ما هي مصفوفة أيزنهاور وكيفية استخدامها؟

الاندفاع في كل مكان جنبًا إلى جنب مع المحاولات المستمرة لتحقيق أقصى استفادة من كل لحظة ، يجعلنا نشعر بأننا عاجلاً أم آجلاً نفقد السيطرة. كم مرة شعرت أن قائمة مهامك تربكك ، ومن أداة مفيدة أصبحت كابوسًا؟ كيف تتحكم بشكل فعال في الفوضى وتبدأ في إدارة المهام؟ ما هي مصفوفة أيزنهاور وكيفية استخدامها؟ واصل القراءة.

مصفوفة أيزنهاور - جدول المحتويات:

1. لماذا يعتبر أيزنهاور نموذجًا يحتذى به؟
2. عاجل ليس مهما ، المهم ليس عاجلا
3. مصفوفة أيزنهاور
4. مهم وعاجل
5. هام ، لكن ليس عاجلاً
6. عاجل ، لكن ليس مهما
7. ليست مهمة وليست عاجلة
8. كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور؟

لماذا يعتبر أيزنهاور نموذجًا يحتذى به؟

كان دوايت دي أيزنهاور جنرالًا عسكريًا والرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة. ومع ذلك ، فهو ليس معروفًا فقط بكونه شخصًا مهمًا. يعتبر من أكثر الناس إنتاجية في التاريخ ، وبعد وفاته أصبحت إنتاجيته وكفاءته موضوع نقاشات عديدة. خلال فترتي ولايته ، أكمل ونفذ العديد من الإجراءات القيمة التي جعلت العالم على ما هو عليه اليوم. ومن المثير للاهتمام أن أيزنهاور تمكن من البقاء منتجا طوال حياته.

لهذا السبب حاول العديد من الباحثين ، بمن فيهم كوفي ، المنبهر بحياته ، استكشاف ماهية سره. في كتابه "7 عادات للأشخاص ذوي الفعالية العالية" ، ترجم فكرة أيزنهاور إلى أداة بسيطة تجعل تحديد الأولويات أسهل. المفتاح هو التمييز بين الأشياء العاجلة والمهمة.

عاجل ليس مهما ، المهم ليس عاجلا

هذه إعادة صياغة لفكرة وجهت أيزنهاور وهو ما ساعده في الوصول إلى أعلى إنتاجية. فقط كيف تفرق بين المهام الهامة والعاجلة؟ غالبًا ما تعمل هاتان الكلمتان كمرادفات في قاموسنا ، لكنهما مختلفتان تمامًا في هذه الحالة.

المهام العاجلة هي تلك التي تتطلب منك الرد على الفور. إنها أحداث طارئة خارج جدولك المخطط لها وتنتظر اتخاذ إجراء. المهام العاجلة هي السبب وراء الفوضى في حياتك اليومية ، وهي جرعة من التوتر والإحباط. من ناحية أخرى ، فإن المهام المهمة هي أنشطة مخططة طويلة الأجل. إنها تتطلب عملاً منتظمًا ، ولكنها تؤدي بالتالي إلى تغييرات كبيرة. إنها مشاريع مهمة وأنشطة أساسية. هذه هي الأشياء التي تجعلك تشعر بأنك استباقي وأن أفعالك منطقية.

يعتبر التمييز بين الأمور العاجلة والمهمة إحدى الصعوبات الرئيسية. هذا يرجع بشكل أساسي إلى حقيقة أنه لا توجد طريقة أو تعريف واضح يمكن أن يحدد المهام المهمة والعاجلة. هنا من الضروري التدرب والتوقف لحظة للتفكير في النشاط المعني. فهم الفرق ليس واضحًا جدًا في البداية ويمكن أن يسبب الكثير من المشاكل. ومع ذلك ، فقط في البداية. بعد إجراء تحليل أطول ، ستصل بالتأكيد إلى استنتاج أي من الأنشطة يعتبر عاجلاً ومهمًا لك أو لعملك.

مصفوفة أيزنهاور

مصفوفة أيزنهاور هي أداة يمكن للشركات والأفراد استخدامها بنجاح لتخطيط المهام اليومية وتحديد أولوياتها. هذا يجعل من السهل بالتأكيد التخطيط لتنفيذها وتقييم ما يهم حقًا وما يستحق التركيز عليه. إنها أداة بسيطة تقسم الأنشطة إلى أربع فئات:

• مهم وعاجل - المهام يجب انجازها على الفور
• مهمة ولكنها ليست عاجلة - مهام ستتم جدولتها لاحقًا
• عاجلة ، لكنها ليست مهمة - المهام التي يمكن تفويضها للآخرين
• ليست مهمة وليست عاجلة - مهام يجب تخطيها وتجاهلها

مهم وعاجل

هذه مهام تتطلب منك الرد على الفور. تلك التي يجب عليك إنهاؤها في أسرع وقت ممكن وتكون قادرًا على المضي قدمًا. هذه مهام تظهر فجأة ، ولكن يجب القيام بها ، لأن الفشل في القيام بذلك يمكن أن يتسبب في تعطيل المزيد من العمل. مع التخطيط السليم ، لن تكون قائمة المهام في هذا الربع طويلة وستكون بالفعل قائمة من القضايا الملحة.

من ناحية أخرى ، بالنسبة لأولئك الذين يسيئون إدارة وقتهم ولا يخططون لعملهم بانتظام ، ستكون القائمة أطول بكثير. مثال؟ إذا كنت قد حددت مواعيد الطبيب بانتظام ، واختبارات الدم ، وتعتني بنظام غذائي صحي وكمية كافية من التمارين الرياضية كل يوم ، فإن أي أمراض تجعلك متوعكًا ستكون نادرة حقًا ، وسيحمي معظم الناس أنفسهم منها تمامًا عن طريق أخذ وقائي تدابير.

هام ، لكن ليس عاجلاً

هذا هو المكان المناسب للمهام الهامة التي ليس لها موعد نهائي محدد. عادة ما تكون مرتبطة بأهداف الأسرة أو المهنية أو التنمية الذاتية. في الواقع ، إنها مهمة جدًا وأنت تفكر فيها طوال الوقت ، لكنها ليست مرهقة وتنتظر بصبر التنفيذ.

ومع ذلك ، هذا لا يعني أنه يجب وضعهم دائمًا على الجزء الخلفي من الموقد. في الصورة الأكبر ، فإن إدراكهم هو الذي يحدد أكثر. إنها تؤثر على جودة حياتنا ، لذلك يجدر تخصيص الكثير من الوقت لهذه المهام. يتطلب إكمالها الكثير من إنكار الذات. يكون الأمر أكثر صعوبة عندما تطغى عليك الأمور اليومية ، وأيضًا لأنك لا تحصل على "مكافأة" فورية مقابلها. تتطلب الأنشطة طويلة المدى قدرًا كبيرًا من الوعي الذاتي.

عاجل ، لكن ليس مهما

هذه هي المهام التي تنتظر إنجازها في طابور. ومع ذلك ، فهي ليست مهمة لدرجة أنه يتعين عليك تنفيذها بمفردك. هذا يعني أنه يمكنك تعيينهم بنجاح لأعضاء الفريق الآخرين ، وستكون النتيجة النهائية هي نفسها تقريبًا. فقط من خلال تخصيص الوقت الإضافي ، ستكون لديك القدرة على إكمال الأولويات دون تأجيل المهام الأخرى.

ليست مهمة وليست عاجلة

هذه هي الأنشطة التي تستهلك الوقت وتشجع على التسويف. هذه هي المهام التي يجب تجاهلها. إذا كان هناك الكثير منهم في حياتك ، فبمجرد القضاء عليهم ، سترى بالتأكيد فرقًا وستجد أن لديك المزيد من الوقت. وتشمل هذه الأنشطة التنشئة الاجتماعية ، واستراحات القهوة أو تصفح الإنترنت ووسائل التواصل الاجتماعي.

هل هؤلاء أكلة الوقت؟ بالتأكيد. ومع ذلك ، هذا لا يعني أنه يجب أن يختفوا تمامًا من حياتك. إنها لحظات من الاسترخاء تساعدك على الاسترخاء بعد العمل الذهني المكثف وهي ضرورية للحفاظ على توازن صحي. ولكن عندما تقوم بتحليل يومك وترى أنه يستهلك الكثير من وقتك ، يجب أن تكون هذه إشارة واضحة بالنسبة لك للتغيير.

كيفية استخدام مصفوفة أيزنهاور؟

هذه الأداة رائعة لكل من التخطيط لعمل يوم واحد والمشاريع طويلة الأجل. إنها أداة مساعدة فعالة لإدارة الوقت تساعدك على ترتيب المهام الفردية. وبالتالي ، سيكون من الأسهل عليك بالتأكيد إكمال مشروع معين. بمجرد إنشاء قائمة محددة ، يمكنك أيضًا استخدام طرق أخرى لإدارة المهام.

في حين أن هذه بالتأكيد ليست طريقة مثالية ولن تعمل مع الجميع ، إلا أنها تتمتع بميزة واحدة كبيرة. غالبًا ما تجد أن كتابة جميع الأنشطة فقط يساعدك على معرفة الأنشطة غير المهمة في الواقع ، والأنشطة التي يمكنك تفويضها بنجاح إلى زملائك في العمل. في عالم تحيط بنا فيه الفوضى ويصبح من الصعب جدًا الحفاظ على تركيزك تمامًا ، فإن التخلص من المشتتات يعد بداية جيدة في السعي لتحقيق النجاح.

لقد تعلمت للتو ما هي مصفوفة أيزنهاور. اقرأ أيضًا: كيف تبدأ دروبشيبينغ على أمازون.

إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.

المؤلف: نيكول مانكين

مدير موارد بشرية يتمتع بقدرة ممتازة على بناء جو إيجابي وخلق بيئة قيمة للموظفين. تحب أن ترى إمكانات الموهوبين وتحشدهم للتطور.

مشاهدة جميع المشاركات