ذات صلة؟

بمجرد أن يكون لديك قائمة بالمحتوى الحالي الخاص بك ، حدد ما يجب تحديثه ، وما الذي يمكن إعادة توجيهه ، وما الذي قد يلزم التخلص منه فقط. تذكر أنه يجب ربط كل جزء من المحتوى برحلة المشتري بطريقة ما. إذا كان المحتوى لا يثقف بشكل فعال العملاء المحتملين ، أو يحول العملاء المحتملين ، أو يسعد العملاء ، فهل يستحق مكانًا في نظام إدارة ضمان المبيعات الخاص بك؟

ستحتاج أيضًا إلى مراقبة المحتوى المكرر. عندما تقوم الشركات بإعادة تسمية العلامة التجارية ، يمكن أن تُترك المستندات القديمة وراءها. يؤدي هذا إلى إنشاء علامة تجارية غير متسقة ، مما قد يؤدي إلى حدوث ارتباك وتقليل حقوق ملكية العلامة التجارية بشكل عام.

2. اختر منصة إدارة ضمانات المبيعات

بمجرد إنشاء المحتوى الموجود لديك في صندوق الأدوات الخاص بك ، فقد حان الوقت لتحديد مكان تخزين هذه الأصول القيمة. يعد نظام إدارة ضمان المبيعات أمرًا أساسيًا للحفاظ على الملفات منظمة ومركزية ويمكن الوصول إليها. هناك الكثير من الأدوات المختلفة هناك. أكبر شيء تريد ضمانه هو أن أي نظام أساسي تختاره يتكامل مع CRM الخاص بك.

يتمتع مستخدمو HubSpot بميزة مع برنامج تتبع وإدارة مستندات المبيعات في HubSpot . يمكن للمستخدمين بسهولة إنشاء نظام إدارة ضمانات المبيعات مباشرة داخل HubSpot CRM. هذا يمنع أعضاء الفريق من التنقل بين البرامج المختلفة ويسمح بطريقة سهلة لمشاركة المستندات داخليًا وخارجيًا مع العملاء المحتملين.

إنها بسيطة جدًا أيضًا. لإنشاء مكتبة إدارة ضمان المبيعات الخاصة بك ، كل ما عليك فعله هو البدء في تحميل المستندات. انتقل إلى المبيعات -> المستندات وحدد "تحميل مستند جديد". يتيح لك HubSpot تحميل مجموعة متنوعة من تنسيقات الملفات المختلفة بما في ذلك مستندات Word و PowerPoint و PDF. بالإضافة إلى ذلك ، ستكون قادرًا على تتبع فعالية كل جزء من ضمانات المبيعات من خلال البيانات المجمعة التي تم جمعها في منصة HubSpot. سيوفر هذا نظرة ثاقبة على المستندات الأفضل أداءً ، مما يغذي استراتيجية ضمان المبيعات المستقبلية.

كما يسمح HubSpot للمستخدمين بدمج CRM مع منصات إدارة ضمان المبيعات الأخرى. ضمن نظام HubSpot البيئي ، هناك مجموعة متنوعة من حلول البرامج الشريكة للاختيار من بينها. هنا ليست سوى عدد قليل:

• GetAccept
• SnapSign
• اقترح
• PandaDoc

المفتاح هو تحديد نظام أساسي يتكامل مع CRM الخاص بك. سواء كنت تستخدم HubSpot أم لا ، فمن الصعب أن يكون لديك موقع مركزي لضمانات المبيعات الخاصة بك إذا كانت الأداة التي تستخدمها تفتقر إلى التكامل الضروري. أشياء أخرى تريد وضعها في الاعتبار عند تقييم منصات الإدارة:

• هل يحتوي النظام الأساسي على وظيفة بحث قوية تجعل العثور على المحتوى المناسب أمرًا سهلاً؟
• هل لديها طريقة سهلة لتنظيم ضمانات المبيعات من خلال اصطلاح التسمية الخاص بمؤسستك؟
• هل يمكن للممثلين مشاركة ملاحظاتهم أو التعليق عليها أو إضافتها بسهولة إلى أجزاء مختلفة من الضمانات للمساعدة في الحفاظ على تنظيمهم؟
• هل يمكنك تتبع البيانات وراء كل جزء من الضمانات وتقييم مدى فائدتها في الميدان؟

3. إنشاء نظام تنظيمي ضمن منصة الإدارة

إن تحميل المستندات الخاصة بك إلى نظام إدارة ضمان المبيعات الخاص بك هو الجزء الأول فقط من المعادلة. بغض النظر عن مدى قوة البرنامج الذي تستخدمه ، فلن يفيدك إذا كان لديك فوضى مضطربة من المستندات بداخله. تسمية استراتيجية ونظام تنظيمي ضروريان لتسهيل العثور على هذه الأصول.

مع إدراك أن كل منصة مختلفة ، فإن الهيكل التنظيمي الذي تستخدمه سيعتمد على القدرات التي لديك. إذا كنت تستخدم نظام HubSpot الأساسي ، فإن أسهل طريقة للحفاظ على كل شيء منظمًا هي إنشاء مجلدات. ضع في اعتبارك إنشاء مجلد لكل فئة مستندات مختلفة لديك. على سبيل المثال ، قد يكون لديك مجلدات لما يلي:

• دراسات الحالة
• كتب إلكترونية
• جداول البيانات
• كتيبات المنتجات
• عروض المبيعات
• تعليمات التحميل
• تحديد
• خطوط إرشاد

فكر في المستندات التي تتم مشاركتها عادةً عبر البريد الإلكتروني. إن وجود مجلد منظم مخصص لهذه الملفات سيجعل من السهل على ممثليك استيرادها في أي تواصل عبر البريد الإلكتروني يقومون به مع العملاء المحتملين أو العملاء.

ستحتاج أيضًا إلى التأكد من أن اسم الملف الفعلي منطقي. يجب أن يكون مندوب المبيعات قادرًا بسهولة على البحث عن أي مستند يبحثون عنه. يمكن تصنيف المحتوى المستخدم خارجيًا حسب شخصية المشتري ، ومرحلة الشراء ، والصناعة ، وما إلى ذلك. الشيء المهم هنا هو أنك متسق وأن يكون منطقيًا لمندوبي المبيعات لديك.

فيما يلي مثال على هيكل اصطلاح تسمية محتمل:

• نوع الأصل - العنوان - مرحلة مسار التحويل
• EB-BuildingAmarketingTeam-TOFU

اجعل من السهل على المندوب البحث والعثور على هذه الأدوات في ثوانٍ فقط. سواء أكانوا يرسلون بريدًا إلكترونيًا إلى عميل محتمل أو يتحدثون عبر الهاتف ، فلا يجب عليهم أبدًا البحث عن هذه الأصول.

4. اجعل من السهل مشاركة ضمانات المبيعات

ضمان المبيعات من المفترض أن يتم تقاسمها. يجب أن يجعل أي نظام لإدارة ضمان المبيعات هذا الهدف التأسيسي أسهل. لحسن الحظ ، هذا بسيط جدًا إذا كنت من مستخدمي HubSpot. توفر أداة تتبع الإدارة ومستندات المبيعات عدة طرق مختلفة للمندوبين لمشاركة ضمانات المبيعات بسهولة مع العملاء المحتملين والعملاء.

إنشاء قوالب بريد إلكتروني

يعد إنشاء قوالب بريد إلكتروني موحدة إحدى الطرق لإعداد المندوبين لتحقيق النجاح. يمكنك بسهولة إضافة بعض أجزاء ضمان المبيعات الأكثر استخدامًا إلى قالب بريد إلكتروني وسيسحب تلقائيًا في المستند. تذكر تذكير الممثلين بتخصيص رسائل البريد الإلكتروني هذه دائمًا. تعتبر القوالب بمثابة عظام مفيدة للتواصل عبر البريد الإلكتروني ولكن لا ينبغي استخدامها أبدًا دون استهداف العميل المحتمل.

فيما يلي كيفية إضافة ضمانات المبيعات إلى قوالب البريد الإلكتروني الخاصة بك:

• انتقل إلى المحادثات-> القوالب.
• حدد "قالب جديد" أو انقر على اسم قالب موجود لتعديله.
• في محرر القوالب ، انقر فوق "إدراج" في القائمة السفلية وحدد قطعة ضمان المبيعات الخاصة بك.
• قم بتحرير نص ما ترغب في عرضه لارتباط المستند. هذا ما سيراه المستلم.
• حدد "طلب بريد إلكتروني لعرض المستند" لتعقب من يقوم بعرض المستند. يمكنك أيضًا إضافة معاينة ارتباط للمستلم.
  

سيضمن إعداد القوالب التي تتضمن هذه الأجزاء شائعة الاستخدام من ضمانات المبيعات أن ممثليك يستخدمون الأدوات الموجودة في صندوق الأدوات الخاص بك. إنه تلقائي ، ولن يضطر ممثلوك إلى البحث عن أي شيء.

إنشاء روابط قابلة للمشاركة

يمكن أيضًا مشاركة المستندات الموجودة في منصة إدارة ضمانات المبيعات الخاصة بـ HubSpot بسهولة عبر الروابط. هذه طريقة رائعة للممثلين لمشاركة المعلومات دون انسداد علب الوارد الخاصة بالمستلمين بمرفقات ملفات كبيرة. يمكن مشاركة ضمان المبيعات داخليًا أو خارجيًا باستخدام هذه الروابط القابلة للمشاركة.

من السهل جدًا إنشاء واحدة:

• أولاً ، انتقل إلى المبيعات -> المستندات.
• حدد المستند الذي ترغب في إرساله عن طريق تحديد المربع بجوار اسمه.
• بالمرور فوق العنوان ، حدد الإجراءات -> إنشاء ارتباط قابل للمشاركة.
• أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمستلم. تخصيص خيارات المشاركة الخاصة بك لمزيد من الأمن.
• انقر على "إنشاء رابط قابل للمشاركة".
• انسخ هذا الرابط والصقه لمشاركته مع جهة الاتصال الخاصة بك مباشرةً ، أو انقر فوق الزر "بريد إلكتروني من CRM" لإرسال بريد إلكتروني به ارتباط إلى المستند.

إذا لم تكن من مستخدمي HubSpot ، فأنت تريد التأكد من أن النظام الأساسي الذي تقرر استخدامه لإدارة ضمانات المبيعات الخاصة بك يوفر طريقة سهلة وقابلة للتكرار لمشاركة هذا المحتوى.

5. تحديث ضمان المبيعات بانتظام

بمجرد حصولك على كل ما تبذلونه من الضمانات في موقع مركزي يسهل على المندوبين العثور عليه ومشاركته مع العملاء المحتملين ، فمن الضروري الآن الحفاظ على هذا النظام المنظم. اجعل من الممارسات المنتظمة تحديث ضمانات المبيعات مرة واحدة في السنة على الأقل ، أو بقدر ما يكون ذلك منطقيًا لعملك.

سترغب في تقييم ما يلي بشكل منتظم:

• العلامة التجارية - غالبًا ما تعيد الشركات تصميم شعاراتها أو تحدّثها كل بضع سنوات. لا تنسى ضمانات المبيعات الخاصة بك. تحقق بانتظام للتأكد من أن جميع مستنداتك متوافقة مع العلامة التجارية.
• معلومات المنتج - تغيير المنتجات والخدمات. تأكد من أن ضمانات المبيعات الخاصة بك تعكس أي تغييرات.
• التواريخ القديمة - أحيانًا تكون ضمانات المبيعات مؤرخة ، سواء كانت صفقة حساسة للوقت أو معلومات مستندة إلى الحدث. قم بتمشيط المستندات بانتظام وسحب أي أجزاء قديمة من الضمانات التي انتهت صلاحيتها منذ ذلك الحين.

يتضمن تحديث ضمان المبيعات الخاص بك إنشاء موارد جديدة لمساعدة فريق المبيعات الخاص بك. سترغب في العمل عن كثب مع فريق التسويق لديك للتأكد من أنهم يعرفون أنواع المحتوى التي قد تكون مفيدة لممثليك. اطلب من فريقك إعداد قائمة بالأسئلة الشائعة التي يحصلون عليها من العملاء المحتملين والعملاء. ستحتاج أيضًا إلى مراجعة تسجيلات المبيعات أو المكالمات بانتظام. خذ هذه المعرفة إلى فريق التسويق كل ثلاثة أشهر. سيساعد هذا في تمكين كل من فريق المبيعات وفريق التسويق لديك لإنشاء محتوى أفضل يحول.

توحيد علامتك التجارية من خلال الإدارة السليمة لضمانات المبيعات

يذهب الكثير من الوقت والجهد - ناهيك عن المال - في إنشاء المحتوى. لذلك من المحزن جدًا ألا يستخدمه فريق المبيعات. لكن من الصعب إلقاء اللوم على المندوبين عندما تكون ضمانات المبيعات الخاصة بك فوضوية وغير منظمة ويستحيل العثور عليها. وظيفتهم هي البيع. عدم البحث في Google Drive عن جزء من المحتوى قد يكون قديمًا على أي حال.

تعد الإدارة السليمة لضمانات المبيعات أمرًا أساسيًا لتمكين فريق المبيعات الخاص بك واستخدام المحتوى لتغذية رحلة المشتري. سيضمن إنشاء موقع مركزي لجميع ضمانات المبيعات مواءمة العلامة التجارية عبر الأقسام والاتساق عبر فرق المبيعات الخاصة بك أثناء قيامهم بوضع علامتك التجارية أمام العملاء المحتملين. من خلال إدارة ضمان المبيعات المناسبة ، ستضمن قيام فرق المبيعات الخاصة بك بتحديد المحتوى القيم الذي تم إنشاؤه بشكل فعال وعرضه على العملاء المحتملين بطريقة فعالة. قد يكون هذا هو الفرق بين صفقة رابحة أو خاسرة.