دليل SMART لتبسيط عملية تخطيط مشروعك
نشرت: 2017-06-22نهجك المنتظم لإدارة المشروع هو المادة التي تجمع عملية عملك بالكامل معًا. يمكن أن يؤدي سوء التخطيط إلى موت مشروع ما قبل أن يبدأ.
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع (PMI) ، تتضمن إدارة المشروع "تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على مجموعة واسعة من الأنشطة من أجل تلبية متطلبات مهمة معينة".
نظرًا للمجموعة الهائلة من المشاريع المعقدة والصعبة تقنيًا في عالم الأعمال اليوم ، أصبح تطوير نموذج إدارة قوي مهارة بالغة الأهمية.
الحقيقة القاسية هي أن العديد من الشركات لم تجد بعد إيقاعًا فعالًا يتوافق مع أهداف أعمالها. لوضع هذا في المنظور الصحيح ، مقابل كل مليار دولار يتم استثمارها في الولايات المتحدة وحدها ، يتم إهدار 122 مليون دولار بسبب نقص أداء المشروع.
مع وضع ذلك في الاعتبار ، لضمان نجاح مشروعك ، من الضروري استخدام SMART في تخطيط المشروع.
في النهاية ، يجب أن يعمل تضمين هذه الاستراتيجية في نهجك على الإجابة على الأسئلة الأربعة.
- ما الذي يجب تحقيقه؟
- لماذا نفعل ذلك؟
- من سيشارك في العملية؟
- من أين ستأتي الموارد الضرورية؟
فكيف بالضبط يمكنك استخدام أهداف SMART في إدارة المشروع؟ دعنا نتعمق.
محدد
أهداف المخطط
أولاً وقبل كل شيء ، تحتاج إلى معرفة الأهداف الرئيسية التي تؤدي إلى الصورة الكبيرة والأهداف الأصغر الضرورية للوصول إلى هناك. ألق نظرة عميقة على نطاق المهام المطروحة وحدد بالضبط ما تريد تحقيقه وكيف يلعب في مهمتك الإجمالية.
على سبيل المثال ، لنفترض أنك تبدأ وظيفة دردشة مباشرة جديدة على موقع الويب الخاص بك. في حين أنه سيكون هناك العديد من الأهداف الأصغر لضمان تنفيذ النظام الجديد بشكل صحيح ، فمن المحتمل أن تكون الأهداف العامة هي تحسين دعم المستخدم وتوضيح أنك علامة تجارية تضع الأولوية على نجاح العميل.
بعض الأهداف الشاملة الأخرى التي قد تضعها في اعتبارك خلال أي مشروع معين قد تكون:
- استكمال العمل في الوقت المناسب
- البقاء ضمن الميزانية المحددة
- تحسين توصيل المنتج
في هذا الجزء من العملية ، ابدأ بالتفكير بشكل كبير. يضع تحديد الأهداف الضخمة الأساس للمشروع بأكمله ويجعل من السهل البقاء على المسار الصحيح. من هنا ، تحصل على تفاصيل دقيقة حول ما يجب القيام به بالضبط لتحقيق الأهداف الرئيسية.
بالنسبة لبعض المساعدة التنظيمية ، تعد Wunderlist أداة بسيطة لكنها فعالة لتحديد الأهداف الأكبر وإخراج المهام بطريقة منهجية. يمكنك تعيين المهام للأشخاص بسرعة ، مع إدارة جميع التحديثات ومزامنتها عبر أجهزة محمولة متعددة.
قابل للقياس
قم بإنشاء قائمة بالمخرجات
تحديد متطلبات المخرجات هو حياة المشروع ودمه. ألقِ نظرة أعمق ، وسترى أن المخرجات تمتد إلى ما هو أبعد من مجرد النتائج. إنها بمثابة نقاط مرجعية لكيفية تخطيط المهام وإدارتها وتنفيذها من الألف إلى الياء. بشكل عام ، هناك نوعان من التسليمات التي يجب أخذها في الاعتبار خلال إدارة المشروع: المشروع والعملية.
بشكل عام ، هناك نوعان من التسليمات التي يجب أخذها في الاعتبار خلال إدارة المشروع: المشروع والعملية.
تشير مخرجات المشروع إلى النتائج بناءً على احتياجات محددة. هذه عادة عناصر ملموسة. على سبيل المثال ، إذا كان المشروع يصمم موقعًا إلكترونيًا جديدًا ، فستشمل المخرجات أشياء مثل الصفحات المقصودة أو عناصر معينة مكتملة.
تتمحور نواتج العملية حول إدراك تفاصيل النتيجة. هذا يتعلق بالطريقة التي يتم بها تنفيذ المشاريع. من الأمثلة على ذلك فيما يتعلق بمدى التزام المشروع بالإطار الزمني المخصص أو الجودة الإجمالية للعمل المنجز.
ستكون الخطوة الأولى هي تحديد مخرجات المشروع. كيف سيتم إنتاجهم؟ ما هي العناصر التي لها الأولوية؟
بعد ذلك تأتي عملية التسليمات. ما الذي سيحدد ما إذا كان المشروع يتم تنفيذه بكفاءة أم لا؟ ما هي مؤشرات الأداء الرئيسية؟
هذه المخرجات بمثابة مخطط للعملية برمتها. تأكد من أن كل منها محدد جيدًا بأقل قدر من المنطقة الرمادية.
قابل للتحقيق
تحديد صرف المساهمة
سهل وبسيط ، بدون فريق ماهر ، لن تحظى مشاريعك بفرصة. ومع ذلك ، فإن طاقمًا من الدرجة الأولى يتألف بشدة من عدم وجود نظام مناسب لصرف المهام. بعد كل شيء ، عادة ما تكون إدارة المشروع جهد جماعي.
اعتمادًا على أهدافك وحجم العملية ، ستكون هناك على الأرجح حاجة إلى التعاون بين الأقسام خلال المشروع. بمجرد تحديد أولويات المهام ، سيكون المدير مسؤولاً عن التفويض طوال مدة المشروع.
على سبيل المثال ، لنفترض أن الهدف الشامل هو تحسين معدلات التحويل على موقع الويب. من المحتمل أن تتطلب العملية معلومات حول استفسارات دعم العملاء التي يتم تمريرها إلى قسم التصميم للمساعدة في التخلص من الاختناقات.
لحسن الحظ ، نحن نعيش في عصر به موارد هائلة متاحة للمساعدة في تبسيط هذه الأنواع من المهام وتعزيز التواصل المفتوح.
من أجل التعاون الفعال بين الأقسام وتتبع التبعية ، Workzone هي أداة إدارة مشروع قائمة على الوظائف ، تقع بين Basecamp المبسط و JIRA المعقدة ، والتي تمنحك رؤية كاملة لجميع المشاريع الجارية ، مع ETAs ، والأدوار المعينة ، والحالات من المهام الفرعية في مكان واحد.
واقعي
تحديد عوامل الخطر
لا يهم مقدار التخطيط المسبق الذي تضعه في مشروع ما ، سيكون هناك دائمًا شيء غير متوقع ينبثق ويلقي كل شيء عن مساره. إذن ، ماذا يفعل مدير المشروع الجيد في هذه المواقف؟ يظلون هادئين ويستمرون في التحرك. لماذا ا؟ لأنهم خططوا لما هو غير متوقع!
على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل مع فريق جديد ، فهناك خطر شائع يتمثل في أن الأشخاص ليسوا على دراية كاملة بالإجراءات وقد تتسرب بعض العوامل من خلال الثغرات. قد يكون هناك عامل كبير آخر يتعلق بالعميل. ربما لم تكن قد عملت معهم من قبل ولم تكن على دراية بديناميكياتهم أو توقعاتهم.
ابدأ بتحديد كل ما تبذلونه من المجهول. من هناك ، قم بالعصف الذهني لأكبر عدد ممكن من المخاطر المحتملة. العب السيناريو الأسوأ. ثم قم بتطوير بروتوكول حول ما يجب فعله إذا ظهرت هذه المشكلات مرة أخرى.
الآن ، سيكون من المستحيل التخطيط لكل خطر محتمل يمكن أن يلحق الخراب في عمليتك. إن وضع خطة قوية لمواجهة الفواق هو ما يعادل استخدام شبكة أمان للتأكد من أن المشكلات لا تتحول إلى كوارث كاملة.
مؤقت
ضبط الجداول الزمنية
يؤدي تحديد المواعيد النهائية حتماً إلى الشعور بالإلحاح بين العمال. أهم شيء يجب القيام به هنا هو أن تكون واقعيًا. يمكن أن يؤدي الضغط الناتج عن الالتزام بالجداول الزمنية السخيفة إلى استياء العمال ، أو التضحية بالجودة من أجل السرعة.
قم بإجراء دراسة شاملة للمشروع وكل ما يستتبعه. كلما كانت هذه العملية أكثر تفصيلاً ، كلما كانت الجداول الزمنية أكثر دقة.
ضع في اعتبارك تنفيذ مخططات جانت في المراحل الأولى من عملك. هذه المخططات هي واحدة من أكثر القوالب شعبية وفعالية للتعبير عن تقدم المشروع والمعالم التي تم تحقيقها. يتم تمثيل كل وظيفة بشريط يتوافق مع نطاق زمني بحيث يتم الإبلاغ عن مدة المهمة بوضوح.
يعد فهم أنظمة وعمليات إدارة المشروع ، بالإضافة إلى المتغيرات والمخاطر التي تنطوي عليها ، أمرًا بالغ الأهمية لإعداد مخططات جانت الدقيقة. تقدم Creately مخططات جانت المجهزة بهذه الوظيفة بحيث يمكنك بسهولة إعداد الأطر الزمنية للإنجاز وربطها بالمعالم والتبعيات.
لا يضر أيضًا أن تدع موظفيك يقررون الجداول الزمنية ، طالما أن المقاييس في حدود المعقول. على سبيل المثال ، إذا كنت تضيف وظائف التجارة الإلكترونية الكاملة إلى موقع شركتك على الويب ، فمن المرجح أن يكون هناك عدد من الأنشطة وعمليات الدمج والمدخلات المطلوبة من أقسام متعددة - ما عليك سوى إلقاء نظرة على جميع الأجزاء التي تشكل التجارة الإلكترونية. ابدأ بالسماح لفرق التصميم والتطوير باختيار تواريخ مؤقتة لجمع المعلومات المطلوبة.
بمجرد الانتهاء من تحديد الجداول الزمنية ، ابذل قصارى جهدك للالتزام بها. تأكد من أنهم معروفون ومميزون في تقويم كل شخص. أيضًا ، تعد نفسك لتكون منفذًا. التساهل المفرط سيشجع فقط على التسويف وسوء الأداء.
ما رأيك في SMART في تخطيط المشاريع؟
يعد استخدام SMART في إدارة المشاريع أحد أفضل الطرق لضمان النجاح. ومع ذلك ، بغض النظر عن مدى جودة كل مهمة مع سبق الإصرار ، فمن المحتمل أن يستغرق الأمر بضع محاولات لفريقك لتحقيق خطوتهم بالكامل. اجعلها نقطة لتقديم ملاحظات نقدية. عند الانتهاء ، لن يضر بالجلوس وتقييم ما سار بشكل جيد وما يمكن تحسينه في المستقبل.
هل لديك خبرة في استخدام أهداف SMART في تخطيط المشاريع؟ أي أداة أخرى تستخدمها لتبسيط مشروعك؟ اسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه.
المؤلف السيرة الذاتية
Raymond Crain مسوق رقمي في E2M ، وهي وكالة تسويق محتوى مقرها في سان دييغو ، كاليفورنيا. وهو متخصص في تسويق المحتوى وخدمات التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي.