كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟ | # 36 البدء في إدارة المشروع
نشرت: 2023-02-23قبل أن تبدأ دورة حياة المشروع ، يفكر مدير المشروع في نطاق المشروع. يقوم بتحليل متطلبات العملاء وتوقعاتهم ، ويقارنهم بالموارد المتاحة ويواجههم بضيق الوقت. نتيجة لذلك ، يمكنه تحديد نطاق المشروع بشكل جيد. ومع ذلك ، حتى الأداء النموذجي لهذه المهمة لا يضمن أن نطاق المشروع سينمو بشكل مفرط أثناء التنفيذ. فكيف تحدد نطاق المشروع جيدًا وتتجنب زحف النطاق؟
كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟ - جدول المحتويات:
- مقدمة
- تحديد نطاق المشروع
- فهم المتطلبات
- هيكل تنظيم العمل (WBS)
- أولويات المهام الخطرة
- آخر لحظة مسئولة (LRM)
- كيف تتجنب زحف النطاق؟
- ملخص
مقدمة
وفقًا لـ PMBOK ، فإن نطاق المشروع هو "العمل الذي يجب إنجازه لتقديم منتج أو خدمة أو نتيجة مع الميزات والوظائف المحددة." لكي تفي نتيجة المشروع بتوقعات أصحاب المصلحة ويكون المشروع نفسه ناجحًا ، يجب عليك تحديد النطاق بأكبر قدر ممكن من الدقة.
تحديد نطاق المشروع
يجب على مدير المشروع التحقق في البداية من أن المشروع المخطط له قد حدد بوضوح المجالات التالية:
- الأعمال والمتطلبات الفنية لأصحاب المصلحة ،
- هيكل تقسيم العمل ،
- أولويات المهام ذات المخاطر الأعلى ، أي تلك الأكثر ابتكارًا أو التي تحدث لأول مرة ،
- اتفقت مع أصحاب المصلحة على نهج "آخر لحظة مسؤولة" (LRM ، آخر لحظة مسؤولة).
دعنا نلقي نظرة على الأسئلة التي يجب على مدير المشروع الإجابة عنها عند تحديد كل منها.
فهم المتطلبات
يجب على مدير المشروع الإجابة على الأسئلة التالية من خلال لعب دور صاحب المصلحة للحظة:
- ما هي الفوائد المالية وغير المالية لهذا المشروع؟ - قد تشير الفوائد المالية إلى مبيعات المنتج أو الخدمة التي تم إنشاؤها في المشروع. ومع ذلك ، يمكن أن تكون الفائدة أيضًا هي تحسين صورة الشركة ، أو فعالية الإعداد ، أو تنفيذ برنامج جديد لتسهيل إدارة المشروع ، مثل Firmbee.
- من سيتأثر بتنفيذ المشروع؟ - تنفيذ المشروع ينطوي على تغييرات داخل وخارج المنظمة. لذلك ، يجدر طرح أسئلة أكثر تحديدًا:
- ما هي الاحتياجات التي يجب أن تلبي نتائج المشروع؟
- ما هي المواصفات الفنية التي يجب أن تحتوي عليها نتائج المشروع؟
أ. هل سيتطلب تنفيذ مهام المشروع إعادة التنظيم داخل الشركة ، أو تغيير مسؤوليات الموظفين ، أو تعيين أشخاص جدد أو العمل مع المستقلين؟
ب. هل ستكون نتائج المشروع مرئية في الأماكن العامة وسيكون لها تأثير على المجتمع المحلي؟
ج. من الذي سيستفيد من تنفيذه؟
هيكل تنظيم العمل (WBS)
يتضمن إنشاء هيكل لتقسيم العمل في المشروع الإجابة على الأسئلة المرتبة بشكل هرمي:
- ما هو الغرض الرئيسي من تنفيذ المشروع؟
- ما هي الأهداف المحددة؟
- إلى أي مهمة يتم تقسيم الأهداف المحددة؟
- متى يجب أن تتحقق الغايات والأهداف؟
- من هم المتخصصون الذين سيؤتمنون على كل منهم؟
يجب أن يظل الهدف الرئيسي فقط دون تغيير تمامًا. من ناحية أخرى ، فإن إجابات الأسئلة من 2 إلى 5 مفصلة وموضحة في سياق المشروع.
أولويات المهام الخطرة
ترتبط أهم الأسئلة حول المهام الخطرة بتحديدها بدقة وتحديد كيفية تأثير مناطق الخطر على نطاق المشروع.
- ما المهام التي تنطوي على أكبر مخاطر الفشل؟
- ما هي العوامل التي يعتمد عليها نجاح كل مهمة من هذه المهام؟ يمكن أن يكون هو توافر المواد أو المتخصصين أو ، في حالة مشاريع البحث والتطوير ، نتائج البحث والتجارب التي يصعب التنبؤ بها ، مثل منحنى تحسين دقة نموذج الذكاء الاصطناعي أثناء التعلم الآلي.
- ما هو تأثير فشل هذه المهمة على بقية المشروع؟
- كيف سيؤثر الأداء المطول لهذه المهمة على القدرة على تحقيق هدف المشروع؟
- إلى أي مدى يمكننا زيادة نطاق المشروع لإنجاز هذه المهمة؟
آخر لحظة مسئولة (LRM)
يرتبط تحديد أولويات المهام ارتباطًا وثيقًا بمبدأ اللحظة الأخيرة المسؤولة (LRM) ، والمعروف أيضًا باسم مبدأ اللحظة الأقل ملاءمة.
إنها استراتيجية لتقليل المخاطر تتمثل في تأجيل المهام حتى يصبح الاستمرار في تأجيلها أكثر خطورة من إكمالها على الفور. إنه يتجنب إهدار الجهد عندما تكون المهمة غير ضرورية أو يتم إجراء تغييرات على أهداف المشروع أو متطلباته.
يتم تطبيق هذا المبدأ ، المشتق من منهجية اللين ، أيضًا على القرارات الحاسمة للمشروع والتي يصعب تغييرها ، مثل:
- شراء المعدات المتخصصة اللازمة لمراحل أخرى من تنفيذ المشروع ،
- تصميم هيكل الأهداف المطلوب تحقيقها بالمهام المراد تنفيذها.
يمكن صياغة الأسئلة التي يجب على المدير الذي يعمل وفقًا لمبدأ LRM أن يطرحها على نفسه على النحو التالي:
- هل من الضروري البدء في العمل على المهمة بالفعل؟
- ماذا يحدث إذا أجلت المهمة؟
- ماذا ستكون عواقب اتخاذ القرار بعد فوات الأوان؟
- ماذا يمكن أن تكون عواقب اتخاذ القرار في وقت مبكر جدا؟ على سبيل المثال ، اكتشاف لاحقًا أنه غير ضروري أو أن المتطلبات قد تغيرت أو لم يتم استخدام الحل أو أصبحت قيمة العمل قديمة.
كيف تتجنب زحف النطاق؟
حتى أفضل المشاريع مخططًا تميل إلى النمو (زحف النطاق) أثناء تنفيذها ، على سبيل المثال ، المنتج الذي كان من المفترض في الأصل أن يحتوي على ميزتين سيحتوي الآن فجأة على ستة. لتجنب ذلك ، يجب على مدير المشروع إنشاء نطاق آمن للتسلل مع أصحاب المصلحة. الأساس لتقليل زحف نطاق المشروع - بالإضافة إلى تحديد نطاق المهام وتوقعات العمل - التواصل المستمر مع الفريق وأصحاب المصلحة. ومع ذلك ، فإن أهم الدفاعات ضد زحف النطاق هي:
- جدول جيد الإعداد ،
- الاستخدام الفعال لبرمجيات جدولة المهام والتواصل مع الفريق ،
- إبلاغ جميع الأطراف المهتمة بالتغييرات الرئيسية في المشروع.
من الجدير أيضًا أن نتذكر أن تجنب زحف النطاق هو عملية مستمرة. لذلك ، يحتاج نطاق المشروع إلى مراقبة وتحكم منتظمين ، ويجب أن يظل مدير المشروع في وضع الاستعداد للرد بسرعة واتخاذ القرارات عند ظهور المواقف التي قد تؤدي إلى زحف النطاق.
ملخص
نطاق المشروع هو عنصر أساسي في مشروع جيد التخطيط ، لأنه يحدد بوضوح ما يجب تنفيذه وما لم يتم تضمينه في المشروع.
وبالتالي ، فإن مهمة مدير المشروع هي تحديد نطاق المشروع قبل أن يبدأ العمل من خلال:
- تحليل متطلبات العملاء وتوقعاتهم ،
- مقارنتها بالموارد المتاحة ، و
- مواجهة ضيق الوقت.
ومع ذلك ، حتى نطاق المشروع المحدد جيدًا يمكن أن يتغير أثناء التنفيذ. لتجنب التوسع في نطاق المشروع ، المعروف باسم زحف النطاق ، التزم بهيكل تقسيم العمل ، وحدد أولويات المهام الخطرة بعناية ، واستخدم نهج "آخر لحظة مسؤولة".
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.
المؤلف: كارولين بيكر
بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.
الشروع في إدارة المشروع:
- ما هو المشروع؟
- ما هي ادارة المشروع؟
- كيف تدير المشاريع؟
- طرق إدارة المشروع
- أنواع المشاريع
- 4 أمثلة على المشاريع
- تحديد أولويات المشاريع
- مجالات نشاط المشروع
- تعريف النجاح في إدارة المشاريع
- لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
- كيف تختار أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
- نظرة عامة على برنامج إدارة المشاريع
- دورة حياة المشروع
- ما هي رؤية المشروع؟
- هدف المشروع. ما هو وكيف نحدده جيدا؟
- مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟
- مجال التخطيط في إدارة المشاريع
- ما هو جدول المشروع وما الغرض منه؟
- كيفية استخدام المعالم في المشروع؟
- تنفيذ المشروع
- كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟
- أهمية إغلاق المشروع
- فشل المشروع. 5 أسباب لفشل المشاريع
- 4P الإدارة: المشروع والمنتج والبرنامج والمحفظة
- أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع
- مهارات مدير المشروع الأكثر فائدة
- كيف تصبح مدير مشروع؟
- 5 كتب يجب على كل مدير مشروع قراءتها
- كيف تنشئ فريق مشروع؟
- هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل في المشروع؟
- كيف تقود فريقًا أثناء العمل الهجين؟
- التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع عند العمل مع فريق
- أنواع اجتماعات المشروع
- رصد المشاريع. ما المعلمات لمشاهدة؟
- كيف تكتب مقنعة
- كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟
- دراسة جدوى - هل يمكننا تنفيذ هذا المشروع؟
- تحليل المخاطر في المشاريع والأدوات لتسهيل ذلك
- كيف تصنع ميثاق المشروع؟
- ما هو سجل اصحاب المصالح؟
- مخطط جانت في تخطيط إدارة المشاريع
- كيف تصنع ميزانية المشروع؟
- إدارة الوقت في المشروع
- كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟
- استراتيجيات إدارة مخاطر المشروع
- تسويق المشروع
- مصادر ومجالات التغيير في المشروع
- نماذج تغيير إدارة المشروع
- ماذا بعد Agile؟ الطرق في إدارة المشاريع