10 نصائح لإدارة الوقت من شأنها تعزيز حياتك المهنية

كلما كنت أكثر انضباطًا في إدارة وقتك ، زادت الأهداف المهنية التي يمكنك تحقيقها. ألا نريد جميعًا أن نكون أكثر إنتاجية؟

لسوء الحظ ، فإن نظرية إدارة الوقت بسيطة ، لكن وضعها موضع التنفيذ ليس بالأمر السهل. يمكن أن يصنع أو يكسر حياتك المهنية. بتعبير أدق ، إنها وصفة النجاح في حياتك المهنية. لحسن الحظ ، هناك طرق لتحسين مهارات إدارة الوقت وإتقانها. إليك بعض النصائح حول إدارة الوقت التي ستعزز حياتك المهنية.

تتبع الوقت لتحسين الإنتاجية

يعد تتبع الوقت أحد النصائح التي ستعزز حياتك المهنية أكثر من أي شيء آخر. لقد تحسنت قدرتنا على فهم الإنتاجية بشكل كبير بمرور الوقت. باستخدام حلول مثل أدوات تتبع الوقت ، يمكننا بالضرورة الكشف عن رؤى حول كيفية عملنا. توفر لنا أدوات تتبع الوقت مثل تطبيق الجدول الزمني اللبنات الأساسية التي نستخدمها لقياس الإنتاجية.

ببساطة ، سيساعدك تتبع الوقت على توفير المال والوقت الثمين. الشيء هو أن أدوات تتبع الوقت ستساعدك على تحديد المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً في جدولك. حتى تعرف ما هي المهام ، وسير العمل ، والعمليات ، والسلوكيات التي تشكل عقبات أمام إنتاجيتك. كيف؟ من خلال القياس الكمي طوال الوقت ، فإنك تنفق على مهام منخفضة القيمة ، والتي لا تدفع أهداف حياتك المهنية إلى الأمام.

هل تعرف الوقت الذي لا تجده فيه دائمًا بين اجتماعين واجتماعين لا يزال طويلاً؟ يمكن أن يساعدك تتبع الوقت في تحديد مثل هذه الأنماط غير المثمرة حتى تتمكن من النظر في روتينك وعاداتك. ماذا تفعل غالبًا عندما تصل إلى المكتب وبعد استراحة الغداء؟ كم مرة تتحقق من بريدك الإلكتروني؟ باختصار ، أين تضيع الوقت؟ سيساعدك تحديد هذه الأنماط والتحكم فيها ، جنبًا إلى جنب مع تغييرها للأفضل ، على النجاح في حياتك المهنية.

لماذا ا؟ نظرًا لأن الأمر عادة ما يستغرق حوالي 30 دقيقة حتى يعيد عقلك التركيز بعد تشتيت الانتباه ، فإن التحكم في الاضطرابات اليومية أمر ضروري. يمكن أن يساعد تتبع الوقت في تحديد جميع الانقطاعات اليومية ، مثل استعلامات البريد الإلكتروني التي تعطل تركيزك على الإنتاجية. يمكنك أيضًا تحديد المهام التي تتسلل إلى عبء العمل اليومي وتزيلك عن المهام ذات الأولوية الأعلى.

تظهر الأبحاث أننا ننتج أفضل أعمالنا عالية الجودة عندما ندخل في حالة من التركيز العميق. تساعد تطبيقات ساعة الوقت على تعزيز الأداء المعرفي من خلال مساعدتك في تحديد ما يجب القيام به في اليوم بدقة. نتيجة لذلك ، يمكنك تحديد العوامل القاتلة المثالية للإنتاجية ومراقبة العمل العميق. من خلال إظهار ما يفترض أن تعمل عليه وإلى متى ، يسمح لك تتبع الوقت بمراقبة أولوياتك. شيء آخر يمكنك القيام به هو استخدام نظام الحجز WP على موقع الويب الخاص بك بحيث يمكن للعملاء حجز أطر زمنية معينة من جدولك الزمني. بهذه الطريقة ، ستحسِّن من ذهابًا وإيابًا لديك عادةً على الهاتف أو على رسائل البريد الإلكتروني لجدولة اجتماع.

نصائح لإدارة الوقت من شأنها تعزيز حياتك المهنية

قد يكون من السهل أن تنحرف في العمل. خاصة عندما لا يكون لديك أهداف محددة بوضوح لما ترغب في تحقيقه كل يوم. إذا كنت ترغب في تعزيز حياتك المهنية ، فإن إحدى المهارات الأولى التي تحتاج إلى إحكام قبضتها عليها هي إدارة الوقت. الخطوة الأولى هي الحصول على رفيق تتبع الوقت ؛ إليك كيفية إتقان إدارة الوقت:

1. تعلم أن تقول "لا"

هل أنت من النوع الذي يفضل التوفيق بين مليون مهمة بدلاً من رفض المساعدة؟ ألا يمكنك أن تقول لا عندما يبقى لديك القليل من الوقت لنفسك؟ إذا أجبت بنعم على كلا السؤالين ، يجب أن تترك قدمك وتقول لا.

أحد الأسباب الرئيسية لعدم تمكنك من قول لا هو أنك تعتقد أن قول لا يبدو غير مبالٍ أو أناني. بدلاً من ذلك ، قد تخشى خذلان الآخرين أو من أن تكون مكروهًا أو تنتقد أو تخاطر بصداقة. ومع ذلك ، فإن القدرة على قول لا ترتبط ارتباطًا وثيقًا بالثقة بالنفس. الأشخاص الذين يخشون الإساءة للآخرين عادةً ما يقيمون احتياجات الآخرين بدرجة أعلى من احتياجاتهم ، مما يقلل من ثقتهم بأنفسهم.

عدم القدرة على قول لا سيجعلك متوترًا وسريع الانفعال والإرهاق. وتعلم ماذا؟ قد تعاني عائلتك بسبب عدم قدرتك على قول لا. لذا ، لا تنتظر حتى تنفد منك لتقييم الموقف ، فإليك كيف يمكنك أن تتعلم أن تقول لا:

• كن صادقا مع نفسك
• كن نفسك
• تجنب المساومة عندما تريد أن تقول لا
• اجعل الرد بسيطًا ولا تبالغ في الاعتذار
• تذكر أنك ترفض طلبًا لا يرفض شخصًا
• تجنب الشعور بالذنب حيال قول لا لتلك الطلبات

2. إعطاء الأولوية للأنشطة عالية القيمة

أنت رائد أعمال لديه الكثير من الأفكار الكبيرة ، ولديك خطة قوية لتصبح ناجحًا. ومع ذلك ، فإن التحديات التي تأتي مع ريادة الأعمال والضغط لتقديم منتج أو خدمة قد تكون هائلة للغاية. ربما تشعر أنك لا تملك الوقت الكافي لإنجاز عمل حقيقي.

إذا كنت تريد التحكم في وقتك ، فستحتاج إلى التركيز على ما يهم. لا مزحة هنا ، ليست كل المهام التي يتعين عليك القيام بها في يوم ما ستكون ذات قيمة عالية. لذا تأكد من اختيار المهام عالية القيمة للعمل عليها أولاً وتعزيز أرباحك النهائية. إليك طريقة بسيطة لتحديد ما إذا كانت مهمة معينة ذات قيمة عالية:

• هل تقربك هذه المهمة من تحقيق أهدافك المحددة؟
• كيف تؤثر هذه المهمة على المحصلة النهائية لعملك؟
• هل تؤثر هذه المهمة على إكمال مشروع مهم؟

عندما تجيب على هذه الأسئلة ، ستتمكن من تحديد مكان تركيز طاقتك. من الضروري أن يكون لديك نهج استراتيجي لتخطيط وقتك كل يوم لتعظيم ساعاتك الإنتاجية. شيء واحد يمكنك القيام به هو استخدام فترات زمنية مركزة. يمكنك هنا إزالة عوامل التشتيت ، مثل البريد الإلكتروني والهاتف ، وقضاء بعض الوقت في الأنشطة عالية القيمة التي تتطلب اهتمامًا كاملاً.

يعني هذا النهج أنك تستفيد من ذروة أدائك العقلي في ساعات الصباح. بدلاً من ذلك ، يمكنك إنشاء قائمة من ثلاث مهام تقربك من أهدافك. يمكنك التركيز على إكمال هذه المهام الثلاث كل يوم. مهما كان الوقت المتبقي يمكن توجيهه نحو الرد على رسائل البريد الإلكتروني والأنشطة الأخرى.

3. تحديد الغرض الخاص بك بوضوح

واحدة من أكثر الخطوات فعالية للتحكم في وقتك هي إبقاء عينك على الجائزة. يجعل تجاهل الغرض من تحقيق أهدافك أمرًا صعبًا. معظم الناس ليس لديهم أدنى فكرة عما يريدون فعله في حياتهم. الغرض من حياتك هو سبب استيقاظك في الصباح. إنه الهدف الأساسي المحفز لحياتك. سيساعدك هدفك في توجيه قرارات حياتك ، وتشكيل أهدافك ، والتأثير على سلوكك.

وهذا يفسر سبب تخصيص آلاف المحترفين وقتًا كل عام لبناء وظائف أكثر سعادة. يحتاج كل شخص إلى تحديد هدف رئيسي وشامل في حياته. سيساعدك العيش من تلك المعرفة على فتح الأبواب وتجربة المزيد من الفرح والرضا والطاقة الإيجابية. فيما يلي ثلاث طرق بسيطة لتحديد الغرض من حياتك والاستفادة منه لتحقيق مهنة ناجحة:

• فهم معنى "الغرض من الحياة"
• استمتع بما تحب أن تفعله وابدأ في قول لا لما يرهقك ويستنزفك
• التعرف على طرق جديدة لتكون في الخدمة

هذه النصائح هي أفضل وأضمن طريقة لاكتشاف هدف حياتك وتحديد أهداف حياتك التي ستغذيك وتحسن مهاراتك في إدارة الوقت. قد يؤدي تحديد هدف حياتك أيضًا إلى تقديمك إلى مهنة في التحدث التحفيزي ، حيث يمكنك مساعدة الآخرين في رحلاتهم أيضًا.

4. تحديد المكان الذي تضيع فيه الوقت

إنها نهاية يوم آخر ، وأنت تنظر إلى الوراء وتتساءل ، "أين ذهب كل الوقت؟" هل هذا انت؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فهذا يعني أن الجزء الأكثر احتمالاً من وقتك قد استُهلك مع القليل من الإلهاءات ، والتي تأخذ وقتًا بعيدًا عن المهام الإنتاجية المهمة.

كل الوقت الذي لدينا في يوم واحد محدود. يتعلق الأمر بكيفية اختيارك لقضاء وقتك. كما تعلمت ، يتيح لنا تتبع الوقت تحديد الطرق التافهة والسخيفة التي يضيع بها الناس الوقت خلال اليوم. قد يشمل ذلك الوقت المنقضي ؛

• الشكوى
• ثرثرة
• التسكع مع الأشخاص السلبيين
• مشاهدة التليفزيون
• المماطلة

كيف تستخدم وقتك له تأثير دائم على قدرتك على النجاح في حياتك المهنية. هذا يفسر سبب حاجتك إلى إضفاء قيمة على وقتك. يعني استخدام وقتك بحكمة أنه سيكون لديك المزيد من الوقت للقيام بالأشياء المثمرة المهمة ، مثل ممارسة الرياضة وقضاء الوقت مع عائلتك.

أفضل طريقة لتنظيم يومك هي التركيز على ما هو أمامك. تحتاج إلى محاربة الرغبة في إضاعة الوقت في أشياء أقل إنتاجية. للقيام بذلك ، تحتاج إلى معرفة كيفية تتبع تقدمك. إليك الطريقة:

• قسّم المهام الكبيرة إلى أجزاء أصغر
• حدد حصصًا يومية لقياس تقدمك وابدأ كل يوم من الصفر
• استخدم التكنولوجيا مثل أدوات تتبع الوقت لتتبع تقدمك في أهداف ومشاريع محددة بنشاط
• استخدم التقويم لتتبع تقدمك
• خذ وقتًا من كل يوم إلى الكتابة التأملية اليومية في اليوميات
• ستتيح لك هذه النصائح التركيز على التقدم بدلاً من الكمال ، مما يجعلك في وضع يسمح لك بإضاعة وقت أقل وتكون أكثر إنتاجية.

5. توقف عن المماطلة

ببساطة لأن التسويف مشكلة عالمية لا يعني أنها فكرة جيدة. في كثير من الأحيان ، نجد أنفسنا نماطل عندما لا ينبغي لنا ذلك. ستجد نفسك تمتم "يجب أن أعمل" ، بينما نشاهد فشل ملحمي على YouTube. في النهاية ، من خلال المماطلة ، ستجد نفسك تندم على ضياع الوقت. ستكون المواعيد النهائية تقترب بسرعة ، والوقت ينفد ، والفرص تتلاشى بين أصابعك.

فيما يلي خمسة أسباب تجعلك تجد نفسك تماطل ، ونهجًا مخصصًا لمحاربة التسويف:

• المهام ليست عاجلة - ضع في اعتبارك الصورة الكبيرة بدلاً من انتقاء التفاصيل. انظر إلى كل مهمة بعدسة المنظور الواسع.
• لا تعرف من أين تبدأ أو ما الذي قد يأتي بعد ذلك - اجعل "خطوات الاكتشاف" الخطوة الأولى أو تحدث مع زميل في العمل للتوصل إلى من أين تبدأ.
• أنت خائف من الفشل - ضع في اعتبارك الفرق بين الأداء وتقدير الذات.
• البعض منا يعمل بشكل أفضل تحت الضغط - اعرف نفسك. قد تفضل العمل تحت الضغط بسبب اندفاع الأدرينالين الذي يأتي مع اقتراب الموعد النهائي.
• أنت فقط لا تريد العمل - خصص وقتًا لتضييعه والمتعة من البداية ، وعوض هذا الوقت عن طريق العمل أكثر.

باختصار ، إذا كنت تريد التوقف عن التسويف ، ففكر في الصورة الكبيرة ، وتعرف على حقيقة أنك ستشعر بالارتباك في البداية ، وتذكر قيمتك ، واعرف نفسك.

6. تجنب تعدد المهام

إذا كانت هناك مهارة واحدة تحتاج إلى حذفها من سيرتك الذاتية فهي تعدد المهام. على الرغم من أن تعدد المهام يُنظر إليه على أنه مهارة قيمة ، إلا أن التركيز على مهمة واحدة في كل مرة يكون أكثر فاعلية. يؤدي القيام بمليون شيء دفعة واحدة إلى إبطاء الإنتاجية. فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تجنب تعدد المهام:

• تجنب النظر إلى هاتفك في الصباح
• تخلص من أي مصادر تشتت خارجية مثل الإشعارات المنبثقة
• حدد أولوياتك وقم بإدراجها في قائمة
• كن متيقظًا لكل مهمة
• قم بمهام معينة خلال أوقات محددة من اليوم
• تعلم أن أقول لا"
• نظف محطة العمل الخاصة بك
• عزز تركيزك عن طريق تحديد وقت للتعامل مع المهام الصعبة عقليًا
• حدد الوقت الذي تكون فيه أكثر إنتاجية حتى تتمكن من التركيز بشكل فردي على مهمة معينة
• احذر من عاداتك واحتفظ بسجل
• استخدم تطبيقات مثل SelfControl لحظر مواقع ويب معينة لفترة زمنية محددة

7. ابدأ مبكرًا

الشيء الوحيد المشترك بين الرجال والنساء الأكثر نجاحًا هو أنهم يبدؤون يومهم مبكرًا. بهذه الطريقة ، يمكن أن يكون لديهم الوقت للجلوس والتفكير والتخطيط للطريقة التي يريدون أن يتعاملوا بها مع يومهم. فيما يلي الأسباب التي تجعلك بحاجة إلى البدء مبكرًا في كل يوم:

• يساعدك على تنظيم عقلك لتكون قادرًا على التحكم في وقتك وجميع جوانب حياتك الأخرى.
• يوفر لك الوقت لممارسة الرياضة في الصباح للاستعداد لليوم التالي.
• يضبط الاستيقاظ مبكرًا نغمة هادئة لمنعك من القلق والتحسس.
• يساعدك على الحفاظ على دورة حياة صحية.
• يمكنك أيضًا تجنب حركة المرور في الصباح.

إذا كنت تريد النجاح في طريقك ، فأنت بحاجة إلى إدارة وقتك بشكل صحيح ، ويبدأ بالاستيقاظ مبكرًا. الاستيقاظ مبكرًا سهل وله الكثير من الفوائد.

8. خذ فترات راحة

عندما تواجه تحديًا صعبًا على يديك ، فقد يكون من المغري تجاوز نقطة التعب. ومع ذلك ، فإن أخذ قسط من الراحة يمكن أن يسمح لك بأداء أفضل ما لديك. فيما يلي بعض الأسباب الأكثر إقناعًا التي تجعلك بحاجة إلى أخذ فترات راحة منتظمة جيدة:

• سيساعدك أخذ قسط من الراحة على معالجة المعلومات بشكل فعال
• سيسمح لك بالحصول على فكرة أفضل عن الصورة الأكبر
• سوف تعزز قدرتك على أن تكون مبدعًا
• سيساعدك أخذ قسط من الراحة على اكتساب عادة صحية
• سوف تصبح أكثر إنتاجية

9. التعامل مع التوتر بحكمة

عندما تقوم بعمل أكثر من قدرتك ، فمن المرجح أن تشعر بالتوتر. نتيجة لذلك ، سيبدأ جسمك في الشعور بالتعب ، مما سيؤثر بعد ذلك على إنتاجيتك. فيما يلي بعض النصائح لإدارة وتقليل مستويات التوتر لديك:

• تجنب تناول الكافيين والكحول والنيكوتين.
• قم بدمج المزيد من النشاط البدني في روتينك اليومي
• نم ما لا يقل عن سبع إلى ثماني ساعات
• جرب تقنيات الاسترخاء
• تحدث عن الأشياء مع شخص ما
• احتفظ بمفكرة للتوتر لفهم سبب التوتر
• تعلم كيفية إيجاد حلول لمشاكلك لتشعر بمزيد من التحكم
• إدارة وقتك بشكل فعال
• تعلم أن أقول لا"
• خذ قسطًا من الراحة وساعد جسمك على التعافي

10. تفويض المهام

قد يبدو تفويض المهام أمرًا سهلاً ، لكن مديري الأعمال وقادة الفريق يعرفون أن هناك الكثير مما يجب مراعاته قبل تمرير المهمة. يتطلب الكثير من الثقة والتواصل والتنسيق. ومع ذلك ، فإن التفويض يمكّن موظفيك أو فريقك من بناء الثقة في مؤسستك أو مجموعتك ، ويساعد في التطوير المهني. إذا كنت تريد أن تكون رئيسك ، فهذه مهارة ستحتاج إلى إتقانها.

إلى جانب ذلك ، بالنسبة للقادة ، يمكن أن يكون التفويض طريقة رائعة لمعرفة كيفية تحديد من هو الأنسب في مؤسستك للتعامل مع مهمة أو مشروع معين. إذا تعلمت كيفية تفويض المهام بشكل فعال ، فستتمكن من إدارة وقتك بفاعلية ، ويفوز كل فرد في فريقك. إليك كيفية تفويض المهام بفاعلية:

• افهم موظفيك أو أعضاء فريقك ، واختر الشخص المناسب لكل وظيفة.
• قدم السياق من خلال شرح للشخص سبب تكليفه بهذه المهمة.
• يجب على كل مفوض جيد تقديم التعليمات الصحيحة لكل مهمة.
• تأكد من أن الشخص المكلف بالمشروع لديه الأدوات والموارد لإكمال المهمة.
• تأكد من تفويض كل من المسؤولية والسلطة.
• تحقق من العمل الذي فوضته لموظفيك بمجرد اكتماله.
• أظهر تقديرك الحقيقي عندما تكتمل المهمة.

عندما تفوض المهام بشكل فعال ، يمكنك زيادة الثقة والالتزام مع موظفيك. علاوة على ذلك ، التفويض يساعد على تحسين الإنتاجية وإدارة الوقت.

خاتمة

الآن بعد أن تعلمت كل هذه النصائح لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت ، ابدأ بتعليم نفسك أن تقول "لا" للمهام التي لا تضيف إلى النتيجة النهائية. بعد ذلك ، ابدأ بداية مبكرة كل يوم واستخدم ذلك الوقت لسرد جميع المهام التي ترغب في العمل عليها ، وترتيبها حسب الأولوية. تذكر تفويض المهام للآخرين لتجنب تعدد المهام والشعور بالإرهاق. قم بجدولة المواعيد النهائية وفترات الراحة لإبقاء عينيك على الهدف.

تتطلب منك مهارات إدارة الوقت التفكير مسبقًا والتخطيط للطوارئ والاستعداد للعمل والتركيز على منظور واسع. عندها فقط يمكنك التمتع بمزيد من الحرية والمرونة.