كيف أدارنا حدثًا تطوعيًا تحويليًا مع Give to Get

غيّر أحد الأحداث التطوعية الطريقة التي ننظم بها أكبر تجمع لنا هذا العام. ولم نكن متأكدين من قدرتنا على تحقيق ذلك.

وبمساعدة أصدقائنا في Give To Get، التي تنظم فعاليات المسؤولية الاجتماعية للشركات للشركات، لم ننجح في ذلك فحسب، بل تعلمنا بعض النصائح والحيل على طول الطريق.

لذلك، بنفس الطريقة التي فكرنا بها في الدروس التي تعلمناها حول إدارة برامج العطاء المؤسسي، وسن الممارسات القائمة على الثقة، وإطلاق مجموعات ERG، اعتقدنا أننا سنستغرق بعض الوقت للتفكير وتبادل النصائح التي يمكنك استخدامها اليوم لإدارة التحولات البرامج التطوعية.

نظرة عامة على حدث تطوعي تحويلي

إن بدء المبيعات (SKO) هو تقليد قابل للتقديم حيث نجمع الأشخاص من جميع أنحاء الشركة معًا لتحديد نغمة العام. في عام 2024، عقدنا SKO في مكتبنا في بلفيو. وبالإضافة إلى العروض التقديمية والتقارير والندوات، أضفنا حدثًا تطوعيًا. بمساعدة Give To Get، أصبح هذا الحدث التطوعي محور SKO 2024 وقد يصبح تقليدًا جديدًا بالنسبة لنا.

عملت كاتي فيشر، المساعدة التنفيذية في Submittable، مع Linnea Malmstrom من Give To Get لتنظيم الحدث التطوعي. وفي هذا الحدث، قام المتطوعون بإنشاء مجموعات أدوات راحة للأطفال لصالح شركة Wellspring Family Services والتي تضمنت دمى الدببة التي صنعها المتطوعون وملاحظات مكتوبة بخط اليد من المتطوعين.

وقد لاقت هذه الفعالية التطوعية استحسان الموظفين والقيادة على حدٍ سواء. لقد كان ذلك بمثابة دفعة كبيرة لمزاج المشاركين، وبحسب الروايات، كان هناك اهتمام متزايد بالفعاليات التطوعية في Submittable. بمعنى آخر، ظلت التجربة عالقة في أذهان الموظفين بطريقة يمكن أن يصفها المتحدث الرئيسي في SKO كريس جارفيس من شركة Realized Worth بأنها "تحويلية".

عندما سُئل فيشر، قال: "سنفعل هذا مرة أخرى تمامًا. أتوقع أن يكون عنصرًا في جميع عمليات SKO للمضي قدمًا. نحن نستكشف أيضًا علاقة مستمرة مع Wellspring Family Services لنرى كيف يمكن للموظفين القابلين للتقديم الاستمرار في المساعدة في قضيتهم.

إحدى التجارب التطوعية الرائعة غيرت طريقة تخطيطنا لأهم حدث لشركتنا لهذا العام. ولكن كانت هناك عقبة: الخدمات اللوجستية.

نظرة عامة على الحدث

• الزمان: 10 يناير 2024
• ماذا: إنشاء مجموعات أدوات راحة للأطفال لصالح Wellspring Family Services، والتي تساعد العائلات المشردة على الوقوف على أقدامها من جديد.
• الكيفية: "خط تجميع" للمتطوعين لحشو الدمى وكتابة الملاحظات وتجميع أدوات راحة الأطفال.
• النتيجة: قام 85 متطوعًا بإنشاء 150 مجموعة أدوات راحة للأطفال، بما في ذلك بطاقات الدعم ودمى الدببة المتطوعة التي حشوت أنفسهم.
• التأثير: علاقة مستمرة محتملة بين خدمات عائلة Wellspring القابلة للتقديم.

لم يحدث هذا تقريبًا (هذا العام)

SKO عبارة عن الكثير من العمل الذي يجب تجميعه. نشأت فكرة الحدث التطوعي من أحد الموظفين في وقت متأخر من عملية التخطيط، عندما تم وضع العديد من تفاصيل SKO في الحجر. إذا لم تسهل منظمة Give To Get على فيشر تنظيمها، فمن المحتمل أن ننتظر حتى عام 2025 لبدء إضافة حدث تطوعي إلى SKO.

يقول فيشر: "لم ننضم على الفور إلى المشروع بسبب العبء الإداري". وتقول إن مجموعة من الأسئلة نشأت وكان على فريق التخطيط في SKO الإجابة عليها بسرعة كبيرة:

• أي مؤسسة غير ربحية؟
• أين تقع المنظمة غير الربحية في منطقة سياتل؟
• كيف سنحصل على الناس هناك؟
• هل تمتلك المنظمة غير الربحية المرافق اللازمة لجميع موظفينا؟
• هل سيظهر الموظفون؟  

يلخص فيشر هذه الأسئلة بإيجاز: "لم يكن ليحدث لو اضطررنا للذهاب إلى مؤسسة غير ربحية". كان من الصعب جدًا اكتشاف الخدمات اللوجستية في مثل هذا الوقت القصير.

انضم إلى فريق Linnea Malmstrom من Give To Get. لقد اتبعوا نهج "سنأتي إليك"، متجاوزين العديد من المخاوف التي كانت لدى فيشر وفريقها. وبمساعدة منظمة Give To Get، حصل فيشر على الموافقة وقام بإدراج الحدث التطوعي في جدول الأعمال.

ما تعلمناه عن إدارة حدث تطوعي تحويلي

أثناء عملية إدارة هذا الحدث التطوعي، تعلم فيشر الكثير عما يمر به معظم ممارسي المسؤولية الاجتماعية للشركات - كل شيء بدءًا من القلق بشأن ما إذا كان الأشخاص سيحضرون بالفعل إلى تأمين موافقة المسؤولين التنفيذيين. فيما يلي بعض الدروس التي تعلمتها.

القليل من المساعدة يساعد الجميع

تولى فريق Malmstrom الجزء الأكبر من العمل اللوجستي نيابة عن كل من Submittable و Wellspring Family Services، حيث كان بمثابة جسر تشتد الحاجة إليه بين فريقين مشغولين.

سمح هذا النطاق الترددي لفيشر بالتركيز على استراتيجية الاتصال وزيادة المشاركة. وفي الوقت نفسه، لم يكن على شركة Wellspring Family Services أن تفعل الكثير على الإطلاق. لقد تلقوا شحنة من أدوات راحة الأطفال في اليوم التالي، دون أي جهد من جانبهم.

خلقت هذه البساطة أساسًا جيدًا لشراكة مستمرة بين المؤسسات غير الربحية. يقول فيشر إنها من المحتمل أن تكون بداية لعلاقة مستمرة بين Submittable وWellspring Family Services.

الوجبات الجاهزة: إذا كنت مشغولاً، فلا بأس بالتوجه إلى خدمة تخطيط الأحداث التطوعية للحصول على المساعدة (نوصي بـ Give To Get بعد تجربتنا السلسة). في الواقع، قد تكون هذه المساعدة أساسية لإنشاء حدث ناجح لجميع المشاركين.

اجعله حدثًا حقيقيًا

عمل فيشر مع Give To Get لجدولة الحدث التطوعي يوم الأربعاء، في منتصف SKO، ليكون بمثابة محور الأسبوع. لقد قامت أيضًا بتضمينها في الساعة السعيدة للفريق والعشاء الذي تم التخطيط له بالفعل في تلك الليلة. إن جدولة الحدث بحيث يكون حدث الأسبوع لا مفر منه ساعد في تثبيت الحدث في أذهان الناس.

التوقيت المركزي جعل الحدث التطوعي بمثابة مرساة لأسبوع SKO بأكمله. كانت هناك مرحلة ما قبل الحدث التطوعي حيث كان الجميع يصل، ومرحلة ما بعد الحدث التطوعي حيث استقر الجميع في SKO وارتبطوا بتجربة مشتركة.

إن الجمع بين الحدث التطوعي وحدث كان الناس يتوقعونه بالفعل ويتطلعون إليه - ساعة سعيدة للفريق وعشاء - سمح لفيشر بتحديد نغمة إيجابية لاتصالاتها حول هذا الحدث. تصف الأمر بأنه "ألق نظرة على هذا الشيء الرائع الذي نقوم به!" نوع الرسالة، بدلاً من "هل يمكنك المشاركة من فضلك؟"

أيضًا، من خلال جعل الحدث التطوعي حدث الأسبوع، يمكن أن تتضمن الاتصالات أيضًا بعض الطمأنينة والخوف من تفويت شيء ما. يستضيف برادي ميلتزر، كبير مسؤولي الإيرادات في Submittable، أسبوع SKO. في عروضه التقديمية التي سبقت الحدث التطوعي، كان قادرًا على قول صيغ مختلفة لكل من "لن تكون وحدك، سنذهب جميعًا" و "سوف تفوتك الفرصة حقًا إذا لم تذهب! سيكون الأمر ممتعًا!

الخلاصة: لكي تجعل هذا الحدث عالقًا في أذهان الناس، قم بتحويله إلى حدث حقيقي - شيء نتطلع إليه حقًا.

اجعل من السهل على المديرين التنفيذيين أن يقولوا نعم

يعتمد قبول المسؤولين التنفيذيين للأحداث التطوعية (وفي الواقع أي شيء تحتاج إلى قولهم من أجله) على قدرتك على تسهيل الأمر قدر الإمكان بالنسبة لهم ليقولوا نعم. في حالة هذا الحدث التطوعي، عمل فيشر مع Give To Get لتسهيل موافقة ميلتزر والمديرين التنفيذيين الآخرين.

إنشاء مجموعات الميزانية

قم بدمج تكلفة الحدث في المبادرات الحالية إذا استطعت. يتطرق هذا الجانب إلى مخاوف الميزانية، وهو أمر مهم إذا كان لديك ضيق في الوقت ولا تريد الانتظار حتى يقوم الفريق المالي بتحليل الأرقام.

يقول فيشر، "لقد قمت بتغطية التكاليف الإدارية من خلال ميزانية SKO الحالية الخاصة بي"، و"قمنا بتغطية تكلفة المواد المتبرع بها فعليًا من خلال ميزانية العطاء السنوية الخاصة بـ Submittable". يتم تخصيص ميزانية العطاء السنوية مسبقًا من خلال برنامج العطاء القابل للتقديم الخاص بنا.

استباق المخاوف اللوجستية

كما ذكرنا أعلاه، كان برنامج Give To Get يحتوي على جميع الإجابات على الأسئلة اللوجستية الصعبة التي طرحها FIsher. كان لدى ميلتزر نفس الأسئلة التي طرحها فيشر، كما أن وجود شريك للمساعدة في تقديم خطة واضحة ساعد في تهدئة أي مخاوف لدى ميلتزر.

امنحهم شيئًا إيجابيًا ليمتلكوه

أصبح ميلتزر في نهاية المطاف المروج الرئيسي للحدث التطوعي، حيث قام بكل شيء بدءًا من التذكيرات اليومية وحتى الوقوف على كرسي في الحدث لبدء الحدث. نشأ هذا جزئيًا من التوافق بين الحدث التطوعي وموضوعه لـ SKO 2024: "كن الفرق". كان من الواضح له أن العمل التطوعي هو وسيلة واضحة للمساعدة في إيصال رسالته الشاملة لأسبوع SKO.

ساعدت هذه المواءمة في خلق شعور بالملكية تجاه حدث إيجابي حقًا كان المتطوعون متحمسين له. وهذا الشعور بالملكية يمكن أن يكون معديًا للمديرين التنفيذيين الآخرين. كانت المجموعة الأولى التي عبرت خط التجميع هي الموظفين التنفيذيين، الذين حددوا مسار الليل.

الخلاصة: كلما قل عدد التفاصيل التي يتعين على المديرين التنفيذيين التركيز عليها، زاد احتمال اقتناعهم بالفكرة والمساعدة في نهاية المطاف في إنجاح الحدث.

اجعل المشاركة بسيطة للغاية

لا ينبغي للمشاركين أن يهتموا بتفاصيل الأحداث التطوعية للشركات. وإليك كيفية عمل فريق Give To Get، بقيادة مالمستروم، معنا لتقليل عبء المشاركين ومساعدة المتطوعين على التركيز على حشو الدمى وكتابة الملاحظات.

مواصلات

وتمت استضافة هذا الحدث التطوعي في مطعم على بعد بضعة بنايات بعد وقت قصير من اختتام محادثات اليوم. لقد كانت مسافة قصيرة سيرًا على الأقدام من المكتب والفنادق، على عكس رحلة محتملة بالحافلة أو حدث كان على الأشخاص الذهاب إليه بمفردهم في وقت لاحق. Give To يتم التنسيق مع المكان لتجهيز كل شيء داخل المطعم. كل ما كان على المتطوعين فعله هو السير على الأقدام.

خطوات واضحة

أنشأت شركة Give To Get خط تجميع بمراحل واضحة ليتبعها الأشخاص. كان الجميع يعرفون ما هو متوقع منهم في وقت مبكر فقط من خلال النظر في كيفية إعداد الحدث. وهذا جعل العمل التطوعي سريعًا وسهلاً. لم يكن هناك في أي وقت سؤال حول ما يجب فعله بعد ذلك، أو إلى أين تذهب، أو لماذا.

حث

كان جزء من أدوات راحة الأطفال عبارة عن ملاحظات مكتوبة بخط اليد من المتطوعين. إذا كان أحد المتطوعين عالقًا في ما يجب تدوينه في ملاحظاته، فقد قدمت Give To Get مطالبات واقتراحات لمساعدتهم. وكان فريق مالمستروم متواجدًا أيضًا للمساعدة في تبادل الأفكار أيضًا.

الفورية

نظم Give To Get عملية توصيل لمجموعات أدوات راحة الأطفال في اليوم التالي. ساعد هذا التحول السريع المتطوعين على التواصل مع تأثير عملهم. لم تكن الدببة التي حشووها تجلس على الرف لفترة من الوقت، بل كانت ستذهب إلى أحضان الأطفال في صباح اليوم التالي.

بالإضافة إلى ذلك، قدمت منظمة Give To Get تقريرًا عن التأثير بعد يومين من الحدث، مما يثبت أن أعمال المتطوعين كان لها تأثير حقيقي.

المنزل الرقمي المركزي للحصول على التفاصيل

استخدمنا منصتنا الخاصة، Volunteer from Submittable، لإيواء عملية التسجيل وجميع تفاصيل الحدث. يوفر موقع Volunteer موقعًا مركزيًا للمتطوعين للعثور على الأحداث، والعثور على تفاصيل حول تلك الأحداث، ويمكن لبعض الموظفين، مثل أولئك الموجودين في مجموعة موارد الموظفين (ERG)، إنشاء أحداث خاصة بهم.

يمكنك معرفة المزيد عن العمل التطوعي هنا. قد تكون مهتمًا أيضًا بسلسلة العروض التوضيحية المباشرة الشهرية، حيث نأخذك في جولة حول المنتج ونمنحك فرصة لطرح الأسئلة.

الخلاصة: يتطلب تسهيل الأمر على المتطوعين شركاء رائعين، مثل Give To Get، وتكنولوجيا رائعة، مثل Volunteer from Submittable.

شعور عظيم من البداية إلى النهاية

ما كان من الممكن أن يكون إضافة مرهقة إلى حدث رفيع المستوى تحول إلى تقليد جديد أعطى جميع المشاركين شعورًا دافئًا وغامضًا. شكرًا لأصدقائنا في Give To Get، فقد نشأ لدينا شعور أولي بـ "كيف نفعل لتحقيق هذا الهدف؟" تحولت بسرعة إلى ترقب. وكان توهج ما بعد الحدث حقيقيًا. ومازلنا نشعر به حتى اليوم.

يمكنك معرفة المزيد عن Give To Get هنا. لقد كان لهم دور فعال في مساعدتنا على جمع هذا الحدث معًا في مثل هذه المهلة القصيرة.
نحن نكتب ونفكر كثيرًا في الأحداث التطوعية التحويلية ونهدف إلى مساعدتك في إنشاء واحدة خاصة بك. نحن نصنع أدوات المسؤولية الاجتماعية للشركات المصممة لمساعدتك على التخلص من عبء المشاركين، حتى تتمكن من التركيز على تقديم تجربة لا تُنسى حقًا. قم بجدولة العرض التوضيحي اليوم لمعرفة المزيد.