إدارة الوقت في المشروع | # 43 البدء في إدارة المشروع
نشرت: 2023-03-13تعد الإدارة الفعالة للوقت في المشروع أمرًا بالغ الأهمية لنجاحه. ومع ذلك ، وفقًا لمسح PMI 2021 ، لا يزال يتم إنجاز 55٪ فقط من المشاريع في الوقت المحدد. في أغلب الأحيان ، يواجه مديرو المشاريع مشاكل بسبب الجداول الزمنية غير الواقعية أو الافتقار إلى المرونة أو الأدوات غير المناسبة. بعد كل شيء ، تتعلق إدارة الوقت بالتخطيط والمراقبة بالإضافة إلى التحكم في وقت المشروع ، بينما يكون مدير المشروع مسؤولاً عن تحديد الأهداف وتحديد الأولويات لضمان إكمال المهام في الموعد المحدد.
إدارة الوقت في المشروع - جدول المحتويات:
- مقدمة
- ما هي إدارة الوقت في المشروع؟
- مشاكل إدارة الوقت في المشروع
- طرق إدارة وقت المشروع
- طريقة باريتو
- طريقة ABC
- طريقة ايزنهاور
- ملخص
مقدمة
تحتاج المشاريع إلى الانتهاء في غضون إطار زمني معين ، وفقًا لجدول زمني محدد ، حتى لا تتكبد خسائر وتشكل تهديدًا للمنظمة. يؤدي نقل المواعيد النهائية إلى توليد تكاليف إضافية ، ويؤثر على المهام الأخرى في الشركة ويؤدي إلى تراكم المهام وزيادة سريعة في تعقيد المشروع. إذن ، كيف يمكن الوصول جيدًا إلى إدارة الوقت في مشروع ما في مرحلة التخطيط بالفعل؟
ما هي إدارة الوقت في المشروع؟
إدارة الوقت في المشروع تدور حول:
- تخطيط،
- المراقبة و
- المراقبة المستمرة لتوقيت المهام الفردية والأهداف الفرعية.
يجب على مدير المشروع تحديد الأهداف وتحديد الأولويات لضمان بقاء المشروع في الموعد المحدد. تحقيقا لهذه الغاية ، يجب على مدير المشروع أن يخطط بعناية لكل مرحلة من مراحل المشروع ، مع الأخذ في الاعتبار الوقت اللازم لكل نشاط والعقبات الأكثر احتمالا لإكمالها.
مشاكل إدارة الوقت في المشروع
أكثر مشاكل إدارة الوقت شيوعًا في المشروع هي:
- جداول غير واقعية - خاصة عند العمل مع فريق جديد أو في مجال شديد الخطورة ، فإن إنشاء جدول زمني دقيق وتحديد معالم واقعية يتطلب خبرة وهو أمر صعب للغاية ؛ لذلك ، من الشائع إنشاء جداول أثناء تخطيط المشروع يستحيل تنفيذها في الوقت المخصص.
- الافتقار إلى المرونة - الافتقار إلى المرونة هو إطار زمني محدد بإحكام شديد ، أو ضيق الوقت المتاح لتنفيذ أعضاء الفريق الجدد ، أو عدم وجود خطة طوارئ للتوقف عن العمل بسبب نقص المواد الخام أو الاهتمام المتوقع في السوق.
- أدوات غير كافية - غالبًا ما يطبق مديرو المشاريع أدوات إدارة الوقت غير الكافية ، مما يؤدي إلى أخطاء في تقدير مدد المهام والتبعيات.
طرق إدارة الوقت في المشروع
لتجنب هذه المشاكل أو تقليل المخاطر المرتبطة بفشل المشروع ، يجب على مدير المشروع إلقاء نظرة فاحصة على أساليب وأدوات إدارة وقت المشروع: طريقة Pareto ، و ABC ، وطريقة أيزنهاور.
طريقة باريتو
قام العالم الإيطالي فيلفريدو باريتو بزراعة البازلاء في حديقته. وبذلك ، لاحظ أن ما يصل إلى 80٪ من بذور البازلاء توجد في 20٪ من القرون. نظرًا لأنه كان مهتمًا بشكل أساسي بالاقتصاد ، سرعان ما وجد أن هذا المبدأ ينطبق أيضًا على مجالات أخرى من الحياة. على سبيل المثال ، في عصره كانت 80٪ من الأراضي في إيطاليا مملوكة لـ 20٪ من السكان.
سرعان ما أصبح واضحًا أن تطبيق طريقة باريتو واسع حقًا ، خاصة في مجال الأعمال. يساعد ، من بين أمور أخرى ، على تحديد:
- أهم المهام التي يجب أداؤها في المشروع وكذلك
- نوع المهام التي غالبًا ما تسبب تأخيرات ،
- أكثر أسباب التأخير شيوعًا ، بغض النظر عن نوع المهمة.
تعتمد طريقة باريتو على افتراض أن 20٪ من الأنشطة تنتج 80٪ من التأثيرات. من الناحية العملية ، هذا يعني أنه لتجنب التأخير ، يجب على مدير المشروع التركيز على:
- تحديد أعلى 20٪ من المهام في المشروع والتأكد من تنفيذها أولاً ،
- كشف المهام المسببة للتأخير وفهم أسبابها ،
- تحديد 20٪ أسباب التأخير الأكثر شيوعًا والعمل على إزالتها.
غالبًا ما يتم تصور طريقة باريتو باستخدام مخطط باريتو. فهو يجمع بين مخطط شريطي ومخطط خطي ، حيث:
- على المحور X ، على سبيل المثال ، يتم تمييز أسباب التأخير ، وترتيبها بالترتيب من الأكثر شيوعًا ،
- على المحور ص هو عدد تكراراتها والنسبة المئوية لإجمالي عدد حالات التأخير ،
- يجعل الرسم البياني الخطي من السهل تحديد أسباب التأخير التي تقع ضمن أهم عشرين بالمائة.
طريقة ABC
تتضمن طريقة ABC تصنيف المهام وفقًا لأهميتها - فئات A و B و C. مهام الفصل:
- أ- هي الأهم وتتطلب أكبر قدر من الاهتمام ،
- ب - مهمة ولكنها أقل إلحاحًا ،
- ج- لا صلة لها بالموضوع ويمكن تأجيلها.
يتيح ذلك لمدير المشروع التركيز على أهم المهام وعدم إضاعة الوقت في التركيز على المهام الأقل أهمية.
طريقة ABC سهلة التطبيق وسهلة الفهم. إنه مفيد بشكل خاص في المشاريع التي تحتوي على الكثير من المهام التي لها نفس الأهمية.
طريقة ايزنهاور
ربما تكون طريقة أيزنهاور ، المعروفة أيضًا باسم مصفوفة أيزنهاور ، هي الأداة الأكثر استخدامًا لتحديد أولويات المهام والأهداف وحتى المشاريع بأكملها. تتضمن الطريقة تقسيم المهام إلى مهام عاجلة وغير عاجلة ومهمة وغير مهمة ، ثم التركيز على المهام العاجلة والمهمة.
يتم تقديمه عادةً بخطين متقاطعين يقسمان الورقة إلى أرباع.
عاجل | محدث | |
|---|---|---|
| مهم | يجب القيام به على الفور | ليتم تحديد موعدها قريبا |
| غير صالح | يتم تفويضه أو أداؤه حسب ما يسمح به الوقت | ليتم رفضه |
يجب على مدير المشروع معرفة ما إذا كانت المهام ملحة وهامة ، أو مهمة فقط عاجلة ، أو ليست عاجلة أو مهمة على الإطلاق. بهذه الطريقة ، يمكن للمرء التركيز على أهم المهام وعدم إضاعة الوقت في تلك التي تجلب القليل للمشروع.
من أجل استخدام مصفوفة أيزنهاور بشكل فعال ، تحتاج إلى تحديث حالة المهام الموضوعة فيها بانتظام. هذا لأنه غالبًا ما تنتقل المهمة إلى فئة المهام الأكثر إلحاحًا بين عشية وضحاها.
ملخص
تؤثر إدارة الوقت في المشروع على جودة المشروع ونجاحه ، لذلك يجب على مدير المشروع معرفة واستخدام أدوات مثل طريقة Pareto وطريقة ABC وطريقة أيزنهاور ، والحفاظ على حالة جميع المهام في المشروع محدثة. للقيام بذلك ، يجب عليه التواصل باستمرار مع جميع الأطراف المعنية وتعديل الجدول الزمني لاستيعاب التغييرات التي قد تحدث.
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.
المؤلف: كارولين بيكر
بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.
الشروع في إدارة المشروع:
- ما هو المشروع؟
- ما هي ادارة المشروع؟
- كيف تدير المشاريع؟
- طرق إدارة المشروع
- أنواع المشاريع
- 4 أمثلة على المشاريع
- تحديد أولويات المشاريع
- مجالات نشاط المشروع
- تعريف النجاح في إدارة المشاريع
- لماذا استخدام برنامج إدارة المشاريع؟
- كيف تختار أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟
- نظرة عامة على برنامج إدارة المشاريع
- دورة حياة المشروع
- ما هي رؤية المشروع؟
- هدف المشروع. ما هو وكيف نحدده جيدا؟
- مرحلة بدء المشروع - ما الذي يجب الانتباه إليه؟
- مجال التخطيط في إدارة المشاريع
- ما هو جدول المشروع وما الغرض منه؟
- كيفية استخدام المعالم في المشروع؟
- تنفيذ المشروع
- كيف تعد خطة طوارئ لمشروع ناجح؟
- أهمية إغلاق المشروع
- فشل المشروع. 5 أسباب لفشل المشاريع
- 4P الإدارة: المشروع والمنتج والبرنامج والمحفظة
- أهم مهام ومسؤوليات مدير المشروع
- مهارات مدير المشروع الأكثر فائدة
- كيف تصبح مدير مشروع؟
- 5 كتب يجب على كل مدير مشروع قراءتها
- كيف تنشئ فريق مشروع؟
- هيكل تنظيم العمل - كيفية تفويض العمل في المشروع؟
- كيف تقود فريقًا أثناء العمل الهجين؟
- التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع عند العمل مع فريق
- أنواع اجتماعات المشروع
- رصد المشاريع. ما المعلمات لمشاهدة؟
- كيف تكتب مقنعة
- كيف تحدد نطاق المشروع وتتجنب زحف النطاق؟
- دراسة جدوى - هل يمكننا تنفيذ هذا المشروع؟
- تحليل المخاطر في المشاريع والأدوات لتسهيل ذلك
- كيف تصنع ميثاق المشروع؟
- ما هو سجل اصحاب المصالح؟
- مخطط جانت في تخطيط إدارة المشاريع
- كيف تصنع ميزانية المشروع؟
- إدارة الوقت في المشروع
- كيف يتم إنشاء سجل مخاطر المشروع؟
- استراتيجيات إدارة مخاطر المشروع
- تسويق المشروع
- مصادر ومجالات التغيير في المشروع
- نماذج تغيير إدارة المشروع
- ماذا بعد Agile؟ الطرق في إدارة المشاريع