لا أحد يستطيع أن يقدر أهمية تحقيق ذروة الإنتاجية باستمرار أفضل من مؤسسي الشركات الناشئة وأصحاب الأعمال الصغيرة. لأنه بالنسبة لهم ، كل يوم هو موعد نهائي. لكن هناك الكثير الذي يمكن للمرء القيام به في يوم واحد. إلى جانب ذلك ، هناك أمور أخرى في الحياة بصرف النظر عن العمل تستحق الاهتمام بها.

وفقًا لمسح إنتاجي حديث:

• 72 في المائة من أصحاب الأعمال الصغيرة يشعرون بالإرهاق من أدوارهم ومسؤولياتهم ،
• يشعر 39 في المائة أن العثور على الأوراق هو أكبر مضيعة للوقت ، و
• يعتقد 56 في المائة أن التواصل هو المفتاح لتعزيز إنتاجيتهم.
  
  

وإدراكًا لذلك ، هناك عدد لا يحصى من الشركات التقنية الناشئة اليوم التي تقدم أدوات إنتاجية تعد بتبسيط يوم عملك وزيادة الإنتاجية دون التسبب في زيادة المعلومات. وإذا كنت تقرأ هذا ، فمن المحتمل أنك تستخدم بالفعل أداة إنتاجية ولكنك تدرك أن الأداة أو التطبيق لا يعززان إنتاجيتك حقًا.

على العكس من ذلك ، تعمل الأداة على تقليل إنتاجيتك بواجهة غير بديهية وسيئة التصميم ومحبطة. بعبارة أخرى ، إذا كنت مضطرًا للتغلب على عقلك بقوة باستخدام الأداة ، فإن الأداة ليست "أداة" حقًا ولكنها أكثر صعوبة.

المصدر: Hubspot، Death by 1000 Apps

في الواقع ، تشير الأبحاث الرقمية في مكان العمل إلى أن 56 في المائة من العاملين يجدون البحث عن المعلومات في تطبيقات مختلفة معطلاً. يكسر تدفق الأفكار ويؤدي إلى ضياع الوقت.

ماذا تفعل بعد ذلك؟ مع وجود العديد من المهام التي يجب التوفيق بينها في وقت واحد ، قد لا يكون استخدام أي أداة أو تطبيق لإدارة كل شيء هو أفضل فكرة. علاوة على ذلك ، قد تكون زيادة الإنتاجية وكفاءة الأعمال مسألة ذاتية. ما يصلح لشخص ما في تعزيز إنتاجيته قد لا يعمل من أجلك.

لذلك ، قبل اتخاذ قرار بشأن أداة إنتاجية لعملك أو بدء التشغيل ، إليك ثلاثة عوامل مهمة يجب مراعاتها.

3 عوامل في اختيار أداة الإنتاجية لبدء التشغيل أو الأعمال الصغيرة

بساطة

ستزيد أداة الإنتاجية من إنتاجيتك فقط إذا كانت سهلة الاستخدام. قد تبدو الأدوات الفاخرة التي تحتوي على عدد لا يحصى من الميزات مغرية في البداية ولكن غالبًا ما يكون لها تجربة مستخدم سيئة للغاية مما يقلل بدوره من الإنتاجية.

إليك مثال يثبت أهمية تجربة المستخدم الجيدة:

توفيت امرأة شابة تخضع للعلاج الكيميائي بسبب المضاعفات لأن الممرضات المناوبات لم يكن بمقدورهن التنقل في الواجهة المعقدة للبرنامج المصمم لتتبع علاجات المريض.

يمكنك فهم ما حدث عند إلقاء نظرة على لقطة شاشة البرنامج:

ننسى الإنتاجية ، فعدم وجود تجربة مستخدم بديهية يمكن أن يكلف بالفعل أرواحًا. وبالتالي ، يجب أن تكون بساطة الاستخدام أحد أهم العوامل التي يجب مراعاتها عند اتخاذ قرار بشأن الأداة.

وظائف

من الواضح أنه بينما تحتاج الأداة إلى أن تكون سهلة الاستخدام ، إلا أنها يجب أن تفي أيضًا بجميع متطلباتك الوظيفية. وجد نفس البحث (المذكور أعلاه) أن 69٪ من العمال يضيعون ما يصل إلى ساعة في اليوم في التنقل بين التطبيقات.

لذلك ، من الأفضل أن تتمكن من تقليل عدد الأدوات التي تستخدمها ، وإذا كان ذلك ممكنًا ، فلديك أداة واحدة تفي بجميع متطلباتك. عند اتخاذ قرار بشأن أحدها ، ضع في اعتبارك أن الميزات الأساسية مثل إعداد التذكيرات والتعاون في الوقت الفعلي والتكامل مع التطبيقات الأخرى وإدارة المهام مدرجة.

ومع ذلك ، تأكد من أنك لا تختار أداة مليئة بالميزات التي لا تستخدمها.

تعاون

بالإشارة إلى النقطة المذكورة أعلاه ، يستحق التعاون اهتمامًا خاصًا لأن العمل من مواقع جغرافية مختلفة لم يعد نادرًا بعد الآن. تأكد من أن الأداة بها ميزة المراسلة الفورية. ستكون ميزات المكالمات الصوتية والمرئية مكافأة إضافية.

قم بتقييم الأداة بدقة خلال الفترة التجريبية للتعرف على حدسيتها وأدائها الوظيفي. خذ وقتك وكن دقيقا قبل اتخاذ قرار بشأن أداة لعملك أو بدء التشغيل.

لن يكون التبديل إلى أداة إنتاجية جديدة أخرى بعد بضعة أشهر أمرًا سهلاً عندما يتم استخدام فريقك (فرقك) أخيرًا لأداة واحدة (بغض النظر عن مدى جودة الأداة أو سوءها).

مفهوم كانبان

كانبان هو مفهوم ياباني يركز على تحسين إنتاجية مكان العمل. بناءً على ذلك ، هناك أدوات إنتاجية برمجية تُعرف باسم لوحات Kanban. إنها تسمح للمستخدمين بتصور سير العمل الخاص بهم عن طريق تقسيم المهام إلى ممرات مرمزة بالألوان لعمليات بسيطة ومعقدة.

تتمثل إحدى الفوائد المهمة لاستخدام منهجية لوحة كانبان في أنها تتيح لك إنشاء تسلسل هرمي واضح لمهامك. قد تقصر تطبيقات المهام التقليدية عندما يتعلق الأمر بتحديد الأولويات وتفاصيل قائمة المهام الخاصة بك.

وعندما نتحدث عن لوحات Kanban ، فإن Trello هي الأولى من بين العديد من أدوات الإنتاجية التي تتبادر إلى الذهن. ربما تكون قد سمعت عنها من قبل لأنها روجت لمفهوم لوحة كانبان بواجهة بسيطة وتصميم على غرار البطاقة.

بشكل أساسي ، يسمح لك بتصور سير عمل فريقك في شكل قوائم مهام منظمة. يساعد في تقسيم المهمة المعقدة إلى أجزاء أصغر في شكل بطاقات. منحنى التعلم حرفياً صفر ولا يمكن أن تكون إدارة المهام أكثر وضوحًا.

علاوة على ذلك ، تتميز خطة Trello المجانية بجميع الميزات الأساسية التي قد تحتاجها شركتك الصغيرة. ومع ذلك ، فإن ميزات Trello الأساسية تقصر بالنسبة للشركات الكبيرة والفرق ذات المتطلبات المعقدة. إذا كنت تبحث عن تطبيق Kanban الذي يقوم بأكثر من مجرد تتبع المهام ، مثل المراسلة الفورية ، وإعداد التذكيرات ، وإدارة علاقات العملاء ، فأنت بحاجة إلى البحث عن بدائل أكثر ثراءً بالميزات ولكنها بسيطة وسهلة الاستخدام.

ملاذك الأخير

مرة أخرى ، ما يصلح لشخص ما قد لا يعمل من أجلك. وحتى مع كل التحديدات التي لا حصر لها من الأدوات في السوق ، فمن الممكن تمامًا ألا يناسب أي منها احتياجاتك.

في هذه الحالة ، يعد استخدام جدول بيانات بسيط لإدارة جميع مهامك والتعاون مع أعضاء الفريق وتتبع المواعيد النهائية هو أفضل رهان لك. أو ، قد يكون استخدام القلم والورقة في المدرسة القديمة مفيدًا أيضًا.

الإجابة على تحقيق أعلى إنتاجية واضحة تمامًا: استخدم أي شيء يبقيك أنت وفريقك على المسار الصحيح. لمجرد أن منافسيك يستخدمون أداة إنتاجية باهظة الثمن ومعقدة لا يعني أنه يجب عليك فعل الشيء نفسه. طالما أن فريقك لا يضيع الوقت في اكتشاف كيفية عمل الأداة ، أو يشعر بالإحباط بسبب أدائها / نقص الميزات ، فإن أي أداة تختارها ستكون على ما يرام.

شيامال باريك هو مؤسس SmartTask ، وهي أداة لإدارة العمل عبر الإنترنت تساعد الفرق على أن تكون أكثر إنتاجية من خلال توضيح من يفعل ماذا ومتى. لدى باريك ميل للبحث ومشاركة الاستراتيجيات التي تفيد إنتاجية الفريق.