أفضل ممارسات إنشاء الفواتير
نشرت: 2022-07-14ما هي أفضل الممارسات لإنشاء الفواتير؟ هل صحيح أن أي شخص يمكنه إصدار فاتورة؟ هل تعرف كيف تصدر الفواتير بسرعة وكفاءة؟ يبدو أنه في الوقت الحالي ، لا يمكن للمحاسبين المتمرسين فقط إصدار الفواتير. نظرًا لأن المتخصصين لديهم أسرارهم ، فقد جمعنا بعض التلميحات والنصائح البسيطة لمساعدتك في هذه العملية. يجب أن تكون قادرًا على إصدار الفواتير بمفردك مع معرفة أفضل الممارسات لإنشاء المستندات. اقرأ المقال لمعرفة المزيد.
إنشاء الفواتير - جدول المحتويات:
- استخدم القوالب الجاهزة
- قم بتضمين شعارك
- المقروئية أولا
- تجنب الأخطاء
- تقديم تاريخ دفع دقيق
- تقدم الدفع عبر الإنترنت
- أرسل فواتيرك عبر الإنترنت
- أفضل ممارسات إنشاء الفواتير - ملخص
استخدم القوالب الجاهزة
نبدأ قائمة أفضل الممارسات الخاصة بنا لإنشاء الفواتير من خلال اقتراح استخدام النماذج الجاهزة. الفاتورة هي وثيقة رسمية تؤكد المعاملة بين البائع والمشتري. يجب أن تتضمن بعض العناصر التي لا يمكن حذفها والتي يفرضها القانون. لا يتعين عليك استخدام برامج متخصصة لإصدار الفواتير - يمكنك حتى استخدام برنامج جداول بيانات أو برنامج معالجة نصوص.
هناك العديد من القوالب الجاهزة على الإنترنت. هذه القوالب تسهل بشكل كبير عملية الفواتير. كل ما عليك فعله هو ملء الفراغات بالمحتوى والفاتورة جاهزة. ستحتوي هذه الفاتورة على جميع المعلومات الضرورية والمهمة. يمكن العثور على القوالب الجاهزة في برنامج الفواتير أيضًا. إنه مصدر جيد للقوالب لأنهم جميعًا تم إنشاؤها بواسطة متخصصين. قد تكون متأكدًا من عدم وجود عناصر ناقصة في فاتورتك ، خاصة العناصر المطلوبة بموجب القانون.
قم بتضمين شعارك
هناك بعض الفوائد لتضمين شعارك في الفواتير. أي نوع من الفوائد؟ تساعدك إضافة شعارك على بناء صورة احترافية لشركتك. يؤثر بشكل إيجابي على العلاقات مع العملاء. تبرز الفواتير ذات الشعار المرئي وسط حشد من المستندات المماثلة. قد يؤثر ذلك على سرعة الدفع لأنه من السهل العثور على فاتورة مميزة وبالتالي قد يدفعها العميل أولاً. من المزايا الإضافية لوجود شعار على فاتورتك زيادة التعرف على علامتك التجارية. ماذا لو لم يكن لديك شعارك بعد؟ يمكنك إنشائه بنفسك أو استئجار متخصص.
المقروئية أولا
الإبداع مفيد ، لكن ليس من الجيد المبالغة في اتباع نهج إبداعي في بعض الفروع. المحاسبة هي واحدة منهم. الحقائق الملموسة والبيانات الموثوقة أكثر أهمية هنا. أثناء عملية الفوترة ، اختر تخطيط مستند يمكن قراءته وشفافًا. اجعلها نظيفة ومرتبة للسماح بالبحث السريع عن جميع البيانات الضرورية. يجب أن تقدم الفاتورة معلومات حول:
- البائع والمشتري
- السلع أو الخدمات التي تم تقديم الفاتورة لها
- قيمة كافة العناصر الموجودة في الفاتورة
- المبلغ الإجمالي الذي يتعين دفعه
- متى وكيف يتم تسوية الدفعة
إذا كانت كل هذه العناصر مرئية ، فهذا يعني أنك قمت بعمل رائع. كل شخص يرى المستند الخاص بك سيعرف ما يدور حوله. قد يؤثر بشكل إيجابي على عملية الدفع.
تجنب الأخطاء
إن ارتكاب الأخطاء أمر بشري ، رغم أننا يجب أن نفعل كل شيء لتلافيها. إصدار الفواتير الخاطئة له عواقب. أي نوع من العواقب؟ عادةً ما يستغرق شرح عدم الدقة وقتًا وعملًا إضافيًا ، لذلك من الأفضل التحقق من الفاتورة جيدًا قبل إرسالها إلى العميل. حتى أفضل قالب لن يكون قادرًا على حمايتك من الأخطاء المحاسبية. يوصى بتطبيقات تحرير الفواتير في هذه الحالة لأنها توفر لك وحدات تسمح بإنشاء فواتير صحيحة ودقيقة. إذا كنت تبحث عن تطبيق فواتير مجاني ، فحاول استخدام Firmbee. يمكّنك من إنشاء جميع أنواع الفواتير بالعملات المخصصة ومعدلات الضرائب والخصومات دون أي أخطاء.
تقديم تاريخ دفع دقيق
تقدر جميع الأطراف التجارية السداد السريع لفواتيرهم. تتوقع العديد من الشركات أن يتم الدفع عند التسليم. من الناحية النظرية ، يعتبر هذا النوع من الدفع سريعًا وآمنًا ويلزم العميل بالدفع الفوري. عمليا ليس الأمر كذلك دائما. تدفع بعض الشركات مرة واحدة فقط في الأسبوع ، وقد يكون ذلك متعلقًا بالإجراءات الداخلية أو تداول المستندات أو الترتيبات مع مكتب المحاسبة.
الفواتير مع الدفع عند التسليم ليست مفيدة دائمًا - قد يؤدي إصدارها إلى إزعاج عملائك. قد تتوقع الدفع الفوري عند تسليم المنتجات إلى العميل بنفسك. في جميع المواقف الأخرى ، قد تتوقع المكافآت. يتوقع معظم العملاء شروط الدفع المؤجل. تحميك المواعيد الدقيقة للدفع من المناقشات غير الضرورية والمشاكل غير المتوقعة والخلافات. من الأفضل دائمًا تقديم قواعد دفع دقيقة ودقيقة وشفافة.
تقدم الدفع عبر الإنترنت
حاليًا ، في عصر التقنيات الجديدة ، لماذا لا تتحول إلى المدفوعات عبر الإنترنت - هل يمكن أن يكون هذا هو الخيار الذي يسهل العمليات لعملائك. هناك الكثير من أشكال الدفع عبر الإنترنت أكثر من التحويلات المصرفية. يفضل بعض العملاء الدفع عن طريق بطاقة الائتمان أو مباشرة من حسابهم المصرفي. هذه الحلول معروفة منذ سنوات وهي مفيدة بشكل خاص لدفع الفواتير الإلكترونية. احصل على ميزة تنافسية واستخدم المدفوعات عبر الإنترنت في شركتك. إذا كان عملك يتعامل مع منتجات مبتكرة فهو أكثر أهمية.
أرسل فواتيرك عبر الإنترنت
حان الوقت لآخر ممارسة لإنشاء الفواتير ، ولكنها مهمة بنفس القدر. الفواتير الإلكترونية لها نفس القيمة القانونية مثل المستندات الورقية. إن حقيقة أنك قد ترسلهم بسرعة إلى عميلك هي أكبر ميزة لهم. يعمل البريد الإلكتروني على مدار 24 ساعة طوال اليوم و 7 أيام في الأسبوع. هذا يعني أن الدفع يمكن أن يتم بشكل أسرع. قم بإنشاء فواتيرك إلكترونيًا لتسريع جميع العمليات. ليس من الضروري طباعة مثل هذه الفاتورة ، فأنت تقلل من إهدار استهلاك الورق ، والذي له تأثير بيئي كبير.
عليك أن تتذكر أنه يجب الاحتفاظ بالفاتورة الإلكترونية طالما كان ذلك مطلوبًا بموجب القانون. احتفظ بالترتيب في فواتيرك ، وقم بإنشائها من جديد في كل مرة ، عندما يشتري العملاء منتجك أو يستخدمون برنامج الفواتير - كن منظمًا واحتفظ بمستنداتك في متناول اليد.
أفضل ممارسات إنشاء الفواتير - ملخص
لا يجب أن يتم إصدار الفواتير من قبل متخصص ، وفي الوقت الحالي ، قد يحاول أي صاحب عمل إصدار الفواتير بمفرده. ما هي أفضل الممارسات لإنشاء الفواتير؟ هل تعرف كيف تصدر الفواتير بسرعة وكفاءة؟ المتخصصون لديهم أسرارهم ولكن حتى التلميحات البسيطة قد تكون مفيدة ، خاصة في بداية مغامرتنا مع الفواتير.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest.
المؤلف: آندي نيكولز
حل المشكلات مع 5 درجات مختلفة واحتياطيات لا نهاية لها من التحفيز. هذا يجعله مالكًا ومديرًا مثاليًا للعمل. عند البحث عن موظفين وشركاء ، يعد الانفتاح وفضول العالم من الصفات التي يقدرها أكثر من غيرها.