مستقبل المساعدات الحكومية محوره الإنسان

على مدى السنوات الثلاث الماضية ، بذلت العديد من حكومات الولايات والحكومات المحلية جهودًا جبارة لتلبية احتياجات أفراد مجتمعاتهم. لم يقتصر الأمر على مواجهة الآثار واسعة النطاق لوباء COVID-19 ، بل كانت العديد من الوكالات أيضًا تستجيب للكوارث الطبيعية سريعة التطور ودعم المستويات التاريخية للاستثمار الفيدرالي.

على الرغم من أن تلاقي كل هذه القوى أدى إلى تكثيف الضغط على العديد من الفرق الحكومية على المدى القصير ، إلا أن هذه ليست لحظة منعزلة. يتوقف مستقبل برامج القطاع العام على قدرة المسؤولين على مواكبة الزخم الذي أوجدوه بالفعل.

أكثر من أي شيء آخر ، أبرزت الأحداث الأخيرة حقيقة أن القضايا الاجتماعية تتداخل وتتقاطع. بينما تصوغ الوكالات الحكومية برامج لتلبية احتياجات المجتمع ، يجب عليها أن تفعل ذلك مع أخذ هذا الترابط في الاعتبار. وهم بحاجة إلى الاستثمار في التكنولوجيا المناسبة - التكنولوجيا التي تركز على الناس وتمكن من التغيير التحويلي.

يجب أن تضمن برامج المساعدات الحكومية أن الناس يتركزون في جميع مراحل التصميم والبناء والتنفيذ. يجب أن تكون الممارسات متجذرة في تجارب الحياة الواقعية - لكل من الموظفين وأعضاء المجتمع. باختصار ، يجب أن تخدم العمليات والتكنولوجيا الناس ، وليس العكس.

تعد التكنولوجيا جزءًا كبيرًا من هذا الانتقال إلى نهج محوره الإنسان ، وتعد برامج إدارة المنح مكونًا مهمًا. يسمح برنامج المنح الجيد للفرق الحكومية بتلبية احتياجات المجتمع العاجلة وطويلة الأجل من خلال فتح خطوط الاتصال وتقليل العبء الإداري لكل من الموظفين والمتقدمين.

لكن برامج إدارة المنح الجيدة تدور حول أكثر من مجرد التكنولوجيا نفسها. مع الشريك المناسب في البرنامج ، يمكن للفرق أن تتوسع بشكل فعال من خلال الاستفادة من خبرة التنفيذ ودعم المتخصصين الذين لديهم خبرة في تحويل برامج المنح والإغاثة من جميع الأحجام. تتيح لهم هذه القدرة المتزايدة أن يكونوا استراتيجيين في كيفية دمج التكنولوجيا ، وتمكينهم من الحفاظ على تركيزهم على الأشخاص في قلب برنامجهم.

التوازن الضروري

بالنسبة لموظفي القطاع العام ، يتطلب التحول إلى نهج محوره الإنسان المرونة والنية. سيتعين على الفرق الموازنة بين ما قد يبدو وكأنه أولويات متعارضة.

التطور والامتثال

بغض النظر عن مدى طموح مديري البرامج حول الممارسات المتطورة ، فإن الحقيقة هي أن هذا التطور يجب أن يحدث ضمن أطر الامتثال الحالية. لا يتعلق الأمر بالبدء من الصفر. يجب أن تكرر الفرق الحكومية عملياتها لتلبية احتياجات المجتمع بشكل أفضل مع الاستمرار في الامتثال للقواعد واللوائح التي يقوم عليها عملهم.

السرعة والإنصاف

يجب أن يتحرك مديرو البرامج بسرعة ، ولكن ليس على حساب العدالة أو الشفافية. يسهل تبسيط العمليات على الحكومات التحرك بسرعة لتلبية احتياجات المجتمع العاجلة. ولكن بينما تتطلع الفرق إلى تبسيط تجربة مقدم الطلب ، يجب عليهم الحفاظ على أدوات تحقيق العدالة والمساءلة.

الابتكار والموثوقية

يجب أن تدفع الفرق الحكومية لتطوير أفكار جديدة دون التضحية بالموثوقية. بينما يتطلعون إلى الابتكار ، يجب عليهم إعطاء الأولوية لتوفير تجربة متسقة وموثوقة للمتقدمين والموظفين. يجب عليهم توفير مساحة للتجربة ، مع تبني حلول مجربة يمكنهم تنفيذها بأقل قدر من التعطيل. يجب أن يبحثوا عن منصة بديهية وسهلة الاستخدام يمكن للجميع الوصول إليها.

تبني نهج محوره الإنسان

بغض النظر عن مدى التزام الفريق الحكومي بالنهج الذي يركز على الإنسان ، إذا لم تكن التكنولوجيا مبنية على نفس الروح ، فمن المحتمل أن يكافحوا لوضع أفكارهم موضع التنفيذ. تلبي الحلول التقنية الصحيحة احتياجات الفرق الحكومية وواقع الحياة الحقيقية لأفراد المجتمع مع تقليل فرص إساءة استخدام الأموال أو إساءة استخدامها.

الإطلاق والتوسع بسرعة

إن وضع الأنظمة الصحيحة في مكانها يمكّن الحكومات من دعم التطبيقات المستقبلية أو البرامج الكاملة في ساعات أو أيام بدلاً من أسابيع أو شهور. هذه السرعة ضرورية عندما يتعلق الأمر بالاستجابة للأزمات المفاجئة.

بالنسبة للعديد من الحكومات ، كانت صياغة استجابة لوباء COVID-19 درسًا في سبب أهمية وجود التكنولوجيا قبل ظهور الحاجة. الوكالات التي لم تعتمد بعد تقنية تقديم المنح وجدت نفسها تتدافع. كان الكثير منهم يتحولون من أنظمة إدارة الأوراق أو جداول البيانات إلى حلول برمجية بسرعات فائقة. كان الأمر أشبه بمحاولة بناء الطائرة وتحليقها في نفس الوقت.

من الناحية المثالية ، لا ينبغي للتكنولوجيا أن تسرع من عملية تقديم المساعدة فحسب ، بل يجب أن تدعم أيضًا قابلية التوسع. تم تكليف العديد من الحكومات المحلية وحكومات الولايات بتوزيع تمويل قانون CARES ، وهو حزمة مساعدات بقيمة 2.2 تريليون دولار. ثبت فجأة أن العمليات التي عملت على تقديم الدعم على نطاق صغير غير مستدامة.

تعمل الحلول التقنية الصحيحة على تمكين الفرق الحكومية من بناء وإدارة برامج المنح والإغاثة من أي حجم.

لتمكين السرعة والقابلية للتوسع ، يجب على مسؤولي البرنامج البحث عن التكنولوجيا التي تدمج الأتمتة المتقدمة وعلوم البيانات. تسمح هذه الأدوات للفرق الحكومية الصغيرة بمضاعفة جهودها ، وتقليص الوقت والطاقة اللازمين لإطلاق وإدارة البرامج مع تعزيز الأمن وإمكانية الوصول.

بغض النظر عن مدى سرعة تحرك الفرق خلال عملية التقديم والمراجعة ، إذا كانوا لا يزالون يطبعون الشيكات الورقية وإرسالها بالبريد ، فإنهم يقومون بإنشاء تأخير غير ضروري في عمليتهم. يجب أن تسهل التكنولوجيا توزيع الأموال الرقمية من أجل تبسيط عمل الفريق وتسريع المدفوعات للمحتاجين.

ادخل الإنصاف في هذه العملية

عندما يتعلق الأمر بالمنح الحكومية وبرامج الإغاثة ، يجب أن تكون العدالة مبدأ تصميميًا أساسيًا. توفر التكنولوجيا الصحيحة الأدوات والبصيرة لوضع النوايا حول الإنصاف موضع التنفيذ.

الإنصاف ليس مسعى نظريًا. لها تأثير في العالم الحقيقي. والمخاطر كبيرة. على المستوى الفيدرالي ، يواجه القادة في FEMA حقيقة أن العرق غالبًا ما يحرف المساعدة التي يقدمها لضحايا الكوارث ، حيث يتلقى البيض باستمرار مساعدة أكثر من الأشخاص الملونين.

جزء من تبني نهج عادل هو الاعتراف بالعبء الذي يفرضه الطلب على المتقدمين للحصول على التمويل. سواء كان البرنامج موجهًا نحو الأفراد أو الشركات أو الوكالات الحكومية الأخرى ، يجب أن يتذكر المسؤولون أن هناك أشخاصًا حقيقيين على الجانب الآخر من التطبيق. يجب أن تتطلب التطبيقات فقط معلومات ضرورية للغاية ، ويجب أن تجعل المنصة من السهل على الأشخاص الوصول إلى النماذج واستكمالها قدر الإمكان. لا ينبغي أن تكون عملية التقدم للحصول على تمويل مرهقة للغاية بحيث لا تشجع المتقدمين المؤهلين.

على كل المستويات ، تتخذ الحكومات إجراءات لدعم المساواة. مع مبادرة Justice40 ، حددت الحكومة الفيدرالية هدفًا لتوجيه 40٪ من الاستثمارات المناخية إلى المجتمعات المحرومة. لمساعدة الفرق على الانخراط في أهداف مثل هذه ، يجب أن تلتقط التكنولوجيا البيانات اللازمة لتقييم البرامج وتحسينها ، مع تسهيل جميع التقارير والمراجعة المطلوبة.

دمج الحلول الجديدة مع التكنولوجيا الحالية والمألوفة

في القطاع العام ، من المهم للتكنولوجيا تبسيط التجربة للجميع - كل من الأشخاص الذين يديرون البرامج وأفراد المجتمع المستفيدون منها. بالنسبة للعديد من الفرق الحكومية ، هذا يعني أن أي حل جديد يجب أن يتكامل بشكل جيد مع الأنظمة الحالية.

يجب أن تسعى الفرق إلى إنشاء تجربة سلسة للمتقدمين والموظفين وأصحاب المصلحة الآخرين باستخدام برنامج بديهي وسهل الاستخدام. يجب أن تكون واجهة التكنولوجيا حديثة ومألوفة. الأشياء الصغيرة مهمة هنا. يجب أن تكون الأدوات قابلة للسحب والإفلات ، ويجب أن يكون مقدمو الطلبات قادرين على بدء التطبيق وحفظه والعودة إليه دون فقدان عملهم. إذا كانت الصور أو المستندات جزءًا من التطبيق ، فيجب أن يكون مقدمو الطلبات قادرين على استخدام هواتفهم لالتقاط صورة ، ويجب أن تكون فرق المراجعة قادرة على عرض الملفات دون تنزيلها.

تحتاج التكنولوجيا أيضًا إلى تمكين التعاون في الوقت الفعلي - لكل من المتقدمين ، الذين قد يعملون مع الزملاء أو الأقران ، وللفريق الحكومي ، الذين يحتاجون إلى تنسيق الجهود طوال عملية المراجعة.

الحد من الاحتيال والخطأ البشري دون إثقال كاهل المتقدمين

يستنزف الاحتيال الموارد الأساسية بعيدًا عن الأشخاص الذين يحتاجون إليها ، مما يقوض الجهود المبذولة للنهوض بالمجتمعات. يمنح البرنامج الصحيح الفرق الحكومية القدرة على معالجة الاحتيال دون إبعادهم عن الأعمال المهمة لبناء وإدارة برامجهم.

لا يؤدي الاحتيال إلى تحريف النتائج فحسب ، بل يؤدي أيضًا إلى تآكل ثقة الجمهور في العمليات والمؤسسات ، مما يعرض البرامج المستقبلية للخطر. خذ الفضائح الأخيرة حول قروض الشراكة بين القطاعين العام والخاص ، والتي تمثل 80 مليار دولار في سرقة أموال الإغاثة من فيروس كورونا. عندما يرى الناخبون والمسؤولون المنتخبون هذا النوع من الاختلاس ، فإنهم يترددون أكثر في دعم الإنفاق على الإغاثة على نطاق واسع في المستقبل.

للتصدي للاحتيال بشكل فعال ، يجب على الحكومات البحث عن شركاء في التكنولوجيا والاستشارات يتخذون نهجًا مستنيرًا يركز على الإنسان لفهم الهدف الأساسي للبرامج. إذا لم يبذل الشركاء جهدًا لفهم السياق الأوسع لسبب وجود البرنامج ، فسوف يكافحون من أجل القضاء على الاحتيال دون تحميل المتقدمين أعباء.

مرة أخرى ، نعود إلى فكرة التوازن. يعد القضاء على الاحتيال والخطأ البشري أمرًا ضروريًا ، ولكن إذا كانت الضمانات المعمول بها تجعل من الصعب على المتقدمين المؤهلين التقديم ، فإن الأمر يشبه قطع شجرة تفاح لإنقاذ الفاكهة.

يجب أن يبحث الفريق الحكومي عن التكنولوجيا التي يمكن أن تساعد في معالجة الاحتيال دون إضافة خطوات مرهقة إلى عملية التقديم. يمكن أن تكون فحوصات الأمان البسيطة والفعالة مفيدة للغاية هنا. على سبيل المثال ، تتحقق اختبارات المصادقة القائمة على المعرفة من هويات المتقدمين من خلال جعلهم يجيبون على بعض أسئلة الاختيار من متعدد مثل العناوين أو المركبات التي ارتبطوا بها. خيار آخر هو التحقق الفوري من هوية الصورة ، حيث تؤكد الأداة أن بطاقة الهوية الصادرة عن الحكومة لمقدم الطلب تتطابق مع صورة شخصية تم التقاطها في الوقت الفعلي.

على الرغم من أن الخطأ البشري يحظى باهتمام أقل من الاحتيال ، إلا أنه يمكن أن يكون مشكلة كبيرة ، خاصة بالنسبة للفرق التي تتعامل مع كميات كبيرة من التطبيقات. من السهل ارتكاب الأخطاء عندما يكون لديك آلاف أو عشرات الآلاف من النماذج لمراجعتها. الأتمتة تزيل الضغط. يمكن أن تقضي التقنية الصحيحة على العمل المشغول عن طريق أتمتة المهام مثل التحقق من البيانات من النماذج الضريبية أو تحليل الصور. يمكن أن يوفر التقييم الآلي للنتائج الفرق الحكومية من الاضطرار إلى إجراء حسابات معقدة أثناء مراجعة الطلبات.

مع التكنولوجيا المناسبة ، ليست هناك حاجة للمساومة. يمكن أن تكون التجربة سهلة ومباشرة للجميع ، مع ضمان وجود الضوابط والضوابط الصحيحة لمنع الاحتيال والخطأ البشري.

المستقبل مبني على الشراكات

تمر الهيئات الحكومية في جميع أنحاء البلاد بلحظة محورية. لديهم زخم - الآن يتعلق الأمر فقط بتوجيه هذا الزخم إلى تغيير تحولي طويل الأجل. حان الوقت لتبني نهج محوره الإنسان والاستثمار في التكنولوجيا والموارد التي تدعم هذا المسعى.

الشراكات هي المفتاح. عبر القطاع الخاص ، والعمل الخيري ، والهيئات الحكومية ، فإن التحالفات الاستراتيجية هي التي تمكن الفرق من خدمة الأفراد والمجتمعات.

لهذا السبب نحن متحمسون للتعاون الجديد بين Submittable و BDO. معًا ، أنشأنا خدمة إدارة منح شاملة مصممة خصيصًا لمنظمات القطاع العام.

توفر هذه الخدمة المشتركة الجديدة البرامج القوية ودعم التنفيذ ذي الخبرة اللازمة للمساعدة في حماية برامج المنح ضد عمليات الاسترداد ، وتبسيط جاهزية التدقيق الحكومي ، ودعم التوثيق المستمر. من خلال أدوات سهلة الاستخدام ، وأتمتة قوية ، وخدمات شاملة ، تساعد BDO و Submittable في جعل إدارة المنح أسهل ، وقابلة للتطوير ، وأكثر فاعلية للوكالات الحكومية.

من خلال رؤية مشتركة لمستقبل محوره الإنسان ، يتم تقديم "submittable" و "BDO" لدعم الحكومات من جميع الأحجام في سعيها للتطور.