الدليل السهل لإدارة أصحاب المصلحة

تفشل معظم المشاريع بسبب عدم إعطاء مصالح ومتطلبات أصحاب المصلحة أي اهتمام.

في حين أن أصحاب المصلحة الرئيسيين لديك لديهم القدرة على جعل مشروعك يفشل ، فأنت بحاجة إلى وضع خطة مناسبة لتحديد احتياجاتهم والتواصل معهم والتعامل معهم.

يجب أن تكون خطة إدارة أصحاب المصلحة عنصرًا أساسيًا في جهود تخطيط مشروعك.

في هذا المنشور ، سننظر في ماهية إدارة أصحاب المصلحة وخطوات عملية إدارة أصحاب المصلحة المختلفة.

لقد قدمنا ​​أيضًا العديد من الأدوات المرئية التي يمكنك استخدامها أثناء كل مرحلة إلى جانب القوالب القابلة للتحرير.

ما هي إدارة اصحاب المصالح؟

صاحب المصلحة هو شخص له مصلحة أو يتأثر بمشروعك ونتائجه.

قد يشمل ذلك كلاً من الكيانات الداخلية والخارجية مثل أعضاء فريق المشروع ورعاة المشروع والمديرين التنفيذيين والعملاء والموردين والشركاء والحكومة.

إدارة أصحاب المصلحة هي عملية إدارة توقعات ومتطلبات أصحاب المصلحة هؤلاء.

إنه ينطوي على تحديد وتحليل أصحاب المصلحة والتخطيط المنهجي للتواصل معهم والمشاركة معهم.

عملية إدارة أصحاب المصلحة

فيما يلي الخطوات الرئيسية في إدارة أصحاب المصلحة. سيساعدك اتباع هذه الخطوات على تلبية متطلبات أصحاب المصلحة بشكل فعال وإرضائهم.

تحديد أصحاب المصلحة

الخطوة الأولى هي تحديد أصحاب المصلحة في مشروعك. يمكنك البدء بإدراج أي شخص وكل شخص يتأثر بالمشروع.

لا داعي للقلق بشأن تخصيص فئة لهم حتى الآن ؛ ببساطة قم بتدوين الاسم أو الشركة لتحديدها. أصحاب المصلحة الذين يجب أن تأخذهم في الاعتبار هم هؤلاء

• من سيتأثر (إيجابًا وسلبًا) بمشروعك
• من لديه مصلحة في مشروعك
• من لديه السلطة على مشروعك
• من يريد أن يفشل مشروعك
• من يريد أن ينجح مشروعك

يمكن أن يساعدك نموذج الخريطة الذهنية مثل هذا في سردها لأسفل.

بمجرد أن يكون لديك قائمة كاملة بأصحاب المصلحة ، يصبح من السهل تصنيفهم. على سبيل المثال ، يمكنك تجميعها على أنها خارجية وداخلية. يمكنك استخدام خريطة مماثلة لأصحاب المصلحة مثل الخريطة أعلاه للقيام بذلك.

تحليل اسهم الملاك

في هذه الخطوة ، ستقوم بتقييم أصحاب المصلحة من حيث القوة والاهتمام الذي يتمتعون به على مشروعك. من خلال تصنيفهم على هذا النحو ، يمكنك تحديد أصحاب المصلحة الذين يجب أن تبذل أكبر وأقل جهد في التعامل معهم.

شبكة مصلحة الطاقة

تعتبر شبكة Power Interest هي التقنية الأكثر استخدامًا في تحليل أصحاب المصلحة. تساعدك هذه الأداة في تحديد ما ستنقلهإلى أصحاب المصلحة الخاصين بك وكم مرة ستفعل ذلك.

قوة عالية / اهتمام مرتفع (مشاركة كاملة)

أصحاب المصلحة الذين تضعهم في هذا الربع هم اللاعبون الرئيسيون. بينما سيتعين عليك بذل أقصى جهد للتفاعل معهم ، يجب عليك إبقائهم على اطلاع في جميع الأوقات.

طاقة عالية / فائدة منخفضة (حافظ على رضاك)

ابذل جهدًا كافيًا لإرضاء أصحاب المصلحة هؤلاء. لكن امتنع عن المبالغة في جهود الاتصال الخاصة بك خشية أن تجعلهم يشعرون بالملل.

طاقة منخفضة / اهتمام مرتفع (ابق على اطلاع)

قدم معلومات كافية عن المشروع لهؤلاء الأشخاص وتأكد من عدم وجود أي مشاكل لديهم مع المشروع.

طاقة منخفضة / فائدة منخفضة (أقل جهد)

رصد أصحاب المصلحة هؤلاء واهتمامهم بالمشروع وتزويدهم بالمعلومات الكافية دون إثقال كاهلهم.

مخطط البصل - تحديد أولويات أصحاب المصلحة

الآن بعد أن عرفت مكان كل من ملفاتأصحاب المصلحة يقف ، يمكنك استخدام مخطط تنظيمي أو مخطط بصل مثل المخطط أدناه لتحديد أولوياتك بناءً على أهميتها للمشروع وتسلسلها الهرمي.

تحليل SWOT لأصحاب المصلحة

أداة أخرى رائعة لتحليل أهمية أصحاب المصلحة وتحديد أولوياتهم هي تحليل SWOT.

باستخدامه ، يمكنك تقييم أصحاب المصلحة بناءً على نقاط القوة والضعف لديهم ، والتهديدات التي يشكلونها على مشروعك والفرص التي يمكنهم تقديمها لإكمال المشروع بنجاح.

تخطيط أصحاب المصلحة

الآن بعد أن أصبحت لديك فكرة حول كيف وكم مرة يجب أن تتواصل مع أصحاب المصلحة وتتعامل معهم ، فقد حان الوقت لإنشاء خطة لإيصال الرسالة الصحيحة إلى أصحاب المصلحة المناسبين في الوقت المناسب.

قبل الشروع في إنشاء خطة الاتصال الخاصة بك ، يجب أن يكون لديك ملف تعريف أصحاب المصلحة يدويًا.

يجب أن تسرد هذه الملفات الشخصية (يجب أن يكون لديك واحد لكل فئة من أصحاب المصلحة) احتياجاتهم واهتماماتهم وأهدافهم ومسؤولياتهم ومستوى القوة والاهتمام وقنوات الاتصال وما إلى ذلك.

ثم يمكنك وضع خطة اتصال لكل ملف تعريف لأصحاب المصلحة. يجب أن تحدد الخطة معلومات مثل

• نوع المعلومات التي يجب توصيلها (الرسالة الرئيسية)
• نهج المشاركة
• قنوات الاتصال (على سبيل المثال: رسائل البريد الإلكتروني والنشرات الإخبارية ومكالمات الفيديو وما إلى ذلك)
• تواتر المشاركة ومرحلة المشروع

إشراك أصحاب المصلحة

هذا هو المكان الذي تقوم فيه بتنفيذ خطة الاتصال التي قمت بإنشائها.

أثناء الانخراط النشط مع أصحاب المصلحة ، تحتاج إلى مراقبتهم باستمرار لتحديد ما إذا كان لديهم مشاكل مع أي تطوير للمشروع.

اتخاذ الإجراءات اللازمة لمخاطبتهم من أجل الحصول على دعمهم المستمر.

كن حريصًا أيضًا على اختيار نهج المشاركة المناسب بناءً على نوع أصحاب المصلحة. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام مناهج مكلفة مثل الاجتماعات وجهًا لوجه والمشاورات المكثفة وما إلى ذلك مع أصحاب المصلحة الذين يتمتعون بقوة عالية واهتمام كبير (اللاعبون الرئيسيون) في مشروعك.

احجز الطرق الأقل تكلفة مثل الرسائل الإخبارية ورسائل البريد الإلكتروني لأولئك الذين يجب عليك بذل أقل مجهود عليهم.

ثم قم بقياس فعالية استراتيجية المشاركة الخاصة بك وقم بتطبيق التعديلات اللازمة لتحسينها حسب الحاجة.

هل هناك المزيد من النصائح حول إدارة أصحاب المصلحة؟

على رأس قائمتك أم لا ، يجب إدارة كل صاحب مصلحة في مشروعك والتعامل معه. إرضائهم هو مفتاح نجاح المشروع.

في هذا المنشور ، قمنا بتغطية كيف يجب أن تقوم بالضبط بتحديد وتحليل أصحاب المصلحة ووضع خطة فعالة للتعامل معهم.

راجع أيضًا المنشور الخاص بنا حول تعيين خطة اتصالات العميل لمعرفة بالتفصيل كيفية إنشاء خطة اتصال ناجحة لأصحاب المصلحة لديك.