كيف تعمل برامج تتبع الوقت على زيادة الإنتاجية؟
نشرت: 2022-09-27تستخدم بعض الشركات المعاصرة برمجيات تتبع الوقت. تُظهر الإحصائيات التي قدمتها Tech Jury أن 17٪ من الأشخاص يستخدمون بنشاط بعض أنواع الأدوات لإدارة وقتهم. في الآونة الأخيرة ، تراجعت إنتاجية الموظفين ، في حين أن تلك النتائج تعني خسائر حقيقية للعديد من الشركات. وخير مثال على نقص الكفاءة هو الولايات المتحدة ، حيث الأضرار الاقتصادية جسيمة وتصل إلى 50 مليون دولار في اليوم! اقرأ النص لمعرفة كيف يمكن أن يساعد برنامج تتبع الوقت في زيادة مستوى إنتاجية موظفيك.
كيف تعمل برامج تتبع الوقت على زيادة الإنتاجية؟ - جدول المحتويات:
- برنامج تتبع الوقت - الفوائد
- تقنية بومودورو
- منتهكي الأسطورة
- تأثير التآزر
- ملخص
برنامج تتبع الوقت - الفوائد
لإظهار إمكانات التطبيقات المتاحة بدقة لتتبع الوقت ، يجدر البدء بالمشكلات الرئيسية التي تبطئ الأداء أثناء العمل اليومي. هل سمعت من قبل عن قانون باركنسون؟ هل تعرف ماذا يعني هذا المصطلح؟
قانون باركنسون هو بديهية تنص على أن "العمل يتوسع لملء الوقت المتاح لاستكماله". هذه هي القاعدة التي وضعها سيريل نورثكوت باركنسون ، الذي وصف ملاحظته لأول مرة في عام 1955. كان باركنسون كاتبًا ومؤرخًا وخبيرًا في الإدارة العامة بريطانيًا.
مفاهيمه المتعلقة بالبيروقراطية والتنظيم هي أساس نظريته. يشير قانون باركنسون إلى العوامل الرئيسية التي تجعل مرحلة إنجاز المهام أطول من اللازم - يمتد الإدراك إلى أقصى طول ممكن. الاضطرابات والانقطاعات ونقص التركيز والكمال والمماطلة هي العوامل التي يصفها قانون باركنسون.
تقنية بومودورو
الاستجابة لنقص الإنتاجية هي تقنية إدارة الوقت التي تسمى بومودورو . اشتق اسم الطريقة من عداد الطهي الذي تم تشكيله على شكل طماطم ، والذي استخدمه مبتكر التقنية.
تعتمد فعالية تقنية بومودورو على البساطة الهائلة وسهولة التطبيق. في الخطوة الأولى ، يجب إعداد قائمة المهام - تذكر ترتيب المهام وفقًا لأولويتها.
الخطوة التالية هي استخدام برنامج تتبع الوقت . هناك العديد من التطبيقات وأنواع البرامج المختلفة التي تستخدم تقنية بومودورو. تتيح التكنولوجيا الجديدة تعديلًا مريحًا للمعلمات وفقًا للاحتياجات الفردية للموظف. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للمكونات الإضافية الخاصة في المتصفح حظر جميع الإشعارات المزعجة تلقائيًا.
يبدأ الصوت في دورة مدتها 25 دقيقة ، والتي تنتهي براحة لمدة 5 دقائق. يتكرر التسلسل 4 مرات ويوجد وقت لكسر أطول. تعمل إستراتيجية العمل هذه على تكثيف الكفاءة ، وتسمح بالحفاظ على التركيز الكامل ، وتقسم المشروع إلى أجزاء أصغر ، وتساعد في الحفاظ على منظور جديد. ليس كل شيء - فالبرنامج يعرض جميع المهام المنتهية ، مما يزيد من تحفيز الشخص.
منتهكي الأسطورة
تعمل العديد من الشركات على زراعة نماذج متعددة الأغراض. تميل المشاركة في العديد من المشاريع في نفس الوقت إلى الظهور كمثال ومستوى عالٍ من مشاركة الموظفين - لكن لا شيء أبعد عن الحقيقة. يظهر البحث أن 2،5٪ فقط من الأشخاص لديهم هذا التصرف فوق المتوسط للقيام بمهام متعددة أثناء العمل.
بالنسبة لبقية الموظفين ، فإن تعدد المهام يعني تقليل فعالية الواجبات المعطرة. سبب هذه النتائج هو زيادة مخاطر الأخطاء وفقدان التركيز ، وكذلك نسيان بعض العناصر التي يجب القيام بها أثناء المهمة. تقلل ثقافة تعدد المهام من الإبداع وتزيد من مستوى التوتر.
تسمح الآليات التي تدير الدماغ البشري بالتركيز على نشاط واحد في كل مرة ، وبالتالي فإن تقنية تعدد المهام لا تتكامل مع العضو الرئيسي في جسم الإنسان. أظهرت التجارب أن تعدد المهام يمكن أن يساهم في تقليل نسبة الذكاء وإتلاف الدماغ.
يجب على أصحاب العمل أن يتذكروا أنه ينبغي عليهم تقديم مزايا للأفراد من الوالدين والأفراد غير المتزوجين والذين يعيشون بمفردهم. يجب على الشركة تلبية الاحتياجات المختلفة ولا يمكنها إهمال أي شخص.
لا يجب أن يزيد برنامج تتبع الوقت الاحترافي من نتائج الإنتاجية بين موظفيك فحسب ، بل يجب أن يضمن الحماية من التأثير السلبي للإدارة غير الفعالة. يجبر تتبع الوقت مستخدم البرنامج على التركيز بشكل كامل على مهمة واحدة.
تأثير التآزر
المزيد والمزيد من الناس قلقون بشأن صحتهم الجسدية والعقلية. دفع الوعي الاجتماعي المتزايد الشركات إلى البحث عن حلول أفضل تتجاوز الباقات الطبية والرياضية. قررت بعض الشركات (خاصة المكاتب) تقديم خدمات مجانية لأخصائيي التدليك أو توفير كراسي التدليك في مبانيها.
يتم تطوير برنامج تتبع الوقت باستمرار مما يعني أن هناك المزيد والمزيد من الأدوات العالمية والوظيفية في السوق. يسمح تسجيل جميع الأنشطة بمراقبة اللحظات التي تم تخصيصها للمهام المحددة والتحكم فيها. هناك حاجة إلى معرفة كاملة حول إدارة الوقت لتحسين الجدول الزمني الكامل لليوم.
يمكن أن يحدد التحكم في النتائج عناصر السيناريو اليومي التي لها أكبر تأثير على الكفاءة. وفقًا لقاعدة باريتو ، يمكن أن تولد 20٪ من جميع المهام 80٪ من إجمالي الإنتاجية. لمعرفة المهام الأكثر أهمية يجب على المرء أن يدير وقته بوعي.
إدارة الوقت في المجموعات والفرق لا تقل أهمية عن إدارة الوقت الفردي. المزيد والمزيد من الشركات تقرر تقديم تطبيقات خاصة لتسهيل إدارة الجدول الزمني وإنشاء شبكة فعالة من الاتصالات بين الموظفين.
مثل هذه القرارات لا تفاجئني - تظهر الإحصائيات زيادة بنسبة 25٪ في الإنتاجية في المؤسسات التي تكون فيها مستويات الاتصال عالية. التطبيقات الحديثة تدمج جميع المشاركين في التعهد ، والأهم من ذلك تحديد المواعيد النهائية لجميع الأنشطة.
ملخص
تسمح تقنية التحكم في الوقت بأتمتة جميع الأنشطة غير الضرورية. يمكن إبلاغ جميع أعضاء الفريق بالمهمة دون الحاجة إلى التدخل المباشر في جدول عملهم. علاوة على ذلك ، فإن التحكم الجماعي في المهام يزيد من الدافع لإنهاء المشروع ويزيل العيوب المحتملة ، بينما تظل فعالية العمل عند مستويات عالية.
اقرأ أيضًا: اتجاهات القيادة العالمية في الأعمال لعامي 2022 و 2023
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest.
المؤلف: نيكول مانكين
مدير موارد بشرية يتمتع بقدرة ممتازة على بناء جو إيجابي وخلق بيئة قيمة للموظفين. تحب أن ترى إمكانات الموهوبين وتحشدهم للتطور.