استراتيجيات لاجتماعات عمل فعالة

وجدت دراسة أجراها ستيفن روجلبيرج ، أستاذ الإدارة وعلم النفس في جامعة شارلوت بولاية نورث كارولينا ، في أواخر العام الماضي ، أن ما يصل إلى ثلث الاجتماعات التي يحضرها الموظفون لا تتطلب حضورهم. الشركات التي تعتمد بشكل أساسي على طريقة العمل هذه (خاصة في عصر العمل عن بعد على نطاق واسع) تخسر ما يصل إلى 100 مليون دولار سنويًا.

ما الذي يمكن أن يساعد في حل هذه المشكلة؟ أولاً ، قم بتحليل ما إذا كان يمكن مناقشة الموضوع بشكل مختلف ، في البريد الإلكتروني ، أو كملاحظة مكتوبة بعناية. ثانيًا ، ابحث عن طرق للتأكد من أنه مع الحاجة إلى رؤية بعضنا البعض وجهًا لوجه شخصيًا أو عبر الإنترنت ، يتم قضاء الوقت بأكبر قدر ممكن من الكفاءة. فيما يلي أفضل الاستراتيجيات لاجتماعات العمل الفعالة.

اجتماعات عمل فعالة - هل هي ضرورية؟

يجب بلا شك الإجابة على هذا السؤال بالإيجاب - حتى لو كانت الشركات ، في المرحلة الحالية من التطوير ، تعمل بشكل جيد بمساعدة أنواع مختلفة من الرسائل الفورية. لماذا؟ نظرًا لعدم تبادل رسائل البريد الإلكتروني (التي عادة ما تكون مدروسة ، ومختصرة ، وخالية من المشاعر ، وما إلى ذلك) ستوفر نوع النتائج التي تقدمها المناقشة - جلسة عصف ذهني تتعارض فيها آراء وأفكار وأفكار أشخاص مختلفين من خلفيات مختلفة.

تصبح اجتماعات العمل لا غنى عنها بشكل خاص عندما نهتم باتخاذ قرار مهم للفريق أو الشركة ، أو حل مشكلة خطيرة ، أو مناقشة استراتيجية تؤثر على العمليات طويلة الأجل للشركة ، أو توليد أفكار جديدة (على سبيل المثال لحملات تسويق العلامة التجارية). لا يمكن لأي شركة ، بغض النظر عن الصناعة التي تعمل فيها ، الاستغناء عن المناقشات المباشرة أو عبر الإنترنت في مجموعات أصغر أو أكبر.

اجتماع عمل فعال - لماذا يصعب تنظيمه؟

يمكن للمرء أن يسرد عدة أسباب متنوعة وراء استغراق وقت طويل في الأعمال ، وعدم تحقيق النتائج المتوقعة وجعل المشاركين يشعرون أن وقتهم قد ضاع. بدءًا من التأخير التقليدي ، إلى عدم وجود خطة محددة ("القفز" من موضوع إلى آخر) والهدف (النتيجة التي نريد تحقيقها ، والتي تؤدي إلى مداولات غير ضرورية) ، إلى عدم كفاية إدارة المنظم للمناقشة.

هذه الأسباب الأكثر شيوعًا تؤدي إلى حقيقة أن هناك حاجة لتنظيم فرصة أخرى للحديث عن نفس الموضوع ، لأن المرة الأولى أثبتت عدم فعاليتها بشكل كافٍ ، مما يؤثر على عمل (معدل أداء الواجبات الأخرى) لكل مشارك.

اجتماعات عمل فعالة - استراتيجيات تستحق التنفيذ

إذن ما الذي يمكنك فعله لضمان عدم قول أي مشارك "كان من الممكن مناقشة هذه المسألة عبر البريد الإلكتروني"؟ فيما يلي أهم 5 أشياء يجب أن تعتني بها إذا كنت ملتزمًا بعقد اجتماعات عمل فعالة فقط.

1. حدد الهدف

قبل تنظيم مناقشة ، من الضروري تحديد الغرض بوضوح ، لأنه بدون هذا العنصر ، قد تتحول المناقشة إلى فوضوية وبالتالي - غير منتجة. سيسمح تحديد الغرض لجميع المشاركين بالتركيز على القضايا ذات الصلة وتوجيه المناقشة في الاتجاه الصحيح. وبالتالي ، في البداية ، أشر إلى ما إذا كان الهدف هو اتخاذ قرار محدد أو حل مشكلة أو ربما تطوير أفكار جديدة.

2. تحضير جدول الأعمال

جدول الأعمال هو العنصر الأكثر أهمية - مباشرة بعد الهدف - لاجتماعات العمل الفعالة. ستؤدي الخطة المحددة نقطة بنقطة التي يلتزم بها المشاركون ، جنبًا إلى جنب مع المسؤولين عن الحديث عن القضية المطروحة ، إلى النتائج المتوقعة (لأن كل مشارك يعرف ما يمكن توقعه). تأكد من إرسال جدول الأعمال إلى المشاركين قبل أيام قليلة ، بحيث يكون لدى الجميع الوقت للتعرف عليه والاستعداد بشكل مناسب لمناقشة النقاط.


3. شاهد الوقت

يمكن أن يؤدي تجاوز الوقت المحدد للنقاط الفردية (أو حتى عدم وجود هيكل زمني واضح ، أي مقدار معين من الوقت يمكن أن يقضيه في نقطة معينة) إلى مناقشة مطولة ، مما يؤدي إلى فقدان التركيز والاهتمام بين المشاركين. تؤدي إدارة الوقت غير الفعالة إلى زيادة مستويات التعب ، مما يقلل بشكل كبير من الكفاءة والمشاركة ، ولهذا السبب من المهم للغاية الالتزام بالجدول الزمني في جميع الأوقات.

4. حدد عدد القضايا للمناقشة

تذكر أيضًا أن محاولة مناقشة العديد من الموضوعات في اجتماع واحد يمكن أن تؤدي إلى مناقشة مستعجلة وسطحية وعدم القدرة على استكشاف كل قضية بعمق. من الأفضل التركيز على عدد قليل من النقاط الأكثر صلة وإعطائها الاهتمام الكافي مع مناقشة القضايا المتعلقة بالموضوع ولكنها أقل أهمية ، كبريد إلكتروني.

5. ضمان المشاركة النشطة

لضمان اجتماع عمل فعال بالكامل ، شجع المشاركين على المشاركة بنشاط في المناقشة. اطرح أسئلة واستمع إلى آرائهم وحثهم على مشاركة الأفكار مع ضمان استمرار تركيزهم على القضايا المطروحة. سيساعدك التخلص من المشتتات غير الضرورية (مثل تلقي مكالمات هاتفية أثناء المناقشة) على القيام بذلك بشكل خاص.

اجتماعات عمل فعالة - ملخص

لا يحب أي موظف أو شريك أن يشعر بأنه قد أضاع وقت عمله أو وقت عملها من خلال حضور اجتماع فشل في الاتفاق على أي قضايا مهمة. ثم يبدأ الشعور بالمرارة حيث يمكن للمرء أن يركز على مهام أخرى خلال ذلك الوقت.

لهذا السبب ، يجب على كل منظم للمناقشات - سواء كان داخليًا مع الموظفين أو مع شركاء خارجيين - الاستعداد لها وفقًا لذلك ، باستخدام ، على سبيل المثال ، الاستراتيجيات الموضحة أعلاه ، خاصة في مجال تحديد الهدف ووضع جدول أعمال مفصل. سيضمن الجمع بين كل هذه النصائح أن يشعر الجميع وكأنهم يشاركون في اجتماع عمل فعال.

اقرأ أيضًا: طرق التنبؤ بمبيعات التجارة الإلكترونية

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.

المؤلف: آندي نيكولز

حل المشاكل مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من الدافع. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.

مشاهدة جميع المشاركات