أهم النصائح في إدارة الوقت

إن النقص المستمر في الوقت والعمل الزائد ينطبقان على كل من العاملين لحسابهم الخاص والشركات. لا يؤثر هذا على الإنتاجية والتحفيز فحسب ، بل يؤثر أيضًا على الصحة. لحسن الحظ ، هناك طرق قليلة للخروج. في مقال اليوم ، سوف تكتشف ما الذي يقلل الإنتاجية في أي عمل تجاري. ستتعلم أيضًا بعض طرق إدارة الوقت الفعالة وستتعرف على أدوات وتطبيقات سير العمل المفيدة.

أهم النصائح حول إدارة الوقت - جدول المحتويات:

1. ما يربك العمل؟
2. تقنيات إدارة الوقت
3. الاستفادة من أدوات إدارة العمل والمهام

ما يربك العمل؟

في الوقت الحاضر ، يتم قضاء المزيد والمزيد من الوقت في العمل. أصبح العمل الإضافي والأوامر المتراكمة هي القاعدة الجديدة. يعتبر البولنديون واليونانيون من بين الأكثر ازدحامًا في العالم - وفقًا لمنظمة التعاون الاقتصادي والتنمية ، يقضون ما يقرب من ألفي ساعة في العمل سنويًا ، متقدمين بفارق كبير عن الألمان الذين يعملون أقل بستمائة ساعة في السنة. لسوء الحظ ، العمل الجاد لا يعني الإنتاجية. يتضح من حقيقة أن البولنديين سجلوا درجات أقل بنسبة 70٪ من الألمان في اختبار كفاءة العمل.

ما يربك العمل؟ أولاً ، 9 أشياء صغيرة تستغرق وقتًا وتعيق أي عمل:

1. إرسال رسائل بريد إلكتروني لا نهاية لها - إذا أرسلت للتو بريدًا إلكترونيًا ثالثًا ردًا ، فلا ترسل بريدًا آخر. والأفضل من ذلك ، اتصل بالشخص أو قابله شخصيًا ،
2. الإخطارات الصوتية للبريد الإلكتروني الجديد - من الجيد الرد بانتظام ، ولكن لا تستحق جميعها الإلهاء عن العمل ،
3. باستخدام خيار "الرد على الكل" ،
4. كتابة التقارير التي لا تفيد في اتخاذ القرارات وتحسين الشركة ،
5. إنتاج تقارير لن يقرأها أحد ،
6. تحويل القرارات للمشرفين ،
7. تنظيم اجتماعات لا نهاية لها ،
8. تأجيل الأولويات ،
9. جدولة اجتماعات أطول من 45 دقيقة - هذا القدر من الوقت كافٍ. غالبًا ما يتم تقريبه إلى ساعة كاملة دون داع.

هذا هو الاستنتاج الذي توصلت إليه دراسة أجراها مات كرزيسياك في شركته عندما تولى منصب رئيس النادي الوطني للسيارات. أضف إلى ذلك العمل الإداري غير الضروري ، والاهتمام بالأشياء التي ليست جزءًا من الوصف الوظيفي لدينا ، وإجراء المكالمات الهاتفية الشخصية ، وقراءة الجريدة ، وإدارة المهمات.

لا يجعل وضع المكتب المنزلي الأمر أسهل مع كل الصخب والضجيج المحلي. التواصل الاجتماعي وتناول وشرب القهوة وزيارة الأصدقاء وتأجيل المهام إلى "لحظة". يبدوا مألوفا؟ يمكنك التعامل مع تلك المشكلات المزعجة عن طريق تطوير عادات بسيطة وإعداد جدول عمل ودود.

تقنيات إدارة الوقت

1. طريقة بومودورو

واحدة من أكثر التقنيات المعروفة التي يمكن أن تساعد هي طريقة بومودورو ، المشتقة من مؤقت المطبخ الكلاسيكي على شكل الطماطم. تتضمن الطريقة كتابة جميع المهام التي عليك إكمالها على قطعة من الورق واختيار واحدة وتعيين المؤقت لمدة 25 دقيقة والعمل على المهمة طوال ذلك الوقت. يجب أن تكون مركّزًا تمامًا دون تشتيت انتباهك عن طريق Facebook أو الرسائل النصية.

إذا لم يتم الانتهاء من المهمة بعد 25 دقيقة ، خذ استراحة لمدة 5 دقائق ثم عد إليها ، واضبط ساعتك لمدة 25 دقيقة أخرى.

ومع ذلك ، بعد ساعتين من هذا العمل (4 بومودورو) ، سيحتاج الدماغ إلى الراحة ، لذا خذ استراحة لمدة 30 دقيقة ، أو اذهب في نزهة على الأقدام ، أو اصنع لنفسك فنجانًا من الشاي أو شاهد بعض المسلسلات التلفزيونية. هذه طريقة سهلة وفعالة لتحسين إدارة الوقت. إنه مشهور في جميع أنحاء العالم.

2. تقنية 5S

تقنية أخرى موصى بها هي 5S ، والتي تساعد على تنظيم مكان العمل وزيادة الإنتاجية. كما أنه يقلل من تكاليف تشغيل الشركة ويحسن جودة السلع والخدمات المصنعة.

لقد كان مفهوم 5S شائعًا لعقود من الزمن مع الشركات اليابانية ويتألف من خمسة مبادئ:

• التحديد - قم بإزالة جميع العناصر غير الضرورية من صندوق البريد ،
• الفصل - تخصيص مكان للعناصر الضرورية ؛ يجب أن يكون من السهل العثور عليها ووضعها بعيدًا بعد الاستخدام ، لذا قم بتنظيمها باستخدام مربعات الأدوات أو التوقيعات أو الملصقات الملونة (فهرسة الرسائل) ،
• التنظيف - قم بتنظيف مساحة العمل الخاصة بك يوميًا ، والقضاء على مصدر التلوث (حذف الرسائل الاقتحامية وإلغاء الاشتراك من الرسائل الإخبارية غير الضرورية) ،
• التوحيد القياسي - تحديد ساعات العمل القياسية (تحديد أوقات محددة عند الرد على رسائل البريد الإلكتروني) ،
• الانضباط الذاتي - اعتد على اتباع الخطوات الأربع المذكورة أعلاه.

3. سكرم

هل لديك سبورة بيضاء وورق ملون في متناول يدك؟ Meet Scrum ، طريقة لإدارة الوقت لتنظيم العمل غالبًا ما تستخدمها الشركات الناشئة والمطورين. Scrum هي طريقة يتم من خلالها كتابة المشاريع والمهام على قطع من الورق وتثبيتها على أعمدة على السبورة البيضاء. تشير الأعمدة إلى العناصر المتتالية للعملية (على سبيل المثال ، "مخطط" ، "قيد التنفيذ" ، "تم اختباره" ، "عاجل للإكمال" ، "تم").

في العمود الأول ، تقوم بإنشاء قائمة انتظار بالمهام ذات الأولوية. بعد ذلك ، بجانب كل مهمة ، تكتب عدد الساعات المتوقعة لهم (باستخدام ألوان مختلفة من البطاقات ، يمكنك تقسيمها إلى فئات). ثم يتم تثبيت البطاقات من اليسار إلى اليمين مع تقدم العمل إلى قسم "تم".

يسمح لك Scrum بتتبع تقدم المشروع ، والتعرف على التحديات الجديدة ، ومراقبة المواعيد النهائية ، ومراقبة عدد المهام المتبقية. هذا عملي جدا سواء في تنظيم الوقت أو في التعامل مع العميل.

4. نظام مربع

تعتمد طريقة نظام المربع على تحديد أولويات المهام المعينة. وفقًا لهذه التقنية ، يتم تقسيم الورقة إلى أربعة صناديق متساوية. يتوافق كل مربع مع أربع فئات من المهام:

• المهام العاجلة - مهمة (1) وغير مهمة (2) - مكتوبة في الأرباع العليا ،
• يتم وضع المهام غير العاجلة - المهمة (3) وغير المهمة (4) - في الأرباع السفلية.

المهام العاجلة وغير العاجلة هي تلك التي يجب الاهتمام بها في أسرع وقت ممكن ، ولكن دون الالتزام بتاريخ محدد (على سبيل المثال ، إجراء مكالمة هاتفية). المهام العاجلة والمهمة هي المواعيد النهائية التي يجب الوفاء بها بسرعة (على سبيل المثال ، دفع رسوم الاشتراك).

بفضل هذا النظام ، نعرف المهام التي يجب القيام بها أولاً وأيها يمكن أن ينتظر. هذا مكمل مثالي لقائمة الأنشطة المخطط لها كل يوم. هذا المزيج يسمح بإدارة الوقت بشكل أكثر فعالية.

5. 80/20

أسلوب آخر هو إكمال المهام وفقًا لمبدأ باريتو (المعروف أيضًا باسم 80/20) . منذ ما يقرب من قرن من الزمان ، لاحظ فيلفريدو باريتو أن 80٪ من البضائع في أيدي 20٪ فقط من السكان. سرعان ما اكتشف أن هذه النسب تنطبق في مختلف مجالات الحياة. أمثلة: يتم إنشاء 80٪ من الإيرادات بواسطة 20٪ من العملاء ، و 20٪ من خدمات الشركات تحقق إيرادات 80٪ ، و 80٪ من الوقت الذي نرتديه فيه 20٪ من الملابس الموجودة في خزانة ملابسنا ، وهكذا.

ووفقًا لهذه الطريقة ، فإن أداء 20٪ من المهام يكفي لتحقيق 80٪ من النتائج. الحيلة هي أن نميّز بالضبط تلك المهام و "نخل القمح من القشر". بطبيعة الحال ، هذا المبدأ لا تشوبه شائبة - قد تختلف النسب 90/10 ، 70/30 ، 97/3 ، إلخ.

مبدأ باريتو هو طريقة لإدارة الوقت تساعدك على التركيز على القضايا الرئيسية من خلال الالتزام بجدول أعمالك وتجنب الالتفاف حول الأدغال.

6. دقيقة أو دقيقتين

الأسلوب الأخير والأبسط هو قاعدة دقيقتين لـ David Allen. إنه رائع للعمل والمهام اليومية. وفقًا لهذا المبدأ ، إذا لم يستغرق الإجراء أكثر من دقيقتين لإكماله ، فيجب تنفيذه على الفور. إذا قمت بتأجيله ، فقد يصبح عبئًا كبيرًا في المستقبل. هذه الطريقة هي الأسهل في التنفيذ على الإطلاق ، لكنها توفر أفضل النتائج في وقت قصير.

إلى جانب ذلك ، يزيد من مستوى الرضا. إنجاز العديد من المهام في يوم واحد ، حتى الصغيرة منها ، يكافئ ويعزز إكمال المهام المتتالية.

علاوة على ذلك ، فيما يلي توجيهان عمليان يستحقان اتباعهما:

• لا تنتظر جزءًا كبيرًا من وقت الفراغ - فعادة ما لا يكون تأجيل كل شيء هو أفضل فكرة ؛ خلال العطلات نريد الراحة ، وأحيانًا تظهر مواقف غير معلن عنها ،
• التخطيط فقط 60٪ من الوقت - نحن في كثير من الأحيان نبالغ في تقدير قدراتنا ؛ عند التخطيط لقائمة المهام ، حدد الأولويات ، حاول توقع الأحداث غير المعلنة ، وشطب الأشخاص الذين يأكلون الوقت.

الاستفادة من أدوات إدارة العمل والمهام

إلى جانب استخدام تقنيات إدارة الوقت ، من الجيد أيضًا الاستفادة من جميع أدوات إدارة العمل التي تم إنشاؤها لتحسين عملياتنا اليومية.

مستندات جوجل

إنها أداة مجانية من Google لإنشاء الملفات ومشاركتها وتحريرها (ملفات نصية وأوراق عمل وعروض تقديمية ونماذج) ، سواء في وضع عدم الاتصال أو عبر الإنترنت. يعمل على الهاتف أو الجهاز اللوحي أو الكمبيوتر. والأكثر من ذلك ، أن الأداة متوافقة مع ملفات Word - لذا لن تضطر إلى شراء برنامج - وهي مدمجة مع Google Drive (15 جيجابايت).

مكتب اون لاين

الإصدار المجاني من Microsoft Office هو متابعة لأداة إدارة قوية عبر الإنترنت تسمح لك بإنشاء وحفظ ومشاركة المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة. يتضمن Office Online Word Online و Excel Online و PowerPoint Online و OneNote Online و OneDrive (15 جيجابايت) وعلبة بريد Outlook.com والتقويم وجهات الاتصال.

بصندوق الإسقاط

Dropbox هو نظام آمن لمشاركة الملفات وتخزينها والنسخ الاحتياطي ومزامنة الملفات بين أجهزة الكمبيوتر. يسمح لك بتحميل البيانات وعرضها وتنزيلها من خلال متصفح عادي ومن خلال تطبيق مخصص مثبت على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

اللون

يتيح لك تطبيق Android البسيط - CollorNote تعديل الملاحظات والتذكيرات ورسائل البريد الإلكتروني والرسائل والتسوق وقوائم المهام بسرعة وسهولة. يتيح لك هذا التطبيق تنظيم ملاحظاتك حسب اللون وقفل كلمات المرور وإنشاء نسخ احتياطية.

تطبيقات إدارة الوقت

في صخب الحياة العصرية ، قد يكون من الصعب للغاية البقاء على اطلاع بكل ما تحتاجه لإكماله. لن يساعدك التطبيق الفعال لتتبع الوقت على التحكم بشكل أكبر في يومك فحسب ، بل سيجعل فريقك أكثر إنتاجية ويحسن المساءلة.

وما هي طرقك لإدارة الوقت بنجاح؟ هل تعرف أي نصائح أو قواعد أو تطبيقات أخرى مثيرة للاهتمام حول إدارة الوقت؟ لا تتردد في عرض ومشاركة التعليقات.

المؤلف: كارولين بيكر

بصفتها مديرة المشروع ، تعد كارولين خبيرة في إيجاد طرق جديدة لتصميم أفضل تدفقات العمل وتحسين العمليات. مهاراتها التنظيمية وقدرتها على العمل تحت ضغط الوقت تجعلها أفضل شخص لتحويل المشاريع المعقدة إلى واقع.

مشاهدة جميع المشاركات