أفضل 10 أدوات تعاون للشركات الناشئة لتعزيز الإنتاجية

استضاف أحد الأصدقاء مؤخرًا مؤتمرًا افتراضيًا مع مشاركين من جميع أنحاء العالم ومتحدثين ضيوف من ثلاث قارات. لقد كان نجاحًا رائعًا ، وهي تخطط لاستضافة أخرى قريبًا. اختارت عقد مؤتمر افتراضي لأنه كان أكثر فعالية من حيث التكلفة وأسهل من الناحية اللوجستية.

يتمتع عالمنا الآن بإمكانيات لا حصر لها إذا كنت تستخدم أدوات التعاون الصحيحة. الواقع الجديد هو أن معظم الأشياء تحدث افتراضيًا. حتى Walmart يحد من حركة مرور المتجر وبدلاً من ذلك يشجع المتسوقين على التسوق عبر الإنترنت. لذلك ، إذا كان فريقك أو عملك لا يزال يعتمد على العمليات القديمة وأشكال الاتصالات التجارية ، فسوف يعيق ذلك فرصك في التوسع والنمو.

لنتحدث عن بعض الأسباب التي تجعلك تقوم بالمزيد من التعاون افتراضيًا:

1. تتبع التقدم المحرز الخاص بك وإنجاز العمل بشكل أسرع.

2. خفض التكلفة المتكررة لمكتب فعلي أو اجتماعات فعلية.

3. حسِّن كفاءة عملك من خلال الاستجابة التلقائية لتطورات الأعمال.

4. حقق نتائج ملحوظة أكثر مع أفضل المواهب.

مع التعاون ، ليس هناك مبرر لفشل التسليم.

4 أشياء يجب مراعاتها قبل النظر في أدوات التعاون

مصدر

إذا كنت مالكًا لبدء التشغيل أو قائد فريق ، فيجب أن تفكر في الحصول على أداة تعاون لتسهيل أهداف عملك وتتبع التقدم.

أحد الأشياء التي ستفعلها الأدوات التعاونية هو اختبار مهاراتك في القيادة والاتصال. وبالتالي ، قبل أن تحصل على أداة تعاون (إذا لم يكن لديك واحدة بالفعل) ، يجب أن تلاحظ ما يلي.

• تواصل

كن متعمدًا ، وإلا ستتعثر اتصالاتك ، مما يتسبب في سوء الفهم ويعيق سير عملك. يعتبر الاتصال الفعال هادفًا ، ويأخذ في الاعتبار بعناية ما يقال ، ومن سيقوله ، وكيف سيتم إدراكه ، والغرض منه.

اتصال رديء : "مرحبًا يا رفاق ، أحتاج إلى شخص ما للمساعدة في تقرير الخدمات اللوجستية."

تواصل جيد : "مرحبًا جون ، هل يمكنك من فضلك إرسال التقرير عن الخدمات اللوجستية من الربع الأخير؟"

يجب أن تكون اتصالاتك محددة ولطيفة.

• قيادة

نظرًا للطبيعة غير الشخصية وغير الواقعية للعمل المنجز عبر أدوات التعاون ، من الضروري أن يكون قادة الفريق أكثر إصرارًا على قيادتهم. إنهم بحاجة إلى تحديد تيارات الصراع وعدم الإنتاجية والتعامل معها على الفور. تتضمن القيادة الجيدة مهارات الاستماع الجيد وإدارة الأفراد.

طرق لتحسين قيادتك على منصة تعاونية

• أنشئ تعيينًا واضحًا للمهام ، واجعل كل شخص معنيًا يعرف دوره في المشروع.
• حدد الجداول الزمنية لإكمال المشروع.
• تواصل مع أعضاء الفريق الذين انخفضت إنتاجيتهم.
• حدد بوضوح ثقافة الفريق.
• كن قدوة حسنة للعمل الجاد والقيادة ؛ لا تقل فقط ما ستفعله ، بل افعل ما تقوله.

• حل الصراع

حل النزاع هو فرع من فروع القيادة الجيدة ويتحدث عن قدرتك على حل النزاع بلباقة. لا بد أن تحدث التحديات عند استخدام أداة تعاونية ؛ سيؤثر الاتصال غير الفعال ونكسات العمل عن بُعد والإحباط من عدم القدرة على التواصل جسديًا على أعضاء الفريق من وقت لآخر.

يجب على القائد التأكد من أنه أثناء حدوث هذه النزاعات ، فإنها لا تجتر إلى درجة التأثير على الإنتاجية أو إضعاف معنويات أعضاء الفريق. من أفضل الطرق لحل النزاع بشكل فعال توقع حدوثه وتحديد خطوات حل المشكلة.

• مهارات تحليلية

إدارة الأداء هي إحدى فوائد الأداة التعاونية ؛ يمكنك تتبع تقدم فريقك وتحديد ما يجب تغييره لتحسين الكفاءة. لذلك ، يجب عليك تحسين مهاراتك التحليلية حتى لا تكون جاهلاً بالثغرات التشغيلية.

كيفية تحسين مهاراتك التحليلية

• وثق كل شيء ، واحصل على سجلات توضح تقدمك.

• حدد مؤشرات النمو عن طريق قياس مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بك. تحقق باستمرار من تقدم فريقك ، وقم بتحديث نفسك بإحصائيات الأداة الخاصة بك.

الآن بعد أن ناقشنا هذه المهارات الأساسية ، دعنا نتحدث عن أفضل عشرة أدوات تعاون يمكنك استخدامها لزيادة إنتاجيتك.

أفضل 10 أدوات تعاونية لبدء التشغيل

يجب أن تجيب على هذه الأسئلة قبل أن تختار أي أداة تعاونية. تحتوي بعض هذه الأدوات على خطط مجانية ومدفوعة ، لذا يمكنك استخدام الإصدار المجاني قبل اتخاذ القرار.

لا يوجد سبب يمنعك من استخدام أداة تعاون لا تجدها مفيدة.

• هل فكرت في كل خياراتي؟
• هل يناسب احتياجات الاتصالات لمنظمتي؟
• هل هناك مراجعات جيدة بشكل عام لهذا المنتج؟
• هل يمكن لشركتي الناشئة تحمل هذا المنتج الآن؟

1. Office 365: Excel و Word

مصدر

يوفر Microsoft Excel ميزات ممتازة لتحليل الأعمال ومسك الدفاتر. تعتبر منتجات البرامج هذه رائعة لإنشاء المستندات الرسمية واتصالات الأعمال وإعدادها وتخطيطها في عدة قوالب.

باستخدام وظائف الملاحظات والتعليقات ، يمكنك مناقشة تقارير الأعمال ، وتعيين الصيغ ، واستيراد المصنفات ، وعرض التوقعات المالية ، وحتى حماية المستند الخاص بك من الأطراف الثالثة.

2. Google Drive

مصدر

ستحتاج إلى تخزين ملفاتك المهمة أثناء تطوير شركتك الناشئة. يشبه Google Drive خزانة الملفات التقليدية ، حيث يحتفظ بملفاتك الأساسية وحفظها في السحابة.

يمكنك استعادتها حتى إذا فقدت جهازك أو منحت فريقك حق الوصول. مثل محرر مستندات Google ، يمكنك تعديل الأذونات لتقييد الوصول لعرضها بمفردها.

3. كانفا

مصدر

إذا كنت قائد فريق تصميم ، فيجب أن تفكر بجدية في استخدام هذه الأداة لتحسين أهدافك الإبداعية.

على Canva ، يمكنك إنشاء مقاطع فيديو وصور مذهلة ودعوة فريقك لتعديلها أو عرضها. وإذا لم تكن قائد فريق التصميم ، فيمكنك تصميم بطاقات العمل والشعارات والكتيبات والأوراق ذات الرأسية ، إذا كنت تميل إلى ذلك.

4. Brosix

مصدر

Brosix هو برنامج مراسلة آمن فوري شامل فعال لتعاون الفريق. مع جميع الميزات التي قد تحتاجها للاتصال التجاري: الصوت والفيديو واللوحة البيضاء ومشاركة الشاشة ولقطة الشاشة وغرف الدردشة والمراسلة بلا اتصال بالإنترنت ونقل الملفات وما إلى ذلك ، يمكنك تحسين كفاءة عمل فريقك والتحكم في أذونات المستخدم والامتثال لمعايير الصناعة تدابير الأمان (مثل HIPAA و SAS-70) ، وزيادة إنتاجيتك.

إن الشيء العظيم في Brosix هو التركيز على الأمان. هذا يعني أنه يمكنك التعاون بأمان دون خوف من اختراق البيانات أو تخريبها. يحمي الاتصال على Brosix الاتصالات من نظير إلى نظير وضغط البيانات والتشفير.

5. Chanty

مصدر

Chanty هي أداة تعاونية أخرى تساعد في تواصل الفريق. على Chanty ، يمكنك استيراد المستخدمين من Slack و Stride و Flock و HipChat ، مما يضمن سير عمل غير متقطع. يمكنك مشاركة مجموعات كبيرة من التعليمات البرمجية مع فريقك ، وتنشيط المظهر المظلم (للمستخدمين المهتمين بحماية أعينهم) ، وتثبيت المعلومات التي تريد قراءتها لاحقًا.

مع Chanty ، لن يفوتك أي شيء ، ولا حتى المعلومات الموجودة في التطبيقات الأخرى - التطبيق مدمج مع تطبيقات أخرى مثل Google Drive و Mailchimp ، مما يجعل من السهل التخلص من المشتتات.

6. سلاك

مصدر

Slack هو بديل للبريد الإلكتروني يسمح للمستخدمين بوضع علامة مباشرة على المستخدمين الآخرين الذين يحتاجون إلى أن يكونوا جزءًا من المحادثات.

لا توجد معدلات فتح أو نقر مع Slack ؛ يمكن لأعضاء فريقك معرفة ما يحتاج إلى معالجة في مكان واحد - والانتباه إليه - دون الحاجة إلى القلق بشأن غربلة قائمة رسائل البريد الإلكتروني غير المفتوحة.

7. برودوكت هانت

مصدر

ProductHunt هي أداة قائمة منتجات ممتازة لتسويق منتجاتك التقنية. لكنها أكثر بكثير من مجرد صفحة صفراء للمنتجات ؛ مع قسم المناقشة ، يمكن للمستخدمين مراجعة منتجك والتصويت عليه.

بهذه الطريقة ، يمكنك جعل مجتمع من الأشخاص يتحدثون عن منتجاتك ويشاركونها مع الآخرين. إنه أيضًا مكان رائع لنشر فرص العمل الخاصة بك وإنشاء أحداث لاكتشاف موهبة رائعة للتعاون.

8. ScreenRec

مصدر

هل تحتاج إلى تسجيل ما يظهر على شاشتك ومشاركته مع الآخرين؟ ScreenRec هو برنامج مجاني لالتقاط الشاشة يمكنه التقاط مقاطع الفيديو والصوت لإعادة مشاركتها أو الاحتفاظ بها.

ستساعد هذه الأداة بشكل خاص في الإعداد ؛ من موقعك المريح ، يمكنك حل مشاكل عمل أعضاء الفريق دون حتى التقاط الهاتف. يمكنهم إعادة توجيه شاشاتهم الملتقطة إليك ، ويمكنك توفير الحل من خلال فعل الشيء نفسه!

9. تكبير

مصدر

تعد Zoom أداة تعاون رائعة للاجتماعات والفرق الصغيرة التي تعمل في مجال إدارة الأحداث أو الأحداث.

في Zoom ، يمكنك تسجيل الاجتماعات ، واستضافة الندوات عبر الإنترنت ، وعقد اجتماعات مجلس الإدارة للتأكد من أن الجميع على دراية بتطورات الأعمال ، وحتى توظيف المواهب من جميع أنحاء العالم.

10. Apploye

مصدر

Apploye time tracker هو أداة رائعة لتتبع ساعات عمل الموظفين والإنتاجية على مستوى الشركة. بالنسبة للشركات الناشئة ، فهو الحل الأفضل ، نظرًا لأنه يوفر عددًا كبيرًا من ميزات تتبع الوقت التي يمكن أن تعزز الإنتاجية وتبسط سير العمل في مكان عملك. يقدم Apploye ميزات التتبع عن بُعد مثل لقطات الشاشة وتتبع عناوين URL واستخدام التطبيقات لمساعدة المديرين في مراقبة القوى العاملة عن بُعد.

يساعد ملحق مسار GPS الخاص به على تتبع الموقع في الوقت الفعلي للموظفين المتنقلين. علاوة على ذلك ، فإن إدارة العديد من المشاريع ، وتتبع الوقت مقابل العديد من المهام ، ولوحة المعلومات البديهية القائمة على الأداء يمكن أن تساعد شركتك الناشئة في الوصول إلى آفاق جديدة.

ستعمل أدوات التعاون الإحدى عشرة هذه على تعزيز إنتاجيتك ، مما يمنحك مساحة أكبر لتصور آفاق جديدة لبدء التشغيل.

المؤلف السيرة الذاتية

Radina Skorcheva هي أخصائية تسويق رقمي في Inbound Blogging ، متخصصة في تسويق المحتوى وتحسين محركات البحث. إلى جانب شغفها بالتسويق الرقمي ، فهي تحب السفر وقضاء الوقت مع عائلتها. يمكنك التواصل معها على LinkedIn.