كيفية إعداد مكتب افتراضي في 5 خطوات سهلة

تلجأ الشركات بشكل متزايد إلى السحابة للتطبيقات والأدوات التي تساعدهم في تشغيل عملياتهم اليومية. لقد جعل هذا الاتجاه العمل عن بُعد عمليًا ومرغوبًا بشكل متزايد مع اندفاع الشركات لخفض التكاليف وتخلي الموظفين عن التنقل التقليدي. اكتشفت جالوب مؤخرًا أن حوالي 37 بالمائة من القوى العاملة تعمل الآن عن بُعد ، مما يشير إلى حدوث تغيير هائل في طريقة عمل الناس.

الحلول المستندة إلى السحابة والأجهزة المحمولة لديها عمال غير مقيدين من مكاتبهم ومكاتب الشركة من خلال تعزيز إنتاجية العمل عن بعد. عملت التكنولوجيا أيضًا على تمكين الشركات الناشئة والعاملين لحسابهم الخاص والعاملين لحسابهم الخاص من خلال توفير أدوات قيمة لجعل العمليات التجارية سريعة وفعالة. مع ذلك ، يحتاج العمال عن بعد إلى بيئة مكتبية تحاكي العديد من عناصر مكان العمل التقليدي. ستوضح لك النصائح الخمس التالية كيفية إنشاء مكتب افتراضي يدعم حياتك المهنية.

1. تأمين المعدات الأساسية

يحتاج العمال عن بعد إلى معدات أساسية لدعم نجاحهم. يحتاج كل عامل عن بعد إلى جهاز كمبيوتر محمول للسماح له بالعمل من أي مكان يمكنه العثور فيه على اتصال بالإنترنت. يمكن للعمال حمل أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم بسهولة إلى مواقع العملاء وأصحاب العمل ، مما يضمن حصولهم على وصول ثابت إلى برامجهم وملفاتهم. قم بشراء جهاز كمبيوتر محمول به مساحة كبيرة من الذاكرة والتخزين ، ومعالج سريع ، وكاميرا مدمجة للتأكد من أنه يمكنك بسهولة تنفيذ كل جزء من عملك.

يعتمد العاملون عن بعد على البرامج لعملهم. مع مرور الوقت ، يقوم المطورون بإصلاح الأخطاء وتحسين الأمان وإضافة ميزات إلى منتجاتهم ، مما يجعل أحدث الإصدارات ضرورة للأشخاص الذين يرغبون في زيادة إنتاجيتهم إلى الحد الأقصى.

تعتبر الأجهزة المحمولة أيضًا من المعدات الأساسية للعاملين عن بُعد. تحافظ الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية على اتصال الأشخاص في الإعدادات التي يبدو فيها الكمبيوتر المحمول غير عملي. يمكن للعمال مزامنة أجهزتهم مع أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم للتأكد من إمكانية وصولهم دائمًا إلى بياناتهم. بفضل البرامج المستندة إلى السحابة ، يمكن للعاملين الانتقال بسلاسة من جهاز إلى آخر ، دون خوف من التسبب في تلف البيانات أو تعارض الإصدار.

بصفتك عاملًا عن بُعد ، قد تحتاج إلى معدات أخرى ، اعتمادًا على متطلبات عملك. إذا كان لديك رفاهية العمل من المنزل ، فيمكنك بسهولة ضبط مساحة العمل المناسبة لتكمل المكتب الافتراضي الذي أعددته. يستخدم بعض العاملين في المنزل شاشات خارجية ولوحات مفاتيح كاملة الحجم وماوس وطابعة متعددة الوظائف لتحسين فعالية مكاتبهم الافتراضية.

2. ابق على اتصال

الآن بعد أن أصبحت العديد من تطبيقات الأعمال تعمل في السحابة ، يحتاج العمال عن بُعد إلى اتصال موثوق بالإنترنت أكثر من أي وقت مضى. سيساعد الاتصال السريع في المكتب المنزلي في ضمان عرض نطاق ترددي كافٍ لمكالمات الصوت والفيديو والاجتماعات عبر الإنترنت والمؤتمرات أثناء معالجة الملفات وتحديث السجلات.

يجب أن يكون لدى العاملين المتنقلين دائمًا جهاز نقطة اتصال محمولة في متناول اليد للاستخدام أثناء السفر وللنسخ الاحتياطي عند انقطاع الاتصال بالمنزل. يمكنك اختيار استخدام وظيفة نقطة الاتصال على هاتفك الذكي أو الحصول على جهاز نقطة اتصال مخصصة مثل Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTE Mobile Hotspot أو FreedomPop's Overdrive Pro أو Verizon Wireless Jetpack MiFi ، على سبيل المثال لا الحصر.

3. اختر أدوات الاتصال والتعاون الصحيحة

يجب أن يتمتع العمال عن بُعد بإمكانية الوصول إلى أدوات التعاون والاتصال التي يمكنها تحسين سير العمل لديهم. تشمل أحدث اتجاهات إدارة المشروع المحاكاة الافتراضية والرقمنة والاتصالات عن بُعد ، لذا تأكد من أن لديك الأدوات التي تساعدك على مواكبة متطلبات عملك. تتضمن أدوات الاتصال الأساسية موفر البريد الإلكتروني ، مثل Outlook أو Gmail ، والمراسلة الفورية ، والهواتف الذكية أو محطات هاتف IP التي تعمل مع موفر VoIP ، ومؤتمرات الويب مثل WebEx أو GoTo Meeting.

تشمل أدوات التعاون التي يمكن أن تساعدك على العمل بفعالية مع الفرق ، Slack ، تطبيق المراسلة للفرق ، Yammer ، أداة الشبكات الاجتماعية الرائدة للمؤسسات ، Asana ، أداة تتبع المشروع الرائدة. يوفر WorkflowMax أداة إدارة وظائف شاملة تساعد في تتبع الوقت وعروض الأسعار والفواتير وإعداد التقارير. عندما يكون لديك الأدوات المناسبة تحت تصرفك ، ستكتشف أنه يمكنك العمل بشكل أسرع وأكثر ذكاءً.

يمكنك أن تكون أكثر فاعلية باستخدام أداة اتصال مرئية مثل Creately. تحقق من تكامل Google Drive و Slack إذا كنت تريد إضافة Creately إلى سير عملك الحالي.

4. نقل تخزين البيانات الخاصة بك إلى السحابة

في الماضي ، واجه العاملون عن بُعد صعوبة في تتبع ملفاتهم المخزنة على أجهزة كمبيوتر وأجهزة مختلفة ومحركات أقراص USB المحمولة. الآن ، يتيح تخزين الملفات المستند إلى مجموعة النظراء للعاملين الوصول إلى بياناتهم من أي جهاز كمبيوتر أو جهاز.

يساعد التخزين عبر الإنترنت ، الذي يتم استخدامه بشكل صحيح ، على تأمين البيانات وحماية فقدان البيانات الناتج عن أعطال الكمبيوتر ومحرك الأقراص الثابتة. توفر خدمات مثل OneDrive و Dropbox و Google Drive و Box تطبيقات مستندة إلى الويب والأجهزة المحمولة تتيح حفظ الملفات ومشاركتها وتنظيمها بسهولة.

ومع ذلك ، على الرغم من المزايا العديدة التي توفرها الخدمات السحابية ، يجب أن يكون الموظفون على دراية ببعض مخاطر التخزين السحابي لتجنب المساس بأمن بيانات العمل القيمة والحساسة.

5. ابق منظمًا ومتاحًا

المواعيد النهائية الفائتة والمهام المنسية والمواعيد التي تم تخطيها يمكن أن تعرقل حياتك المهنية كعامل عن بعد. يجب أن تدير وقتك جيدًا أثناء إنجاز الأمور. الأهم من ذلك ، يجب أن تظل في متناول عملائك وزملائك. جرب استخدام التطبيقات والأدوات لتنظيم المهام والملاحظات والمواعيد حتى تتمكن من الوفاء بجميع مسؤولياتك.

تمنحك منتجات البرامج مثل MyLife Organized و Organizer Pro و MyOrganizer في نهاية المطاف مكانًا مركزيًا لإنشاء قوائم المهام والتخطيط وتحديد الأهداف وتخزين جهات الاتصال. تشمل التطبيقات التي تعمل بطرق مماثلة تقويم Google و Evernote و Trello و Toodledo. بغض النظر عن اختيارك ، يمكنك مزامنة معلوماتك لاستخدامها على جميع أجهزتك حتى تتمكن من التأكد من عدم تفويت مهمة أو فرصة مهمة مرة أخرى.

شارك بأفكارك حول كيفية إعداد مكتب افتراضي

لقد غيّر العمال عن بُعد الذين لديهم مكاتب افتراضية مشهد التوظيف. على الرغم من أن طريقة العمل الجديدة تفتقر إلى التواصل وجهًا لوجه والعلاقات الاجتماعية في مكان العمل ، إلا أن العاملين عن بُعد يمكنهم الاستفادة من التكنولوجيا للتعويض. عندما يكون لديك المعدات والبرامج والأدوات والتطبيقات المناسبة عبر الإنترنت ، يمكنك أن تصبح أكثر إنتاجية ونجاحًا مما كنت تتخيله.

السيرة الذاتية للمؤلف: ليزا مايكلز كاتبة مستقلة ومحررة ومستشارة تسويق محتوى جاهدة من بورتلاند. كونها تعمل لحسابها الخاص ، فإنها تبذل قصارى جهدها للبقاء على اطلاع على الاتجاهات الحالية في عالم الأعمال. تقضي وقت فراغها في تجربة وصفات جديدة أو قراءة روايات الجريمة الاسكندنافية. لا تتردد في التواصل معها على Twitter و LinkedIn.