كيفية إدارة وقتك بشكل فعال أثناء العمل عن بعد

أثناء الإغلاق ، قد نشعر أن كل ما لدينا هو الوقت ، لذلك قد لا ندرك الحاجة إلى إدارته بفعالية واتخاذ قرارات واعية لتحديد أولويات مهامنا بشكل أفضل.

ولكن في كثير من الأحيان ، نجد أيامنا تتلاشى وتلك القائمة الطويلة من كل ما اعتقدنا أننا سننجزه يتم دفعها إلى اليوم التالي ، واليوم التالي ، حتى يغمرنا عبء كل ذلك.

من الصعب تنفيذ أدوات إدارة الوقت بشكل صحيح تحت أي ظرف من الظروف ، ولكن أضف إلى ذلك تعقيد الفرق الموزعة ، وتنسيق الجهود مع الآخرين عن بعد ، والتعامل مع العزلة والوحدة في الإغلاق ، يصبح تحديًا يتطلب بعض الحلول الإبداعية.

المرونة اللانهائية ليست بالضرورة شيئًا جيدًا

يأتي العمل عن بُعد مصحوبًا بخسارة طبيعية للإشراف. من نواح كثيرة ، نحن الآن مسؤولون عن جدولنا الزمني. لم تعد المنظمات أيضًا تركز على الوقت المسجل وهي أكثر اهتمامًا بإنتاجية وناتج الموظفين. تتطلب منا المرونة غير المحدودة للتخطيط ليومنا مستوى إضافيًا من الانضباط من أجل تنظيم عملنا. الهيكل المدمج ليوم العمل العادي في المكتب مفقود. نحن بحاجة إلى إيجاد أدوات فعالة لإدارة الوقت لملء هذا الفراغ.

تعدد المهام ≠ إنتاجية

عادة ما يتم الخلط بين هذه المصطلحات. أثناء العمل من المنزل ، فإن الرغبة في القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد موجودة دائمًا. نعتقد أنه يمكننا القيام بالأعمال المنزلية أثناء الرد على رسائل البريد الإلكتروني أو التعامل مع الأطفال أثناء إجراء مكالمة جماعية.

مع عدم وضوح الخطوط بين المنزل والعمل ، هناك إغراء دائم للتبديل بين المهام. بينما قد نشعر بأننا مشغولون باستمرار ، فقد لا ننجز الكثير في الواقع.

التحديات

قد لا تنجح ببساطة ترجمة الجدول الزمني الذي نجح معك في المكتب إلى روتين عملك من المنزل. هناك مجموعة كاملة من الاعتبارات الأخرى التي يجب مراعاتها من أجل الحفاظ على الكفاءة والإنتاجية أثناء العمل من المنزل.

خطر الإجهاد

غالبًا ما نشعر بالحاجة إلى القيام بالكثير أثناء العمل من المنزل. نظرًا لأن معظمنا مقيد بالبقاء في المنزل ، نشعر أنه لا يوجد الكثير للقيام به سوى العمل. هذا قد يجعلنا نتحمل أكثر مما ينبغي. نحن لا نتوقف عن العمل اليومي الذي لا يسمح لنا بالاستراحة التي نحتاجها للبقاء منتعشين ومنتجين.

الشعور بالوحدة

أكبر خسارة في العمل من المنزل هي الشعور بالمجتمع الذي نعيشه في مكان العمل. يمكن أن يؤدي هذا الشعور بالعزلة إلى موقف عقلي بطيء ، مما يجعلنا غير متحفزين مما قد يؤثر بشكل كبير على كيفية إدارتنا لوقتنا.

لا مزيد من التوازن بين العمل والحياة

  إن التمتع بحياة اجتماعية نشطة خارج العمل مهم لأدائنا. يتطلب الأمر جهدًا إضافيًا لإيجاد طرق للبقاء مستوفيًا عندما لا نتمكن من الوصول إلى روتيننا المعتاد. نحتاج إلى إيجاد طرق لإنهاء مهام عملنا حتى نتمكن من الانتقال إلى أشياء أخرى.

الإلهاءات التي لا نهاية لها

على الرغم من بذلنا قصارى جهدنا ، سيكون هناك دائمًا ما يشتت انتباهك عن العمل من المنزل. قد يكون من الصعب العثور على وقت مخصص فقط للعمل المنتج عندما يكون هناك الكثير من الأشياء الأخرى التي يجب الاهتمام بها في المنزل.

أضف هيكلًا لإدارة وقتك بشكل أفضل

ضع روتينًا

يمكن أن تساعدك الأساليب البسيطة مثل الاستيقاظ وبدء العمل في نفس الوقت كل يوم على بدء إنتاجيتك. يمكنك بعد ذلك تحديد الأوقات اليومية التي تكون فيها أكثر كفاءة وتخصيص المهام وفقًا لذلك.

قم بتوصيل جدولك الزمني إلى فريقك حتى يكون لديهم فهم واضح لوقت تواجدك حتى لا تتم مقاطعتك باستمرار أثناء معالجة الأمور الأخرى.

حدد الأهداف

قسّم مهامك إلى وحدات يمكن إدارتها. يجب أن تكون قادرًا على تحديد أهدافك طويلة المدى وترجمتها إلى مهام فورية قابلة للتنفيذ. ضع عبء عمل يومي يتماشى مع الوصول إلى أهدافك في نهاية الأسبوع. يتيح لك ذلك تقييم تقدمك عدة مرات وإجراء التعديلات وفقًا لذلك.

كن استباقيًا ومرئيًا

استخدم Slack ومنصات الاتصال الأخرى مع فرقك وقم باستمرار بتقديم تحديثات لهم حول ما تعمل عليه. أخبرهم عندما تكون بعيدًا ولا يمكنك الحضور إلى العمل. إذا لم تتمكن من إكمال شيء ما في الوقت المحدد ، فأخبر الأشخاص المعنيين مسبقًا حتى لا تخرج الأمور عن نطاق السيطرة.

خطط لفترات الراحة الخاصة بك - والتزم بها

يعد التوقف عن العمل وتخصيص الوقت للأنشطة التي تستمتع بها أمرًا أساسيًا للبقاء منتعشًا ومحفزًا. لا تشعر بالذنب حيال تخصيص وقت في يوم عملك لنسيان العمل. خذ فترات راحة عميقة وذات مغزى ودع الناس يعرفون متى تكون كذلك. يمنحك إنشاء "مناطق خالية من العمل" شيئًا تتطلع إليه ويسمح لك بالعودة أكثر تركيزًا.

تعلم أن أقول لا

أثناء العمل عن بُعد ، نشعر بالضغط للقيام بأي مهمة تنشأ كطريقة لإثبات مدى صعوبة عملنا. ولكن قد يؤدي ذلك إلى نتائج عكسية ، حيث يمكن أن يؤدي تناول الكثير من الأشياء إلى جعلنا ضعيفين لدرجة أننا لا ننجز أي شيء بالفعالية التي نحتاجها. كونك صريحًا بشأن ما يمكنك وما لا يمكنك فعله يسمح بمزيد من الشفافية ويساعدك ويساعدك على توفير الوقت.

أدوات إدارة الوقت المرئية لتعزيز الإنتاجية

توقيت

Timeboxing هي أداة لإدارة الوقت تقسم يومك إلى فترات زمنية. كل صندوق مخصص لنشاط واحد أو مجموعة من الأنشطة ذات الصلة. بدلاً من تشتيت يومك في العديد من الأنشطة التي تحتاجها للخروج من قائمة المهام الخاصة بك بترتيب عشوائي ، تتيح لك خاصية timeboxing تنظيم أنشطتك بطريقة أكثر فاعلية حتى تتمكن من التخطيط بشكل أفضل ليومك.

يعد هذا أمرًا رائعًا إذا كنت تتعامل مع مشاريع ومسؤوليات مختلفة يجب عليك التبديل منها ذهابًا وإيابًا. يسمح لك بحساب المقاطعات بشكل أفضل بحيث لا تتفاعل باستمرار مع رسائل البريد الإلكتروني أو تميل إلى الأشياء عند ظهورها.

ثم تستخدم هذا الوقت وهذه المرة فقط لمعالجة المهام الموضوعة لمشروع معين. يؤدي وضع حدود صارمة مخصصة للمهام إلى زيادة التركيز ويسمح لك بإنفاق قدر متناسب من الجهد بناءً على مدى أهمية المهمة.

بدون أدوات إدارة الوقت الفعالة ، قد تجد أن العمل يتسع لملء الوقت المتاح لإكماله. هذه ليست طريقة فعالة للغاية للتعامل مع المهام حيث قد تجد نفسك تقضي الكثير من الوقت في مهام غير مهمة.

مصفوفة أيزنهاور

لم يتم إنشاء جميع الوظائف على قدم المساواة. لا يمكنك إدارة وقتك بشكل فعال دون إعطاء الأولوية للمهام التي يجب إكمالها. أنت بحاجة إلى إيجاد طريقة فعالة لإضافة الوزن إلى ما هو مدرج في جدولك للسماح لك بتخصيص الوقت بشكل أفضل. تعتبر Eisenhower Matrix أداة فعالة لإدارة الوقت تساعدك على تصور المهام التي يجب عليك إكمالها وبأي ترتيب.

تتيح لك هذه الأداة المرئية تجميع المهام بناءً على الأهمية والإلحاح وتمنحك فهمًا أفضل لكيفية تقسيم يومك.

قوائم المراجعة

بسيطة وفعالة ، يجب أن تكون عنصرًا أساسيًا أثناء التخطيط ليومك وأسبوعك. يمنحك سرد جميع الأشياء التي تحتاج إلى إنجازها معالجة أفضل لكيفية التخطيط ليومك ببساطة. أثناء العمل من المنزل ، يجب عليك سرد جميع المهام غير المتعلقة بالعمل والتي يجب الاهتمام بها خلال اليوم حتى لا يفاجئك.

يتيح لك استخدام أدوات عبر الإنترنت مثل Online Checklist Maker سرد مهامك بسهولة حتى تتمكن من معالجتها بطريقة أكثر فاعلية.

مخططات غانت

تعد مخططات جانت أداة رائعة لإضافة رؤية لفرق العمل عن بُعد. يمكنك سرد جميع المهام التي يجب إكمالها في مشروع معين وتحديد الترتيب الذي يجب القيام به بالإضافة إلى الإطار الزمني. هذه أداة رائعة لأنها تحدد التبعيات وتسمح للجميع بمعرفة من هو المسؤول عن ماذا في لمحة.

باستخدام مخططات جانت ، يمكنك تحديد الفرق بين المهام المتسلسلة (المهام التي لا يمكن أن تبدأ إلا عند اكتمال أخرى) والمهام المتوازية (المهام التي يمكن العمل عليها في نفس الوقت).

يمكن للفرق البعيدة بعد ذلك تقسيم العمل بشكل أفضل والتنسيق فيما بينها بسهولة.

نصائح لضمان إدارة الوقت بشكل أفضل

تحديد الوقت الضائع

المصارف الزمنية هي عوامل استنزاف للإنتاجية ، فهي أشياء تقضي الكثير من الوقت عليها دون جني أي فائدة حقيقية منها. الرد على عدد كبير جدًا من رسائل البريد الإلكتروني التي تمنعك من إنجاز عمل حقيقي ، أو حضور اجتماعات عديدة ، أو مجرد التحقق من وسائل التواصل الاجتماعي كثيرًا. يتيح لك تحديد أكبر مصادر الوقت في يومك التخطيط للتغلب عليها.

قم بإجراء تدقيق الوقت

تدقيق الوقت هو عملية تحديد وتسجيل بالضبط ما قضيت وقتًا فيه في فترة معينة. إنها طريقة رائعة لتحديد أوجه القصور في الفرق البعيدة واتخاذ الإجراءات التصحيحية. تدقيق الوقت يجيب على ثلاثة أسئلة أساسية:

كيف تريد أن تقضي وقتك؟

كيف تقضي وقتك بالفعل؟

ما هي التعديلات التي يمكنك القيام بها؟

جمِّع المهام المتشابهة معًا

تعد عملية تجميع المهام المتشابهة معًا أو "تجميع الوقت" طريقة رائعة لتفريق يومك. على سبيل المثال ، يمكن أن يؤدي تخصيص وقت في اليوم لإجراء مكالمات أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني إلى تجنب الانحرافات المستمرة ويمكن أن يكون اختراقًا كبيرًا للإنتاجية.

بناء في المخازن المؤقتة

إدارة الوقت ليست علمًا دقيقًا. يجب أن يراعي إنشاء جدول زمني درجة معينة من الاختلاف حيث تمتد المهام إلى المهام الأخرى دون أن يكون لها تأثير متتالي على جدولك الكلي.

ما هي تقنيات إدارة الوقت المناسبة لك؟

يمكن أن يكون العثور على طريقة فعالة لإدارة وقتك عند العمل من المنزل بمثابة تعزيز فوري لإنتاجيتك وروحك العامة. إذا وجدت أدوات أفضل لإدارة الوقت لتنظيم يومك ، فأخبرنا بذلك في التعليقات أدناه. لمزيد من النصائح حول كيفية الحفاظ على الإنتاجية أثناء العمل عن بُعد ، راجع هذه المقالة.