أفضل 8 موفرات للوقت للعاملين في المكاتب
نشرت: 2022-12-05هل سبق لك أن تأخرت عن الجدول الزمني واضطررت إلى العمل لساعات إضافية؟ هل وعدت شخصًا ما بأنك ستنهي الجزء الخاص بك من مشروع في يوم معين ، ولكن نتيجة لذلك لم يخرج منه شيء؟ هل فكرت يومًا في حقيقة أنك بحاجة إلى البحث عن طرق لتوفير وقتك في العمل بحيث يمكنك التركيز بشكل أفضل على المهام ذات الأولوية ، وقبل كل شيء ، إكمالها في الوقت المحدد؟ ألق نظرة على قائمتنا لأفضل موفرات الوقت لموظفي المكاتب. واصل القراءة.
حافظات الوقت للعاملين في المكاتب - جدول المحتويات:
- خذ فترات راحة منتظمة
- قم بإيقاف تشغيل إشعارات الوسائط الاجتماعية
- ركز على مهمة واحدة في كل مرة
- مندوب
- استخدم تقنية بومودورو
- خطط ليومك
- يتعلم
- استخدم الأدوات
- ملخص
خذ فترات راحة منتظمة
أنا متأكد من أنك تتساءل الآن عن كيفية أخذ فترات راحة منتظمة - والتي "تستغرق" وقتًا عمليًا - ستساعدك في توفيرها. عليك أن تتذكر أنه لا يمكن لأي شخص أن يكون منتجًا لمدة 8 ساعات من العمل - وخاصة إذا لم يأخذ فترات راحة. تحتاج أدمغتنا إلى الراحة ، وأعيننا بحاجة إلى استراحة من الشاشة ، وعضلاتنا بحاجة إلى بعض الحركة على الأقل.
انهض واتخذ بضع خطوات وتحدث إلى شخص ما ثم عد إلى المهمة التي بين يديك. تنطبق هذه القاعدة أيضًا على استراحة غداء أطول - يحتاج الجسم إلى تناول الطعام ليصبح أكثر إنتاجية ، لذلك بغض النظر عن عبء العمل ، لا تتخلى عن وجبة صحية أكبر.
وتجدر الإشارة أيضًا إلى أن أخذ فترات راحة "بين الحين والآخر" ليس ممارسة جيدة - في كل مرة تذهب فيها لتناول القهوة أو تدخين سيجارة أو تذهب إلى غرفة مجاورة لطرح سؤال على أحد زملائك في الفريق. ، لا تمركز وعندما تعود ، عليك أن تحاول التركيز مرة أخرى ، الأمر الذي يستغرق دقيقة أخرى.
لهذا السبب ، من الجيد أن تأخذ فترات راحة منتظمة ، على سبيل المثال ، كل ساعة في نفس الوقت بالضبط. والأكثر من ذلك ، أن مثل هذا الترتيب سيحفزك - سترغب في إنهاء المهمة التي بدأتها قبل الاستراحة ، لذلك من الناحية العملية ستكملها بشكل أسرع.
قم بإيقاف تشغيل إشعارات الوسائط الاجتماعية
أكبر مصدر إلهاء في العمل هو بلا شك هاتفك الخاص. أي إلهاء عن المهمة التي تقوم بها ، مثل أخذ فترات راحة في أي وقت ، يؤثر سلبًا على تركيزك ويزيد من الوقت المستغرق لإكماله. إذا كنت تريد حقًا توفير الوقت في العمل ، فأرسل رسائل خاصة أثناء فترات الراحة المحددة فقط.
ركز على مهمة واحدة في كل مرة
هل لديك مهمة واحدة مهمة جدًا للقيام بها ، وفي نفس الوقت تتلقى رسالة بريد إلكتروني ، يطلب منك أحد الزملاء مساعدتهم ، ويقوم أخصائي الموارد البشرية بإرسال رسالة نصية إليك على برنامج المراسلة الفورية الخاص بالشركة؟ لا تشتت انتباهك - يمكن لأي من هذه الأشياء الانتظار حتى تنتهي من مهمة بدأتها بالفعل.
قم بإيقاف تشغيل الإشعارات من صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك وتحقق من ذلك فقط في الأوقات المحددة (على سبيل المثال عند وصولك إلى العمل أو في نهاية اليوم). لا يلزم الرد على الرسائل على الفور (باستثناء الرسائل المهمة بالنسبة لك بسبب مهمة معينة) - ويستغرق التحقق منها دائمًا وقتًا طويلاً.
مندوب
لا يتعين عليك دائمًا القيام بكل شيء بنفسك - حتى إذا كنت تعتقد أنك الشخص الوحيد القادر على القيام بمهمة ما بشكل صحيح. عند العمل في فريق ، يجب أن تستفيد بالتأكيد من حقيقة أن زميلك في العمل لديه المزيد من الوقت ويمكنه القيام بمهمتك. ليس من العار أن تطلب المساعدة - وعدم التخلي عن المهام هو الطريقة المثلى لتضييع وقتك في العمل.
استخدم تقنية بومودورو
هل سمعت من قبل عن تقنية بومودورو؟ إنها طريقة لإدارة الوقت تعتمد على 25 دقيقة من العمل المركز الذي تقسمه فترات راحة لمدة خمس دقائق. كل فترة عمل تسمى بومودورو. إنه مصمم لمساعدتك على الاستمرار في التركيز. كيفية استخدامها؟ اختر المهمة التي تريد إكمالها ، واضبط مؤقتًا لمدة 25 دقيقة ، واعمل على مهمة ، وعندما يرن المنبه يأخذ استراحة لمدة خمس دقائق. بعد أربعة بومودوروس ، خذ استراحة لمدة 20-30 دقيقة.
خطط ليومك
لا شيء يعمل بشكل أفضل من تخطيط المهام للقيام بها مسبقًا. بهذه الطريقة ، لا تضيع وقتك في التفكير في أولوياتك الحالية ، وما هي الاجتماعات التي تحتاج إلى المشاركة فيها في يوم معين ، والمهمة التي يجب أن تبدأ بها. يتم توفير بضع دقائق لأنه يمكنك الوصول إلى العمل على الفور؟ ماذا عن ذلك!
يتعلم
في عملك اليومي ، أنت بالتأكيد تستخدم Microsoft Office والحلول الأخرى المصممة لمساعدتك في إنجاز المهام. لكن هل أنت متأكد من أنك تعلمت إمكاناتهم الكاملة؟ حتى إذا كانت الإجابة على هذا السؤال تبدو "نعم" ، في الواقع ، فإن معظم التطبيقات التي تستخدمها كل يوم لها وظائف أكثر بكثير مما ستتمكن من التعرف عليه.
لذا حاول اكتشاف عدد قليل على الأقل من شأنه أن يجعل عملك أسهل - في حالة Powerpoint ، على سبيل المثال ، يمكن أن تكون وظيفة التصميم (اقتراح ترتيب النص والرسومات على شريحة وتسريع إنشاء العروض التقديمية) ، في Word إمكانية تتبع التغييرات في مستند معين ، وفي التنسيق الشرطي في Excel (تقديم البيانات بألوان لتحسين تحليلها).
استخدم الأدوات
بدلاً من إضاعة الوقت في البحث عن أيقونة تطبيق معين على شاشتك أو تسجيل الدخول إلى كل خدمة على حدة ، يمكنك استخدام أداة تقدم وظائف متنوعة في مكان واحد. هذه الأداة هي Firmbee ، وهو نظام شامل لإدارة مشاريع وفرق الشركة. تم تصميم Firmbee للعديد من الصناعات ، من الموارد البشرية إلى المبيعات وتكنولوجيا المعلومات. يمكن للمستخدمين تتبع تقدم المشاريع وتنظيم المهام وتعيين الموظفين ومراقبة الشؤون المالية - كل ذلك باستخدام نظام أساسي واحد.
أفضل 8 موفرات للوقت - ملخص
كما ترى ، هناك العديد من الطرق لتوفير الوقت في العمل. أول شيء عليك القيام به هو معرفة المهام التي تستغرق معظم وقتك. قد يقضي بعض الأشخاص ساعات كل يوم على البريد الإلكتروني ، على سبيل المثال. بمجرد أن تعرف ما هي ضياعات الوقت ، حاول التخلص منها واستبدالها بشيء أكثر إنتاجية.
لقد قرأت للتو عن أفضل 8 موفرات للوقت في العمل. اقرأ أيضًا: التلعيب في التوظيف
إذا أعجبك المحتوى الخاص بنا ، فقم بالانضمام إلى مجتمع النحل المشغول لدينا على Facebook و Twitter و LinkedIn و Instagram و YouTube و Pinterest و TikTok.
المؤلف: نيكول مانكين
مدير موارد بشرية يتمتع بقدرة ممتازة على بناء جو إيجابي وخلق بيئة قيمة للموظفين. تحب أن ترى إمكانات الموهوبين وتحشدهم للتطور.