ما هي إدارة المخزون و8 طرق لتحسينها

إدارة المخزون هي العمود الفقري لأي مؤسسة، حيث تلعب دورًا مركزيًا في تحقيق التوازن بين العرض والطلب. من خلال الحفاظ باستمرار على مستويات المخزون المثلى، يمكن لتجار التجزئة تجنب العواقب غير السارة للإفراط في التخزين - ربط رأس المال وتكاليف الاحتفاظ الباهظة - أو نقص المخزون، مما يؤدي إلى خسارة المبيعات، فضلا عن الإضرار بالسمعة.

ولكن بالإضافة إلى فوائدها التشغيلية، فإن الإدارة الجيدة للمخزون لها أيضًا قيمة استراتيجية ويمكن أن تحدد نجاح الشركة أو فشلها.

بمعنى آخر، مخزونك يحمل أكثر مما تعتقد. تتيح الإدارة المثلى للمخزون إمكانية الوصول إلى التحليلات التي تمكن العلامات التجارية في عدة جوانب، بدءًا من فهم سلوك المستهلك والتنبؤ بالاتجاهات، وحتى أداء المنتج أو حتى تحديد مجالات النمو.

علاوة على ذلك، مع صعود تجارة التجزئة الشاملة، حيث يتحول المستهلكون باستمرار من المتاجر عبر الإنترنت إلى المتاجر الفعلية، تصبح إدارة المخزون بكفاءة أكثر أهمية. إن الرؤية في الوقت الفعلي لمستويات المخزون، والتي تم الحصول عليها بفضل برنامج إدارة المخزون المتقدم، تضمن توافر المنتج بشكل متسق عبر جميع القنوات، ومتوفر في الوقت والمكان المناسبين.

دعنا نكتشف كل ما تحتاج لمعرفته حول هذه العمليات ونستكشف كيفية تحسين إدارة المخزون لشركتك.

ما هي إدارة المخزون؟

إدارة المخزون، والتي يشار إليها أيضًا باسم إدارة المخزون، هي عملية الحصول على رؤية واضحة لتدفق بضائع الشركة، والإشراف على الطلب والتخزين والتتبع والشحن وتجديد المخزون. الهدف الأساسي لإدارة مخزون المستودعات الناجحة هو إيجاد التوازن الأمثل بين طلب العميل وعرضه، مع تقليل التكاليف المرتبطة بالتخزين. وهذا يستلزم أنه من الضروري معرفة مقدار المخزون المطلوب طلبه بالضبط دون أن ينتهي الأمر بفائض المخزون أو الاضطرار إلى التعامل مع حالات نفاد المخزون غير السارة. مع توسع الشركات، تتضاعف الأسئلة المحيطة بمخزونها:   "كيف أعرف إذا كان لدي ما يكفي من المنتجات في المخزون؟" أو "ما هي العناصر التي تحقق أرباحي؟" . تعد الإجابة على هذه الأسئلة بدقة أمرًا مهمًا لأنها تساعد في تشكيل مسار الشركة والقضاء على مخاطر خسارة الأموال في الأسهم الميتة.

الاختلافات بين مراقبة المخزون وإدارة المخزون وتحسين المخزون

في إدارة المستودعات، غالبًا ما تتشابك مصطلحات ومفاهيم مراقبة المخزون وإدارته وتحسينه. دعونا نحلل معناها بالتفصيل.

• مراقبة المخزون:   يتضمن الحصول على جميع المعلومات المتعلقة بكمية وخصائص وموقع المنتجات في المستودع. ولذلك فإن مراقبة مستويات المخزون بشكل مستمر ومنتظم وإجراء عمليات جرد المخزون أمر ضروري لضمان دقة أوقات التجديد، والتأكد من تطابق الأرقام المسجلة مع المخزون الفعلي.
• إدارة المخزون   في المستودع يشير إلى جميع العمليات المتعلقة بالتخزين أو تتبع المخزون أو التجديد أو أنظمة حركة البضائع مثل FIFO أو FEFO أو LIFO.
• تحسين المخزون   يشير إلى الاستراتيجيات التي تهدف إلى تحسين إنتاجية المخزون المخزن. على سبيل المثال، التأكد من أن المخزون يلبي طلب العملاء أو موازنة تكاليف التخزين مع المبيعات.

أنواع مختلفة من الأسهم

الفئات الأربع الرئيسية للمخزون هي كما يلي:

• مواد خام:   المواد والمكونات الأساسية المستخدمة في إنتاج السلع
• أعمال جارية:   العناصر التي لا تزال في الإنتاج
• السلع تامة الصنع:   العناصر الجاهزة للبيع للعملاء
• مستهلكات:   المخزون المستخدم في التشغيل اليومي للشركة، على سبيل المثال، الوقود واللوازم المكتبية

تتطلب كل فئة نهجًا مختلفًا، من أجل الحفاظ على مخزون متوازن. أيضًا، قد تقرر تقسيم مخزونك إلى فئات بناءً على القيمة، على سبيل المثال الأسهم المنخفضة والمتوسطة والعالية القيمة. قد يكون هذا مفيدًا لتحديد العناصر التي تحتاج إلى اهتمام خاص من حيث شروط سلامة التخزين أو الاستثمارات الرأسمالية الأكبر.

الفرق بين إدارة المخزون الدائم والدوري

هناك طريقتان رئيسيتان لإدارة المخزون:

إدارة المخزون الدورية

هذه الطريقة مناسبة للشركات الصغيرة ذات المخزون المحدود والتي لا تحتاج إلى أنظمة تتبع ورموز شريطية متقدمة. يتضمن إجراء عمليات جرد يدوية للمخزون على فترات زمنية محددة. الجانب السلبي لهذا النهج هو أنه لا توجد رؤى وتحليلات في الوقت الحقيقي لتبني عليها القرارات الاستراتيجية، وبالتالي، فإن بساطته قد تأتي على حساب عدم الكفاءة أو الاضطرابات.

لا ينبغي للشركات النامية أو الشركات التي تتعامل مع كميات كبيرة من المخزون أن تستخدم هذه الطريقة، لأن عمليات إحصاء المخزون الفعلي تستغرق وقتًا طويلاً وتعرضها لأخطاء يمكن أن تعيق أنشطتها.

إدارة المخزون الدائم

تسمح هذه الطريقة، التي تعتمد على التتبع الإلكتروني المدمج مع أنظمة نقاط البيع (POS) ومنصات التجارة الإلكترونية، للشركات بمراقبة المخزون باستمرار. بمجرد تقديم طلب أو وجود حركة تتعلق بصنف معين، يتم تحديث النظام تلقائيًا، مما يسمح لتجار التجزئة بمعرفة عدد العناصر المتوفرة بالضبط. تلغي الرؤية في الوقت الفعلي الحاجة إلى عمليات إحصاء يدوية منتظمة للمخزون وما يترتب على ذلك من خطر حدوث خطأ بشري. توفر الإدارة الدائمة للمخزون نظرة عامة أكثر دقة على المخزون، مما يساعد على تجنب نفاد المخزون واتخاذ قرارات أكثر استنارة بناءً على بيانات دقيقة.

نصائح لإدارة المخزون بشكل فعال

الاعتماد على برامج إدارة المخزون

يمثل مشهد أعمال التجارة الإلكترونية تحديًا كبيرًا، خاصة بسبب عدم إمكانية التنبؤ به والمنافسة الشرسة. في مثل هذا السياق، يمكن أن تصبح برامج إدارة المخزون فارقًا كبيرًا. يساعد هذا البرنامج على إعادة تشكيل استراتيجيات الأعمال من خلال الاستفادة من قوة تقنية أتمتة المخزون، وتحديد أنماط المبيعات واتجاهات السوق والتقلبات الموسمية، وذلك بفضل حلوله الدقيقة لحفظ السجلات والتتبع في الوقت الفعلي. من خلال التحليل التنبؤي وتذكيرات إعادة الطلب، يمكنك التأكد من أن مستويات مخزونك دقيقة دائمًا، وبالتالي تقليل الهدر المالي والخسائر الناجمة عن نقص المخزون أو الإفراط في التخزين.

تحقق دائمًا من المخزون الذي طلبته

من المهم التحقق مما إذا كانت جودة وكمية المخزون الذي تتلقاه من الموردين تتطابق مع ما طلبته. لا ترغب في المخاطرة بالحصول على أكثر أو أقل مما تحتاج إليه، مما يؤثر على سمعتك أو مبيعاتك المحتملة بسبب مثل هذه الأخطاء.

تجنب العشوائية

قد يكون تخزين المخزون في أي مكان في المستودع أمرًا مغريًا ولكنه أيضًا وصفة لكارثة. يمكن أن يؤدي وضع العناصر بشكل عشوائي إلى عرقلة تتبع المنتج، والتسبب في انتقاء العناصر بشكل غير صحيح والتأخير، مما يؤدي إلى العديد من أوجه القصور التشغيلية، فضلاً عن الأخطاء الباهظة الثمن. وينطبق هذا بشكل خاص عندما يكون هناك تدفق مستمر لكميات كبيرة من البضائع أو عندما تكون المنتجات متشابهة في المظهر ولكنها تختلف في ميزاتها. إن شحن النوع الخاطئ من المنتج هو آخر شيء تريده. يعطل نظام التخزين غير المنظم عمليات التنفيذ بأكملها، لذا تأكد من هيكلة المستودع الخاص بك بشكل صحيح واستخدام نظام تخزين فعال. على سبيل المثال، يمكنك:

استخدام المناطق

يعد تعيين مناطق أو مناطق محددة في مساحة التخزين الخاصة بك لفئات منتجات محددة أمرًا مفيدًا لجعل العمليات تتدفق بشكل أفضل. على سبيل المثال، يجب تخزين المخزون سريع الحركة بالقرب من منطقة التعبئة، في حين يمكن تخزين العناصر التي يتم بيعها بشكل أقل تكرارًا في مكان أبعد.

استخدم نظام وضع العلامات الواضح

إن وجود نظام واضح لوضع العلامات على الحاويات الخاصة بك مع رقم المنتج المناسب والكمية وتواريخ انتهاء الصلاحية والوصف، يساعد على تحديد المنتجات بشكل أسرع. فكر في استخدام الرموز الشريطية، على سبيل المثال، التي تعمل على تسريع العملية وتسمح بتحديثات مستوى المخزون في الوقت الفعلي. إذا كانت هناك عناصر قابلة للتلف، فقم بتسميتها بجميع المعلومات التي تحتاجها للتأكد من بيعها قبل انتهاء صلاحيتها.

تحديد مستويات المخزون الحدية

كل عمل لديه أنماط المبيعات الخاصة به. للاستفادة منها عند ظهورها، من المهم أن تكون على دراية بالمهل الزمنية للموردين وإدارة المخزون وفقًا لذلك. على سبيل المثال، إذا كان المورد الخاص بك يحتاج إلى أسابيع أو أشهر لتوصيل المنتجات، فلا يمكنك الانتظار حتى نفاد المخزون تقريبًا قبل تقديم طلب جديد. ستساعدك مواءمة المهل الزمنية لمورديك مع أنماط مبيعاتك على الاستفادة من فترات ذروة الطلب، وتوقع طلب العملاء بشكل أفضل وتلبيته.

إدارة المرتجعات بدقة

عندما لا يتم التعامل مع العائدات وتوثيقها بكفاءة، فإن ذلك لا يؤثر على الجودة فحسب، بل يؤدي إلى عدم الكفاءة في الأقسام الأخرى أيضًا، مثل المبيعات ودعم العملاء والمحاسبة. ناهيك عن أن بيانات المبيعات الدقيقة تصبح سرابًا. ربما تقرأ مبيعات مرتفعة، ولكن إذا كان عدد كبير منها عبارة عن عوائد غير موثقة، فمن الممكن أن تعمل الشركة بناءً على مقاييس خادعة. ومن خلال فصل العناصر المرتجعة عن العناصر الأخرى، يمكنك تحديد مشكلات الإرجاع ومعالجتها بسهولة أكبر. على العكس من ذلك، فإن إدارة العائدات بشكل غير مناسب يمكن أن تلحق الضرر بشكل كبير بسمعة شركتك؛ تخيل التغاضي عن مشكلات المنتج المتكررة وبيع مجموعة معيبة من المنتجات. سيجعل العملاء يهربون ولا يمكن إلقاء اللوم عليهم!

تتبع المخزون في الوقت الحقيقي

باستخدام نظام إدارة المخزون، يمكنك تلقائيًا تحديث جميع العمليات المتعلقة بالعناصر الموجودة في المستودع الخاص بك والحصول على رؤية في الوقت الفعلي لكل حركة. يضمن التتبع المستمر أن تكون جميع بيانات المخزون الخاصة بك موثوقة، وأن التنبؤات أو الاستراتيجيات تعتمد على معلومات موثوقة. تقلل هذه الشفافية من التناقضات، وتزيل الأتمتة مخاطر الخطأ البشري اليدوي. تذكر أن الرؤية تعني القدرة على القياس الكمي، والقياس الكمي هو مفتاح الربحية.

تعرف على المنتجات التي يجب تحديد أولوياتها

عادةً، وفقًا لمبدأ باريتو أو قاعدة 80/20، تجد الشركات أن 80% من إيراداتها يتم تحقيقها من خلال 20% من منتجاتها. وهذا يعني أن هذه العناصر يجب تحديد أولوياتها وإعادة ترتيبها بانتظام، وذلك على وجه التحديد لأنها ذات أهمية استراتيجية للشركة. هذا هو المكان   تحليل ABC   يكون مفيدًا، لأنه يساعدك على تحديد العناصر التي يجب التركيز عليها وتحسينها   إدارة المخزون   وفقاً لذلك. إنها ممارسة مفيدة للغاية لتحسين مستويات المخزون وزيادة الربحية وتقليل تكاليف الإدارة.

افهم المدة التي تستغرقها منتجاتك لتتحول إلى مبيعات

حساب   أيام في المخزون   أمر ضروري لتحقيق الأمثل   إدارة المخزون، لأنها توفر بيانات ثمينة عن كفاءة إدارة المخزون لديك، واعتمادًا على النتائج، قد تشير إلى ما إذا كانت هناك مجالات تتطلب التدخل. عادةً، عندما يكون رقم DII مرتفعًا، فهذا يعني أن المبيعات أبطأ، في حين يشير الرقم المنخفض إلى معدل دوران أسرع للمخزون. يساعد الحصول على هذه المعلومات الشركات على فهم المدة التي يمكن أن يستمر فيها المخزون والتخطيط لتحديثات المخزون وفقًا لذلك.

مزايا الإدارة الفعالة للمخزون

رضا العملاء

تؤثر قدرة المستودع على تحديد موقع SKU بدقة وتعبئتها وشحنها وتسليمها في الوقت المناسب وفي حالة ممتازة بشكل مباشر على رضا العملاء والاحتفاظ بهم. في الواقع، يمكن لمراجعات العملاء أن تصنع العلامة التجارية أو تحطمها، ولا يمكن المبالغة في أهمية تجربة الشراء السلسة. دعونا نرى كيف يعتمد رضا العملاء على الإدارة الفعالة للمخزون.

توفر المنتج

إذا وجد العملاء أن أحد العناصر في الكتالوج الخاص بك غير متوفر، فلن يترددوا في اللجوء إلى منافس، وربما لن يعودوا للتسوق منك مرة أخرى. إن القدرة دائمًا على تلبية طلبات العملاء، وإتاحة العناصر التي يرغبون فيها، تجعل متجرك موثوقًا وجديرًا بالثقة.

التسليم في الوقت المناسب

تضمن إدارة المخزون بكفاءة معالجة الطلبات بسرعة وتمكن العملاء من تلقي طلباتهم في النطاق الزمني الذي وعدتهم به. تعد عمليات التسليم السريعة ضرورية للحصول على ميزة تنافسية في عالم التجارة الإلكترونية، حيث يمكن أن تغير أوقات التسليم قواعد اللعبة فيما يتعلق بقرارات الشراء.

تواصل أفضل

بفضل نظام إدارة المخزون المتقدم، يمكن لخدمة العملاء الوصول بسرعة إلى جميع المعلومات التي يحتاجونها لحل المشكلات وتزويد العملاء بالشفافية التي يتوقعون أن يظلوا مخلصين للعلامة التجارية.

عوائد منخفضة

يؤدي تحسين إدارة المخزون إلى عوائد أقل بسبب حدوث أخطاء أقل، مثل شحن العناصر أو الكميات غير الصحيحة. وعلى المدى الطويل، يؤدي هذا إلى توفير كبير في التكاليف.

المرونة في التكيف مع الطلب

يمكن لنظام إدارة المخزون المتقدم التنبؤ بالطلب، مما يضمن توفر المنتجات ذات الطلب المرتفع دائمًا خلال أوقات الذروة. علاوة على ذلك، يمكن للشركات توسيع حجم عملياتها بشكل فعال، والاستفادة من هذا الاتجاه دون تفويت فرص المبيعات المحتملة.

انخفاض تكاليف الاحتفاظ

تخزين المخزون في المستودع أمر مكلف؛ لا تريد أن ينتهي بك الأمر بالدفع مقابل مخزون غير ضروري. تعمل الإدارة الفعالة للمخزون على خفض تكاليف الاحتفاظ لأنك ستطلب دائمًا المبالغ التي تحتاجها حقًا دون ربط رأس المال بالمخزون الميت.

وهذا يترجم إلى إدارة أفضل للتدفقات النقدية وانخفاض النفقات التشغيلية. يمكن استثمار هذه المدخرات الكبيرة في أقسام أخرى أو حتى في تقديم أسعار أكثر تنافسية لعملائك.

اتخاذ القرار بشكل أفضل

إن الحصول على رؤية دقيقة للمخزون في الوقت الفعلي يعني الوصول إلى المعلومات التي تدعم استراتيجيات العمل وصنع القرار. علاوة على ذلك، فهو يساعد الشركات على الاستفادة من الفرص بمجرد ظهورها. على سبيل المثال، معرفة العناصر التي يتم تسليمها بسرعة وتلك التي لا يتم تسليمها على الفور، يعني أنه يمكنك إعطاء الأولوية لإعادة ترتيب منتجات معينة على غيرها، وتجنب تقييد الموارد والمساحة في المخزون التي لا تعمل بشكل جيد. والنتيجة هي المزيد من المرونة في تقديم المنتجات التي يريدها عملاؤك وشراء الإمدادات بشكل أكثر ذكاءً.

تحسين إدارة المستودعات

يؤدي التحكم الأمثل في المخزون إلى مستودع أكثر تنظيمًا، خاصة من حيث استخدام المساحة وتقليل النفايات. نظرًا لأن كل قدم مربع من المستودع له تكلفة، فمن الضروري تحقيق أقصى استفادة منه. لا أحد يرغب في الاستمرار في الدفع مقابل تخزين العناصر التي لا يحتاجها، أليس كذلك؟ باستخدام هذا النظام، تقوم الشركات بتقليل كمية المخزون غير الضروري الموجود في المستودع. تصبح جميع العمليات أكثر فعالية من حيث التكلفة، ويتم إهدار موارد أقل.

يدعم القناة الشاملة

ومع ارتفاع عمليات البيع متعددة القنوات، أصبحت السيطرة الجيدة على المخزون أكثر أهمية. بفضل رؤية المخزون في الوقت الفعلي عبر جميع القنوات، ستتجنب الشركات نفاد المخزون وستعكس منصاتها أعدادًا دقيقة للمخزون.

ختاماً

إدارة المخزون هي العمود الفقري لسلسلة التوريد الصحية وأعمال التجارة الإلكترونية. تعد إدارة المخزون بفعالية أمرًا ضروريًا للتنقل في مشهد البيع بالتجزئة اليوم، حيث يتوقع العملاء التوفر والتسليم في الوقت المناسب والشفافية. حتى التجارة الإلكترونية الأكثر جاذبية يمكن أن تتعثر بدون استراتيجية جيدة لإدارة المخزون. لا يتعلق الأمر بتوفر المنتج فحسب، بل يتعلق ببناء أصول استراتيجية لدفع ممارسات الأعمال الناجحة والمستدامة، حيث يتم تقليل النفايات إلى الحد الأدنى واستخدام الموارد بكفاءة.